采购部管理手册.docx

1、采购部管理手册总 则 2第一章 ISO程序文件 3 采购控制程序 3 供应商控制程序 5 文件控制程序 7 记录控制程序 10第二章 采购部组织职责 12第三章 采购部组织结构图 13第四章 采购部岗位工作标准 14 采购经理工作标准 14采购专员工作标准 16采购员工作标准 18 第五章 三阶文件 20 供应商考核办法 20 原物料供应商开发管理办法 21 第六章 表单附件 23 总 则1. 目的 为规范采购作业,使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间、在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务。2. 范围规划本部门所辖之组织架构，

2、部门岗位职责以及各类工作流程。3. 采购部质量目标： 原材料检验批合格率95%原料材交货准时率98%第一章 ISO程序文件一、采购控制程序1目的:能适地、适时、适价、适质、适量供应生产所需的材料，特制定本程序。2范围: 凡公司与生产有关之原材料及辅料的采购。3权责:4定义：原物料：指生产所用原材料（如：天然胶、硬胶、氧化锌，肥皂水、纸箱等）。辅料：指机械维修配件、模具、水电安装维修配件、包装带、办公用品、劳保用品、燃油等。5作业内容:序号权责单位作业流程图作业要点说明相关文件/记录5.1资材部需求部门5.1.1 资材部生管依订单一览表备料的需求及原物料安全库存表的要求对原物料提出采购申请；5.

3、1.2各部门将本部门日常所需辅料清单给资材部，然后由资材部编制辅料安全库存表，资材部统一依辅料安全库存表提出采购申请；5.1.3提出采购申请需填写请购单，经资材部负责人审核，（助）总经理核准后，交采购进行采购作业；订单一览表原物料安全库存表辅料安全库存表请购单5.2采购部5.2.1 原物料供应商必须是登录在合格供应商一览表内的供应商；2.2常用的原、辅料采购应有两家以上供应商选择；2.3 同一物料存在多个合格供应商时，原则上以采购单价最低的为准。（特殊情况视当时情形经（助）总经理批准）供应商管理程序合格供应商一览表5.3采购部(副)总经理5.3.1采购根据核准的请购单，选择适合的供应商开具采购

4、单；5.3.2采购单经(助)总经理核准后，由采购以传真等有效方式发给供应商；5.3.3采购单上应注明所采购物品名称、规格、数量、交期等。5.3.4随同采购单相关的其它技术、质量及包装等要求，在第一批下单采购或要求有变更时，也需一并发给供应商；5.3.5对于原物料，采购单发给供应商后，采购应要求供应商回签。请购单采购单5.4采购部5.4.1 采购需在要求的交期内跟催供应商生产送货，5.4.2当供应商无法满足要求的交期时，采购须与供应商协调重新确定交期，并将结果知会生管及其它相关单位，以便调整生产计划。无5.5采购部资材部相关部门5.5.1因业务订单要求、技术要求、质量要求及其它原因，需变更采购规

5、格、数量或其它要求时，采购须以书面形式通知供应商配合,并需取得供应商的回复。5.5.2 采购变更内容或结果必要时需知会到资材部及其它相关单位；5.5.3 当采购变更内容不被供应商所接受时，采购须协调相关单位调整生产计划。联络单5.6采购部资材部品管部5.6.1供应商按采购要求的时间送货到公司，交仓库收货，品保部门检验合格后由仓库开具原材料入库单入库；5.6.2 采购物料按要求之数量回厂并检验合格入库后，该项采购即可结案；5.6.3 因采购变更不再交货之采购单，变更经供货商认同接受后，该项采购亦可结案。检验控制程序仓储管理控制程序原材料入库单6补充说明：无。7相关文件：7.1供应商管理程序7.2

