行政管理部岗位说明书.docx
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行政管理部岗位说明书
XX投资集团
行政管理部
岗位说明书
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修订内容
修订人
审核人
批准人
1)行政经理…………………………………………………………….04
行政管理部岗位说明书
编写说明:
1、本岗位说明书由在职员工和主管上级、行政管理部共同拟制,经员工确认、部门审核、主管领导批准后执行,并作为工作指导、绩效管理的基本依据
2、工作内容、工作环境变化时,岗位内容应及时修改和完善
一、部门结构图
二、岗位说明书
1)行政经理
基本情况
岗位名称
行政经理
岗位编号
JPSD—GW-XZRS001
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政人事副总经理
直接下级
行政主管、人事主管
岗位编制
1
下属人数
2人
岗位职责概述
在人事行政副总经理的领导下,全面负责行政管理部的工作。
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)负责部门管理制度、工作标准、业务流程的建立、完善和监督执行;
√
√
季度计划完成率、
部门间协作
2)负责根据公司战略编制本部门的业务规划、年度、季度、月度计划,并监督计划的落实;
√
√
3)负责组织部门内的培训工作;
√
4)负责下属员工的工作安排,并对下属进行工作指导、监督,确保部门工作的顺利开展;
√
5)负责落实本部门绩效考核工作;
√
6)负责督导各级审批/审核意见在本部门经办事宜中的落实;
√
7)负责代表本部门进行跨部门间的协调与沟通;
√
8)负责组织完成上级领导交办的其他工作。
√
行政人事管理
1)主持日常行政人事工作,在职权范围内处理各类突发事件;
√
2)制定部门工作目标,分解到各岗位,并监督、检查执行情况;
√
3)负责公司人力资源工作的建设和规划
√
4)召集并组织公司行政人事会议、会务活动,督办会议决议的落实
√
5)负责组织建立和完善公司行政、人事及档案、印章管理、后勤、信息化管理等方面的规章制度,并监督实施;
√
6)负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理,控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本
√
7)审核公司重要文件及行政费用开支计划与报告;
√
8)督导行政人员落实各项行政事务、办公事务、公共事务,并检查各项工作的完成情况
√
9)负责公司行政类证照文件的办理,行政类报表上报,并为各项目公司注册、年审等提供支持。
√
10)负责公司档案体系规划,建立并完善档案管理制度,确保档案管理规范、合法。
√
11)审核公司信息化建设的战略规划及信息系统改进方案的制订与实施;
√
12)负责公司网络的建设与安全管理
√
13)负责公司对外的接待活动,协助总经办维护相关外联关系
√
14)负责公司接待车辆的调度、保养;对享受补贴的车辆进行管理.
√
15)负责与行政、后勤、信息系统有关的公共关系及资源的统筹管理;
√
16)负责公司对外协会事务处理
√
其他
总经办临时事务处理
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
工商部门、各政府职能办公室、房产局开发办、工商联、协会
任职资格
学历及相关资格证书
企业管理等相关专业,大学专科及以上学历
工作经验
5年以上大型房地产企业行政管理工作经验
业务技能及专业知识
具备房地产相关知识,熟悉国家相关政策和法规
职业素质
具有出色的人际沟通能力和领导管理能力,良好的语言表达能力和亲和力,善于协调、沟通和组织策划
语言及计算机要求
熟练掌握OFFICE办公软件
其他能力
很强的文字处理能力
职业发展
可晋升岗位
行政人事总监
可轮换岗位
无
可接任岗位
无
入职培训
房地产开发知识培训、人力资源、心理学、管理学等专业知识学习、管理知识、技能培训
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
3—5天/月
√
6—10天/月
11-15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2—3天/月
4—5天/月
√
6-7天/月
8天以上/月
2)行政主管
基本情况
岗位名称
行政主管
岗位编号
JPSD—GW—XZRS002
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政经理
直接下级
档案专员、行政文员、网络专员、驾驶员
岗位编制
1
下属人数
4人
岗位职责概述
在行政人事经理的领导下,协助经理全面管理行政管理部的工作。
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)协助行政经理制定管理制度、工作标准、业务流程的建立、完善和监督执行;
√
√
季度计划完成率、
部门间协作
2)根据公司战略编制本部门的业务规划、年度、季度、月度计划,并监督计划的落实;
√
√
3)组织部门内的培训工作;
√
4)负责下属员工的工作安排,并对下属进行工作指导、监督,确保部门工作的顺利开展;
√
5)协助行政经理落实本部门绩效考核工作;
√
6)协助督导各级审批/审核意见在本部门经办事宜中的落实;
√
7)负责组织完成上级领导交办的其他工作.
