秘书处部门手册.docx

秘书处部门手册.docx

《秘书处部门手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书处部门手册.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

秘书处部门手册

秘书处部门手册

秘书处简介

自强弘毅，求是拓新。

广西大学环境学院学生会秘书处正式命名于2011年6月末，负责上传下达与学院的财务管理工作，包括报账，清理，总账，结账等内容。

秘书处工作具有多变性，灵活性，不确定性，所以秘书处力求严谨求实，团结创新。

自成立之日，秘书处一直奉行着“关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。

”的行为标准严格要求着自己，所有学院下达的任务事无巨细，我们一直坚持着每个人都能参与到“干事”中来，在行动中不断认识自己，锻炼自己，提升自己。

甚多的交流与合作促进了部门内部的融合。

秘书处现设秘书长一名，副秘书长一名，干事若干名。

我们一直在学习，一直在追求进步。

广西大学环境学院学生会秘书处

部门章程

第一章：

总则

部门简介

部门宗旨

第二章组织机构

职务设置

分组设置

工作内容

第三章基本职能

基本职能介绍

第四章日常工作制度

值班制度

例会制度

培训制度

档案管理制度

第五章成员的权利以及义务

成员考核

成员权利

成员义务

成员重用提拔原则

第六章附则

第一章总则

环境学院学生会秘书处，是系学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对环境学院学生会主席团负责。

为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。

宗旨：

关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。

原则：

公平、公正、公开。

中心：

“团结、协作、自信、高效、创新”

工作范围：

主要负责学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录；整理并管理学院的学生会共用财务等等。

第二章：

组织结构

一、秘书长职责：

1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责.协助系学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；

2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系.对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流；

4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动；

5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；

6、管理各个挂账处的财务总理及报账管账收集发票等。

二、副秘书长职责：

1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导.在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；

2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。

3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。

4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。

5、注意发现和培养优秀部员,关注他（她）们的进步,为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助,注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；

4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果

6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。

第三章：

基本职能

1、做好学生会各项工作汇报。

2、负责协调各部关系，使各部门工作顺利进行。

3、负责系学生会相关档案的管理工作，学生会通知的下达。

4、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度。

5、负责本学院的办公室值勤及处理日常事务。

6、负责每次例会开会地点。

7、负责部长例会的通知工作。

8、负责收集发票，及学院账目管理。

9、负责每次例会会议内容的记录和整理，并保存归档。

10、负责做好各部门上交的工作计划、工作总结（年度）、活动方案、活动总结的整理工作以及收各部各活动的活动项目书。

11、负责管理会议室和杂物室，定期打扫和清点物品。

12、贯彻本系学生会的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。

13、组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材料。

14、定期向学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。

15、为年度纳新成员工作提供考务安排等方案，公平、公开、公正地为本会吸收新

（名词解释）1、收集发票：

发票即用来报账用的小票，主要来自于易乐多，文体百货超市等等。

发票中的单位一律写：

广西大学。

报账用的物品不必须是文体用品，比如钢笔，篮球，排球，中性笔，笔记本，透明胶，双面胶……等等一系列可以用来办公的东西。

所有发票最最重要的是要求里面所有的物品必须表明单价与数量，否则不得用作发票。

2，账目管理。

即负责学期末学院账目总结与各个挂账点的账目清总。

（截止2011年11月20日，环境学院的挂账点一共有三个，分别是：

西校园狗洞那里的腾飞文印店，西校园化学化工学院负一楼的西子文印店，东校园水塔餐厅旁边的非凡文体店）

3，会议提醒。

即对每周一下午的部长例会的提醒，提醒包括保证每位理应出席会议的人得到通知，并交代会议大致事宜，保证出席人员心有准备，以确保例会省时高效的进行。

4，会议记录。

即对每周一下午的部长例会进行会议记录，并从纪检部那里了解缺席的部门，以确保缺席的部门也可知道会议内容，及时完成所分配任务。

5，文件书写。

文件即为包括主席，副主席，书记等人参加一些活动的发言稿。

6，协助任务。

即各种大型活动（如校运会，院运会，青年环境友好使者选拔大赛等）的协助工作，看各个活动的任务分配与负责人员届时安排。

第四章：

日常工作制度

1、值班制度：

2011年第一学期秘书处的值班时间为每周四下午5:

20——6:

00。

值班为每次2人，值班任务为：

接受请柬，并及时传递给相关人士；与其他部门之间沟通交流，互相了解，互相帮助。

不能按时值班的人员必须提前跟负责人联系，不可随意旷缺。

2、部长例会制度：

要求部长（或者部长与副部长）必须准时出席，具体情况以临时需要为主。

出席人员必须保证做好会议记录，并及时通知缺席部门相关事宜。

3、账目管理制度：

原则上每个人都要求有报账经验，鉴于财务管理事物的复杂性，可由每届秘书长（或者副秘书长）负责财务总管与总结。

4、培训制度：

确定正式干事以后，部门要不定期对成员进行培训，培训包括礼仪培训、工作职能培训、心理培训等方面，以及素质拓展培训活动若干（如举行气排球、篮球等体育类活动或外出聚餐、出游活动等）。

2，各干事必须完成以上基本培训课程，实际情况记入个人人事档案。

3，各干事必须具有至少一次独自处理问题的机会。

（比如，一个人去财务处报账，收集发票，买东西挂账。

。

。

等等）

4、其他院重大活动考勤制度：

迎新、校运会等院重大学生活动中，若需要咱系相关负责人必须各司其职，按时到岗，不得无故迟到、早退、缺席。

第5章：

成员的权利以及义务

一、日常：

1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退：

3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名；

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、会议：

1、秘书处根据实际工作需要,会不定时召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行；

干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出；

3、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。

第六章：

附则

广西大学环境学院团委办公室对此制度有最终解释权。

本章程自公布之日起实行。

附件一：

广西大学环境学院团委办公室成员考核说明

。

。

。

附件二：

。

。

。

。

。

。

秘书处大事记

2011年6月，环境学院团委学生会举行换届大会，会后经过结构调整，学生会新设立了秘书处一部门，由冯小红担任第三届环境学院学生会秘书处秘书长，陈远征任副秘书长。

2011年9月，秘书处首次参与学院团委学生会招新。

秘书处迎来建部以来首批干事；

2011年10月，秘书处开展了首轮业务培训，参与学生会各部烧烤联谊活动，增进了部门内部及各部之间的交流，加深了新一届团委干部干事间的友谊。

秘书处家谱

历届部长、副部

第三届秘书长：

冯小红女环境工程103班

副秘书长：

陈远征女环境工程102班

第三届干事：

胡文科男环境工程111班

黄季椋女环境工程112班

乔荣涛男环境工程112班

刘大杰男环境工程113班

陈涵涛男环境工程113班

龙俊霖男环境工程112班