6、检验控制程序7.3仓储管理控制程序7.4合格供应商一览表7.5原物料安全库存表7.6辅料安全库存表8相关表单8.1订单一览表8.2请购单8.3采购单8.4联络单8.5原材料入库单二、供应商控制程序1目的:确保供应商能适时、适量、适价地提供符合本公司质量要求的原材料、物料及良好的售后服务。2 范围:用于向本公司提供生产原物料及辅料供应商的评估、选择及管理。3 权责: 无。4定义：无。 5作业内容:序号权责单位作业流程图作业要点说明相关文件/记录5.1采购部5.1.1采购负责利用各种渠道，寻找可能为本公司提供原材料的供应商。包括:电话联系、实地了解、朋友介绍、网上查寻等方式；5.1.2同一原材料、

7、物料应寻找两家或两家以上的供应商，以利选择及互补。无5.2采购部5.2.1 采购采取电话了解、传真供应商调查表给供应商自填或实地调查等方式对供应商进行调查，调查情况填写在供应商调查表中；5.2.2采购负责在调查完成的供应商调查表中评估栏填写评估意见，同意采用为合格供应时应交（助）总经理核准。供应商调查表5.3采购部5.3.1采购负责将评估为合格的供应商登录于合格供应商一览表；5.3.2合格供应商一览表由(助)总经理核准。合格供应商一览表5.4采购部品管部资材部5.4.1每月对原材料供应商的进行一次考核评估，依供应商考核管理办法执行。5.4.2 每半年对合格供应商进行一次供应商评鉴，可采取传真供

8、应商评估表的形式或现场评鉴的方式进行，评鉴结果记录于供应商调查表中。5.4.3对于采购金额每月超20万元人民币或长期合作之原材料供应商,需采取现场评鉴的方式进行。供应商考核管理办法6补充说明：无7相关文件：7.1采购控制程序7.2供应商考核管理办法8 相关表单8.1供应商调查表8.2合格供应商一览表三、文件控制程序1 目的为使质量管理体系文件运作有所依据，以确保公司各项质量活动有所准则及记录。2 范围公司内所有的质量管理体系文件的制订审核核准发行修订保存、归档废止作业。3 权责：文管中心：负责文件编号发行保存管制修订废止及各部门文件监督之工作。各部门：负责本部门文件制定审核管制修订废止及使用。

9、4 名词定义: 一阶文件: 代码为QM，为公司质量管理体系纲领性文件，指公司的；二阶文件: 代码为QP，为公司质量管理体系横向联系跨部门的文件，指公司的程序文件；三阶文件: 为公司质量管理体系纵向落实性文件，凡指公司的管理办法作业指导书、检验规范、物料构成表等指导性文件；四阶文件: 公司所有记录性表格；外来文件：公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的各类外来法律法规、行业标准、规范、技术资料等。5 作业内容序号权责单位作业流程图作业要点说明相关文件/记录5.1制订部门5.1.1一阶文件质量手册由ISO专员拟订；5.1.2 二阶程序文件应由各部门负责人拟订；5.1.3其它各阶文件由需求部门拟订

10、,各阶文件原稿于总经办文管中心保存；5.1.4 同一类别文件应有统一格式(见文件编撰管理办法)，不同类别文件可以有不同的格式。文件编撰管理办法5.2总经办各部门5.2.1文件需有唯一的文件编号及版本；5.2.2一、二、三、四阶均由文管中心确定编号及版本；5.2.3文件编号原则见文件编撰管理办法。文件编撰管理办法5.3(助)总经理部门经副理/主管5.3.1一阶文件由管理者代表审核适用性,（助）总经理核准颁布；5.3.2二阶文件由ISO专员审核、 (助)总经理核准；5.3.3 三阶文件由制订部门负责人或制订者上级人员进行审核或核准；5.3.4 四阶文件由该部门记录者直接上级人员审核或核准。无5.4