√
行政管理
1)协助行政经理主持日常行政工作,在职权范围内处理各类突发事件;
√
2)制定部门工作目标,分解到各岗位,并监督、检查执行情况;
√
3)经办公司行政会议、会务活动的组织工作,督办会议决议的落实
√
4)拟定公司行政、档案、印章管理、后勤、信息化管理等方面的规章制度,报行政总监审核,协助监督实施;
√
5)负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理,控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本
√
6)协助行政经理督导行政人员落实各项行政事务、办公事务、公共事务,并检查各项工作的完成情况。
√
7)负责公司行政类证照文件的办理,行政类报表上报,并为各项目公司注册、年审等提供支持。
√
8)负责公司印章的管理及使用,审核用印文件的合法合理性。
√
9)负责建立并完善档案管理制度,监督档案管理规范、合法。
√
10)负责公司对外的接待活动,协助总经办维护相关外联关系
√
11)负责与行政、后勤、信息系统有关的公共关系及资源的统筹管理;
√
12)负责对公司大事件信息的内部及外部有关部门进行发布和传播
√
13)负责公司对外协会事务处理
√
车辆管理
1)负责驾驶员的管理工作;
√
2)负责驾驶员职业道德和专业技术、安全行车教育培训工作;
√
3)负责公务车辆交通安全管理、车辆年审、年检、牌证办理(省、市机关出入证、公路通行证)、机动车保险、机动车养路费以及车辆定点加油、维修、保养等工作;
√
4)负责公务车辆发生事故的处理工作;
√
5)监督检查各车辆的运行状况和使用情况。
√
后勤管理
负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理,控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本;负责对办公设备进行维修、维护和保养;负责公司员工办公区域的安置及调配,办理入职、离职员工所持工作物品的交接手续。
√
其他
其他临时事务处理
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
工商部门、各政府职能办公室、房产局开发办、工商联、协会
任职资格
学历及相关资格证书
企业管理等相关专业,大学专科及以上学历
工作经验
2年以上大型房地产企业行政管理工作经验
业务技能及专业知识
具备房地产相关知识,熟悉国家相关政策和法规
职业素质
具有出色的人际沟通能力和领导管理能力,良好的语言表达能力和亲和力,善于协调、沟通和组织策划
语言及计算机要求
熟练掌握OFFICE办公软件
其他能力
很强的文字处理能力
职业发展
可晋升岗位
行政经理
可轮换岗位
其他平行公司行政主管
可接任岗位
无
入职培训
房地产开发知识培训、人力资源、心理学、管理学等专业知识学习、管理知识、技能培训
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
3—5天/月
√
6—10天/月
11—15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2—3天/月
4—5天/月
√
6—7天/月
8天以上/月
3)档案专员
基本情况
岗位名称
档案专员
岗位编号
JPSD-GW-XZRS003
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位编制
1
下属人数
无
岗位职责概述
在行政主管的领导下,负责公司档案、证照的管理工作。
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)根据部门计划的安排,完成相关的工作;
√
2)参与公司、部门组织的培训工作;
√
3)参与公司的绩效考核工作;
√
4)负责完成领导交办的任务;
√
5)定期向领导汇报本职工作的情况。
√
行政管理
1)负责上令下达,下情上报及各部门之间的沟通与协调,在职权范围内及时处理突发事件;
√
2)负责公司的行政事务、办公事务和公共事务,催办、督办各项工作;
√
3)负责公司行政会议的纪要及会议决议的追踪工作;
√
档案管理
1)建立并完善档案管理制度;
√
档案归档率
2)负责公司档案体系规划,建立分类方案、分类体系、分类指导及各种目录等,确保公司档案的规范化、流程化、信息化;
√
3)负责日常档案收集、整理、建档及其他管理工作,监督公司档案的形成和积累;
√
4)建立档案归档、查阅、借阅手续,保证档案资料的完整性。
√
5)负责对公司重要合同的成果追踪。
√
证照管理
1)负责公司行政类证照文件的办理,行政类报表上报,并为各项目公司注册、年审等提供支持。
√
2)负责对公司行政证照及批文的管理,根据制度办理相关的复制、借调等相关手续。
