商务信函范文英文格式.docx
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商务信函范文英文格式
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商务信函范文英文格式
篇一：
英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：
信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
（1）信头Theheading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate
方便以后查信使用。
Yourref:
（你方编号）ourref:
（我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。
为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。
比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。
（3）信内地址Theinsideaddress
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
（4）称谓Thesalutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。
（5）开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
（6）正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
（7）结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”
等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
（8）结束语Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司，谦称则常用：
YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：
Yourssincerely，sincerelyyours等。
需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
（9）签署Thesignature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有：
chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），
headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（10）、附件enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。
例如：
encls:
2Invoices
enc.:
1b/Lading
（11）其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.（postscript的缩写）引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期may,20,1998,收信人mach&.welson，
地址340camedleAveKemlworttl，n.T,
注意Attn：
mr.Jackg.Johnson
schARFmAnbRos.Inc
cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones
信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750
sauco393FRonTsTReeT
TeLex:
96-7725hempsTeD
newYoRK11550
称呼Dearsirs。
ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。
信文：
weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。
p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。
信尾谦称Verytrulyyours，
公司名称schRTFmAnbRos.Inc.
签字
写信人姓名michaelseharfmah
写信人职务manager
发信人及打字员ms／am
附件encl.one
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：
写日期时，请注意以下几点：
a.年份要写完整，不能用03代替20XX。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。
写地址要注意：
一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇二：
1.英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：
信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
（1）信头Theheading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate
方便以后查信使用。
Yourref:
（你方编号）ourref:
（我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。
为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。
比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。
（3）信内地址Theinsideaddress
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打（:
商务信函范文英文格式）印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
（4）称谓Thesalutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。
（5）开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
（6）正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
（7）结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
（8）结束语Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司，谦称则常用：
YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：
Yourssincerely，sincerelyyours等。
需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
（9）签署Thesignature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有：
chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），
headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（10）、附件enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。
例如：
encls:
2Invoices
enc.:
1b/Lading
（11）其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
1.写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。
2.写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。
3.为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
4.为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
5.如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.（postscript的缩写）引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期may,20,1998,收信人mach&.welson，
地址340camedleAveKemlworttl，n.T,
注意Attn：
mr.Jackg.Johnson
schARFmAnbRos.Inc
cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones
信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750
sauco393FRonTsTReeT
TeLex:
96-7725hempsTeD
newYoRK11550
称呼Dearsirs。
ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。
信文：
weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。
p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。
信尾谦称Verytrulyyours，
公司名称schRTFmAnbRos.Inc.
签字
写信人姓名michaelseharfmah
附件encl.one
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：
写日期时，请注意以下几点：
a.年份要写完整，不能用03代替20XX。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。
写地址要注意：
一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇三：
英语商务信函范文
建立办事处establishmentofnewbranch
Dearmr./ms,
owingtothelargeincreaseinthevolumeofourtradewiththiscountrywehavedecidedtoopenabranchhere,withmr.wangLoasmanager.Thenewbranchwillopenon1stmarchandfromthatdateallordersandinquiriesshouldbesenttomr.wangLoattheaboveaddress,insteadoftoourLondonoffice.
wetakethisopportunitytoexpressourthanksforyourcooperationinthepast.wehopethenewarrangementswillleadtoevenbetterresults.
Yoursfaithfully
歇业Discontinuationofbusiness
Dearmr/ms,
withthedemolitionofourpremisesattheaboveaddressunderaredevelopmentscheme,thepartofourbusinesscarriedontherewillbediscontinuedaftertheendofoctober.
onmonday,1stoctober,weareholdingaclosing-outsale.stockonhandwillbeclearedregardlessofcost.Therewillbesubstantialreductionsinalldepartmentsand
insomecases,priceswillbemarkeddownbyasmuchasonehalf.
stocktobeclearedisuivaledinbothvarietyandquality.Asthesaleislikelytobewellattended,wehopeyoumakeapointofvisitingthestoreasearlyaspossibleduringtheopeningdays.
Yoursfaithfully
更改名称和地址changeofnameandaddress
Dearmr./ms,
Atourcompanymeetingon4september,itwasdecidedthatthenameofourcompanywouldbechangedtocnmIecLeeco.Atthesametime,itwasdecidedtomovethecompanyfromtheaboveaddresstono3-6broadwaystreet.
wewillappreciateyourinformingtheappropriatedepartmentsofthesechanges.
Yoursfaithfully
新的任命newappointment
Dearmr./ms,
wewishtonotifyyouthatmr.Robertsmart,whohasbeenourrepresentativeinsouthwestenglandforthepastsevenyearshasleftourserviceandthereforenolongerhasauthoritytotakeordersorcollectaccountsonourbehalf.
wehaveappointedmr.Fredpetersoninhisplace.mr.petersonhasformanyyearsbeenonoursalesforceandisthoroughlyfamiliarwiththeneedsofcustomersinyourarea.wetrustyouwillhavegoodcooperationfromhim.
Yoursfaithfully
公司的建立与重组establishmentorreorganizationofcompanyDearmr./ms,
wearepleasedtoannouncethatasof1stJuneourfirmwillmergewithD&wco.ofthistowntoformthenewfirmofcn/cwco.Thenewfirmwillcarryonbusinessat6RuedeToqueville,Tripoli,towhichaddresspleasesendallcommunicationsafter31stmay.
weappreciatetheconfidenceyouhaveplacedinusinthepastandlookforwardtocontinueddealingswithyou.
Yoursfaithfully
咨询consultation
Dearmr./ms,
wearemuchconcernedthatyoursalesinrecentmonthshavefallenconsiderably.Atfirstwe
thoughtthismightbeduetoaslackmarket,butonlookingintothemattermoreclosely,wefindthatthegeneraltrendoftradeduringthisperiodhasbeenupwards.
Itispossiblethatyouarefacingdifficultiesofwhichwearenotaware.Ifso,wewouldliketoknowwhatwecandotohelp.we,therefore,lookforwardtoreceivingfromyouadetailedreportonthesituationandsuggestionsastohowwemayhelpinrestoring
oursalestotheirformerlevel.
Yoursfaithfully
道歉与解释Apology&explanation
Dearmr./ms,
wearesorrywecannotsendyouimmediatelythecatalogueandpricelistforwhichyouaskedinyourletterofmarch10.suppliesareexpectedfromtheprintersintwoweeksandassoonaswereceivethem,wewillsendyouacopy.
Yoursfaithfully
Dearmr./ms,
IwasveryconcernedwhenIreceivedyourletterofyesterdaycomplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeencompletedbythedatepromised.
onreferringtoourearliercorrespondence,
findthatIhadmistakenthedateforcompletion.ThefaultisentirelymineandIdeeplyregretthatitshouldhaveoccurred.
Irealize
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