旅行社信息管理系统.docx

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旅行社信息管理系统

旅行社管理信息系统

一、旅行社管理信息系统概述

1.旅行社管理的基本业务

旅行社基本的业务过程就是分别将交通部门、饭店、餐馆、旅游景点、商店、文化娱乐等类型企业生产的单项旅游产品统一采购后进行优化组合，形成各具特色的旅游产品，再销售给旅游者。

作为一个“生产”服务的企业，旅行社最基本的业务主要集中在产品的生产销售、售后服务及最终的财务结算、会计业务等部分。

以下就这3个基本环节做简单介绍。

（1）产品设计、宣传与销售业务

产品设计、宣传与销售是旅行社最基本的业务之—。

通过对交通、住宿、景点等综合信息的组织，设计出各种吸引旅游者的产品，而这种产品的特点是旅游者在消费之前无法直接感受到的。

因此，旅游产品的销售显得格外重要，即将有关产品的各种信息通过各种媒介传递出去，以便消费者全面了解旅行社的产品并产生购买的欲望。

（2）接待业务

旅行社产品的特殊性决定了产品的购买先于消费，并且旅游者实际消费的过程，就是旅行社进行订房、订餐、订票及导游服务等直接生产和接待的过程。

（3）财务结算会计业务

财务结算会计业务在旅行社经营中起监督、控制、调节的作用，并通过账目往来结算、财务分析和成本核算等途径促使旅行社企业开源节流，不断改善经营，获取更高的经济效益。

2.旅行社管理信息系统的定义和特点

旅行社管理信息系统是利用计算机技术和通信技术，对旅行杜经营的所有信息进行综合管理和控制的以人为主体的人—机综合系统。

旅行社管理信息系统的职能是对旅行社生产服务过程的管理实现信息化，从而提高旅行社的生产率和管理效率，同时提高旅行社的市场竞争能力，满足现代人旅游的个性化服务要求。

旅行社信息系统应具有以下几方面的特点。

（1）处理的信息量大，更新快

旅行社管理涉及的信息量很大，特别是旅游产品的信息。

可以说，一个旅行让收集的旅游产品信息越多，旅游消费者获取满意产品的概率就越高。

而且旅行社经营的产品涉及旅游交通、旅游景点、饭店、餐馆等行业和部门，相关信息处在不断的变化之中，其时效性很短，有的只有一天，有些信息甚至只有几个小时。

旅行社管理信息系统必须及时更新系统中的信息，把最有效的旅游信息介绍给旅游消费者。

（2）具有较强的交叉处理能力

旅行社是旅游产品销售的中间商，组织、销售旅游产品，为旅游消费者提供服务是其主要业务。

旅行社的每一笔业务都必须通过各个部门的协作来完成，如某项旅游产品的销售，需经过销售、“计调、接待、陪同、财务结算等环节，为满足这个流程中信息流向的交叉互动，要求旅行社管理信息系统具备很强的交叉处理信息的能力。

