华泰采购管理制度.docx

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华泰采购管理制度

采购管理制度

一、工作目标

1、建立一套符合新疆乌苏华泰石油化工有限公司工程项目物资、设备、生产物资采购性价比更优、采购管理透明、物资储备合理、采购信息及时并共享的采购管理体系，并保证其有效运作。

2、在保证产品质量要求的前提下，追求质量更优、成本更低。

3、建立相对稳定的、可控的、不断优化的、支持新疆乌苏华泰石油化工有限公司发展的供应渠道。

4、保证新疆乌苏华泰石油化工有限公司运作所需物资正常供应及配套服务。

5、最终达到“建立、完善并实施科学的采购管理体系；主要物资供应商80％选择行业或区域内龙头企业；采购价格在国家原材料价格变化指数基础上下降5-10％”的采购管理目标。

二、适用范围

本管理制度适用于新疆乌苏华泰石油化工有限公司及所属分公司所有采购管理活动。

三、采购机构的设置与职责

1、采购机构设置

公司供销副总经理

各公司总经理

招标委员会

需求部门负责人

各公司采购部

各公司设备部

采购部经理

工程物资计划

设备需求计划

原辅料需求

采购员（外委加工）

采购员（按采购类别设采购员/公司兼职）

信息员（设信息员/小公司兼职）

说明：

原则上按以上组织结构框架建立采购组织结构，人员可以兼职；组织结构图中的实线示意为发布命令、布置工作、行政管理；虚线示意为业务管理及指导、信息交流及沟通；设备部设采购员（可兼职），仅负责外委加工。