11、总经办 各部门5.4.1 文管应对所要发行的文件进行确认 (如:文件的格式、文件编号、版本、制订、修改、审核、核准等是否符合要求)；5.4.2 文控中心保留原件，需发行时，在原件复印件上盖 “文件发行”章, 文件改版时旧版需及时收回；5.4.3 所有发行和回收的文件由文管人员在文件发放/回收记录表登录并保存。5.4.4文件缺页、破损、字迹模糊或文件需求份数增加,应由需求部门填写文件补发申请单,经核准后向文管中心申请补发。文件发放/回收记录表文件补发申请单5.5总经办各部门5.5.1所有文件由文管中心列入文件总览表，各部门应编制本部门的文件总览表；5.5.2外来文件经相关部门确定后,由文控中心登

12、录并盖“外来文件”章,发给需求部门.(与质量体系或产品无关的外来文件无需管制)；5.5.3所有受控文件不得盗取、外泄、复制。 文件总览表5.6总经办各部门5.6.1 由相关部门提出建议，由原制订部门进行文件修订，修订后，需经过原审核 、核准级别人员审核和核准后填写文件变更/废止申请单后发行；5.6.2 修订后的文件应进行版本的更改，旧版文件应回收到文管中心盖“作废”章废止；5.6.3 其它作业回到流程5.2执行；5.6.4 外来文件最新版本的收集应由各部门主管负责，当外来文件不适用本公司时，部门主管人员可申请废止。文件变更/废止申请单5.7总经办各部门5.7.1 所有质量管理体系文件文件原稿应

13、保存在文管中心，原件上无需盖章；5.7.2 各部门应保存好所签收的文件或本部门的质量记录；5.7.3 文管和部门文件管理人员应制订自已保管的文件清单，以利于文件的核查与保管。文件变更/废止申请单5.8总经办各部门5.8.1文件修改后，旧版原稿由文管中心盖“旧版文件”章，隔离保存一年后盖“作废”章废止。5.8.3 公司内受控文件应由文管中心及时收回统一盖“作废”章销毁；5.8.4 对外发行的文件更新后，旧版文管不用收回，由其自行销毁；5.8.5 各部门记录性文件，需依记录管制一览表规定的保存期限进行保存，超过保存期限才可销毁。文件变更/废止申请单记录管制一览表 6 补充说明6.1 暂行文件的发行

14、:因急需而暂时更改的标准或初稿设计图等，须加盖“暂时发行”章，暂行文件超过有效时间则自动失效,不予回收.6.2 对外发行的文件,由对外接洽的责任部门负责，原则上对外发行的文件不予以回收。6.3顾客提供的外来文件,如顾客须作旧版回收作业时，由对外接洽的责任部门负责将新版文件交至文管中心，同时文管中心将旧版文件交还给对外接洽的责任部门负责人，由其将旧版文件归还顾客。7 相关文件： 7.1文件编撰管理办法8 相关表单： 8.1 文件变更/废止申请单 8.2 文件发放/回收记录表 8.3 文件补发申请单 8.4 文件总览表8.5 记录管制一览表 四、记录控制程序1目的:为了质量管理体系运行过程中相关活

15、动记录可以适当管理，以确保为质量管理体系的有效性运行提供证据。 2范围:公司内所有的质量管理体系的记录、填写、审查、核准、保存、销毁作业。3权责:文管中心: 负责表单制定、管理、废止；各部门: 负责表单制定、填写、审核、管理、废止。4定义：无5作业内容:序号权责单位作业流程图作业要点说明相关文件/记录5.1总经办各部门5.1.1记录表单由所需部门自行制定；5.1.2表单的编号方式依文件编撰作业管理办法执行； 5.1.3所有的表单都应有唯一编号,同类表单格式应一样。文件编撰作业管理办法5.2各部门1.1 表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算机登录；1.2表单的填写要求真实、清晰、准确、规范性；1.