（3）具备灵活的个性化处理能力

现代旅游对个性化的要求越来越高，为迎合这种发展趋势，旅行社管理信息系统必须利用Internet网络技术和信息处理技术，为旅游提供个性化的服务。

如对散客而言，旅行社通过提供完美的信息服务，旅游者可以自己确定旅游线路、自己选择住宿的饭店等，实现自主旅游。

对于团队旅游而言，旅行社在组旅游者外出旅游过程中，通过信息服务系统，可以及时向旅游者提供旅途生活中的各种个性化服务。

3.旅行社管理信息系统的功能需求

考虑旅行社内部网络的功能需求，即围绕旅行社的基本业务，如旅游产品开发、旅游产品的促销、旅游产品的销售、旅游接待服务、旅游的售后服务等环节。

一个旅行社管理信息系统必须能够满足以下功能需求：

（1）组团职能。

负责收集市场信息，组织开发旅游产品，制定组团接待计划。

（2）接团职能。

负责对团队地面的接待工作，及时协调接待中出现的异常问题。

（3）导游职能。

根据客户要求，合理配备导游员，具体做好接待工作。

（4）散客职能。

主要为海外游客提供小包价为主的旅游服务（区别于团队）。

（5）交通职能。

负责联系车辆运输部门，准时出票和团队行李的运送。

（6）计调职能。

做好接待团队计划，具体落实旅游中的票、房、车、餐等内容。

（7）财务职能。

负责对企业的财务核算、决算以及经济活动分析等事务。

（8）综合业务职能。

主要是管理各种价格信息，负责对价格的审批、检查、监督，并对旅游市场进行调研和分析。

（9）办公室管理。

主要处理日常办公事务，如文件、档案的管理，经营协调的处理等。

（10）人事管理。

主要处理人事方面的事务，如培训记录、晋升记录、奖励记录等，也包括工资管理等内容。

（11）外联管理。

主要处理和协调旅游服务中需要其他单位配合的一些事务，记录有关外联的一切数据信息。

一个典型的旅行社，其业务作业流程如图5—1所示。

旅行社的组团中心根据旅游团（者）组织情况编制自联计划和组团核算，而后将它们分别送至计调部和财务部；计调部接到计划后，需要逐项落实其中的票、车、房、餐、导游各项内容，同时根据旅游者人数情况将计划告知接团中心或散客中心，并将计划流量通过综合业务部上报至经理办公室；接待中心与散客中心在完成接待工作的同时需将接团核算以费用结算单的形式送至财务部进行统计、核算。

4.旅行社管理信息系统的结构

任何一个信息系统都具有一定的结构，旅行社管理信息系统也不例外，由于旅行社管理信息系统的软件不是很多，尤其在许多中小型的旅行社，还没有真正开展信息化的经营管理，所以在这里只能从原理性的角度讨论旅行社管理信息系统的结构形式。

一般来说，旅行社管理信息系统的结构是指各部件构成的框架。

对部件不同的理解就构成了不同结构方式，一般可以分为概念结构、功能结构、软件结构和硬件结构等4种方式。

（一）概念结构

概念结构对信息系统的理解是：

系统是由信息源、信息处理机、信息用户、信息管理者等4个部件组成。

它是从理论概念的角度看待信息系统的组织结构。

（二）功能结构

功能结构是从系统使用者的角度看，认为系统有一个目标，有多种功能，各种功能之间又有各种信息的联系，构成一个有机结合的树型结构整体。

因为系统可以由子系统构成，子系统还可以由各功能模块组成，形成完整的TAMIS系统功能结构。

（三）软件结构

软件结构是从软件开发技术人员的角度看，认为系统由许多软件模块和各种数据文件组成，它把各个功能模块和文件数据组合起来，构成一个功能矩阵图，就形成了系统的软件结构。

从软件结构的角度，一个信息系统是有许多个功能模块文件、共享文件和数据文件构成的。

（四）硬件结构

旅行社管理信息系统有硬件部分和软件部分，硬件结构就是系统的硬件组成及其连接方式，其核心是网络硬件结构，包括硬件的物理结点安排、网络设备配置、网络布线以及各办公室的计算机分布规划等。

二、旅行社管理信息系统的信息流程

在业务上，旅行社的各部门是由计划数据流和财务数据流串接起来的。

从发生的时间顺序上来看，计划数据流（即订单产生）在前，财务数据流在后。

现实中旅行社一般业务信息流程如图所示：

从旅行社管理业务信息流程可见，旅行社的业务开始于根据游客需求（出游、订票、送等）形成的计划订单。

这是数据流的源点。

在确认订单之后，根据业务的不同做出不同的处理，若是国内业务则确认游客名单并组成旅游团，然后交计调部门做盯房、订车、订票等处理，接着转到接待部门，接待部门按照订单的要求安排导游人员和派发物品，从而完成整个接待工作。

在此过程中，还必须完成财务收款、财务付款，成本利收入的核算，核算的结果最终作为财务部的凭证，进行账务报表部分处理．因此数据流终点是财务部门，并在综合业务部门进行各种数据统计，以便未来旅游产品的开发与完善。

若是海外业务或港澳业务还必须先办好各种证件和护照后再做处理c此外，旅行社还将处理一些单项的业务，其处理过程较团队业务简单，在确定订单后交由计调部门，并最终在财务部门完成财务处理I作。