√
商标管理
负责对公司商标工商管理,及时对公司设立的司标、项目标等进行注册手续。
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
工商部门、房产部门
任职资格
学历及相关资格证书
大专以上学历,无特别的专业要求,文秘专业优先;
工作经验
一年以上相关工作经验
业务技能及专业知识
有较强的文字处理技能,具备熟练的计算机文字处理能力
职业素质
办事踏实、耐心、仔细,具有一定的人际能力、沟通能力
语言及计算机要求
掌握日常办公软件操作
其他能力
无
职业发展
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
公司各部内勤、文员职位
可接任岗位
无
入职培训
公司企业文化和制度培训、商务礼仪培训、管理知识、技能培训。
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
√
3—5天/月
6-10天/月
11—15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2—3天/月
√
4-5天/月
6-7天/月
8天以上/月
4)网络专员
基本情况
岗位名称
网络专员
岗位编号
JPSD—GW-XZRS004
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位编制
1
下属人数
岗位职责概述
在行政主管的领导下,负责公司的信息化规划与建设,网络、网站、信息管理等工作.
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)根据部门计划的安排,完成相关的工作;
√
2)参与公司、部门组织的培训工作;
√
3)参与公司的绩效考核工作;
√
4)负责完成领导交办的任务;
√
5)定期向领导汇报本职工作的情况.
√
信息系统建设和维护
1)负责公司信息化平台的整合、选择、实施和推广应用工作;
√
2)负责企业计算机信息管理系统的建设、维护、更新、使用管理;
√
3)建立公司信息化软硬件的技术标准,并指导实施;
√
4)向外部的IT系统提供商提出公司的系统需求,审核其系统方案,配合、监督方案的实施,并组织验收;
√
5)收集IT系统日常应用反馈信息,进行综合分析,对系统作进一步的改进提升。
√
公司网站建设维护及IT设备硬件的维护保养
1)负责对公司进行网站进行技术支持;
√
2)负责网络安全维护;
√
3)负责处理公司日常电脑和网络故障,提供IT服务;
√
4)负责计算机及相关电子设备的维修、维护保养。
√
IT设备管理
1)根据公司IT规划要求,提出IT设备提供商的建议及技术要求。
√√
2)根据公司信息化建设规划,统筹调配公司内信息设备。
√
会务活动配合
1)负责公司会务活动电子设备的提供及拍照、录影等工作
√
2)负责音像资料的备份与交档工作,保证在宣传职能部门中的有效传递
√
员工IT知识培训
1)根据公司IT管理实际情况提出IT知识培训需求与培训计划;
√√
2)主动走访各使用部门,进行现场支持辅导。
√
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
相关合作单位
任职资格
学历及相关资格证书
计算机、信息工程等相关专业大学专科及以上学历
工作经验
具有2年以上相关工作经验,具有丰富的IT技能及从业经验
业务技能及专业知识
精通网络硬件和软件,有丰富的网络维护经验,能够及时解决各种电脑和网络故障;熟悉软件开发程序,了解房地产企业管理流程,具有较好的沟通能力
职业素质
较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致
语言及计算机要求
英语四级水平;计算机三级
其他能力
具有团队精神及出色的计划、组织与沟通能力
职业发展
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
无
可接任岗位
无
入职培训
房地产相关知识培训,计算机、网络专业知识培训,沟通技巧培训
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
√
3—5天/月
6—10天/月
11—15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2-3天/月
√
4—5天/月
6—7天/月
8天以上/月
5)行政文员
基本情况
岗位名称
行政文员
岗位编号
JPSD-GW-XZRS005
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政主管
直接下级
无
岗位编制
下属人数
无
岗位职责概述