16、3 表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地方,需有本人的签章。无5.3各部门2.1 记录应视其必要性填写制订日期、制表者、审查或核准；2.2 记录的审核工作由制表者的上一级管理人员审查或核准。无5.4总经办各部门3.1文管中心制订出记录管制一览表，规定各种记录的保存期限，由管理者代表核准后执行。3.2各部门文员应对本部门的各种质量记录进行编目录归类标示保存好；3.4 在保存期限内,保存人员应保证质量记录的完好，不可有丢失损坏变质的现象。记录管制一览表5.5总经办各部门4.1各部门记录性文件，需依记录管制一览表所规定的保存期限进行保存，超过保存期限的才可销毁。记录管制一览表6补充说明：无。7相关文

17、件： 文件编撰作业管理办法8相关表单 记录管制一览表 第二章 采购部组织职责采购部部门组织职责（1）掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购成本。（2）会同仓库、财务部确定合理物资采购量，及时了解库存情况，进行合理采购。（3）根据生产计划，制定物料供应计划并实施。（4）汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。（5）选择、评估、考核、管理供应商，建立供应商档案。（6）负责供货合同的评审，签订供货合同。（7）建立采购合同，并针对合同执行情况进行监督。（8）进行市场观察，评估采购所需物料。（9）协助品管部及资材部采购物料的验收和入库工作。（10）采购过程中的退、换货工作。（11）采购部合同

18、、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。第三章 采购部组织架构第四章 采购部岗位工作标准一、采购经理工作标准1.1 岗位资格1.1.1 文化程度: 40岁以下，专科及以上学历；1.1.2 知识技能: 精通采购流程，预控能力强，对市场有敏锐的洞察力； 具备良好的统筹能力、优秀的沟通及谈判能力；1.1.3 工作经历: 五年以上相关工作经验1.1.4 其他要求：沟通协调能力及组织能力良好.1.2 职责和权限1.2.1 职责： 1.2.1.1 根据公司战略需求寻找、选择、管理商品相关的供应商；1.2.1.2 采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评。1.2.1.

19、3 密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。1.2.1.4 严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。1.2.1.5 负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。1.2.2 权限：采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。1.3工作内容1.3.1工作内容见表1序号工作项目工作内容发生频率需要时间完成标准 记录或报告每日每周每月其他1工作内容A. 采购部门的每日早会。30分钟完成会议所提事项记录会议记录B. 了解生产状况并确认物料排期状况。30分钟不影响生产生

20、产排程C. 协助采购处理异常及急单事务。30分钟物料及时到达，不影响生产送货单、异常单D. 查寻部属每日工作完成状况。40分钟当日事务完成每日工作事项E. 查阅各供应商的前日的交货状况。40分钟完成率达标送货单/入库单F. 审核采购单及报价单。30分钟审核完成采购单/报价单G. 与各部门工作协调150分钟沟通协调无碍会议记录或电话确认H. 协助处理呆滞库存,降低库存成本.40分钟减少呆滞库存库存一览表I. 整理周报,并进行分析.100分钟完成周报填写周报J. 分析安全库存,减少原物料库存量.减少积压资金60分钟库存减少并符合安全库存标准原物料库存明细表K. 安排专业训练及内部采购作业流程.12

21、0分钟培训考核签到表M. 完成上级主管临时交代事宜.40分钟按交代时间点完成及时回报1.4考核1.4.1 考核标准见总经办绩效考核管理办法。1.4.2 考核周期为每月一次。 5岗前培训 5.1 岗前培训要求。见以下附表2岗前培训要求序号岗前培训项目培训/评审人评审方式培训时间产品专业知识技术经理实习报告26天工厂内部的操作流程总（助）经理实习报告26天二、 采购专员岗位职责及要求：2.1 岗位资格2.1.1 文化程度:大专以上文化程度。2.1.2 知识技能:熟悉产品，熟悉采购流程。2.1.3 工作经历: 四年以上采购工作经验。2.1.4 其他要求：语言表达能力良好，沟通能力强，有团队协作精神。