1.组团业务的信息流程

组团业务由组团报价与织团核算2个部分组成。

其中，组团报价的业务过程为：

根据客户（如游客、海外或异地旅行社）的需求，对旅游线路和旅游日期进行预算，将报价反馈给客户；客户同意方案后，编制旅游计划并确认订单，然后将计划下发到接待部门或旅游线路上的各个地接旅行社：

并将报价及团队人数进行核算。

图5—2中，加工P1订单输入是输入客户的订单意向；P2报价是根据订单意向，计算住房费、服务费、交通费、门票、车费、餐费等，合计每一个单价，生成确认的报价，经客户同意后生成确认的订单；P3统计是将报价汇总进行组团结算，并生成组团汇总文件；P4查询是提供根据人数、国籍、日期等进行组团情况查询的服务。

图5—2中D1是计划书文件，内含订单编码、旅行社代码、旅行社名称国籍、团队名称、团体人数、妇女人数、儿童人数、团队用房、预计到达日期、预计离开日期、旅行线路等数据；D2为价格文件，用于保存营业项目、单价等信息；D3为确认订单文件，保存的数据内容同D1。

在实际业务上组团核算应属于财务部，但由于组团核算业务是核算销售部（或外联部）所组团队的收支情况，所以很多旅行社将组团核算业务置于销售部的行政管理下，流程为：

根据组团报价11食预提成本，并做销售收入及预提成本凭证，记入应收账款。

对各地送达的团队费用结算单，根据订单进行审核，审核内容一般为旅游线路与计划是否相符、费用支出是否合理等。

审核结束后进行核算，记实际成本凭证送财务并记人应付账款。

对财务部支付给各地旅行社的账款和回收客户的营业款制作凭证，冲减相对应的应收或应付款项。

根据组团核算业务绘制的数据流程图如图5—3所示。

图5—3中Pl将报价单按客户的不同分别进行汇总；P2根据汇总结果制作收入凭证，同时挂应收账款；P3对结算单进行合理、合法性审核；P4将审核后的单据做支出凭证，并挂应付账款；P5对应收或应付款根据条件进行查询和打印各客户应收或应付款信息。

图5—3中Dl应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期等信息；D2应付账款保存支出账号、费用编码、数量、金额、日期等信息。

2.接待业务的信息流程

旅行社接待业务的工作主要是接待旅游消费者。

其中接团核算是其主要环节，而且核算过程比较复杂，因此，我们重点介绍接团核算的信息流程。

接团核算业务的主要职能是审核各接待部门接待团队时发生的费用单据，核算接待团队的收人情况，并与各组团社进行结算；根据接待中心各接待部门送达的接团单据与订单进行审核；根据订单和费用单据制作向上结算单，送达至各组团社，并以之做凭证送财务部记应收账款；根据财务部送来的银行汇款通知单，冲减应收账款；根据各种实际发生的费用单据，如餐单、房单、车单做向下结算，送达财务部作为向餐点、景点付款的依据。

接团核算业务的数据流程图如图5—4所示。

图5—4中，Pl是根据订单（或计划书）、费用单、行车千米数据，对计划执行情况及发生费用进行审核；P2对订单和费用单据进行核算，根据各种收入价格表制作向上结算单，并送各组团社，同时，根据各种成本价格表制作向下结算单．并送财务部；P3根据向上结算单汇总制作收入凭证送财务部．并记应收账款明细账。

图5—4中D1费用单文件保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2向上结算单文件保存对方单位名称、团号、日期、费用编码、数量、金额、备注等数据；D3应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期；D4价格文件主要保存费用编码、单价等数据。

3.计调业务的信息流程

计调的主要业务是接收本社或其他组团社的计划书，安排订车船票和电机票，下达用车计划，负责订餐、订房，制定接待计划，接待完成协助财务部审查报销凭据等。

计调业务的数据流程图如图5—5所示。

图5—5中的Pl是把收到的各种计划书输入到计划汇总文件中；P2根据各接待部收到的订单变更修订计划汇总文件，并通知票务部或车队；P3可根据组（接）团名、旅行社名、日期、国籍、人数、流量、用房数、接待方式、地陪抵离则司、游览内容等查询有关计划，P4根据计划及调度情况打印登记表、流量表、机票预订单等；P5根据计划汇总文件内容及调度方案生成计划调度文件。

