成都君澜假日酒店接待方案第二组李银.docx
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成都君澜假日酒店接待方案第二组李银
成都君澜假日酒店
商
务
合
作
活
动
接
待
方
案
第二小组成员：
徐旭、马森洪、杨坤、黄欢、李泽敏、李银
成都君澜酒店将邀请武汉宾莱酒店有关人员来商讨合作开发龙泉地区旅游景点，武汉宾莱酒店这次来的主要目的是进一步实地勘察促成合作，开拓新的市场，来访时间为3天。
负责这次接待工作的人员有总经理杨坤、销售部经理李泽敏、办公室主任黄欢,本设计拟为此次合作进行接待方案策划。
一、接待整体规划
1、接待内容：
武汉宾莱酒店有关人员赴成都君澜酒店进行合作洽谈的接待工作
2、接待对象：
武汉宾莱酒店全体来访人员
来访人员名单
姓名
职务
备注
马森洪
总经理
李银
销售部经理
徐旭
客户经理
黄欢
总经理助理
杨坤
办公室主任
李泽敏
总经理秘书
3.接待规模：
小规模接待
4.接待规格：
对等规格
5.接待时间：
—
6.接待地点：
成都君澜假日酒店
7.日程安排表：
11月15日
下午
接站、安排来宾入住
11月16日
上午
欢迎仪式、参观开发景观
下午
商务洽谈
晚上
保龄球活动
11月17日
上午
参观卧龙基地
下午
顾施温泉馆（卧龙基地附近）
11月18日
上午
结算住宿及餐饮费用、送礼品、送站
8、接待人员分工名单：
为了这次接待工作、本着服务周到的原则、理出具体人员分工名单如下：
工作任务组
负责人员
职责
负责人
成员
策划指挥组
总经理杨坤
总经理秘书徐旭
负责指挥策划接待的一切事情，采取主导意见、以及检查费督导各部门的工作。
车辆组
黄欢
李银
徐旭
马森洪
李银安排接站、送站的车辆和人员
徐旭安排日常使用的车辆
马森洪安排接站的横幅
餐饮组
李泽敏
李银
徐旭
李银负责安排客人的住宿
徐旭负责安排客人的餐饮
服务组
黄欢
马森洪
李银
徐旭
马森洪负责接站、送站，预订返程票
李银负责安排活动
徐旭负责准备礼品
2、具体操作安排
（一）、接待前的准备工作
（1）、发出邀请（徐旭负责）
1.打电话给武汉宾莱酒店办公室，向总经理秘书提出邀请，希望相关人员来访，进行相关商务活动。
并详细说明邀请目的、意图，询问对方是否愿意应邀来访。
2.正式发出邀请函。
（邀请函见附件1）
3.打电话给对方公司，再次邀请对方，并明确对方是否接受邀请。
并向对方了解来访客人的基本情况，列成表格（表格见附件2），通过询问对方是否需要预订返程票。
（设计理念：
再次邀请能够表达对对方的尊重以及对此次合作活动的重视。
了解来宾的基本信息，已明确接待规格；了解来宾的性别，以安排住宿；了解来宾的民族，已安排餐饮；了解来宾的人数，已确定接待规模；了解来宾的到达时间，以安排接站；了解来宾的离开时间及乘坐的交通工具，以预订返程票。
（2）服务准备
1.膳宿预订（李泽敏负责）
准备项目
负责人
准备方案
标准
备注
住宿准备
李银
住宿地点：
君澜假日酒店
准备天数：
3天
高级标间（568元/间）
豪华单间1间（668元/间）
房间尽量安排在比较安静的地方，不宜在楼梯口。
餐饮准备
徐旭
—18三天早餐
工作晚餐（一桌）
商务晚餐（两桌）
工作晚餐（一桌）
工作午餐（一桌）
工作晚餐（两桌）
早餐100/桌
商务晚餐1600/桌
工作午餐900/桌
工作晚餐1100/桌
2.订返程票（马森洪负责）
预定6张11月18日返程K667次到湖北的火车票（89元/位），交给徐旭
预订完火车票，徐旭打电话通知对方单位。
（注意：
订返程火车票应提前5天预订，确保有座位，尽量在同一间车间内。
）
3.活动预订：
（李银负责）
4.向成都保龄球馆电话预定11月16日晚上8:
00—9:
00保龄球场地（120/元）
向成都卧龙基地处预订11月17日上午的门票12张（50元/张）
向温泉馆预订11月17日下午2:
30—5:
00（100元/人）
（设计理念：
1.为了缓解、消除来访者在活动中的压力。
