采购部管理手册.docx
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采购部管理手册
总则2
第一章ISO程序文件3
采购控制程序3
供应商控制程序5
文件控制程序7
记录控制程序10
第二章采购部组织职责12
第三章采购部组织结构图13
第四章采购部岗位工作标准14
采购经理工作标准14
采购专员工作标准16
采购员工作标准18
第五章三阶文件20
供应商考核办法20
原物料供应商开发管理办法21
第六章表单附件23
总则
1.目的
为规范采购作业,使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间、在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务。
2.范围
规划本部门所辖之组织架构，部门岗位职责以及各类工作流程。
3.采购部质量目标：
原材料检验批合格率≥95%
原料材交货准时率≥98%
第一章ISO程序文件
一、采购控制程序
1目的:
能适地、适时、适价、适质、适量供应生产所需的材料，特制定本程序。
2范围:
凡公司与生产有关之原材料及辅料的采购。
3权责:
4定义：
原物料：
指生产所用原材料（如：
天然胶、硬胶、氧化锌，肥皂水、纸箱等）。
辅料：
指机械维修配件、模具、水电安装维修配件、包装带、办公用品、劳保用品、燃油等。
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
资材部
需求部门
5.1.1资材部生管依《订单一览表》备料的需
求及《原物料安全库存表》的要求对原物料提
出采购申请；
5.1.2各部门将本部门日常所需辅料清单给资
材部，然后由资材部编制《辅料安全库存表》，
资材部统一依《辅料安全库存表》提出采购申
请；
5.1.3提出采购申请需填写《请购单》，经资
材部负责人审核，（助）总经理核准后，交采
购进行采购作业；
《订单一览表》
《原物料安全库存表》
《辅料安全库存表》
《请购单》
5.2
采购部
5.2.1原物料供应商必须是登录在《合格供应
商一览表》内的供应商；
2.2常用的原、辅料采购应有两家以上供应商
选择；
2.3同一物料存在多个合格供应商时，原则上
以采购单价最低的为准。
（特殊情况视当时情
形经（助）总经理批准）
《供应商管理程序》
《合格供应商一览表》
5.3
采购部
（副）总经理
5.3.1采购根据核准的《请购单》，选择适合
的供应商开具《采购单》；
5.3.2《采购单》经（助）总经理核准后，由采
购以传真等有效方式发给供应商；
5.3.3《采购单》上应注明所采购物品名称、
规格、数量、交期等。
5.3.4随同《采购单》相关的其它技术、质量
及包装等要求，在第一批下单采购或要求有变
更时，也需一并发给供应商；
5.3.5对于原物料，《采购单》发给供应商后，
采购应要求供应商回签。
《请购单》
《采购单》
5.4
采购部
5.4.1采购需在要求的交期内跟催供应商生
产送货，
5.4.2当供应商无法满足要求的交期时，采购
须与供应商协调重新确定交期，并将结果知会
生管及其它相关单位，以便调整生产计划。
无
5.5
采购部
资材部
相关部门
5.5.1因业务订单要求、技术要求、质量要求
及其它原因，需变更采购规格、数量或其它要
求时，采购须以书面形式通知供应商配合,并
需取得供应商的回复。
5.5.2采购变更内容或结果必要时需知会到
资材部及其它相关单位；
5.5.3当采购变更内容不被供应商所接受时，
采购须协调相关单位调整生产计划。
《联络单》
5.6
采购部
资材部
品管部
5.6.1供应商按采购要求的时间送货到公司，
交仓库收货，品保部门检验合格后由仓库开具
《原材料入库单》入库；
5.6.2采购物料按要求之数量回厂并检验合
格入库后，该项采购即可结案；
5.6.3因采购变更不再交货之采购单，变更经
供货商认同接受后，该项采购亦可结案。
《检验控制程序》
《仓储管理控制程序》
《原材料入库单》
6补充说明：
无。
7相关文件：
7.1《供应商管理程序》
7.2《检验控制程序》
