印章单证管理培训班会议总结讲话精品文档.docx

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全省系统办公室工作会议暨印章单证

管理培训班会议总结讲话

各位主任、各位同仁：

经过近一天半的时间，2009年全省系统办公室工作会议暨印章单证培训班就要结束了。

参加本次会议和培训的有各市分公司办公室主任、副主任；有各市分公司单证管理岗和部分主要县区单证管理岗人员；有市场竞争分析报送人员；有各市分公司印章和档案管理人员；还有省公司业务管理中心、信息技术部和办公室相关工作人员共计96人。

会议期间，我们听取了省公司副总经理胡斌的重要讲话，共同研究、学习了新的《单证管理办法》，了解了新的“印章管理系统”、“单证管理系统”使用流程及各项功能，对我省当前“市场竞争分析工作”、“档案管理工作”现状进行了总结、分析、探讨；办公室主任还学习了总公司副总裁、纪委书记周英在2009年全国系统办公室工作会议上的讲话。

会议期间参会人员学习认真、秩序良好，讨论内容切合实际、注重实效，大家对前期在工作中取得的经验、存在的问题进行了相互间的交流，讨论气氛热烈有序。

学习结束后还通过考试的形式对学习成果进行了检验，参训人员总体上取得了良好的成绩，会议和培训达到了预计的目的，取得了预期的效果，相信经过本次会议和培训会对今后一个时期全省办公室系统的工作，特别是对加强全省系统办公室建设，进一步提高全省各级办公室履行决策协调、信息交流、服务支援、执行督导职能的能力和水平，做好市场竞争分析、单证管理、印章管理和档案管理等工作起到积极的推动作用。

结合当前我省办公室系统面临的形势，对于本次会议的贯彻落实我代表省公司办公室提几点要求。

一、认清办公室工作面临的形势

早在2003年全省系统工作会议期间套开的办公室工作会议上，白总就指出，要把全省系统办公室建设成为公司的决策支援中心、信息交流中心、督导执行中心、服务保障中心。

这几年，公司发展取得了长足的进步，去年全省系统保费收入已经达到了177亿元，今年有望突破180亿元。

各级公司办公室按照“四个中心”建设的要求，围绕中心、服务大局，着力拓宽服从服务于公司建设的领域和路径，着力增强保障业务发展能力和水平，为促进公司建设和事业发展做出了积极贡献。

可以说，公司发展的点滴成就都熔铸着各级办公室同仁的辛勤汗水，公司每前进一步都与各级办公室同仁的努力工作是分不开的。

关于办公室工作的重要性，这里我不再赘述。

希望大家正确的认识和看待办公室工作，自觉地摆脱那些传统片面观点的影响，为能够成为办公室的一员、站在更高的层次上服务公司发展、得到领导和同事们的广泛认可的而骄傲和自豪。

大家已经看到，随着整个公司改革不断的推进，我们办公室的职责、职能正在不断的扩大，我们承担的工作越来越繁重，肩负的责任也越来越多重大。

原先我们办公室更多的工作如党务工作、文秘工作、信息和市场竞争工作、行政保障工作、宣传工作、档案工作等等，尽管繁杂琐碎，但都侧重于对公司发展建设整体和全局的把握，多数是围绕着上级公司、本级领导或是与我们平级的各个部门来开展的，为下级公司、部门或直接为一线服务的机会不多。

随着新的《单证管理办法》和《印章管理办法》推广实施及新系统上线使用，各级办公室在做好服务于公司本部平级各部门工作的基础上，面对下级业务部门甚至直接面对一线员工的服务管理工作的机会将会很多，上下级间的联系将更加密切直接服务一线的机会将大大增加。