为保障公司领导及各部门日常工作的正常运行,在公司相关行政管理制度的指导下,负责公司前台接待、公司文件信息的传递、日常接待及常规后勤工作。
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)根据部门计划的安排,完成相关的工作;
√
2)参与公司、部门组织的培训工作;
√
3)参与公司的绩效考核工作;
√
4)负责完成领导交办的任务;
√
5)定期向领导汇报本职工作的情况。
√
前台服务
1)负责前台来电来访接待,接收公司传真;
√
2)负责会议室的会务服务工作,会议用品的管理工作
√
3)负责征订、分发公司报刊文件
√
4)负责部门内部考勤登记汇总工作
√
5)负责公司公告栏、文化墙等的管理
√
6)负责部门内部相关文件的打印、传递等工作
√
7)负责公司固定资产的管理、办公用品的采购分发工作
√
8)负责公司机票、客人住宿的预订及费用结算工作
√
9)协助做好应聘人员等的来访登记等工作
√
10)部门内部其他内勤事务。
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
酒店、售票处等
任职资格
学历及相关资格证书
中专以上学历,无特别的专业要求;30岁以下,女性,形象气质佳
工作经验
一年以上相关工作经验(如为文秘专业毕业,无工作经验亦可)
业务技能及专业知识
有较强的文字处理技能,具备熟练的计算机文字处理能力
职业素质
办事踏实、耐心、仔细,具有一定的人际能力、沟通能力
语言及计算机要求
掌握日常办公软件操作
其他能力
无
职业发展
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
无
可接任岗位
无
入职培训
公司企业文化和制度培训、商务礼仪培训、管理知识、技能培训。
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
√
3—5天/月
6—10天/月
11—15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2-3天/月
√
4-5天/月
6—7天/月
8天以上/月
6)驾驶员
基本情况
岗位名称
驾驶员
岗位编号
JPSD-GW-XZRS006
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政专员
直接下级
无
岗位编制
4
下属人数
无
岗位职责概述
为保障公司领导及各部门日常工作的正常运行,在公司相关行政管理制度的指导下,负责公司车辆的负责公司车辆的驾驶,保养维护,故障排除,交通事件的处理,保证领导客人的人身安全。
岗位关系图
主要工作职责和内容
权限
主要工作结果
衡量标准
经办
协助
审核
审批
通用职责
1)根据部门计划的安排,完成相关的工作;
√
2)参与公司、部门组织的培训工作;
√
3)参与公司的绩效考核工作;
√
4)负责完成领导交办的任务;
√
5)定期向领导汇报本职工作的情况。
√
车辆管理与行车礼仪
1)严格遵守国家和地方有关安全管理的法规,服从交警指挥,确保行车安全;
√
2)为公司领导驾车时,应主动做好公务事务的联系,注意领导人身安全;
√
3)保持车体内外的清洁,定期对车辆进行保养维护;
√
4)负责车辆事故的故障排除,就车辆维修、养护向领导提出建议;
√
5)负责对车辆行驶公里数与油耗的管理,做好行车日志
√
6)注意上岗仪容,文明礼貌、热情周到;接送公司客人时负责公司宣传及当地文化宣传。
√
7)及时完成领导交办的其他工作任务;
√
工作使用文件
工作联系
内部联系
公司各部门
外部联系
酒店、机场、售票处等
任职资格
学历及相关资格证书
中专以上学历,持C1以上驾照;40岁以下,男性,形象气质佳
工作经验
5年以上驾龄,近3年内无重大不良驾驶事故记录
业务技能及专业知识
有较强的文字处理技能,具备熟练的计算机文字处理能力
职业素质
办事踏实、耐心、仔细,具有一定的人际能力、沟通能力
语言及计算机要求
掌握日常办公软件操作
其他能力
无
职业发展
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
无
可接任岗位
无
入职培训
公司企业文化和制度培训、商务礼仪培训、管理知识、技能培训。
工作环境
工作场所
办公室
必备工作设备
计算机
出差频率
从不
不超过2天/月
√
3-5天/月
6—10天/月
11-15天/月
15天以上/月
加班强度
从不
1天/月
2—3天/月
√
4—5天/月
6—7天/月
8天以上/月
7)人事主管
基本情况
岗位名称
人事主管
岗位编号
JPSD—GW—XZRS007
所在公司
所在部门
行政人事部
直接上级
行政人事经理
直接下级
招聘管理、培训管理、薪酬管理
岗位编制
1
下属人数
3
岗位职责概述
协助部门经理组织公司人力资源工作的开展及实施工作。
负责招聘、