ERP系统PM模块运行管理制度.docx

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ERP系统PM模块运行管理制度

润滑油公司ERP系统PM模块运行管理制度

1目的

ERP工厂维护（PM）模块包括了设备维修项目管理、日常设备基础资料管理等功能。

为了规范工厂维护模块的运行管理，明确各项管理流程，保证设备管理及维修所需数据的及时、准确录入，实现与财务成本、物装模块的有效集成，确保ERP系统的有序运行，推动润滑油分公司设备管理工作的信息化，根据PM模块的相关功能，结合日常设备维护维修管理工作的实际需要，特制订本规定。

2适用范围

2.1适用于润滑油分公司机关及直属单位设备及固定资产的日常管理。

其中，对修理费用的管理与使用应遵守润滑油分公司有关检维修费用管理制度及内控制度的规定。

2.2适用于润滑油分公司机关及直属单位的设备技术档案管理工作；

2.3适用于各生产装置和专业中心的设备资产及工厂区域发生的日常维修和计划检修；

2.4适用于检修部门的检修过程管理；

2.5适用于一般维修费和大修费的控制；

2.6创建功能位置、设备、BOM、工作中心、供应商、版本、分类、特性、故障码、原因码等的主数据；

2.7创建通知单，工单并审批、下达工单；

2.8创建月度检修计划、年度大修计划、装置停工计划和临时抢修计划，审批、下达各计划内工单。

2.9创建预防性维护项目、维护计划，调用计划，生成工单；

2.10工单的结算规则、技术完成工单、工单财务结算、业务完成工单。

3名词解释

3.1主数据：

指在SAP系统中某一用户所能够执行的操作及所能访问的数据，包括工作中心、功能位置、设备、BOM、任务清单、供应商等数据。

3.2外委服务供应商：

指的是设备维修工程承包商（施工单位）。

3.3工单类型：

指在SAP系统中按设备维修业务范围划分的类型，RH01型工单为润滑油日常维修维护，包括自修及保运工单；RH02型工单为润滑油计划维修工单。

4职责

4.1公司安全生产部

4.1.1贯彻执行上级主管部门制定的规章制度，负责设备模块全过程管理。

4.1.2负责公司设备维修计划的上报和审批下达。

4.1.3负责公司修理费用的统计上报和维修费分析。

4.1.4负责公司设备技术状况、设备事故及故障的汇总和分析。

4.1.5负责维护机关设备主数据维护，如功能位置、设备、分类、特性、工作中心、外委服务供应商等。

4.2公司科技开发部

4.2.1负责SAP系统正常、安全运行和提供技术支持。

4.2.2负责SAP系统客制需求开发。

4.3公司财务资产部

4.3.1根据公司安全生产部提供的修理费用分解指标，在SAP系统中对公司各直属单位相关成本中心下达修理费用预算指标。

4.3.2负责公司机关设备维修费用对维修工单直接记账，结算工单到相应的成本中心；负责保运付款工单的收货；负责发票校验。

4.4公司物资供应部

4.4.1负责公司各直属单位设备备品配件的编码上报。

4.4.2负责公司机关设备维修工单物料的采购、收发料及配送。

4.5分公司（中心）安全生产技术部（固定资产管理部门）

4.5.1负责本单位SAP系统正常、安全运行和提供技术支持。

4.5.2主管负责人负责本单位PM模块的使用和管理；审批功能位置、设备、测量点、分类、特性、工作中心、外委服务供应商等主数据的维护申请表；按管理要求审批相应的维修工单。

4.5.3专业管理人员负责提供分类、特性、工作中心、外委服务供应商等主数据维护申请表；负责审核设备员提供的功能位置、设备、测量点等主数据的维护申请表；按管理要求审批相应的维修工单。

