时间管理.docx
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时间管理
第一讲时间管理的四个发展（上）
时间管理概述
时间管理的必要性
时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。
因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。
在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是一个急需解决的问题。
初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。
【案例1】
非洲大草原的狮子和羚羊
非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。
因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。
如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。
它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。
【案例2】
冠军和亚军的区别
在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。
但是，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。
对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”，其含义所追求的也就是速度。
【案例3】
三枚硬币—财富、健康、时间，哪一个更重要？
为什么
假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？
通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。
如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。
如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。
点评：
对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间，所以对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。
时间管理的内涵
1．时间管理
那么什么是时间管理呢？
在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。
时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。
也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。
2．主管在时间管理中存在的误区
很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区：
宁愿去做事情，而不是去做正确的事；
宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；
宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；
宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果；
宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。
表1-1管理时间的自我评估
宁愿
而不是
正确地做事
做正确的事
解决问题
有创意的选择
保持手段
优化手段
遵循义务
求得结果
降低成本
增加利润
3．传统的时间管理观念
从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。
传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：
强调时间的重要。
古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价值和重要性。
强调时间流失的速度。
孔子曰“逝者如斯夫！
”看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。
强调时间管理的计划性。
中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要性。
俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。
也就是所有的计划都要提前做。
时间管理的四个发展
（一）竞赛以快趋强
竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。
今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。
【案例】
中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快
中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。
跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。
（二）你有多少资本
如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。
50岁的中年人与20岁的年轻人，怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢？
通常情况下20岁的年轻人不会拥有50岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中，时间一栏的优势则属于年轻人。
俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少年最大的优势。
爱因斯坦说过：
“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！
”时间不仅宝贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。
但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比较低。
但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺垫。
台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。
强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。
（三）72岁人的一生
一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？
为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。
假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况可以用表1-2来表示：
表1-272岁人的一生时间利用表
活动内容
所消耗时间
睡觉
21年
工作
14年
个人卫生
7年
吃饭
6年
旅行
6年
排队
5年
学习
4年
开会
3年
打电话
1年
找东西
1年
其他
3年
（四）效率与效能
人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。
例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱或股票损失2000块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓耗费了2个小时的时间，浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。
鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的”，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的弹性。
【案例】
装瓶实验
有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了”。
于是教授又往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生，“这次满了没有”，学生们说“满了”。
教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有？
”，学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施，但想到前两次的错误回答，于是都不敢回答了。
点评：
这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。
同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。
此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。
做事情也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的事情，而不是抓鸡毛蒜皮的事情，这样生活的意义才能彰显出来。
【案例】
口袋书
在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，天长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。
时间管理的三大观念
时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。
对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。
1．时间观念：
1小时与3年的关系
建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。
在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。
2．效率观念：
速度能使石头漂起来
所谓效率观念，就是要有速度。
石头之所以能漂浮在水面上，如《孙子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。
3．效能观念：
始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合
效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。
中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。
效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。
在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。
效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。
效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。
同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。
【案例】
龟兔赛跑
乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。
因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。
赛跑的裁判大象批评白兔说：
“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？
”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。
”
于是它们又举行了第二次赛跑。
裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。
而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。
裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。
