采购部管理手册.docx
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采购部管理手册
总则2
第一章ISO程序文件3
采购控制程序3
供应商控制程序5
文件控制程序7
记录控制程序10
第二章采购部组织职责12
第三章采购部组织结构图13
第四章采购部岗位工作标准14
采购经理工作标准14
采购专员工作标准16
采购员工作标准18
第五章三阶文件20
供应商考核办法20
原物料供应商开发管理办法21
第六章表单附件23
总则
1.目的
为规范采购作业,使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间、在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务。
2.范围
规划本部门所辖之组织架构,部门岗位职责以及各类工作流程。
3.采购部质量目标:
原材料检验批合格率≥95%
原料材交货准时率≥98%
第一章ISO程序文件
一、采购控制程序
1目的:
能适地、适时、适价、适质、适量供应生产所需的材料,特制定本程序。
2范围:
凡公司与生产有关之原材料及辅料的采购。
3权责:
4定义:
原物料:
指生产所用原材料(如:
天然胶、硬胶、氧化锌,肥皂水、纸箱等)。
辅料:
指机械维修配件、模具、水电安装维修配件、包装带、办公用品、劳保用品、燃油等。
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
资材部
需求部门
5.1.1资材部生管依《订单一览表》备料的需
求及《原物料安全库存表》的要求对原物料提
出采购申请;
5.1.2各部门将本部门日常所需辅料清单给资
材部,然后由资材部编制《辅料安全库存表》,
资材部统一依《辅料安全库存表》提出采购申
请;
5.1.3提出采购申请需填写《请购单》,经资
材部负责人审核,(助)总经理核准后,交采
购进行采购作业;
《订单一览表》
《原物料安全库存表》
《辅料安全库存表》
《请购单》
5.2
采购部
5.2.1原物料供应商必须是登录在《合格供应
商一览表》内的供应商;
2.2常用的原、辅料采购应有两家以上供应商
选择;
2.3同一物料存在多个合格供应商时,原则上
以采购单价最低的为准。
(特殊情况视当时情
形经(助)总经理批准)
《供应商管理程序》
《合格供应商一览表》
5.3
采购部
(副)总经理
5.3.1采购根据核准的《请购单》,选择适合
的供应商开具《采购单》;
5.3.2《采购单》经(助)总经理核准后,由采
购以传真等有效方式发给供应商;
5.3.3《采购单》上应注明所采购物品名称、
规格、数量、交期等。
5.3.4随同《采购单》相关的其它技术、质量
及包装等要求,在第一批下单采购或要求有变
更时,也需一并发给供应商;
5.3.5对于原物料,《采购单》发给供应商后,
采购应要求供应商回签。
《请购单》
《采购单》
5.4
采购部
5.4.1采购需在要求的交期内跟催供应商生
产送货,
5.4.2当供应商无法满足要求的交期时,采购
须与供应商协调重新确定交期,并将结果知会
生管及其它相关单位,以便调整生产计划。
无
5.5
采购部
资材部
相关部门
5.5.1因业务订单要求、技术要求、质量要求
及其它原因,需变更采购规格、数量或其它要
求时,采购须以书面形式通知供应商配合,并
需取得供应商的回复。
5.5.2采购变更内容或结果必要时需知会到
资材部及其它相关单位;
5.5.3当采购变更内容不被供应商所接受时,
采购须协调相关单位调整生产计划。
《联络单》
5.6
采购部
资材部
品管部
5.6.1供应商按采购要求的时间送货到公司,
交仓库收货,品保部门检验合格后由仓库开具
《原材料入库单》入库;
5.6.2采购物料按要求之数量回厂并检验合
格入库后,该项采购即可结案;
5.6.3因采购变更不再交货之采购单,变更经
供货商认同接受后,该项采购亦可结案。
《检验控制程序》
《仓储管理控制程序》
《原材料入库单》
6补充说明:
无。
7相关文件:
7.1《供应商管理程序》
7.2《检验控制程序》
7.3《仓储管理控制程序》
7.4《合格供应商一览表》
7.5《原物料安全库存表》
7.6《辅料安全库存表》
8相关表单
8.1《订单一览表》
8.2《请购单》
8.3《采购单》
8.4《联络单》
