21合同管理制度.docx

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21合同管理制度

乌鲁木齐铁建工程咨询有限公司

项目管理（委托建设管理）合同管理制度

总则

为加强乌鲁木齐铁建工程咨询有限公司的项目管理（委托建设管理）合同管理，明确工作流程，根据《中华人民共和国合同法》和其他有关法规的规定及乌鲁木齐铁建工程咨询有限公司（以下简称公司）合同管理办法的要求，结合工程项目管理的实际情况，特制定本制度。

一、公司对外签订的项目管理（委托建设管理）合同适用本制度。

二、合同管理是公司工程建设管理（委托建设管理）的一项重要内容，作好合同管理工作，对于公司优质高效的完成项目管理（委托建设管理）任务，具有积极的意义。

合同的签订

三、合同洽谈、签订须由承办人与相关部门项目主管及负责人共同参与。

四、签订合同必须遵守国家的法律、法规、政策及有关规定。

五、承办人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限内容，查验上述资料的真实性、合法性，并保存有关资料。

六、合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议。

有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的有效组成部分。

七、国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本。

八、合同承办部门为工程项目管理部。

九、由工程项目管理部承办人员草拟合同文本，经会签后，根据会签意见进行修改确定合同全部内容。

各部门在审核合同条款时，应根据分管工作，侧重审核与日常工作有关的条款。

如：

施工技术主管工程师审核施工组织、施工方案、安全措施）、工期、工程质量、甲乙方工作、进度计划、工程质量检查、变更设计、安全施工等条款；计划主管工程师审核合同价款、工程预付款、验工计价、工程款支付等条款。

财务部审核工程款支付、合同价款、竣工决算等条款。

安全质量调度负责审核质量标准、安全施工等条款。

十、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

十一、合同内容应注意的主要问题：

1．部首部分，要写明双方的全称、签约时间和签约地点；

2．正文部分：

建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方的责任、权利、义务和相互协作、违约责任、争议解决方式以及合同生效条件等条款；

物资设备合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任、、争议解决方式以及合同生效条件等条款；

其它合同应有标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，方式，违约责任，争议解决方式以及合同生效条件等。

对公司权益影响较大或可能存在风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。

同时，依据《担保法》的有关规定要求对方当事人提供合同履约担保。

3．结尾部分：

双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或其他业务章，注明合同有效期限。

双方法定代表人或其授权委托人盖章。

十二、任何人对外签订合同，都必须以维护公司合法权益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者追究其责任。

合同的审查批准

十三、合同在正式签订前，必须经相关部门及主管领导审核联签后，方能正式签订。

十四、合同审查由合同承办部门组织实施，可采用会议审查或联签审查的方式进行。

不论采取何种方式审查，均应做出审查记录，并妥善保存。

十五、联签程序如下：

1．合同承办人应当将草拟的合同文本送相关业务部门项目主管及负责人、工程项目管理部负责人和公司常务副所长审核联签，重要合同必须经公司法律顾问审查。

2．参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的，应当补办联签手续，协商一致后，方可正式对外签订合同。

十六、合同审查的要点：

1．合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

2．合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

3．合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；合同内容与洽谈或招投标不一致的问题是否解决；

公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持；签约方的要求是否双方都已明确并形成文件。

4．满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认。

十七、根据实际需要，合同还可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

合同的履行

十八、合同依法成立，既具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。

十九、如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。

因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。

二十、合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。

承办人对合同洽谈、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。

二十一、各部门项目主管应当随时掌握合同履行的动态，对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询工程项目管理部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。

发现对方不履行或者不完全履行合同时，合同承办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告工程项目管理部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔。

二十二、各部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给工程项目管理部。

二十三、工程项目管理部对所签订的合同执行情况进行跟踪，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向主管副总经理汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。

二十四、合同结算必须通过工程项目管理部及财务部进行。

工程项目管理部及财务部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。

对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。

合同的变更、解除

二十五、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

二十六、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。

二十七、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

二十八、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。

二十九、变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式无效。

三十、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意的例外。

三十一、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

三十二、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严处理。

合同纠纷的处理

三十三、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时，应按《合同法》等有关法规和本制度规定妥善处理。

三十四、合同纠纷由有关业务部门（法律顾问）负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

三十五、处理合同纠纷的原则：

1．坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

2．以双方协商解决为基本办法。

纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

3．因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障公司合法权益不受侵害；因公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，最大限度地减少公司损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合理解决。

三十六、在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

三十七、合同纠纷的提出，包括由公司与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。

三十八、处理合同纠纷，有关部门必须准备下列证据材料：

1．合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；

2．送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

3．货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；

4．产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

5．违约方的有关证据材料；

6．其他与处理纠纷有关的材料。

三十九、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。

四十、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门签收，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

四十一、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管副总经理汇报。

四十二、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向有管辖权的铁路中级法院申请执行。

四十三、在向铁路中级法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。

执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。

四十四、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。

合同专用章的使用

四十五、合同专用章由工程项目管理部申请使用。

四十六、合同专用章仅用于对外签订合同，并严格在授权范围内使用。

四十七、合同专用章应由市场开发部合同管理人员专管，严格印章使用，所有印章使用均需由经办人员签字登记并建立使用台帐，禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同。

如遇工作需要，需携带合同专用章外出，必须事先办理借用手续，用后立即归还并做好使用事项的登记。

四十八、加盖合同专用章之前必须有合同审查联签单，未经签字或签字不完整的联签单不得加盖合同专用章。

四十九、非合同的其他文稿不允许盖合同专用章，空白纸张不得盖合同专用章。

合同监督与归口建档

五十、合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。

五十一、公司工程项目管理部应当每季度组织一次合同自查。

合同自查的主要内容：

1．合同管理制度的建立健全与落实情况；

2．合同管理档案、台账建立情况；

3．合同的签订与履行情况；

4．合同纠纷的处理情况；

5．对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。

五十二、工程项目管理部要建立合同管理台帐和档案，收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。

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