企业管理控制制度存货.docx

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企业管理控制制度存货

企业管理控制制度——存货

1岗位责任及授权批准制度

1．1存货业务岗位责任制度

内控制度名称

存货业务岗位责任制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为明确存货业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务不相容岗位的相互分离、制约和监督，特制定本制度。

第2条存货业务的不相容岗位至少应当包括以下四个方面。

1．存货的请购、审批与执行。

2．存货的采购、验收与付款。

3．存货的保管与相关记录。

4．存货发出的申请、审批与记录。

第2章存货业务岗位责任

第3条总经理岗位责任

1．审批存货管理的采购、保管、处置等政策和制度。

2．审查、审阅存货管理重要财务报表。

3．审批存货管理账目科目的增减和调整。

4．审批盘盈盘亏的应对策略和方法。

5．权限范围内审批存货保险购买申请和存货补仓申请。

第4条仓储部经理岗位责任

1．复核仓库存货管理的台账。

2．复核月收货、出货报告。

3．审核并确认盘点报告。

4．权限范围内审核、审批存货保险购买申请和存货补仓申请。

第5条仓库管理员岗位责任

1．进行存货的验收和出入库手续办理。

2．建立、更新仓库存货台账、卡片。

3．进行在库存货的日常盘点，编制在库存货日常盘点表，并参与存货月度、年度盘点。

4．负责提出仓储补仓申请及存货保险申请，并负责办理各项申请手续。

5．负责制作月收货报告和年收货报告。

6．负责在库存货的日常管理，并提出库存呆废品处理意见。

第6条质检部经理岗位责任

1．组织人员抽查存货的常规性入库检验工作。

2．组织开展专业性要求较高的存货出入库验收。

第7条生产部经理岗位责任

1．定期检查成品仓库状况。

2．审核生产车间原材料申请单和采购申请单。

第8条生产车间主任岗位责任

1．负责将成品存入指定的仓库。

2．负责向仓库领用生产原材料和其他半成品。

3．负责提出生产所需原材料的采购申请。

4．管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料。

第9条采购部相关人员岗位责任

1．审核存货使用部门提交的采购申请。

2．组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合同签署等工作。

第10条财务部经理岗位责任

1．审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。

2．负责提出存货账目调整的政策；根据管理层的意见调整存货账目。

3．组织开展年度存货盘点和月度盘点。

4．参与决策存货保险

第11条财务部相关人员岗位责任

1．编制存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。

2．审核存货采购费用和金额，支付存货采购的货款。

3．复核仓库台账和上报仓库出入库单、盘点表以及汇总表等。

第12条存货使用部门相关人员岗位责任

1．填写本部门所用存货申请单。

2．领用本部门所需存货，并办理相关存货领用申请手续。

第3章附则

第13条本制度由仓储部会同公司其他有关部门解释。

第14条本制度自年月日起开始实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

1．2存货业务授权批准制度

内控制度名称

存货业务授权批准制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条为了明确公司各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。

第2条本制度适用于公司各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。

第2章存货采购的授权审批

第3条采购计划审批

1．周采购计划审批

（1）周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。

（2）由使用部门或仓库提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，由采购部组织人员实施采购。

（3）周采购计划申报的时间为每周一下午3点以前。

2．月采购计划审批

（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。

（2）由使用部门提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，报财务总监审核，总经理签字确认，由采购部组织人员实施采购。

（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。

3．年采购计划

（1）年采购计划是公司对所有需购物资的综合控制。

除了周采购计划和月采购计划包含的内容外，还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。

（2）年采购计划的审批程序如下。

①由使用部门编制本部门采购计划，报财务部审核。

②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求，对存货采购申请报告进行审核，提出审核意见，将申请报告报财务总监复核。

③财务总监复核财务部的意见，并在申请报告上附上自己的意见，将申请报告报总经理审批。

④总经理根据财务部和财务总监的意见，对申请报告做出审批，并签字确认。

4．根据国家相关规定或公司规定需要进行招标采购的存货，无论金额大小，一律由总经理进行审批，由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。

第4条采购货款支付审批流程

1．采购货款支付先由采购部经办人员认真填制“付款申请表”，对收款单位、付款金额、用途及合同号码（附合同原件）均要详细填列，并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。

2．采购部经办人员将“付款申请表”交由采购部负责人审核业务的合理性、真实性并签署意见后交财务部会计审核。

3．财务部会计负责审核付款申请表的经济内容，包括合同、发票等，签署意见后交财务部经理复核，财务部经理复核无误后签字报具有相应审批权限的人审批，最后交由出纳办理付款手续。