4.5.4主数据维护员负责在系统维护功能位置、设备、分类、特性、工作中心、外委服务供应商等主数据，并在主数据维护申请表上签字确认。

4.6分公司（中心）财务部

4.6.1根据本单位安全生产技术部提供的修理费用分解指标，在SAP系统中对本单位相关成本中心下达修理费用预算指标。

4.6.2负责结算工单到相应的成本中心；负责保运付款工单的收货；负责发票校验。

4.7分公司（中心）物资供应中心

4.7.1负责设备维修工单物料的采购、收发料及配送。

4.7.2负责设备备品配件的编码上报。

4.8分公司（中心）生产、作业部门（固定资产使用部门）

4.8.1设备员负责提供功能位置、设备、测量点等主数据维护申请表。

4.8.2设备员负责填写设备备件清单申请表，经车间设备主任批准后在系统中维护设备备件清单。

4.8.3设备员负责在系统中及时创建设备故障维修通知单，根据审批意见创建维修工单和打印工单，工单审批下达后，负责监控工单的执行。

4.8.4设备员负责因计划变更增加、减少物料时在系统中修改工单的操作；工单执行完毕后负责记录维修历史数据，技术性完成工单及完成通知单。

4.8.5设备员负责建立预防性维修的任务清单、维护策略和维修计划并调用计划生成工单。

4.8.6设备主任负责本车间PM模块的正常运行，负责审核设备员提出的主数据维护申请表；负责审批通知单和维修工单。

5系统说明及总体操作要求

5.1所有用户应严格按岗位操作手册规定，进行本职范围的正确操作。

5.2各单位应明确PM模块涉及的系统操作各岗位人员（以下简称岗位人员）的责任制，包括所管辖设备范围、在ERP系统中具体的工作职责,保证系统操作流程中各环节的紧密相扣，防止脱节和重叠情况的发生。

5.3所有岗位人员必须经PM操作培训并考试合格后方可独立进入系统进行操作。

5.4遇到岗位人员病假、出差等无法按时完成正常的系统操作情况时，当事人应报主管领导同意后，确定相应临时替代人员。

5.5当岗位人员因岗位调动等引起管理范围、审核权限等责职变化情况，所在单位必须及时提出权限变更申请，进行相应权限的变更，保持岗位职能与系统权限相互对应一致。

5.6各直属单位应成立ERP技术支持中心，挂靠在安全生产技术部部门，ERP系统的具体维护归口由ERP技术支持中心人员负责（公司ERP技术支持由科技开发部部负责）。

在系统运行过程中，根据实际业务工作情况，需要进行有关权限变更、系统配置变更、报表开发修改等工作时，由业务需求单位或部门提出申请，经本部门主管领导同意后报技术支持中心。

5.6.1对于权限变更需求，由各直属单位主管领导审批后，交ERP技术支持中心统一进行系统的维护；

5.6.2对于系统变更需求，由ERP技术支持人员在系统中进行配置，经ERP技术支持中心主管审

批后交ERP技术支持中心传输到生产系统中；

5.6.3对于报表开发及修改需求，由ERP技术支持人员确认后填写开发申请表，经报表使用部门主管审批、ERP技术支持中心主管批准后，由ERP技术支持中心人员进行开发修改。

5.7各级岗位人员应严格按责职分工和岗位手册要求，进行系统中的各项操作，达到修理项目和设备基础数据的控制管理。

5.8各岗位人员工作日期间至少上、下午各一次进入系统进行查询，审核、修改属本职范围的通知单、工单、外委服务采购订单，及时完成各自业务处理，避免通知单、工单、外委服务采购订单的流转脱节，影响设备的正常维修或费用结算等。

5.9审核修改通知单、工单等操作时，各岗位人员首先需仔细判别确认所打开通知单、工单等是否属本岗位管理范围的设备，并确认所打开通知单、工单的状态为本岗位职责处理的状态。

发现问题必须及时向ERP技术支持中心汇报以便修正。

严禁对不属于本岗位管理范围的通知单、工单和不属于本岗位处理的通知单、工单状态进行操作修改。

5.10在系统操作过程中，若遇操作权限与本职范围不相符时，应及时报告主管领导和ERP支持中心，不得进行超出本职工作外的操作，否则，将对引起的后果承担责任。

5.11创建通知单、工单应核对成本中心、计划员组等，确保正确无误，以保证设备维修历史记载的正确、费用分摊归属合理。

6主数据维护流程和要求

6.1数据是ERP系统正确平稳运行的基础，必须确保系统中的各类数据准确、真实、及时、有效。

PM模块主数据量庞大，涉及的资料档案较多，收集时间紧迫，系统中的数据难免会存在各种的数据错误，要求各级设备资产管理人员在使用PM模块功能过程中，应时刻留意检查各类数据的正确性，发现错误必须按主数据维护流程及时提报、修正。

6.2为保证系统中信息的正确完整性，主数据的变更一般应在技术对象实际发生变化后一月内完成，在此期间，若遇设备需修理，则应首先完成在系统中的主数据变更维护。

6.3功能位置主数据维护流程

6.3.1设备员按要求填写功能位置主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.3.2安全生产技术部专业管理人员签字确认，主管负责人批准。