2.可充分体现人与人之间的平等竞争。
3.宣传我们四川特有的文化。
）
（3）接站安排（马森洪负责）
1.接站的车辆和人员安排（李银负责）
车辆安排：
公司商轿车辆2辆，李银陪同武汉宾莱酒店总经理乘坐；另一辆，对方负责人乘坐
人员安排：
李银、商务轿车机沈成、吴居
2、接站横幅的准备（马森洪负责）
为了表达热情，明确来访者身份，应专门设计接站的横幅
"热烈欢迎武汉宾莱酒店来商讨合作”
4、日常用车安排（徐旭负责）：
公司30座商务客车一辆。
5、礼品准备（徐旭负责）。
（礼品采购方案见附件3）
（补充说明：
礼品包装要精美）
6、接待费用预算（李银负责）。
7、接待准备工作的检查（徐旭负责）
徐旭负责检查接待前的准备工作是否充分，各部门的工作是否到位，并把其列为考核的一部分。
检查内容;：
车辆组的安排情况；接站、送站使用的车辆以及日常使用的车辆；餐饮组膳宿准备情况；服务组的接站、送站人员安排情况，返程票的预订情况，接待活动的具体安排情况以及礼品的准备情况。
（二）、接待中的具体工作安排
1.11月15日
日期
时间
工作安排
备注
11月15日
下午
5:
00
出发接站由总经理司机沈成驾驶一两公司商务轿车，吴居教师一辆商务轿车跟随马森洪前去火车站接站
客人刚到，旅途劳顿，比较疲劳，所以第一天晚上不安排活动
6:
00
将可人接入君澜酒店休息，安顿好行李
11月15日
晚上
7:
00
用晚餐
来访着武汉宾莱酒店人员，基本属于湖北人。
湖北人喜吃辛辣食物、
2.11月16日
日期
时间
工作安排
备注
11月16日
上午
7:
30
用早餐
8:
00
参观酒店
8:
30
总经理在大厅迎客
对方来访者身份最高领导是总经理，所以接待方也应以总经理亲自迎接
8:
50
举行欢迎仪式（徐旭负责）
（欢迎仪式过程见附件5）
9:
00—11:
00
前往桃花沟待开发的旅游景点，（参观安排表见附件6）
11：
30
用午餐（杨坤、黄欢、徐旭、李泽敏、马森洪、李银）
用午餐注意座位安排。
对方总经理和接待方总经理安排在面对正门的位置，对方总经理坐在右边，其他人人员按照对等身份就坐。
11月16日
下午
12:
30—2:
00
午休
2:
30—5:
00
商务洽谈（准备方案见附件7）
11月16日
晚上
7:
00
用晚餐
8;30—9:
30
赴保龄球馆打保龄球（由杨坤、黄欢、徐旭、李泽敏、马森洪、李银）
3.11月17日
日期
时间
工作安排
备注
11月17日
上午
7:
30
用早餐
8:
3—11:
00
游览卧龙基地,并摄影（活动安排见附件8）
11月17日
下午
12:
3—2:
00
午休
2:
30—5:
00
温泉馆（黄欢负责）
11月17日
晚上
7:
00
用晚餐（由杨坤，黄欢、徐旭李泽敏、马森洪、李银陪同用餐，表示欢送）
4、11月18日
日期
时间
工作安排
备注
11月18日
上午
7;30
用早餐
8:
00
结算住宿及餐饮费用（徐旭负责）
8:
30
馈赠礼品（徐旭负责）
9:
00
送站（马森洪负责）
由总经理司机沈成驾驶一辆公司商务轿车，吴居驾驶另一辆商务轿车，跟随马森洪去火车站送站。
10:
00
整理来访者的通讯录，形成表格（见附件9）
并存档；冲洗过程中拍摄的影像资料，并寄送武汉宾莱酒店一份（李银负责）
（三）接待后的整理工作
1、拨回访电话，确定合作结果
2、收集合作相关资料，及时完成相关软文，在本酒店宣传栏上宣传，做好宣传工作。
（李银负责）
附件1：
邀请信
武汉宾莱酒店：
首先，感谢贵酒店来对我们的关心和支持。
很高兴能和贵酒店多年的合作关系，并得到贵酒店的支持，我们的酒店才会得到长足发展，创造良好业绩，这一切离不开贵公司的互相支持、互相理解、团结一致、亲密合作。
同时也希望在今后的发展中，我们能继续保持这种良好的关系，并诚请贵酒店更大的支持和帮助，实现贵我双方事业的共同发展。
为近一步深化双方合作，我酒店拟于11月15日到11月18日商讨合作开发桃花沟风景区，届时邀请贵酒店负责人参加。