第5条货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。

1．付款金额大于15万元，由董事长审批。

2．付款金额在10万元（含）～15万元（含），由总经理审批。

3．付款金额少于10万元，由财务总监进行审批。

第3章存货保管授权审批

第6条存货保管的授权审批适用范围为存货业务开展所涉及的各授权审批事项。

第7条存货在库期间，原则上不允许非仓库人员进入，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。

1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。

2．公司总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。

3．仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。

4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。

第8条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要特别授权。

1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写公司统一的“进库申请单”，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。

2．仓储部审核“进库申请单”，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，由仓储部经理签字确认。

3．公司总经理对非本单位人员进入仓库进行最终审批。

在下列情况下，总经理对本单位内部人员进入仓库进行审批。

（1）普通仓库一次进入仓库人数超过8个人的。

（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。

第9条仓库管理员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员进入仓库的证明进行审核，确保无违规审批情况。

第10条仓库管理员对入仓人员应说明入库需注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库所允许的范围内。

第11条仓库管理员对入仓人员进入时间、人数、出仓时间进行记录，并定期汇总向仓储部经理汇报。

第4章存货报废授权审批

第12条存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。

第13条存货授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。

第14条以下存货报废事项需要进行特别审批。

1．单次报废金额超过5000元以上的。

2．单件报废金额超过3000元以上的。

3．非正常原因导致的报废金额在2000元以上的。

第15条常规授权审批流程

1．拟报废存货的使用部门或仓储部填写“报废申请单”，“报废申请单”的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。

部门负责人在申请单上签字确认。

2．仓储部对拟报废存货进行检测、检查，提出报废意见，并将报废意见填写进“报废申请单”相应项目中。

3．公司财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废成本的合理性，并将计算的报废成本填写在“报废申请单”的相应项目中。

4．主管存货管理的副总或总监在“报废申请单”上签字确认。

第16条特别授权审批流程

特别授权审批流程基本上按照上一条款的流程进行，但在以下两个方面存在不同。

1．在对拟报废存货进行检测审查时，根据需要可以外聘专业的检测机构或人员参与。

2．主管副总审核并附上相关意见后，需报总经理进行最终审批。

第5章附则

第17条存货授权审批应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。

第18条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。

第19条本制度由仓储部主持制定，经总经理审批签字后，自年月日起执行。

第20条相关文件表单

1．“申购单”、“付款申请表”。

2．“进库申请单”、“报废申请单”。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2存货请购与采购规范

2．1存货采购申请审批制度

内控制度名称

存货采购申请审批制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条为了加强对公司存货采购申请和审批的规范化管理，确保存货采购申请的及时处理，特制定本制度。

第2条本制度适用于公司在开展工作的过程中所需各类存货的采购申请审批的管理。

第3条存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。

第4条常备原料和物料由仓储部门提出申请；非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。

第2章存货使用部门存货采购申请审批

第5条存货采购申请的提出

存货使用部门填写“采购申请表”，详细注明需求设备或物料的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。

第6条存货使用部门经理将“采购申请表”提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。

第7条存货使用部门将财务部批准盖章的“采购申请表”交采购部。

第8条采购部经理指导采购人员根据“采购申请表”内容选择合适的供应商。

与供应商达成购买意向后，采购部采购人员编写采购合同。

第9条采购部采购人员将采购合同交给存货使用部门，存货使用部门检验所购设备是否为所需设备，并报本部门经理审核签字。

第10条采购部经理、财务总监和总经理根据各自的审批权限审批采购合同。

采购合同成交价在5000元以下，采购部经理审批，授权采购人员签订采购合同。

采购合同成交价在5000～20000元的，采购部经理审核，财务总监审批，授权采购部经理签订合同。

采购合同成交价在20000（含）元以上的，财务总监审核，总经理审批，授权采购部经理签订采购合同。

第3章仓库存货采购申请审批

第11条各类存货的储存仓库根据现有存货的库存量计算出请购量后填写“仓库请购单”，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。

第12条仓库在提出采购请购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量，据此进行再采购，以降低库存或实现零库存。

第13条仓库在确定采购时点、采购批量时，应当考虑公司需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。