图5—5中D1保存接待部门或人员名称、旅行社代码、旅行社名称、国籍、团队名称、团队人数、女性人数、儿童人数、预计到达日期、预计离开日期、用房、旅行线路等数据；D2保存已安排的计划。

其数据内容同D1。

4.综合业务的信息流程

在旅行社经营管理中，通常设置综合业务部处理综合业务。

与综合业织业务往来的部门比较多，而且该部门与本地区的景点、饭店等联系也比较多。

综合业务部通过统计、价格确定及检查等方式，完成各旅行社的总体情况报表，把这些报丧提供给有关主管部门或经理。

综合业务的数据流程图如图5—6所示。

图5—6P1主要将协议价格进行输入，并形成综合数据文件；P2根据综合数据文件中的记录进行按部门、按项目汇总，生成汇总后的数据文件；P3根据各种条件查询有关价格信息；P4打印各种价格报表。

图5—6中Dl保存明细的部门编码、部门名称、日期、营业项目、价格、数量、金额、备注；D2中保存的数据内容同D1，其中的数据则是按部门、按营业项汇总后的数据。

5．财务业务的信息流程

财务是旅行社经营管理的核心业务，主要是根据各业务部门送达的费用单和收入单做收入和支出现金或银行存款凭证；根据费用单或收入单制作收支凭证；根据业务内容做转账凭证；根据凭证记账，分别记日记账和明纫账及总账，月底根据总账及各科目发生额制作内部报表和外部报表。

其主要业务包括账务处理与成本核算2部分。

（1）账务处理流程

根据业务性质做收入凭证、支出凭证和转账凭证。

根据凭证中有关条目记总账、明细账。

如果是现金或银行存款凭证则记日记账，结算出当天余额。

到月底根据总账及明细账有关科目做资产负债表、损益表和其他财务报表。

（2）成本核算流程

旅行社的接待中心、散客部、交通部或票务部等业务部门将接待所发生的实际费用单据经初步核算后送财务部。

每月底财务部将发生的费用单据分宾馆盘点和业务部门汇总，再根据与旅游部门协商的价格计算所发生的费用，记入业务部门的成本和宾馆、景点、车队等部门的往来账户中。

成本核算业务的数据流程图如图5—7所示。

图5—7中的Pl将手工制单的来自各业务部门的各种成本凭证输入计算机；P2将系统中记录的各种费用单据按费用发生部门和费用项目进行汇总；P3将汇总费用根据有关费用科目记成本凭证；P4将凭证中的成本凭证记入成本账和挂应付款。

图5—7中D1费用单文件主要保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2价格表主要保存费用编码、单价等数据；D3应付账款保存账号、费用编码、数量、金额、日期；D4成本明细账保存费用编码、单价、数量、金额、摘要等数据。

三、旅行社管理信息系统的总体设计

旅行社管理信息系统的开发经过信息流程分析和功能分析后，即进入了系统设计阶段。

系统设计阶段同样有总体设计和详细设计2个阶段。

在这里仅介绍系统设计阶段中的总体设计．有关详细设计的内容，读者可以参考其他管理信息系统类的书籍。

1.旅行社信息系统的设计标准

一个系统的好坏与总体设计密切相关，但如何衡量一个系统的好坏?

它的标准是什么?