22、2 职责和权限2.1 职责：完成采购任务，包括：询价、比价、订样、合同谈判、供应商的开发、评估等；2.2 权限：采购业务的工作权、供应商管理权、采购计划执行权、供应商评审和合同评审权、与供应商谈判权。3 工作内容3.1工作内容见表1 表1 工作内容序号工作项目工作内容发生频率需要时间 完成标准记录或报告每日每周每月其他1工作内容A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单0.5H单据归类存档档案B、跟催并确认当、次日所需送的材料。2H确认并记录于采购单上无遗漏采购单上的相关确认记录C、下达订单1H确认厂商收到订单订购单D、新厂商寻找，并寻求报价1H初步评审后上级确认报价单、厂商资料E、寻、比、议价

23、4H报价单呈上级确认并回传厂商再存档报价单F、特殊零配件外购2H购回并入库送货单及入库单G、供应商来料异常处理0.5H将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施异常发生报告单I、订单签回追踪1H准确确认厂商订单签回并提供厂商交期签回的订购单J、异常报告追踪签回1H厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位签回之异常报告单K、月底对帐24H将核对完成的单据及应付帐款电子档提交财务对帐单、送货单、入库单、验收单等L、资料归档1H资料整齐所存单据资料2部门配合Q、准时参加公司例会及部门需参加的会议或培训4H准时出席会议,不迟到.作好记录会议记录S、协同相关部门处理维修类或需厂

24、商配合事务4H沟通无碍内部联络单3其它T、完成上级交办的事项1H准时完成无遗漏汇报完成结果1.4 考核1.4.1 考核标准见总经办绩效考核管理办法。1.4.2 考核周期为每月一次。 1.5 岗前培训1.5.1岗前培训要求，见表2。表2 岗前培训要求序号岗前培训项目培训/评审人评审方式培训时间产品专业知识厂务经理实习报告26天工厂内部的采购作业流程采购经（副理）实习报告26天三、采购员的岗位职责及要求3.1 岗位资格3.1.1 文化程度:高中以上文化程度3.1.2 知识技能: 了解产品知识，熟悉采购流程.3.1.3 工作经历: 二年以上相关工作经验3.1.4 其他要求：熟练使用电脑办公软件.3.

25、2 职责和权限3.2.1 职责：完成采购订单下达、订单跟催、采购进度跟进等；3.2.2 权限：采购业务的工作权、供应商维护权、采购计划执行权、供应商评审与供应商谈判权等。3.3 工作内容工作内容见表1表1 工作内容序号工作项目工作内容发生频率需要时间 完成标准记录或报告每日每周每月其他1日常事务处理A、整理并收集前日送货单及入库单、验收单0.5H单据归类存档档案B、跟催并确认当、次日所需送的材料。2H确认并记录于采购单上无遗漏采购单上的相关确认记录C、下达的订单1H确认厂商收到订单订购单D、新厂商寻找，并寻求报价1H初步评审后呈上级确认报价单、厂商资料E、寻、比、议价4H报价单呈上级确认并回传

26、厂商再存档报价单F、特殊物料外购2H购回并入库送货单、入库单G、供应商送料异常处理0.5H将品管开出的异常单传至厂商并追踪厂商完成纠正预防措施异常发生报告单I、订单签回追踪1H准确确认厂商订单签回并提供厂商交期签回的订购单J、异常报告追踪签回1H厂商签回异常报告单并将厂商处理结果的信息提供给各相关单位签回之异常报告单K、月底对帐24H将核对完成的单据及电子统计表提交财务对帐单、送货单、入库单、验收单等M、资料归档1H资料整齐所存单据资料部门配合L、 准时参加公司例会或部门需参加的会议或培训4H准时出席会议,不迟到.作好记录会议记录N、协同相关部门处理维修类或需厂商配合事务4H沟通无碍内部联络单其它O、完成部门经