第4章附则

第14条总经理负责本制度的修改、废止。

第15条本制度自年月日起开始实施。

第16条相关文件表单

1．“采购申请表”。

2．“仓库请购单”。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．2存货预算编制管理细则

内控制度名称

存货预算编制管理细则

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1条为了合理利用公司资源，规范存货预算编制工作，有效控制存货费用支出，特制定本细则。

第2条权责单位

1．仓储部负责存货预算的编制工作。

2．财务部负责存货预算的协调、平衡工作。

第3条年度存货预算编制程序

1．每年12月15日前，仓储部经理依据公司下发的预算目标，组织编制《存货预算草案》，提交给财务部。

2．财务部根据公司预算管理的相关规定，整理、平衡存货预算，形成《存货预算方案》，然后提交预算委员会审核，由总经理审批。

第4条月度存货预算编制程序

1．月度预算要求在每月30日前，由仓储部经理根据年度预算目标和本期完成进度，拟订下月份指标，向财务部提交部门《月度预算草案》。

2．由财务部负责组织整理、汇总《存货预算草案》，形成《月度存货预算方案》。

第5条临时存货预算编制程序

1．临时存货预算是由特殊项目或接受某项临时交办任务的负责人，根据管理需要提出某一时期或阶段的存货预算。

2．由项目负责人编制，其直接上级和财务部负责审查，具体指标按审批权限批准。

在审批权限以外的项目，由总经理批准。

第6条仓储部必须根据公司规定的预算编制及其操作要求，及时编制、上报、下达规定时期的预算，并接受考核。

第7条本细则由仓储部会同公司其他有关部门解释，经总经理审批后实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

3验收与保管管控规范

3．1存货入库验收管理制度

内控制度名称

存货入库验收管理制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条目的

为规范对入库存货的质量、数量、技术规格等方面的检查与验收，保证存货符合采购要求，特制定本制度。

第2条存货验收权责单位

1．仓储部负责所有存货的数量、规格的验收，并检查包装及外观情况。

2．质检部负责所有存货的质量检验工作。

3．财务部负责核对发票与收料单，按合同及付款手续填制付款凭证。

第2章外购存货的验收程序

第3条检查《订货合同》、《入库通知单》、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。

第4条对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。

第5条对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行。

第6条对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对验收不符合要求的货物，应及时办理退货、换货或索赔。

第7条对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。

主要检验方法如下。

1．视觉检验

在充足的光线下，观察物料的颜色、状态、结构等表面状况，检验其是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况。

2．听觉检验

通过摇动、搬运操作、听取声音、轻度敲击，以判断物料的质量。

3．触觉检验

利用手感鉴定物料的光滑度、细度、柔软度等，以判断其质量。

4．嗅觉、味觉检验

通过物料所发出的气味、滋味，测定其质量。

5．测试仪器检验

利用各种专用测试仪器鉴定物料的品质。

6．运行检验

对物料（如车辆、电器等）进行运行操作，检查其是否能够正常运行。

第3章自制存货的验收

第8条拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。

第9条由生产车间直接发至客户不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理出、入库手续。

第4章验收结果处理

第10条合格品的处理

经验收合格的存货，仓库管理员应在外包装上贴“合格”标签，以示区别，仓库管理员可根据标识办理合格品入库定位手续；仓库管理员于每日工作结束时，将本日所收存货的数量汇总填入“验收日报表”，以作为入账销单的依据。