7.3《仓储管理控制程序》
7.4《合格供应商一览表》
7.5《原物料安全库存表》
7.6《辅料安全库存表》
8相关表单
8.1《订单一览表》
8.2《请购单》
8.3《采购单》
8.4《联络单》
8.5《原材料入库单》
二、供应商控制程序
1目的:
确保供应商能适时、适量、适价地提供符合本公司质量要求的原材料、物料及良好的售后服务。
2范围:
用于向本公司提供生产原物料及辅料供应商的评估、选择及管理。
3权责:
无。
4定义：
无。
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
采购部
5.1.1采购负责利用各种渠道，寻找可能为本公司提供原材料的供应商。
包括:
电话联系、实地了解、朋友介绍、网上查寻等方式；
5.1.2同一原材料、物料应寻找两家或两家以上的供应商，以利选择及互补。
无
5.2
采购部
5.2.1采购采取电话了解、传真《供应商调查表》给供应商自填或实地调查等方式对供应商进行调查，调查情况填写在《供应商调查表》中；
5.2.2采购负责在调查完成的《供应商调查表》中评估栏填写评估意见，同意采用为合格供应时应交（助）总经理核准。
《供应商调查表》
5.3
采购部
5.3.1采购负责将评估为合格的供应商登录于《合格供应商一览表》；
5.3.2《合格供应商一览表》由（助）总经理核准。
《合格供应商一览表》
5.4
采购部
品管部
资材部
5.4.1每月对原材料供应商的进行一次考核评估，依《供应商考核管理办法》执行。
5.4.2每半年对合格供应商进行一次供应商评鉴，可采取传真《供应商评估表》的形式或现场评鉴的方式进行，评鉴结果记录于《供应商调查表》中。
5.4.3对于采购金额每月超20万元人民币或长期合作之原材料供应商,需采取现场评鉴的方式进行。
《供应商考核管理办法》
6补充说明：
无
7相关文件：
7.1《采购控制程序》
7.2《供应商考核管理办法》
8相关表单
8.1《供应商调查表》
8.2《合格供应商一览表》
三、文件控制程序
1目的
为使质量管理体系文件运作有所依据，以确保公司各项质量活动有所准则及记录。
2范围
公司内所有的质量管理体系文件的制订﹑审核﹑核准﹑发行﹑修订﹑保存、归档﹑废止作业。
3权责：
文管中心：
负责文件编号﹑发行﹑保存﹑管制﹑修订﹑废止及各部门文件监督之工作。
各部门：
负责本部门文件制定﹑审核﹑管制﹑修订﹑废止及使用。
4名词定义:
一阶文件:
代码为QM，为公司质量管理体系纲领性文件，指公司的<质量手册>；
二阶文件:
代码为QP，为公司质量管理体系横向联系跨部门的文件，指公司的程序文件；
三阶文件:
为公司质量管理体系纵向落实性文件，凡指公司的管理办法﹑作业指导书、检验规范、物料构成表等指导性文件；
四阶文件:
公司所有记录性表格；
外来文件：
公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的各类外来法律法规、行业标准、规范、技术资料等。
5作业内容
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
制订部门
5.1.1一阶文件《质量手册》由ISO专员拟订；
5.1.2二阶程序文件应由各部门负责人拟订；
5.1.3其它各阶文件由需求部门拟订,各阶文件原稿于总经办文管中心保存；
5.1.4同一类别文件应有统一格式（见《文件编撰管理办法》），不同类别文件可以有不同的格式。
《文件编撰管理办法》
5.2
总经办
各部门
5.2.1文件需有唯一的文件编号及版本；
5.2.2一、二、三、四阶均由文管中心确定编号及版本；
5.2.3文件编号原则见《文件编撰管理办法》。
《文件编撰管理办法》
5.3
（助）总经理
部门经副理/主管
5.3.1一阶文件由管理者代表审核适用性,（助）总经理核准颁布；
5.3.2二阶文件由ISO专员审核、（助）总经理核准；
5.3.3三阶文件由制订部门负责人或制订者上级人员进行审核或核准；
5.3.4四阶文件由该部门记录者直接上级人员审核或核准。
无
5.4
总经办
各部门
5.4.1文管应对所要发行的文件进行确认（如:
文件的格式、文件编号、版本、制订、修改、审核、核准等是否符合要求）；
5.4.2文控中心保留原件，需发行时，在原件复印件上盖“文件发行”章,文件改版时旧版需及时收回；
5.4.3所有发行和回收的文件由文管人员在《文件发放/回收记录表》登录并保存。
5.4.4文件缺页、破损、字迹模糊或文件需求份数增加,应由需求部门填写《文件补发申请单》,经核准后向文管中心申请补发。
《文件发放/回收记录表》
《文件补发申请单》
5.5
总经办
各部门
5.5.1所有文件由文管中心列入《文件总览表》，各部门应编制本部门的《文件总览表》；
5.5.2外来文件经相关部门确定后,由文控中心登录并盖“外来文件”章,发给需求部门.（与质量体系或产品无关的外来文件无需管制）；
5.5.3所有受控文件不得盗取、外泄、复制。
《文件总览表》
5.6
总经办
各部门
5.6.1由相关部门提出建议，由原制订部门进行文件修订，修订后，需经过原审核、核准级别人员审核和核准后填写《文件变更/废止申请单》后发行；
5.6.2修订后的文件应进行版本的更改，旧版文件应回收到文管中心盖“作废”章废止；
5.6.3其它作业回到流程5.2执行；
5.6.4外来文件最新版本的收集应由各部门主管负责，当外来文件不适用本公司时，部门主管人员可申请废止。
《文件变更/废止申请单》
5.7
总经办
各部门
5.7.1所有质量管理体系文件文件原稿应保存在文管中心，原件上无需盖章；
5.7.2各部门应保存好所签收的文件或本部门的质量记录；
5.7.3文管和部门文件管理人员应制订自已保管的文件清单，以利于文件的核查与保管。
《文件变更/废止申请单》
5.8
总经办
各部门
5.8.1文件修改后，旧版原稿由文管中心盖“旧版文件”章，隔离保存一年后盖“作废”章废止。
5.8.3公司内受控文件应由文管中心及时收回统一盖“作废”章销毁；
5.8.4对外发行的文件更新后，旧版文管不用收回，由其自行销毁；
5.8.5各部门记录性文件，需依《记录管制一览表》规定的保存期限进行保存，超过保存期限才可销毁。
《文件变更/废止申请单》
《记录管制一览表》
6补充说明
6.1暂行文件的发行:
因急需而暂时更改的标准或初稿设计图等，须加盖“暂时发行”章，暂行文件超过有效时间则自动失效,不予回收.
6.2对外发行的文件,由对外接洽的责任部门负责，原则上对外发行的文件不予以回收。
6.3顾客提供的外来文件,如顾客须作旧版回收作业时，由对外接洽的责任部门负责将新版文件交至文管中心，同时文管中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人，由其将旧版文件归还顾客。
7相关文件：
7.1《文件编撰管理办法》
8相关表单：
8.1《文件变更/废止申请单》
8.2《文件发放/回收记录表》
8.3《文件补发申请单》
8.4《文件总览表》
8.5《记录管制一览表》
四、记录控制程序
1目的:
为了质量管理体系运行过程中相关活动记录可以适当管理，以确保为质量管理体系的有效性运行提供证据。
2范围:
公司内所有的质量管理体系的记录、填写、审查、核准、保存、销毁作业。
3权责:
文管中心:
负责表单制定、管理、废止；
各部门:
负责表单制定、填写、审核、管理、废止。
4定义：
无
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
总经办
各部门
5.1.1记录表单由所需部门自行制定；
5.1.2表单的编号方式依《文件编撰作业管理
办法》执行；
5.1.3所有的表单都应有唯一编号,同类表单
格式应一样。
《文件编撰作业
管理办法》
5.2
各部门
1.1表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算
机登录；
1.2表单的填写要求真实、清晰、准确、规范
性；
1.3表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地
方,需有本人的签章。
无
5.3
各部门
2.1记录应视其必要性填写制订日期、制表
者、审查或核准；