8.5《原材料入库单》
二、供应商控制程序
1目的:
确保供应商能适时、适量、适价地提供符合本公司质量要求的原材料、物料及良好的售后服务。
2范围:
用于向本公司提供生产原物料及辅料供应商的评估、选择及管理。
3权责:
无。
4定义:
无。
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
采购部
5.1.1采购负责利用各种渠道,寻找可能为本公司提供原材料的供应商。
包括:
电话联系、实地了解、朋友介绍、网上查寻等方式;
5.1.2同一原材料、物料应寻找两家或两家以上的供应商,以利选择及互补。
无
5.2
采购部
5.2.1采购采取电话了解、传真《供应商调查表》给供应商自填或实地调查等方式对供应商进行调查,调查情况填写在《供应商调查表》中;
5.2.2采购负责在调查完成的《供应商调查表》中评估栏填写评估意见,同意采用为合格供应时应交(助)总经理核准。
《供应商调查表》
5.3
采购部
5.3.1采购负责将评估为合格的供应商登录于《合格供应商一览表》;
5.3.2《合格供应商一览表》由(助)总经理核准。
《合格供应商一览表》
5.4
采购部
品管部
资材部
5.4.1每月对原材料供应商的进行一次考核评估,依《供应商考核管理办法》执行。
5.4.2每半年对合格供应商进行一次供应商评鉴,可采取传真《供应商评估表》的形式或现场评鉴的方式进行,评鉴结果记录于《供应商调查表》中。
5.4.3对于采购金额每月超20万元人民币或长期合作之原材料供应商,需采取现场评鉴的方式进行。
《供应商考核管理办法》
6补充说明:
无
7相关文件:
7.1《采购控制程序》
7.2《供应商考核管理办法》
8相关表单
8.1《供应商调查表》
8.2《合格供应商一览表》
三、文件控制程序
1目的
为使质量管理体系文件运作有所依据,以确保公司各项质量活动有所准则及记录。
2范围
公司内所有的质量管理体系文件的制订﹑审核﹑核准﹑发行﹑修订﹑保存、归档﹑废止作业。
3权责:
文管中心:
负责文件编号﹑发行﹑保存﹑管制﹑修订﹑废止及各部门文件监督之工作。
各部门:
负责本部门文件制定﹑审核﹑管制﹑修订﹑废止及使用。
4名词定义:
一阶文件:
代码为QM,为公司质量管理体系纲领性文件,指公司的<质量手册>;
二阶文件:
代码为QP,为公司质量管理体系横向联系跨部门的文件,指公司的程序文件;
三阶文件:
为公司质量管理体系纵向落实性文件,凡指公司的管理办法﹑作业指导书、检验规范、物料构成表等指导性文件;
四阶文件:
公司所有记录性表格;
外来文件:
公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的各类外来法律法规、行业标准、规范、技术资料等。
5作业内容
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
制订部门
5.1.1一阶文件《质量手册》由ISO专员拟订;
5.1.2二阶程序文件应由各部门负责人拟订;
5.1.3其它各阶文件由需求部门拟订,各阶文件原稿于总经办文管中心保存;
5.1.4同一类别文件应有统一格式(见《文件编撰管理办法》),不同类别文件可以有不同的格式。
《文件编撰管理办法》
5.2
总经办
各部门
5.2.1文件需有唯一的文件编号及版本;
5.2.2一、二、三、四阶均由文管中心确定编号及版本;
5.2.3文件编号原则见《文件编撰管理办法》。
《文件编撰管理办法》
5.3
(助)总经理
部门经副理/主管
5.3.1一阶文件由管理者代表审核适用性,(助)总经理核准颁布;
5.3.2二阶文件由ISO专员审核、(助)总经理核准;
5.3.3三阶文件由制订部门负责人或制订者上级人员进行审核或核准;
5.3.4四阶文件由该部门记录者直接上级人员审核或核准。
无
5.4
总经办
各部门
5.4.1文管应对所要发行的文件进行确认(如:
文件的格式、文件编号、版本、制订、修改、审核、核准等是否符合要求);
5.4.2文控中心保留原件,需发行时,在原件复印件上盖“文件发行”章,文件改版时旧版需及时收回;
5.4.3所有发行和回收的文件由文管人员在《文件发放/回收记录表》登录并保存。
5.4.4文件缺页、破损、字迹模糊或文件需求份数增加,应由需求部门填写《文件补发申请单》,经核准后向文管中心申请补发。
《文件发放/回收记录表》