2、部门职责

2.1.公司采购部职责

2.1.1.根据公司年度生产计划，编制年度、月度物资采购计划。

2.1.2.根据公司的要求，负责确定公司集中采购和下属公司分散采购的物资范围，并定期修订。

2.1.3.制定“统一采购”的管理方法、工作流程及审批程序，并贯彻实施。

2.1.4.追踪汇集市场等方面的信息，建立采购信息管理系统，并按规定程序传递。

2.1.5.属于公司集中采购范围内的物资，公司采购部按公司的质量标准，组织相关部门实行统一招标或询比价采购。

属于下属公司采购范围内的物资，公司采购部负责对其采购渠道及价格进行监督。

2.1.6负责生产副产物招标及销售价格的控制。

2.1.7.建立供应商评审程序，负责组织对主要供应商的评审工作。

2.1.8.协助相关部门制定先进合理的物资储备定额，降低储备资金的占用。

2.1.9.协助公司生产部做好各仓储部的物资平衡和协调工作，协助公司财务部合理有效利用资金。

2.1.10.负责公司采购管理及业务人员培训计划的制定与实施。

2.1.11.负责公司采购业务与公司相关部门之间的协调工作。

2.1.12.完成上级交办的其它工作。

2.2.公司及各下属公司采购部职责

由公司及各下属公司根据部门职责及具体工作要求制定相应的工作职责,并报公司采购部备案。

2.3.公司采购部有权对公司及各下属公司的采购流程、采购渠道、采购价格、库存等提出质疑，并向相关主管领导报告其结果。

2.4.公司采购部协助人力资源部对公司及各下属公司采购部经理进行业务考评。

四、采购权限与审批权限

1、采购权限

物资

类别

采购物资范围

作业分类及要点（采购部）

公司

招标委员会

A类

原料油、重油、燃料油

1．根据年生产计划，采用招标、询比价等方法，确定供应商、采购价格。

2.审核汇总主要供应商评审结果。

3.按审批后的采购计划下订单执行

1、根据提议组织招投标会议。

2、对主要供应商进行评审。

B类

辅助材料（煤、轮胎、大型阀门、电缆、电机、油泵）

1.对采购渠道进行审批，对采购价格进行指导、监控。

2.能规定采购渠道的，规定采购渠道并选择供应商。

3.审核汇总主要供应商评审结果。

1、根据提议组织招投标会议。

2、对主要供应商进行评审。

A类

金额较大的设备、工程材料

统一采购

根据提议组织招投标会议。

C类

五金、劳保用品、办公用品、工具、建材、橡胶制品、油类、玻璃仪器、杂品、非标备件及其它物资。

1.对采购价格进行指导、监控。

2.可以规定公司及各下属公司采购渠道或最高限价。

对使用的供应商进行评审。

2、审批权限

项目

采购计划审批

公司审批

总经理

财务总监

主管副总

采购部

主管副总

采购部

相关部门

仓储部

使用部门

公司控制的物资

√

√

√

汇总核查

√

汇总

√

核实库存量

提出申请

下属公司控制的物资

汇总核查

√

汇总

√

核实库存量

提出申请

备注：

下属公司视同业务量大小可不设采购部，也可指定员工兼职。

五、采购基本流程示意图及作业要点（见流程1、2）

六、采购需求、计划、执行、验收、结算的管理

1、采购需求管理

1.1.需求计划有月度需求计划与临时需求计划（见附表1），并有相关的审批程序规定。

1.2.公司控制的物资的月度需求计划必须经过使用部门经理、仓储部经理、主管部门经理、主管副总审批同意后，集中采购物资于每月10日前报公司采购部，下属公司控制的物资月度需求计划必须经过使用部门、保管员、主管部门经理、主管副总审批同意后于每月10日前报公司采购部备查。

1.3.公司及各下属公司临时需求计划必须经过使用部门、保管员、主管部门经理、主管副总审批同意后，上报公司采购部备案的同时即可实施采购，临时需求计划属公司统一采购项目由公司采购部下采购订单实施采购。

1.4.需求计划内容不得含有确定的采购价格及供货渠道，但允许提供参考价格及建议采购渠道。

1.5.月度需求计划、临时需求计划必须编号，以便于整个采购流程的可追溯管理。

2、采购计划管理

2.1.采购计划的编制、审批

2.1.1.公司及各下属公司采购部依据各需求部门有效的需求计划，编制物资采购计划（见附表2）。

2.1.2.编制采购计划时应考虑消耗定额、现有库存及储备定额、年度预算、经济采购批量、采购周期、最小订单量等因素。

2.1.3.采购计划必须编号，并标注相对应的需求计划编号。

2.1.4.公司及各下属公司采购计划须经采购部价格审核、采购部经理、主管领导、财务部经理、总经理逐级审批。

2.1.5.公司及各下属公司月集中采购计划于每月13日前报公司采购部，公司采购部汇总经公司主管副总、公司财务总监、公司总经理审批后，于每月16日前传公司及各下属公司采购部执行。

（见附表3）（节假日提前）。

分散采购计划于每月18日前以电子版形式报公司采购部，公司采购部汇总经主管审批后，于每月22日前传公司及各下属公司采购部执行。

2.1.6.公司及各下属公司必须严格按公司采购部审批后的采购计划实施采购，若由于生产需要，需增加采购数量，必须通过临时需求计划的方式上报公司采购部。

2.1.7.为加强动态管理，作好综合平衡，公司及各下属公司采购部每月12日、次月3日下午18:

00前将《主要生产物资库存情况半月报表》（见附表4）报公司采购部、生产部（节假日顺延）。

3、采购执行管理

3.1.采购计划是进行具体采购操作的依据，不得无计划采购，采购订单的审批应来源于采购计划或临时需求计划。

3.2.采购执行应有相对应的管理规定。

3.2.1.采购任何物资都要多方面调查了解价格等市场行情,按比质、比价的原则选定供应商。

3.2.2.对采购批量大，能直接与生产企业联系的物资,绝不能从中间环节采购,具备招标条件的物资要实行公平、公正的招标采购。

3.2.3.不具备招标条件的物资要按询比价的管理程序进行，并填写《询比价报告单》。

（见附表5、附表6）

3.2.4.公司单项物资（第一次采购的）、一次性采购金额在5000元以上的，部门经理须参与价格谈判；采购金额在5万元以上的，向公司主管副总汇报。

3.2.5公司及各下属公司单项物资（第一次采购的）、一次性采购金额在2000元以上的，主管领导须参与价格谈判；采购金额在2万元以上的，采购主管领导要参与价格谈判，并向公司总经理汇报。