祝
事业发达
成都君澜酒店：
杨坤
2011年11月1日
会期:
三天
联系人：
徐旭：
李银：
附件2：
来访人员基本情况表
姓名
职务
性别
民族
联系电话
马森洪
总经理
男
汉
李银
销售部经理
女
汉
徐旭
客户经理
女
汉
李红
拓展经理
女
汉
张明
信息经理
男
汉
赵辉
设计部经理
男
汉
附件3：
礼品采购方案
礼品名称：
太阳神鸟
礼品个数：
6个
礼品价格：
200/幅
采购原因：
四川的金莎遗址，具有民族特色。
太阳神鸟金饰是2001年出土于四川成都金沙遗址的一张金箔，属商代晚期作品，整个金饰呈一圆环形状，金饰上有复杂的镂空图案，分内外两层，内层为周围等距分布有十二条旋转的齿状光芒；外层图案围绕着内层图案，由四只相同的朝逆时针飞行的鸟组成。
四只鸟首足前后相接，朝同一方向飞行，与内层漩涡旋转方向相反。
对其进行成分分析得知其含金量高达%。
该金饰可能是古蜀人祭祀用的神器。
现藏于四川省成都市金沙遗址博物馆。
是寓意较好的吉祥物。
附件4：
接待预算
1、车票费用：
89元X6张＝534元
2、住宿费用：
418元X5张+668=3508元
3、餐饮费用：
（1）早餐：
100X3天=300元
（2）午餐和晚餐：
1600+900X2桌+1100X4桌=7800元
4、活动费用：
（1）打保龄球：
120元X1小时=120元
（2）游熊猫基地门票:
50元X12=600元
（3）泡温泉：
100元X12=1200元
5、礼品费用：
200元X6=1200元
6、礼仪小姐;20元X10=200元
总计：
534+3508+300+7800+120+600+1200+1200+200=15462元
附件5：
欢迎仪式筹备方案
1、黄欢宣布欢迎仪式开始
2、徐旭介绍领导（先介绍客方领导再介绍主方领导）
3、礼仪小姐献花（10个礼仪小姐）
4、总经理致欢迎辞
欢迎辞
尊敬的武汉宾莱酒店各位来宾：
大家上午好！
在这阳光明媚，气候宜人的日子里，我们迎来了宾莱酒店的贵宾们。
在此，我谨代表君澜酒店对各位贵宾的到来表示热烈得欢迎和诚挚的谢意！
近几年来龙泉在大家共同的努力下建设得越来越好了，可供开发的旅游景点也越来越多了，在旅游业的带动下，酒店业的发展也会来越好。
今天，我们君澜酒店将与宾莱酒店合作开发一个旅游景点，希望这次能为我们以后的合作打下一个好的基础、实现我们双方事业的共同发展。
在这里，我再次代表我公司对各位来宾的到来表示衷心的感谢！
祝各位身体健康，心情愉快！
谢谢！
5、武汉宾莱酒店马森洪总经理发言
6、黄欢宣布欢迎仪式结束
附件6：
参观安排表
1、坐车前往
2、参观特色景点（由徐旭介绍）
3、讨论开发的价值
4、了解开发的前景
5、了解当地的特色
附件7：
商务洽谈准备工作
会议名称：
2011年君澜与宾莱酒店合作洽谈会
会议时间：
2011年11月17日下午2:
30—5:
00
会议地点：
君澜酒店3楼会议室
与会人员：
6位来宾，以及杨坤、徐旭、黄欢、李泽敏、马森洪、李银
会议主题：
洽谈合作开发桃花沟风景区
会议议程：
1、杨坤总经理发言
2、马森洪总经理发言
3、自由发言
4、总结
会议所需文件材料：
桃花沟开发案详细资料
会议所需用品和设备：
笔、纸、音响、麦克风、投影仪、照相机、鲜花、水果、纯净水、席卡
附件8：
签字仪式以及新闻发布会筹备方案
会议名称：
签字仪式以及新闻发布会
会议时间：
2011年11月17日上午9:
00—11:
00
会议地点：
君澜酒店3楼会议室
与会人员：
6位来宾，以及杨坤、徐旭、李泽敏、黄欢、马森洪、李银
会议议题：
1、签字仪式
2、新闻发布会
会议所需材料：
合同
会议所需物品：
纸、笔、音响、麦克风、投影仪、照相机、鲜花、水果、纯净水、席卡
（注意：
1、签字时的人员分配，助签人员两人：
2、签完字后，每人拿到的合同自己的名字在最前面。
）
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