6.3.3ERP主数据维护员在系统建立和修改功能位置主数据，设备员对维护好的功能位置进行复核，复核无误后在维护申请表签字确认。

6.3.4为了便于设备与固定资产的统计与分析管理，所有非生产性的实物资产应看作为设备对象归档，因此应建立在所有的固定资产建立相应的功能位置。

6.4设备主数据维护流程

6.4.1设备员按要求填写设备主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.4.2安全生产技术部专业管理人员签字确认，主管负责人批准。

6.4.3ERP主数据维护员在系统建立和修改功能位置主数据，设备员对维护好的功能位置进行复核，复核无误后在维护申请表签字确认。

6.4.4所有非生产性实物资产原则上应以一个固定资产号作为一台设备对象进行归档及管理。

6.4.5关于阀门设备的划定原则：

6.4.5.1根据股份公司《设备分类标准》，仅关键及特殊阀门列为设备，且范围由企业自定。

6.4.5.2安全阀列应为设备，并在设备主档等相关的数据收集表格中录入相应的内容。

。

6.4.5.3根据原有管理状况，所有拥有独立设备位号的阀门列为设备进行管理，在设备主档等相关的数据收集表格中录入相应的内容。

6.4.5.4对于没有设备位号，按照6.4.5.1条，如企业自定为设备的，应视作设备进行管理，并录入相应的资料内容。

6.4.5.5除上述三种情况外的阀门则作为管道配件进行管理，不作为设备。

6.4.5.6作为设备的阀门，与其所在的管线安装在同一功能位置，即管线与阀门共用同一个功能位置。

如果管线已经编制好功能位置，则阀门套用管线的功能位置，如果阀门所在管线未设定功能位置，则需补充功能位置。

6.5备品配件清单（BOM）主数据维护流程

6.5.1设备员按要求填写备件清单主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.5.2设备员在系统建立和修改备件清单主数据。

6.5.3对物资编码库没有编码的备件，由设备员提出物料主数据创建申请，设备主任批准，提交MRO创建物料主数据；备件清单主数据维护完成后，再由设备主任复核（物资编码详见MRO管理制度）。

6.6分类和特性主数据维护流程

6.6.1设备员按要求填写分类或特性主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.6.2安全生产技术部主管负责人批准，报安全生产部审批。

6.6.3安全生产部ERP主数据维护员在系统建立和和修改分类或特性主数据，维护好后设备员进行复核。

6.7测量点主数据和计量凭证维护流程

6.7.1设备员按要求填写测量点和计量凭证主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.7.2安全生产技术部主管负责人批准。

6.7.3ERP主数据维护员在系统建立和修改测量点和计量凭证主数据，维护好后设备员进行复核。

6.8工作中心主数据维护流程

6.8.1设备员按要求填写工作中心主数据维护申请表，设备主任签字确认。

6.8.2安全生产技术部主管负责人批准。

6.8.3ERP主数据维护员在系统建立和和修改工作中心主数据，维护好后设备员进行复核。

6.8.4有协议保运的外部维修供应商（或与企业有长期合作关系者）可以设置为工作中心，非协议保运单位的外部维修供应商（如维修一次，费用结算一次的）统一设置为一个工作中心，通过PM03工序中的供应商编号来区分。

6.9任务清单主数据维护流程

6.9.1设备员按要求填写任务清单主数据申请表，设备主任签字确认。

6.9.2安全生产技术部主管负责人批准。

6.9.3ERP主数据维护员在系统建立和和修改任务清单主数据，维护好后设备员进行复核。

6.10供应商主数据维护流程

6.10.1安全生产技术部专业管理人员按要求填写供应商主数据维护申请表，部门主管签字确认。

6.10.2提交本单位财务部门补充完善供应商编号等信息，经财务部门领导审批签字。

6.10.3ERP主数据维护员在系统建立和和修改供应商主数据维护，安全生产技术部专业管理人员进行复核。

6.10.4如财务部门没有供应商编号信息，按《润滑油分公司ERP系统PM模块主数据运行管理制度》执行。

7日常维修业务流程和要求

7.1通知单的编制

7.1.1通知单用于记载设备故障、缺陷情况以及各级人员审核意见、验收和维修情况等的记录。

7.1.2各生产作业部、专业中心及承包维修保运等单位在生产过程中或对设备运行状况进行巡检时，当发现故障隐患，应及时通知设备使用单位设备员或设备主管到现场进行确认，由设备员创建故障报告通知单（M2），及时输入现场缺陷发生的时间、对象（装置或设备）、故障情况、报告人、影响程度等数据。