3.3.采购业务必须以采购订单的形式进行。

3.3.1.根据每种物资最终确定的采购价格及供应商填写《采购订单》（见附表7），《采购订单》应一式四份，一份采购部留存，一份给仓储部作收货依据，一份给财务部结算用，一份给供应商，原则上要求供应商确认后执行。

3.3.2.《采购订单》必须编号，标注对应的《采购计划》、《采购需求计划申请单》、采购合同（或协议）的编号。

3.3.3.公司《采购订单》须经公司采购员、部门经理、主管领导审批后方可实施采购（如非招标采购物资，则须附上相应的《询比价报告单》）。

3.3.4.公司及各下属公司应根据其具体情况制定《采购订单》的审批权限，但至少须经价格审核、部门经理、主管副总审批后方可实施采购（如非招标采购物资，则须附上相应的《询比价报告单》）。

3.3.5.急需物资（来不及审批的物资）可先以电话等形式征得主管副总同意后即可实施采购，但应在3日内补齐审批手续。

4、采购物资验收管理

4.1.公司及各下属公司对所购进的物资应有验收检验标准，必须进行质量检验后方可入库并投入使用。

4.2.检验部门应独立于采购部及仓储部。

4.3.物资进货时，在外包装上应要求有必要的中文标识，如：

物资名称、数量、规格、批号、生产厂家、生产日期、出厂日期、有效期等以便于日后仓储管理；应带有必要的《产品出厂质检报告》等，以便于质量部、设备部验收。

4.4.仓储部必须依据采购部出具的《采购订单》上的物资名称、采购数量、到货日期等内容收货。

4.5.仓储部对购回的所有物资进行感观、包装、数量、重量、产地、生产日期等验收；质量部对购进原辅材料的感官及内在质量进行检验；设备部对购进的备品配件进行检验。

若仓储部和质量部对购进物资的感官发生争议，应以质量部出具的检验报告单为准；若供货方对公司内在质量检验结果提出异议，可申请公司质量检验部检验中心复检，最终以质量部复检出具的检验报告单为准。

4.6.对购进的主要原辅料，仓储部须在到货一个工作日内通知质量部检验，质量部收到仓储部委托检验通知书后，应在规定的检验周期内对其感官和内在质量进行检验，出具正式的《检验报告单》（《检验报告单》须标注《采购订单》的编号），反馈至采购部、仓储部等相关部门，并对检验结果负责。

4.7.对购进的备品配件，仓储部须在到货一个工作日内通知设备部验收，设备部应将验收结果及时反馈至采购部和仓储部，并由设备部验收人员在入库单上签字认可。

4.8.对于到货有异常情况的物资，如短缺、破损、变质等，仓储部应在接货时取得相关证据，并在接货单上注明异常情况，同时采购部要将此信息反馈给供货方，如承运方参加了货物保险，还需通知保险公司勘察现场。

4.9.公司及各下属公司应将不合格物资的不合格项目及时反馈至供应商。

4.10.公司及各下属公司主要原辅料检验结果应定期报公司质量检验部，公司质量检验部每月汇总结果并发至公司采购部及其它相关部门。

4.11.下属公司必须在货到三日内办妥该批物资正式的、具备完整的、检验计量程序的入库手续，并在收到合格的《检验报告单》后，由仓储部填写《入库单》（见附表8），《入库单》必须编号，并标注相对应《采购订单》的编号，大宗材料的入库时间可适当放宽至10日内。