《文件补发申请单》
5.5
总经办
各部门
5.5.1所有文件由文管中心列入《文件总览表》,各部门应编制本部门的《文件总览表》;
5.5.2外来文件经相关部门确定后,由文控中心登录并盖“外来文件”章,发给需求部门.(与质量体系或产品无关的外来文件无需管制);
5.5.3所有受控文件不得盗取、外泄、复制。
《文件总览表》
5.6
总经办
各部门
5.6.1由相关部门提出建议,由原制订部门进行文件修订,修订后,需经过原审核、核准级别人员审核和核准后填写《文件变更/废止申请单》后发行;
5.6.2修订后的文件应进行版本的更改,旧版文件应回收到文管中心盖“作废”章废止;
5.6.3其它作业回到流程5.2执行;
5.6.4外来文件最新版本的收集应由各部门主管负责,当外来文件不适用本公司时,部门主管人员可申请废止。
《文件变更/废止申请单》
5.7
总经办
各部门
5.7.1所有质量管理体系文件文件原稿应保存在文管中心,原件上无需盖章;
5.7.2各部门应保存好所签收的文件或本部门的质量记录;
5.7.3文管和部门文件管理人员应制订自已保管的文件清单,以利于文件的核查与保管。
《文件变更/废止申请单》
5.8
总经办
各部门
5.8.1文件修改后,旧版原稿由文管中心盖“旧版文件”章,隔离保存一年后盖“作废”章废止。
5.8.3公司内受控文件应由文管中心及时收回统一盖“作废”章销毁;
5.8.4对外发行的文件更新后,旧版文管不用收回,由其自行销毁;
5.8.5各部门记录性文件,需依《记录管制一览表》规定的保存期限进行保存,超过保存期限才可销毁。
《文件变更/废止申请单》
《记录管制一览表》
6补充说明
6.1暂行文件的发行:
因急需而暂时更改的标准或初稿设计图等,须加盖“暂时发行”章,暂行文件超过有效时间则自动失效,不予回收.
6.2对外发行的文件,由对外接洽的责任部门负责,原则上对外发行的文件不予以回收。
6.3顾客提供的外来文件,如顾客须作旧版回收作业时,由对外接洽的责任部门负责将新版文件交至文管中心,同时文管中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人,由其将旧版文件归还顾客。
7相关文件:
7.1《文件编撰管理办法》
8相关表单:
8.1《文件变更/废止申请单》
8.2《文件发放/回收记录表》
8.3《文件补发申请单》
8.4《文件总览表》
8.5《记录管制一览表》
四、记录控制程序
1目的:
为了质量管理体系运行过程中相关活动记录可以适当管理,以确保为质量管理体系的有效性运行提供证据。
2范围:
公司内所有的质量管理体系的记录、填写、审查、核准、保存、销毁作业。
3权责:
文管中心:
负责表单制定、管理、废止;
各部门:
负责表单制定、填写、审核、管理、废止。
4定义:
无
5作业内容:
序号
权责单位
作业流程图
作业要点说明
相关文件/记录
5.1
总经办
各部门
5.1.1记录表单由所需部门自行制定;
5.1.2表单的编号方式依《文件编撰作业管理
办法》执行;
5.1.3所有的表单都应有唯一编号,同类表单
格式应一样。
《文件编撰作业
管理办法》
5.2
各部门
1.1表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算
机登录;
1.2表单的填写要求真实、清晰、准确、规范
性;
1.3表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地
方,需有本人的签章。
无
5.3
各部门
2.1记录应视其必要性填写制订日期、制表
者、审查或核准;
2.2记录的审核工作由制表者的上一级管理人员审查或核准。
无
5.4
总经办
各部门
3.1文管中心制订出《记录管制一览表》,规
定各种记录的保存期限,由管理者代表核准后
执行。
3.2各部门文员应对本部门的各种质量记录进
行编目录﹑归类﹑标示﹑保存好;
3.4在保存期限内,保存人员应保证质量记录
的完好,不可有丢失﹑损坏﹑变质的现象。
《记录管制一览表》
5.5
总经办
各部门
4.1各部门记录性文件,需依《记录管制一览表》所规定的保存期限进行保存,超过保存期限的才可销毁。
《记录管制一览表》
6补充说明:
无。
7相关文件:
《文件编撰作业管理办法》
8相关表单
《记录管制一览表》
第二章采购部组织职责
采购部部门组织职责