旅行社管理信息系统的信息需求量大，涉及的外联单位又多，衡量系统的优劣有一定的难度。

根据管理信息系统的共性，评价一个旅行社管理信息系统的标准应包括以下5个方面。

（1）系统的效率

系统的效率指系统数据处理的能力。

旅行杜管理信息系统至少是一个局域网系统，系统效率是指单位时间内所处理的作业量以及联网状态下的响应速度o这里指的是系统的总体效率，并不是单台计算机的效率。

它要求旅行社管理信息系统具有快速响应的数据处理能力。

（2）系统工作的质量‘

系统工作的质量指旅行社管理信息系统所提供的数量、精度以及信息的及时性。

另外还指系统使用的方便程度和实用性。

如设计的界面是否易于操作，信息摸索是否灵活易用，报表形式是否符合管理常规和用户习惯等。

（3）系统的可靠性

系统的可靠性是指系统受外界干扰时的抵御能力和恢复能力。

如系统的保密性输入的容错能力、系统数据文件的备份以及系统故障时的恢复周期等。

（4）系统购可扩充性

系统的可扩充性是指系统的功能可以修改和扩充。

系统所处的环境在不断变化，系统的功能不能一成不变，必须根据管理要求不断改进和完善。

这是一个管理信息系统必须具备的功能。

（5）信息资源的利用率

信息资源的利用率是指系统能否最大限度地利用现有的信息资源，系统能否处理现有的全部信息，能否提供有效的信息供管理层决策使用。

旅行社管理信息系统必须能及时处理原始数据并提供决策用的有效信息。

3.旅行社信息系统的子系统划分

根据旅行社的组织结构和业务功能，在数据流程图分析的基础上，再结合功能或数据图的分析，结合现代旅行社企业的管理要求，可以得到旅行社管理信息系统的子系统划分，具体有16个子系统（或称模块，。

9．固定资产管理子系统

10．人力资源管理子系统

11．综合统计子系统

12．散客部综合管理子系统

13．中国公民游管理子系统

14．办公自动化子系统

15．总经理查询子系统

16．旅游产品管理子系统

1．价格管理子系统

2．报价组团子系统

3．计划调度子系统

4．组接团核算子系统

5．地面接待子系统

6．票务管理子系统

7．账务和成本核算子系统

8．采购管理子系统

以上16个子系统基本上覆盖了旅行社的全部业务范围，每个子系统都是一个独立的系统，旅行社可以根据自己的需要选购和设计相应的子系统。

这些子系统运行在不同的部门，通过权限和属性的设置，使每个部门共享一个完整的信息系统。

3.旅行社信息系统的网络设计

一个通用的旅行社管理信息系统的设计以财务信息为中心，以计算机局域网为基础设施，覆盖旅行社主要业务部门及下属各企业实体，使整个企业实现信息资源的共享，完全摆

脱人工方式的信息传递及处理，以达到信息传递快捷、信息处理自动化、信息流通网络化的要求。

（1）计算机网络设计

旅行社计算机管理系统须建立在旅行社局域网的基础之上。

旅行杜各部门之间工作联系的紧密性，决定了旅行社内部的计算机系统应当建成一个现代通信技术和计算机数据处理技术相结合的网络信息系统。

旅行社局域网是旅行社计算机管理系统运行的必要硬件基础。

从技术上看，不同企业的局域网设计和建设方法都是相似的，旅行社的局域网设计可以参照饭店的网络设计。

同时，旅行社的对外联系业务较多，旅行社与其他机构之间的网络链接是旅行社实施信息化的外部基础．主要包括以下3个方面。

与外部联网旅行社与民航、铁路、公安、海关等专用系统的联网，有时还与CRS／GDS等一些专用网的连接（在欧美国家中小旅行社通过CRS／GDS接触旅游供应商或旅游批发商的产品，通过系统实现房间预订等，对这些系统的使用提高了旅行社的效率和代理销售的产品范围）。

这时旅行社一船只要考虑终端设置和网络接入的问题。

远程登录许多旅行社在自己的主办公地点之外，还设有散客门市部、车队、代理售票处等业务部门。

由于距离较远，这些业务部门不能直接与主办公地点的局域网相连。

此时，需要增加调制解调器、中继器等远程通信设备，以扩大网络的使用范围。

与国际互联网的连接旅行社要扩展自身的网络，必须通过Internet与国内的其他旅行社、境外的旅行社以及其他合作单位联系，并通过Internet宣传旅游产品，促进网络营销。

在网络设计中，旅行社可以根据自己组织的特点，设计一个适合自己企业特点的网络系统。

一个典型的旅行社，其网络结构如图5—11所示。

四、旅行社管理信息系统的功能设计

旅行社管理信息系统功能设计的依据是系统分析阶段所规划的系统数据处理流程图，通过对数据处理流程图的转换和优化，并根据由此得到的模块结构图，得到最后的系统功能结构图。

一个完整的旅行社管理信息系统由价格管理、报价组团、计划调度、组接团核算、地面接待、票务管理、账务和成本核算、采购管理、固定资产管理、工资管理、综合统计、散客部综合管理、中国公民游管理、人力资源管理、办公自动化、经理查询以及旅游产品管理等共十六个子系统组成，这些子系统分布在不同的部门进行管理，共同集成在一个计算机网络系统中。