4.12.对于未达到公司的验收标准但又不会影响产品质量的物资,可由采购部与供应商协商后申请让步接受处理。

4.13.不合格物资必须按不合格物资管理程序进行审批。

4.14.不合格让步接受批准单及协议作为结算入账的依据，并订入财务原始凭证。

4.15.带有本公司标识的采购物资若不能做让步处理，必须在采购部、财务部和质量部监督下销毁（或标记）。

5、结算及支付管理

5.1.采购货款应采用先货后款的支付原则。

5.2.除合同规定的预付款外，货款应在办理完成入库手续并在索取正规发票后方可申请支付。

5.3.公司及各下属公司在收到供应商发票后，应依据有效的入库单及相关单据于7日内办理完入帐手续（如发票先于货物到达，以入库单日期计时，发票晚于货物到达，以发票到达日期计时），发票传递应以书面签收为准。

5.4.财务部凭借有效的《采购订单》、《入库单》、《检验报告单》、发票等进行审核，无误后才能结算，未办妥正式入库手续不得付款。

5.5.公司及各下属公司采购部按制度编制月度和周资金付款计划，经下属公司财务信息部审核后报公司财务信息部，由公司财务信息部、采购部汇审后下发至公司及各下属公司。

5.6.所有采购物资货款的支付按公司财务规定执行。

6、库存管理

6.1.储备定额管理

6.1.1公司及各下属公司采购部应根据各自的具体情况建立和确定A、B类采购物资的采购周期、采购经济批量、安全库存和最小订单量，并经下属公司相关部门会签后，报公司采购部备案。

6.1.2.公司及各下属公司要对库存进行监督控制，并保持合理库存。

七、采购合同管理

1、单项物资采购金额在20000元以上的,采购前原则上要签订合同。

2、采购合同的订立、履行、变更、解除和诉讼按照有关法律法规执行。

3、采购合同的基本条款和内容应参照公司下发的《合同管理办法》及合同样本订立。

4、付款方式原则上应优先选择承兑汇票结算。

5、采购合同必须按照公司下发的《合同管理办法》要求进行统一编号，并有相对应的合同审批单。

6、公司采购合同必须按照公司《合同管理办法》相关规定逐级审批后方可执行。

审批后的采购合同应传至相关下属公司采购部，由下属公司采购部传至下属公司财务部。

7、公司及各下属公司采购合同按照公司《合同管理办法》相关规定逐级审批后方可执行，审批后的采购合同应报送下属公司财务部和公司采购部。

八、公司采购预算管理

1、完全采购成本管理要点

1.1.采购物资中不能从采购价格上反映出采购成本的，必须按完全成本测算方法进行计算，控制采购成本。

2、采购预算管理要点

2.1.公司和公司及各下属公司采购部负责编制年采购预算。

2.2.编制采购预算应以年度生产计划及上年采购平均价格为依据。

2.3.采购预算管理按月份进行跟踪检查进度。

2.4.公司和公司及各下属公司应依据采购预算对采购成本进行控制，采购预算完成情况应作为采购负责人绩效考核项目之一。

九、采购信息管理（价格渠道、采购管理、采购物资的原始信息）

1、公司采购部信息管理

1.1.公司采购部须建立采购信息档案（信息库），信息库资料应包含采购管理文件、采购合同、供应商档案、采购计划、采购订单、采购月报、物资库存、采购预算与执行情况的统计、供应商评审、询比价报告单、招标原始文件、供应商考核及调查报告等内容。

1.2.公司采购部应每年将采购合同、招投标原始文件、询比价报告单、采购月报（计划）、供应商考核、调查报告等资料收集完整，按公司档案管理规定执行。

1.3.对公司集中采购物资，公司采购部要经常了解掌握各种物资的市场信息，建立可比、可及时提供的采购管理信息系统。

1.4.公司采购部对公司及各下属公司采购物资进行指导、核定和监控，尽量统一供应渠道、降低采购成本，实现资源共享。

1.5.公司采购部对公司及各下属公司分散采购物资采购渠道、价格进行跟踪调查和审核，以利于安全稳定采购。

1.6.公司采购部设立专门的信息传递人员,为公司及各下属公司提供准确有效的采购信息,定期走访查阅公司及各下属公司的购货情况,若发现采购渠道不正确、价格远高于市面价，则追究该下属公司相关负责人的责任。