(1) 掌握市场信息,开拓新货源,优化进货渠道,降低采购成本。
(2) 会同仓库、财务部确定合理物资采购量,及时了解库存情况,进行合理采购。
(3) 根据生产计划,制定物料供应计划并实施。
(4) 汇总各部门的采购申请单,编制采购作业计划。
(5) 选择、评估、考核、管理供应商,建立供应商档案。
(6)负责供货合同的评审,签订供货合同。
(7) 建立采购合同,并针对合同执行情况进行监督。
(8) 进行市场观察,评估采购所需物料。
(9) 协助品管部及资材部采购物料的验收和入库工作。
(10) 采购过程中的退、换货工作。
(11) 采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
第三章采购部组织架构
第四章采购部岗位工作标准
一、采购经理工作标准
1.1岗位资格
1.1.1文化程度:
40岁以下,专科及以上学历;
1.1.2知识技能:
精通采购流程,预控能力强,对市场有敏锐的洞察力;具备良好的统筹能力、优秀的沟通及谈判能力;
1.1.3工作经历:
五年以上相关工作经验
1.1.4其他要求:
沟通协调能力及组织能力良好.
1.2职责和权限
1.2.1职责:
1.2.1.1根据公司战略需求寻找、选择、管理商品相关的供应商;
1.2.1.2采购要严格按流程执行并做到货比三家,控制降低采购成本,对供应商进行管理及考评。
1.2.1.3密切与供应商的合作关系,做到投入、细致、深知,达到低价、快速、及时供货。
1.2.1.4严格执行合同管理规定,要按时签订,不得延误,并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
1.2.1.5负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。
1.2.2权限:
采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。
1.3工作内容
1.3.1工作内容见表1
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1
工作内容
A.采购部门的每日早会。
●
30分钟
完成会议所提事项记录
会议记录
B.了解生产状况并确认物料排期状况。
●
30分钟
不影响生产
生产排程
C.协助采购处理异常及急单事务。
●
30分钟
物料及时到达,不影响生产
送货单、异常单
D.查寻部属每日工作完成状况。
●
40分钟
当日事务完成
每日工作事项
E.查阅各供应商的前日的交货状况。
●
40分钟
完成率达标
送货单/入库单
F.审核采购单及报价单。
●
30分钟
审核完成
采购单/报价单
G.与各部门工作协调
●
150分钟
沟通协调无碍
会议记录或电话确认
H.协助处理呆滞库存,降低库存成本.
●
40分钟
减少呆滞库存
库存一览表
I.整理周报,并进行分析.
●
100分钟
完成周报填写
周报
J.分析安全库存,减少原物料库存量.减少积压资金
●
60分钟
库存减少并符合安全库存标准
原物料库存明细表
K.安排专业训练及内部采购作业流程.
●
120分钟
培训考核
签到表
M.完成上级主管临时交代事宜.
●
40分钟
按交代时间点完成
及时回报
1.4.考核
1.4.1考核标准见《总经办绩效考核管理办法》。
1.4.2考核周期为每月一次。
5.岗前培训
5.1岗前培训要求。
见以下附表2
岗前培训要求
序号
岗前培训项目
培训/评审人
评审方式
培训时间
产品专业知识
技术经理
实习报告
26天
工厂内部的操作流程
总(助)经理
实习报告
26天
二、采购专员岗位职责及要求:
2.1岗位资格
2.1.1文化程度:
大专以上文化程度。
2.1.2知识技能:
熟悉产品,熟悉采购流程。
2.1.3工作经历:
四年以上采购工作经验。
2.1.4其他要求:
语言表达能力良好,沟通能力强,有团队协作精神。
2职责和权限
2.1职责:
完成采购任务,包括:
询价、比价、订样、合同谈判、供应商的开发、评估等;
2.2权限:
采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。
3工作内容
3.1工作内容见表1
表1工作内容
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1.