2.2记录的审核工作由制表者的上一级管理人员审查或核准。
无
5.4
总经办
各部门
3.1文管中心制订出《记录管制一览表》，规
定各种记录的保存期限，由管理者代表核准后
执行。
3.2各部门文员应对本部门的各种质量记录进
行编目录﹑归类﹑标示﹑保存好；
3.4在保存期限内,保存人员应保证质量记录
的完好，不可有丢失﹑损坏﹑变质的现象。
《记录管制一览表》
5.5
总经办
各部门
4.1各部门记录性文件，需依《记录管制一览表》所规定的保存期限进行保存，超过保存期限的才可销毁。
《记录管制一览表》
6补充说明：
无。
7相关文件：
《文件编撰作业管理办法》
8相关表单
《记录管制一览表》
第二章采购部组织职责
采购部部门组织职责
（1） 掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购成本。
（2） 会同仓库、财务部确定合理物资采购量，及时了解库存情况，进行合理采购。
（3） 根据生产计划，制定物料供应计划并实施。
（4） 汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。
（5） 选择、评估、考核、管理供应商，建立供应商档案。
（6）负责供货合同的评审，签订供货合同。
（7） 建立采购合同，并针对合同执行情况进行监督。
（8） 进行市场观察，评估采购所需物料。
（9） 协助品管部及资材部采购物料的验收和入库工作。
（10） 采购过程中的退、换货工作。
（11） 采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
第三章采购部组织架构
第四章采购部岗位工作标准
一、采购经理工作标准
1.1岗位资格
1.1.1文化程度:
40岁以下，专科及以上学历；
1.1.2知识技能:
精通采购流程，预控能力强，对市场有敏锐的洞察力；具备良好的统筹能力、优秀的沟通及谈判能力；
1.1.3工作经历:
五年以上相关工作经验
1.1.4其他要求：
沟通协调能力及组织能力良好.
1.2职责和权限
1.2.1职责：
1.2.1.1根据公司战略需求寻找、选择、管理商品相关的供应商；
1.2.1.2采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评。
1.2.1.3密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。
1.2.1.4严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
1.2.1.5负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。
1.2.2权限：
采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。
1.3工作内容
1.3.1工作内容见表1
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1
工作内容
A.采购部门的每日早会。
●
30分钟
完成会议所提事项记录
会议记录
B.了解生产状况并确认物料排期状况。
●
30分钟
不影响生产
生产排程
C.协助采购处理异常及急单事务。
●
30分钟
物料及时到达，不影响生产
送货单、异常单
D.查寻部属每日工作完成状况。
●
40分钟
当日事务完成
每日工作事项
E.查阅各供应商的前日的交货状况。
●
40分钟
完成率达标
送货单/入库单
F.审核采购单及报价单。
●
30分钟
审核完成
采购单/报价单
G.与各部门工作协调
●
150分钟
沟通协调无碍
会议记录或电话确认
H.协助处理呆滞库存,降低库存成本.
●
40分钟
减少呆滞库存
库存一览表
I.整理周报,并进行分析.
●
100分钟
完成周报填写
周报
J.分析安全库存,减少原物料库存量.减少积压资金
●
60分钟
库存减少并符合安全库存标准
原物料库存明细表
K.安排专业训练及内部采购作业流程.
●
120分钟
培训考核
签到表
M.完成上级主管临时交代事宜.