点评：
兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。
同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。
效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。
21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。
时间管理的四个发展（下）
第三讲提高个人成效的方法（上）
时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人都是恒定不变的24小时，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小时的利用上截然不同。
对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。
一、效能管理法
（一）象限时间管理法的分类
对事件重要与紧急情况的分析，也是对效率和效能关系的阐释，于是，在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依次是：
首先处理位于A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；
其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；
接下来处理C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；
最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。
按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图2-1所示：
图2-1象限时间管理法示意图
（二）象限时间管理法四类事件的分析
1．A类突发事件出现的原因
在时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？
通过管理专家的研究，A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。
而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。
在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。
经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的事情；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，于是，经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，虽然B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或无暇顾及。
【自检2-1】
列出下图排在您的工作清单前三位的工作，认真比较其重要性和紧要性，并说明理由。
重要的理由是：
紧要的理由是：
2．避免B类事件转化为A类事件的方法
避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，一般可以采用的方法包括：
压缩：
将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。
替代：
寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。
授权：
将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。
先做：
在第三代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。
总之，最重要的应该最先来处理。
舍弃：
对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。
增加：
对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。
改进：
改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。
杜绝：
突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。
确保：
确保重要事件能保质保量地按时完成。
聚焦：
安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。
少做：
不重要事件要尽力避免。
不做：
对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。
不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才可以节约时间，将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中解救出来，但如果选择的方法不适合事件的处理，则效果必然适得其反，使得事件性质升级，花费时间也将成倍增加。
【自检2-2】
您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。
方法
适用事件
压缩
替代
授权
先做
舍弃
增加
改进
杜绝
确保
聚焦
少做
不做
见参考答案2-2
综上所述，经理人之所以有那么多的A类突发事件，是因为B类重要不紧急的工作做得不够，所以从时间分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排20%～25%的时间，且一定要控制在25%以下，对重要不紧急的工作需要安排65%～80%的时间。
也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则可以扔掉。
图2-2管理工作时间分配示意图
3．艾森豪威尔将军的时间管理原则
艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取不同的应对措施：
A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；
对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时间聚焦在此工作上；
对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。
如果必须自己做，则要减少它的工作量；
对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。
艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原则，这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情，对于紧急性程度很高又非常重要的任务，如果可以授权，也可以授权于他人来完成。
图2-3艾森豪威尔原则示意图
二、艾维李的效率法
美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法”。
他认为，可以先花5分钟的时间，把接下来的一个阶段，也即明天、下周甚至下个月要做的6件事情列出来，然后花5分钟的时间，把这6件事情按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排为二号，依此类推。
再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要性次序一一执行，当第一件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就可以保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。
艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤：
列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；
把这6件事情按重要程序排序；
上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。
在经理人的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要有效地利用时间，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。
艾维李的10分钟6件事的时间管理法，过去一般翻译成效率法，也叫艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也可以称为效能法，因为艾维李的10分钟6件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。
三、一周时间运筹法
时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的工作进行科学合理的记录，发现时间浪费的所在，然后找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，并严格按照这种安排执行，一周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。
在使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记礼拜一、礼拜二、礼拜三直到礼拜天，以小时时间为纵坐标，标记早晨、中午、上午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来的一周里，进行认真记录，并对每天的时间利用进行总结，当一周的记录结束后，再进行周总结。
如表2-1所示：
表2-1一周时间运筹法
时间
星期一
星期二
星期三
星期上
星期五
星期六
星期日
上午
中午
下午
晚上
备注
总结
对中、基层的经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。
例如麦肯锡通过对全球经理人计划实现的有效性调查发现，大部分企业都在做月计划，而月计划定下来后，在第一周、第二周、第三周和第四周实施有效性是不一样的，第一周的实施有效性为70%～80%，第二周的实施有效性为60%～70%，第三周的实施有效性为50%～60%，第四周的实施有效性只有40%～50%。
个人月计划的实施也基本与此相似，在月末实施有效性会只剩下50%左右，因为计划不如变化快，在一个月之前所料想的情形现在可能发生了很多的变化。
如果对这些变化每天都进行追踪，会发现每天的计划实施有效性都在减弱，情况变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作，而往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡。
所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。
填写周计划和周检讨的管理报表，很多中国人都比较形式主义，尤其随着时间的推移，最后的数据几乎都是假的，这就导致了一个新的困惑——中国员工到底要不要用报表？
报表出现形式主义与中国人的文化观念相关，中国人比较容易急功近利，比较容易实用主义。
因此，报表要越少越好，越精要越好，一般以一个礼拜两张表为好，第一张表为周报表，第二张表为客户档案记录，表格的设计要简明，抓住关键的数据就可以。
第四讲提高个人成效的方法（下）
四、办公室的5S
（一）办公室5S的内涵
办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。
办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。
如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。
如图2-4所示：
图2-4办公室的5S示意图
1．整理
整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。
在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天都要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记
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