第11条不合格品的处理

经验收不合格的存货，仓库管理员应在外包装上贴“不合格”标签，并于《验收报告》上注明不良原因，报仓储部经理请示处理办法。

第4章附则

第12条总经理负责本制度的修改、废止。

第13条本制度自年月日起开始实施。

第14条相关文件表单

1．《订货合同》。

2．“入库通知单”。

3．《验收报告》。

4．“验收日报表”。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

3．2企业存货保管管理制度

内控制度名称

企业存货保管管理制度

执行部门

内控制度编号

监督部门

制度受控状态

生效日期

第1章总则

第1条为了保障仓库存货保管的安全、有序、规范，提高仓库工作效率，特制定本制度。

第2条存货保管权责单位

1．存放在仓库的存货，由仓储部负责保管，财务部设账进行控制。

2．企业将存货存放在外单位的，应取得证明，由财务部单独设账进行控制。

3．对于在途商品、材料物资，由采购人员将进货凭证交财务部进行入账处理。

4．对于存放在生产现场的商品、原材料物资等，由生产部门负责保管，并由财务部设账进行控制。

第3条存货储存原则

1．存货限量管理。

2．实行凭证查验。

3．专人保管，设明细账卡登记收发货信息，核对实存量。

第4条本制度适用于原材料仓库、半成品仓库、成品仓库等仓库的保管管理。

第2章存货入库管理

第5条购进原材料等存货，入库前必须办理入库手续。

1．观察包装的完好程度，清点实物数量。

2．核对实物的规格、型号及生产单位与采购合同是否一致。

3．进行实物质量检查，并填制“入库单”（一式三份）。

第6条存货入库按实收数量计算，并在实物账卡上进行记录。

第7条仓库管理员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。

第8条仓库管理员全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、搬运等注意事项，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及排除方法。

第9条对于已售商品退货的入库，仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。

因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。

对于劣质产品，可以采取修理、报废等处理措施。

第10条搬运人员在货物搬运完毕后，不得在仓库逗留。

第11条同类型的货物，不同批次入库要注意分开摆放。

第12条贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作《仓库货物摆放平面图》，张贴于仓库入口处。

第13条入库储存商品、材料、物资等应按指定的货位（地点）分类、分品种堆放，并标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量（等级）、产地、单位，要求堆放整齐，便于清查、取货。

第14条存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货。

入库存货应及时记入收、发、存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

第3章库位规划和布局管理

第15条仓库管理员应当依原材料、半成品、成品入出库情况、包装方式等规划所需库位及其面积，以有效利用库位空间。

第16条库位配置应配合仓库内设备（如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。

第17条根据销售类别（如成品储存区与退货区）、原材料类别对仓库存货进行分区存放，收发频繁的成品需在进出便捷的库位存放。

第18条将各类存货依品名、规格、批号划定库位，在“库位配置图”上标明，并随时显示库存动态。

相同规格、品名的存货不能放在不同的仓库内。

第19条存货堆放根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免存货受挤压而影响质量。

产品存放高度不能超过2米。

第20条存货应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。

每次进出货，要及时更改存量，做到卡、账、货相符。

依配置情况绘置“库位标示图”，悬挂于仓库明显处。

第21条对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，待销售部批准后予以处置。

第4章存货防火、防盗等安全管理

第22条仓库禁止无关人员进入，所有入库人员均需按照规定履行审批程序，必须在仓库管理员的陪同下进出仓库，并遵守仓库管理制度。

第23条所有人员不得携带能够容装手机或配件的包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，确需带入的，在允许仓库管理员进行检查。

第24条库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。

第25条仓库管理员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗等安全设施。

检查时，发现易燃、易爆等危险存货，应立即采取措施，将其存放到安全场所，予以隔离。

第26条保持仓库环境卫生和过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作，学会使用灭火器等工具，每天下班前检查各种电器电源等的安全情况。

第27条任何人员不得在仓库内吸烟、用餐，不得将水杯、饭盒、零食等带入仓库。

第28条严格遵照货物对仓库的贮存环境要求（如温度、湿度等）进行贮存保管，定时对货物进行清洁和整理。

第29条仓库管理员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。

第30条仓库管理员不得挪用、转送仓库内的任何物品。

其他人员需要到仓库借用货物的，必须经过本部门负责人在借条上批准后才能借走。

第31条仓库、贵重物品的钥匙由仓库管理员专人保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。

第32条仓库存货必须严格按照规定存放，每种存货应挂卡片，标明品名、规格、型号、产地、单位等，并标明现存数量。

第33条仓库管理员应随时检查存储的存货有无发生过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损，如有发现，保管员应及时报告主管人员，会同有关部门进行处理。

第5章存货账目管理

第34条存货账目的范围包括入库单、出库单、存货明细账以及台账等。

第35条所有入库存货，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到卡实相符。

如有不符，应查明原因，及时纠正。

第36条仓储部对入库存货建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第37条存货明细账的记录应有合法依据，凭证必须完整无缺。

记账时应遵守以下记账规则。

1．根据入库单记“收入”，出库单记“发出”，有关指令资料作为其附件，分别按照顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。

2．账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。

账面记录，严禁挖、补、刮、擦和用涂改液涂改。

3．账面记录采用“永续盘存制”，每次发生增减变动，及时计算结存余额。

4．启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称，启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。

5．调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。

第38条存货明细账是记录实物收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存5年。

第39条存货明细账不得随意修改。

如确需修改存货明细账，应当经有效授权后方可进行。

第40条成品仓库管理员应