●
40分钟
按交代时间点完成
及时回报
1.4．考核
1.4.1考核标准见《总经办绩效考核管理办法》。
1.4.2考核周期为每月一次。
5．岗前培训
5.1岗前培训要求。
见以下附表2
岗前培训要求
序号
岗前培训项目
培训/评审人
评审方式
培训时间
产品专业知识
技术经理
实习报告
26天
工厂内部的操作流程
总（助）经理
实习报告
26天
二、采购专员岗位职责及要求：
2.1岗位资格
2.1.1文化程度:
大专以上文化程度。
2.1.2知识技能:
熟悉产品，熟悉采购流程。
2.1.3工作经历:
四年以上采购工作经验。
2.1.4其他要求：
语言表达能力良好，沟通能力强，有团队协作精神。
2职责和权限
2.1职责：
完成采购任务，包括：
询价、比价、订样、合同谈判、供应商的开发、评估等；
2.2权限：
采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。
3工作内容
3.1工作内容见表1
表1工作内容
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1．
工
作
内
容
A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单
●
0.5H
单据归类存档
档案
B、跟催并确认当、次日所需送的材料。
●
2H
确认并记录于采购单上无遗漏
采购单上的相关确认记录
C、下达订单
●
1H
确认厂商收到订单
订购单
D、新厂商寻找，并寻求报价
●
1H
初步评审后上级确认
报价单、厂商资料
E、寻、比、议价
●
4H
报价单呈上级确认并回传厂商再存档
报价单
F、特殊零配件外购
●
2H
购回并入库
送货单及入库单
G、供应商来料异常处理
●
0.5H
将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施
异常发生报告单
I、订单签回追踪
●
1H
准确确认厂商订单签回并提供厂商交期
签回的订购单
J、异常报告追踪签回
●
1H
厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位
签回之异常报告单
K、月底对帐
●
24H
将核对完成的单据及应付帐款电子档提交财务
对帐单、送货单、入库单、验收单等
L、资料归档
●
1H
资料整齐
所存单据资料
2
部门配合
Q、准时参加公司例会及部门需参加的会议或培训
●
4H
准时出席会议,不迟到.作好记录
会议记录
S、协同相关部门处理维修类或需厂商配合事务
●
4H
沟通无碍
内部联络单
3
其它
T、完成上级交办的事项
●
1H
准时完成无遗漏
汇报完成结果
1.4考核
1.4.1考核标准见《总经办绩效考核管理办法》。
1.4.2考核周期为每月一次。
1.5岗前培训
1.5.1岗前培训要求，见表2。
表2岗前培训要求
序号
岗前培训项目
培训/评审人
评审方式
培训时间
产品专业知识
厂务经理
实习报告
26天
工厂内部的采购作业流程
采购经（副理）
实习报告
26天
三、采购员的岗位职责及要求
3.1岗位资格
3.1.1文化程度:
高中以上文化程度
3.1.2知识技能:
了解产品知识，熟悉采购流程.
3.1.3工作经历:
二年以上相关工作经验
3.1.4其他要求：
熟练使用电脑办公软件.
3.2职责和权限
3.2.1职责：
完成采购订单下达、订单跟催、采购进度跟进等；
3.2.2权限：
采购业务的工作权、供应商维护权、采购计划执行权、供应商评审与供应商谈判权等。
3.3工作内容
工作内容见表1
表1工作内容
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1．
日
常
事
务
处
理
A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单
●
0.5H
单据归类存档
档案
B、跟催并确认当、次日所需送的材料。
●
2H
确认并记录于采购单上无遗漏
采购单上的相关确认记录
C、下达的订单
●
1H
确认厂商收到订单
订购单
D、新厂商寻找，并寻求报价
●
1H
初步评审后呈上级确认
报价单、厂商资料
E、寻、比、议价
●
4H
报价单呈上级确认并回传厂商再存档
报价单
F、特殊物料外购
●
2H
购回并入库
送货单、入库单
G、供应商送料异常处理
●
0.5H
将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施
异常发生报告单
I、订单签回追踪
●
1H
准确确认厂商订单签回并提供厂商交期
签回的订购单
J、异常报告追踪签回
●
1H
厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位
签回之异常报告单
K、月底对帐
●
24H
将核对完成的单据及电子统计表提交财务
对帐单、送货单、入库单、验收单等
M、资料归档
●
1H
资料整齐
所存单据资料
部门配合
L、准时参加公司例会或部门需参加的会议或培训
●
4H
准时出席会议,不迟到.作好记录
会议记录
N、协同相关部门处理维修类或需厂商配合事务
●
4H
沟通无碍
内部联络单
其它
O、完成部门经
升级会员 