比如县级的单证管理我们将可能更多的直接面对到使用单证的业务员或业务网点，这就对我们办公室特别是办公室主任们的管理水平、服务意识已出了新的要求。

如何在新的形势下尽快适应公司上下对我们新要求，准确把握管理职能、服务职责的更新，用有效地、贴近一线服务需求的手段达到公司防控风险的管理目的，履行我们的管理职责，在切实为基层提供优良服务的基础上达到防范风险、化解风险管理要求，将是我们共同面临的任务和课题。

服务、支持、保障是办公室最核心的工作，是推进办公室建设永恒的立足点。

随着公司面临的形势环境不断变化、市场竞争日趋激烈、改革发展任务日益繁重，赋予办公室服务、支援、保障职能的内涵也在不断丰富和拓宽。

对这个问题，我有三句话与大家分享，希望能够对大家做好工作有所启发。

第一句话，服务要坚持热情周到，最高境界是寓管理于服务之中，通过服务的手段实现管理的目的。

第二句话，支持要坚持高质量、深层次，最高境界是在思想上、方法上给予正确的引导，在精神上、作风上给予鼓舞和带动。

第三句话，保障要坚持全方位、无缝隙，最高境界是让人感觉不到我们在提供保障。

（当然，这里说的感觉不到不是意识不到。

）我相信，大家如果按照以上三个标准去做，办公室工作一定能够踏上新的台阶。

二、近期需要落实好的几项工作

1、做好单证管理改革工作，单证管理是公司十分重要的风险管控点,2009年总公司将单证管理改革确定为年度重点工作之一。

公司通过推行单证管理改革,建立以“办公室归口管理”构建管理体系,以“权限集中、管用分离、限量发放、总量控制、超期/遗失停发并缴纳单证补偿金”作为严格管理措施,从根本上防范和化解单证管理风险,提高单证管理的质量和效率。

我们要充分认识单证管理改革的重要性和必要性,切实增强责任感和紧迫感,高度重视,把思想和行动统一到总、省公司的战略决策上来。

在单证管理上我们一是要调整好职能，构建好新的管理体系。

根据总公司的统一规定，要在各市、县级公司办公室（综合管理部）设立专职单证管理岗,配足配强单证管理员。

同时按照“人随业务走”的原则,要求各分公司从8月底开始对单证管理人员相对固定，在没有特殊情况的基础上不准进行岗位调动，以确保单证管理的连续性，防止交接过程中出现管理空档的风险，保证单证管理改革工作顺利实施。

二是要认真学习、搞好培训。

通过学习准确把握新版《单证管理办法》内涵，特别是各地市、县支公司办公室主任要深刻领会新版《单证管理办法》的基本原则和思路，准确把握内涵实质，确保学会学懂，尽快熟悉单证管理工作的具体流程和关键风险点。

在自身学习领会的基础上做好销售部门和销售人员的宣导公司。

省公司制作的新版《单证管理办法》统一培训课件已经下发，各市、县支公司应采取视频远程或送培训进职场等方式做好向销售部门和销售人员的培训工作，确保新旧制度平稳过渡。

三是要统筹安排，确保质量。

单证清理和交接工作是单证管理改革工作的基础,按照是公司的部署各地市、县支公司办公室应该已经完成与业务管理部门的单证管理交接工作，省公司将于本月下旬开始对前期的交接工作进行检查验收，验收的标准是以“库存实物、台账和系统记录三相符”作为清理交接标准，要以“先清后交，全部移交”作为清理交接原则。

省公司将按照单证清理步骤和流程，对各市分公司实地检查验收，清理完成并验收通过后方可予以交接。

各市分公司必须留存清理交接文档、统计清单、登记簿作为交接验收依据存档，以备将来查验。

对于本次清理过程中发现的台帐与库存不相符的问题必须如实反映在交接清单中。

四是要努力解决好当前单证管理工作中存在的突出问题，如中介代理机构单证核销不及时和农村营销服务部销售人员冒领、带领单证问题；单证管理场所需硬件设施不完备，部分基层公司单证管理员无单独工作场所和单独的单证库房，缺少存放重要单证的橱柜。