1.7.下属公司采购部次月5日前负责编制完成上月采购月报，并上报公司采购部,公司采购部于次月9日前负责完成采购月报的汇总与审核,于次月10日前传相关部门（节假日顺延）。

2、公司及各下属公司信息管理

2.1.公司及各下属公司采购部须建立采购信息档案（信息库），信息库资料应包含采购管理文件、采购合同、供应商档案、采购需求计划单、采购计划、采购订单、采购预算与执行情况的统计、供应商评审、询比价报告单、招标原始文件、业务员台帐等内容。

2.2.公司及各下属公司采购部应每年将采购合同、招投标原始文件、询比价报告单、采购月报（计划）、供应商考核、调查报告等资料收集完整，按公司档案管理规定执行。

2.3.熟悉物资供应渠道,及时了解和掌握采购物资市场信息和供需情况,经常了解物资的消耗及库存情况,确保下属公司生产经营活动的正常进行。

2.4.公司及各下属公司采购部应加强与生产技术、质量部门、使用部门的联系，了解采购物资实际生产使用状况及需求情况，收集准确有效的信息并及时传递至公司采购部。

2.5.公司及各下属公司采购部必须设立专（兼）职人员对采购物资进行价格审查，并认真核对购货发票和验收单，若发现高于核定价格、质价不符，责令降价或退货处理。

2.6.公司及各下属公司采购部每月应在规定时间内上报公司采购部要求的有关报表，加强信息的交流和沟通，并对其数据的准确性、及时性和真实性负责。

十、供应商管理

1、采购原则：

尽量避免独家采购。

2、供应商选择的原则

2.1供应商必须具有合法的经营手续,如营业执照、专业生产经营许可证等。

2.2供应商必须能够满足需方的质量、技术等要求，能够提供保证需方生产的长期、稳定生产供货能力。

2.3被选定的供应商应是其所在行业中具有一定实力的,能代表该行业技术、价格水平的供应商，同时具有良好的商业信誉，而且愿意遵守需方的有关采购规定。

2.4原则上应选择专业生产厂家直接供货，取消中间环节，即：

所有的采购业务都必须与供应商/服务的提供者或其指定代理商之间进行，不得采用非代理商性质的中间商（如中介、贸易公司等），除非（a）在同等质量的前提下，中间商提供更优惠的价格;（b）在同等质量、价格的前提下，中间商提供更好的服务。