整个系统的功能结构图如图5—9所示。

1、价格管理子系统

价格是费用结算、向上结算单结算、成本核算的基础。

报价组团是否合理也受价格是否及时、准确等因素的影响。

由于旅游部门价格项目很多，不同地区、不同单位同一项服务价格也不一定相同，必须建立集中、统一、准确的价格管理体系，在系统设计上将价格划为一个子系统，以实现对价格的有效、科学、规范化管理。

本子系统可按淡、旺季等条件完成全国各地线路产品宾馆住房、餐饮、各类票务、风味、游船、用车及门票等旅行服务价格信息的管理工作，为报价组团、成本结算等工作提供准确的价格信息。

该子系统的功能如图所示。

2、报价组团子系统

报价组团不是旅行社自己的销售产品，而是旅行社相互之间的一种销售服务，是根据服务内容和要求向对方做出基本的报价。

报价组团管理是根据境外旅行社发来的中国旅行计划，按旅行线路及对方要求计算出每人平均服务价格及全陪价格，并把服务价格打印出来报给对方，按对方确定的团队计划，编排在中国境内的旅游线路，并打印出具体的旅行计划书。

本子系统的功能结构图如图5—1l所示。

该子系统主要应具备的功能有以下几个方面：

（1）报价计划维护。

完成原始计划的输入、修改、查询、取消、打印等工作。

（2）模拟计算团队的各地（含各个项目）成本以及总成本。

（3）预算单团利润。

（4）完成对外正式报价。

（5）确认计划维护。

完成确认计划的输入、修改、查询、取消、打印等工作。

（6）跟踪团队收入变更，调整团队成本，并保留每次的修改数据，随时可进行利润核算。

（?

）一旦发现利润不足，可重新调整团队成本，或对境外重新报价。

（8）打印、发送团队接待计划书和价格协议书。

（9）审核团队收入、成本。

（10）单闭利润核算及账务汇总、打印。

3、计划调度子系统

本子系统的主要功能是为落实接团计划进行各种调度和协调，打印各种调度计划表，并根据计划表形成团队的订餐、订房、订票等表单，对用车进行调度，进行接团统计，为领导提供辅助决策。

具体的功能如下：

（1）计划管理。

包括计划输入、计划变更、计划取消等。

（2）订票管理。

根据计划安排订票，包括打印订票通知单及清单。

（3）订房管理。

如计划中指明要求代订客房，则自动产生订房单。

（4）流量预报。

根据计划，产生今后若干天的人数、批数流量预报表。

（5）定车管理。

根据计划安排用车、修改用车计划。

（6）查询计划。

根据各种要求，查询计划及团队情况。

（7）初步统计。

根据已发生的计划，初步统计出各部门接待的人数、批数等数据。

4、组接团核算子系统

1）．组团核算子系统

组团核算负责对外联所组团队的核算工作，包括报价输入、各旅行社结算单、收入支出凭证的生成和往来账的管理等，该子系统功能图如图5—12。

该子系统的具体功能为：

（1）计划报价管理。

包括组团报价的输人、修改、查询等。

（2）各结算单管理。

包括各旅行社送达的结算单的输入、查询、修改等。

（3）汇总制作凭证。

根据报价及结算单做收入、支出凭证。

（4）往来账管理。

往来账查询打印。

（5）各种统计。

根据需要生成统计报表。

2．接团核算子系统

接团财务核算包括了接团核算的所有业务，其中有向上结算单的生成，单团主要费用成本管理，汇总结算单、收入凭证的制单及应收账款的管理，以及进行各种统计查询工作。

该子系统功能图如图5—13所示。

该子系统的具体功能为：

（1）计划管理。

包括上团计划的输入、修改、查询、取消工作。

（2）费用管理。

包括上团发生的主要费用单据管理。

（3）制作向上结算单。

根据计划及完成情况制作向上结算单。

（4）制作成本表。

根据费用单据和协商价格做单团成本表。

（5）汇总管理。

汇总向上结算单并做收入凭证。

（6）往来账管