未落实重要单证领取使用保证金制度的问题。

与银行签订的代理协议中都未写入要将我公司提供的重要单证纳入银行重控单证管理的条款，并未明确由于单证管理不善造成的损失全部由银行方承担责任的条款的问题。

五是要毫不偏差执行好新的《单证管理办法》，为今后的单证管理工作打下良好的基础。

2、高度重视市场竞争分析工作

白总在“在全省系统半年工作会暨城区市场攻坚战动员大会上的讲话”中提到“面对日益激烈的市场竞争态势，不重视研究竞争对手、不迅速采取反制措施，就等于把市场拱手让给对手，就无异于纵容对手发展、缩小自身的生存空间。

这是对公司、对事业、对员工最大的不负责任。

对此，各级公司务必要加深理解、提高认识，务必要增强在积极竞争中学习竞争、应对竞争、赢得竞争的紧迫感责任感。

”既然是与对手竞争就如同行军打仗，就要了解对手、研究对手只有做到知己知彼才能做到百战百胜，作为公司和总经理室决策的参谋部门，为公司的决策提供各种有价值的信息和对手的竞争动态是我们自己本职工作。

当前我省经营分析人员多为兼职，而且负责此项工作的人员流动性很大，往往刚熟悉工作内容，就调整工作职责，造成报表质量不够稳定，工作容易出现纰漏。

建议各市地公司能够提高对经营分析工作的重视程度，如不能保证专职专岗，但也必须要有专人来负责此项工作，不能随意更换信息人员。

经营分析人员要增强责任意识和大局意识，面对公司提出的新任务,新要求，各级经营分析人员要进一步增强责任意识和大局意识，任何不重视、不积极的思想和行动，不仅是对公司不负责，对领导不负责，也是对个人的不负责。

在这里，我想着重强调一下竞争信息的报送工作。

对于各市分公司上报的市场竞争分析，总的要求是及时、准确、全面。

及时就是要严格按时上报制度，不能以任何借口推迟上报。

准确就各类经营数据要真实客观，不允许凭空想象和人为变更调整。

全面就要对各类要求上报的制式报表要按要求填报，不允许缺项空项。

3、关于印章管理工作和新的印章管理系统

印章管理工作是十分重要的风险管控点，加强印章管理与单证管理一样，关键是严格的按制度、按程序办事，务必要杜绝随意性。

近几年来，公司系统发生的风险事件，充分突显出印章管理的重要性和现阶段管理印章方面存在的薄弱环节，管理制度的健全性、管理办法的完善性以及管理手段的适时性直接关系到公司风险管控的各个方面。

对此，总公司从上至下高度重视，从印章管理制度、办法和手段等各个方面进行全面系统的研究，按照“注重风险防范，兼顾工作效率”的原则，建立了一套更加科学更加具有时代意义的印章管理制度，一个更为规范有效的印章管理办法。

在此基础上，利用现代化信息技术手段开发出我们即将运行的新的印章管理系统，为将来印章管理工作提高了质量和效率。

请大家对此高度重视，新的印章管理系统的使用在一定程度上是对现行印章管理体系的一次重大变革，我们要充分了解它的重要性和必要性，切实做好下阶段的印章管理工作。

新的印章管理系统运行后，一开始可能会有相当数量的用印材料无法使用电子印章，通过实物流转用印时间又比较长，会造成部分人员不适应、不习惯，可能会有部分人员抱怨麻烦、抱怨运转周期长，我认为这也是正常现象可以理解，这就要求我们一是要尽快熟悉、掌握新办法、新系统的各项规定和要求，尽可能多的使用电子印章系统，减少实物用印数量提高工作效率，二是要做好解释工作取得用印人员理解和支持。