2.5优先选择先货后款的供应商。

2.6供应商应具有必要、完善的售后服务。

2.7同质、同价条件下，老客户、近距离客户可适当优先考虑。

2.8大宗物资的供应商应通过招标的方式确定。

2.9在同质同价的基础上优先选择发票税率较高的供应商，原则上要求供应商出具增值税专用发票。

2.10同类产品的供应商一般应选择2～3家，且各供应商供应数量不应少于总量的15％，除特殊情况外不得独家供应，独家供应的物资必须说明原因。

2.11重要新供应商的确认应有技术质量部、设备部的参与，并提出相应的技术要求。

3供应商的确定

3.1招标确定

3.1.1公司采购物资原则通过招投标方式确定供应商。

3.1.2公司采购部负责组织编制《公司物资采购统一招标方案》（包括招标通知、招标数量和期限、招标规则、投标书、评分标准、采购价格及数量分配比例确定方法等）。

3.1.3公司采购部拟定可投标供应商名单，报招标组审批。

3.1.4招标项目组根据《公司物资采购统一招标方案》对招标物资的可投标供应商进行邀请投标。

3.1.5招标项目组根据《公司物资采购统一招标方案》给投标供应商评分并确定招标物资中标供应商及其定位等级。

3.1.6招标项目组负责拟定招标物资采购执行价格和中标供应商供货分配比例。

3.1.7根据招标情况，招标项目组负责形成《公司招标物资采购数量分配计划》，并报公司主管副总、公司总经理审批。

3.1.8根据批准的《公司招标物资采购数量分配计划》，公司采购部负责在规定的时间内签订招标物资采购合同。

3.1.9公司及各下属公司招投标管理及程序参照公司招投标管理及程序执行。

3.2询价、比价确定

3.2.1非招投标采购物资须通过询比价制度确定供应商，询比价时要以除税价进行比较，在能满足使用部门对产品、服务基本要求的前提下，价格应成为重要的考虑因素。

3.2.2公司询比价报告单须经采购部价格审核、采购部经理、主管副总、总经理审批后方可确定供应商并实施采购。

3.2.3公司及各下属公司询比价报告单，须经采购部价格审核，采购部经理、主管副总审批后方可确定供应商并实施采购。

3.2.4连续采购物资须根据市场变化及时做询比价程序；其他采购物资必须定期开展比价工作，并有相应的比价记录。

4合格供应商的管理

4.1公司及各下属公司应对A、B类采购物资所使用的供应商进行“价格—潜力”定位，并制定不同的激励政策。

4.2公司及各下属公司的采购行为应严格限制在按规定程序确定的合格供应商目录内进行。

4.3公司及各下属公司采购部负责组织物资使用部门、技术、质量、仓储等相关部门共同对A、B类采购物资的供应商进行评审（价格、质量、服务等方面），确定本公司新年度合格供应商名单。

公司和下属公司应建立供应商档案，其内容包括：

认证资料、评审资料、合同、采购订单等项内容。

4.4应分级建立所有的供应商档案，并有专兼职人员负责管理，供应商档案中的文件应是有效的、完整的。

4.5按公司规定程序走访、调查供应商须报主管副总批准。

十一、外协（委托）加工管理制度

1受委托方的选择按本制度新供应商确认的相关条款执行。

2受委托方必须提供合法的经营手续,如营业执照、专业生产经营许可证等。

3如需外协加工，必须按本制度相关条款与受委托方签定委托加工合同（或协议），合同必须注明质量要求，同时附质量标准。

4委托加工物资进厂入库严格按本制度采购物资验收管理相关条款执行。

5其它未尽事项参照本制度中相关规定执行。

十二、采购人员管理

1、采购人员要做到敬业、公正、廉明、谦虚、忠诚。

2、采购人员必须严格遵守本公司的采购管理制度和采购工作程序。

3、采购人员必须有较强的事业心和责任感，熟悉本岗位的物资性能及相关知识。

4、采购人员应维护公司利益（经济利益和公司信誉），以维护公司利益为工作根本出发点。

5、采购人员应保守公司机密（经营状况、采购信息，包括物料供应商信息、价格、货期等）。

6、采购人员应注重公司形象，视供应商为公司合作伙伴，给供应商提供公平、公正的竞争平台。

7、不与直系亲属做业务往来，当做此项业务与当事人有亲属关系时，可申报批准或回避。

8、采购人员应具备为公司生产部门及供应商服务的意识。

9、未经公司授权任何人不得以公司名义考察、谈判、签约和证明。

10、采购人员不得索取、收受供应商利益（礼物、费用、报酬、服务），更不能向供应商吃、拿、卡、要。

11、下属公司采购人员要配合公司做好集中采购物资的采购工作。

12、培训

12.1.公司采购部及下属公司采购部应定期或不定期对采购工作人员进行培训。

12.2.公司及公司及各下属公司应有年度采购培训计划，报人力资源部门批准后实施。

十三、制度的解释与修改

公司采购部负责本制度的解释工作，负责将本制度运行过程中出现的问题进行收集与汇总，并适时进行修改。

附表1：

新疆乌苏市石油化工有限公司（××）

需求部门:

申请时间:

申请单编号:

序号

（编号）

物资名称

材质

规格型号

（技术要求）

计量

单位

需求

数量

要求到货

时间

库存

数量

审批

数量

备注

主管领导：

主管部门经理：

仓储部经理：

申请部门领导:

计划员：

注：

采购需求申请单编号应为8位日期编码。

如申请单编号14012401中14为二○一四年，01为一月，24为二十四号，01为当日申请单流水