工
作
内
容
A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单
●
0.5H
单据归类存档
档案
B、跟催并确认当、次日所需送的材料。
●
2H
确认并记录于采购单上无遗漏
采购单上的相关确认记录
C、下达订单
●
1H
确认厂商收到订单
订购单
D、新厂商寻找,并寻求报价
●
1H
初步评审后上级确认
报价单、厂商资料
E、寻、比、议价
●
4H
报价单呈上级确认并回传厂商再存档
报价单
F、特殊零配件外购
●
2H
购回并入库
送货单及入库单
G、供应商来料异常处理
●
0.5H
将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施
异常发生报告单
I、订单签回追踪
●
1H
准确确认厂商订单签回并提供厂商交期
签回的订购单
J、异常报告追踪签回
●
1H
厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位
签回之异常报告单
K、月底对帐
●
24H
将核对完成的单据及应付帐款电子档提交财务
对帐单、送货单、入库单、验收单等
L、资料归档
●
1H
资料整齐
所存单据资料
2
部门配合
Q、准时参加公司例会及部门需参加的会议或培训
●
4H
准时出席会议,不迟到.作好记录
会议记录
S、协同相关部门处理维修类或需厂商配合事务
●
4H
沟通无碍
内部联络单
3
其它
T、完成上级交办的事项
●
1H
准时完成无遗漏
汇报完成结果
1.4考核
1.4.1考核标准见《总经办绩效考核管理办法》。
1.4.2考核周期为每月一次。
1.5岗前培训
1.5.1岗前培训要求,见表2。
表2岗前培训要求
序号
岗前培训项目
培训/评审人
评审方式
培训时间
产品专业知识
厂务经理
实习报告
26天
工厂内部的采购作业流程
采购经(副理)
实习报告
26天
三、采购员的岗位职责及要求
3.1岗位资格
3.1.1文化程度:
高中以上文化程度
3.1.2知识技能:
了解产品知识,熟悉采购流程.
3.1.3工作经历:
二年以上相关工作经验
3.1.4其他要求:
熟练使用电脑办公软件.
3.2职责和权限
3.2.1职责:
完成采购订单下达、订单跟催、采购进度跟进等;
3.2.2权限:
采购业务的工作权、供应商维护权、采购计划执行权、供应商评审与供应商谈判权等。
3.3工作内容
工作内容见表1
表1工作内容
序号
工作项目
工作内容
发生频率
需要
时间
完成
标准
记录或报告
每日
每周
每月
其他
1.
日
常
事
务
处
理
A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单
●
0.5H
单据归类存档
档案
B、跟催并确认当、次日所需送的材料。
●
2H
确认并记录于采购单上无遗漏
采购单上的相关确认记录
C、下达的订单
●
1H
确认厂商收到订单
订购单
D、新厂商寻找,并寻求报价
●
1H
初步评审后呈上级确认
报价单、厂商资料
E、寻、比、议价
●
4H
报价单呈上级确认并回传厂商再存档
报价单
F、特殊物料外购
●
2H
购回并入库
送货单、入库单
G、供应商送料异常处理
●
0.5H
将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施
异常发生报告单
I、订单签回追踪
●
1H
准确确认厂商订单签回并提供厂商交期
签回的订购单
J、异常报告追踪签回
●
1H
厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位
签回之异常报告单
K、月底对帐
●
24H
将核对完成的单据及电子统计表提交财务
对帐单、送货单、入库单、验收单等
M、资料归档
●
1H
资料整齐
所存单据资料
部门配合
L、准时参加公司例会或部门需参加的会议或培训
●
4H
准时出席会议,不迟到.作好记录
会议记录
N、协同相关部门处理维修类或需厂商配合事务
●
4H
沟通无碍
内部联络单
其它
O、完成部门经