三是要熟知实物用印的各个要素，做到流转一次成功。

减少不必要的往返时间提高工作效率。

4、关于档案工作和会议记录

档案管理具有咨政、育人、存史和凭证的作用，它体现了公司整体素质和水平。

现在我省的档案工作应该讲是比较薄弱的，存在的主要问题有：

一是部分单位对档案工作不够重视。

有的公司领导把档案工作放在可有可无的地位，没有真正把档案工作纳入领导的议事日程，列入单位年度工作计划和各职能部门工作职责范围；对档案工作没有做到有布置、有检查、有考核、有奖励措施；二是在人、财、物的配备上投入不足。

档案管理队伍建设有待加强。

档案人员专业化程度不高，缺乏档案管理基础知识；三是档案库房紧张的矛盾日益突出。

个别公司缺乏专业的档案库房，保管条件不完善，“十防”措施不到位，档案的完整与安全得不到保障。

四是档案基础管理工作存在薄弱环节。

归档文件收集不完善、不齐全；档案归档不及时；档案分类分类标准不统一；五是档案编研等开发利用工作开展过少。

关于会议记录省公司多次强调要做到“三个必须”。

一是必须认真学习和严格执行省公司《会议记录管理规定》；

二是必须专人负责会议记录。

各分公司党委、总经理室、党委中心组召开党委会、总经理办公会、中心组学习，各县（市、区）公司、营业单位党支部、经理室召开支委会、经理室会，要严格按照省公司《会议记录管理规定》，由专人负责做好会议记录，记录要全面真实反映会议真实过程和决定事项。

三是必须统一使用省公司下发的会议记录本。

会议记录本只能由会议记录人员使用，专本专用、专会专用，不得用作他用、不得相互混用、不得用普通本子代替记录。

更不能随意分发。

按照党委、总经理室的要求，省公司党委办公室将不定期抽查各分公司会议记录。

5、关于宣传方面的问题

宣传工作主要强调四点：

一是要积极主动的做好媒体公关，加强与当地主要媒体的沟通协调，进一步巩固与媒体的合作关系。

二是要做好宣传题材的挖掘整理工作，为省公司提供丰富的宣传素材。

三是尽快建立媒体监测机制，健全完善对各类负面报道的应急处理方案，遇到情况要有反映、有动作、有措施，能够及时化解。

四是要落实好向地方政府和主管部门汇报工作的长效机制，让地方政府和职能部门更多地了解我们、支持我们、帮助我们做好社会宣传。

在这个问题上，不能“无事不登三宝殿”。

6、有关安全工作

安全工作对于我们办公室来说是时刻不能放松的，当前北方已经进入冬季天气寒冷干燥，随着办公场所、营销职场取暖需求的增加，用电量激增，发生安全隐患的可能性也在加大，当前的安全工作一是要对所有办公职场的消防安全进行一次全面的排查。

重点是对用电设备、电路和消防设备进行排查，对存在安全隐患的部位要立即整改、彻底排除。

二是要对交通安全工作进行排查。

年底年初各级公司外出表彰活动较多，在活动的安排中安全问题应放在高于一切的首要位置上，切不可麻痹大意。

三是对“三防一保”（防诈骗、防盗窃、防抢劫）工作进行排查。

各级公司要保持高度警惕性，切实做好“三防一保”工作。

年关期间是盗窃猖獗的时期，要做好资金和财产安全工作，特别是要做好营业场所资金和解送资金环节的保卫工作。

（固定资产）

当前全省系统围绕者白总在“竞争形势分析会”、“半年工作会议暨城区市场攻坚战动员大会”及“强化内控管理推动合规经营”上的讲话精神展开学习和实践活动，全省上下围绕着年初制定的“保增长、调结构、防风险、促稳定”十二字方针和“保六争八”全年奋斗目标到了全力冲刺的关键时刻，省公司在这里举办全省系统办公室工作会议暨印章、

单证管理培训班，足以体现省公司对办公室特别是对单证、印章管理工作的重视，我们应以这次会议为新的起点，认真学习新的管理知识和制度，通过我们扎实有效的工作为全省全年目标的实现做出我们办公室人应有的贡献。

谢谢大家！