7.1.3如果设备需要修理并具备检修条件，则应将通知单的系统状态由“建立”改为“处理”状态，如果故障不影响生产或不具备立即处理检修条件，则应将通知单的状态改为“延期”状态，待具备检修条件后，再对“延期”的通知单进行处理。

7.1.4各生产作业部、专业中心设备管理人员负责严格遵照设备维护保养的周期要求按时创建维护请求通知单（M1），输入要求维护时间、对象（装置或设备）、维护内容要求、报告人、影响程度等数据，同时根据现场情况及时将通知单转化为工单，安排检修单位进行维护。

7.1.5各生产作业部、专业中心设备管理人员负责对直接生成的或由预防性维护计划生成的工单建立作业报告通知单（M3），同时完善检修处理情况、故障原因分析等相关信息。

7.1.6通知单既是设备故障缺陷记录，更是作为设备检修记录存档并作为设备技术状况统计分析基础数据，因此每次设备维修任务结束后，必须将相关信息情况（故障开始与结束时间、检修验收情况、故障原因分析、试车记录、检修记录等）录入对应的通知单，并完成通知单。

7.1.7各分公司（中心）应建立相应经济责任制考核细则，定期检查，如有未将相关信息或将无效信息录入系统的情况，一律按经济责任制进行考核。

7.2工单的分类与使用

7.2.1工单是PM模块运行的基础，为了便于统计和分析，要求工单只能以设备资产为对象，原则上不允许只对功能位置开具工单。

如果发现设备及相关的功能位置等基础数据没有建立或信息有误，须及时按主数据维护流程提出维护需求进行建立或改正。

对于道路、房屋、构筑物等非生产性实物资产应作为设备对象建档及管理。

7.2.2工单用于各种维修项目申报及审批、执行过程的流转。

润滑油分公司PM模块的工单类型分为二种。

具体类型及使用范围规定如下：

RH01-润滑油日常维修工单，适用于日常的、临时性维修。

RH02-润滑油计划维修工单，适用于计划性维修、周期性维修。

7.2.3各相关单位必须确保系统统计和分析数据的及时性、真实性、准确性、有效性，要求所有设备资产的检维修保养任务都必须以设备资产为技术对象，并按本运行规定及岗位操作手册等相关的ERP制度要求，以通知单和工单的形式录入ERP系统，同时也要杜绝无效信息进入系统。

如有未将维修任务及相关的检修信息或无效信息录入系统的情况，一律按经济责任制进行考核。

7.3工单的创建

7.3.1各生产作业部、专业中心设备管理人员负责将相应通知单转化为相应类型的工单安排检维修施工。

7.3.2各生产作业部、专业中心设备管理人员负责各类计划项目的直接创建，并月度计划项目工单选用正确的版本。

7.3.3各生产作业部、专业中心设备管理人员负责建立周期性维护项目及维护计划，经审核后启动计划，并对到期由系统自动生成的计划工单提交审核，以便交付现场实施。

7.3.4对于需要长周期订货的物资需求计划，在系统中需要提前编制工单，并书面通知安全生产技术部及相关领导，便于及时审批。

7.3.5设备管理人员在填写工单时应该按照工单分类要求选择相应的工单类型,并如实填写工单增强中的TnPM管理措施。

对于工单增强中的HSE安全措施，由各生产作业部、专业中心的安全员在打印后的工单中核实、补充相关措施内容并手工签名确认。

7.3.6工单上必须如实填写施工工序，如果需要更换材料的还要在组件选项中选择对应的物资。

组件选项（BOM）中没有该项物资的，设备员应该在系统中查找相应的物资编码，系统内确实没有物资编码的按照有关制度和流程进入物供中心提供的物料和需求计划管理（MPM）系统进行查询或新增物资编码的申请工作。

设备员在申请到新的物资编码后应及时维护设备的BOM数据。

7.3.7各设备员或维修计划员在编制外委项目工单时，对于外委的工序应先在工序卡片中维护一条总项（可直接采用系统自动生成的缺省工序），并将该工序的工作中心改为“WWFW1”，控制码改为PM03，然后再到外部服务内容子页详细填写具体的维修工作子工序内容及数量、单位、估算单价等，同时填写服务采购组和服务采购组织,选择合适的服务供应商（施工单位）。

7.3.8工单编制完成后，各生产作业部、专业中心设备员应将工单的用户状态改为“待审”。

7.3.9对于节假日及夜间发生的突发性生产设备故障等紧急抢修的项目，原则上允许线下经审批同意后安排抢修。

发生物料需求的，可凭《抢修工程临时领料表》（附录1）到物资供应中心借料。

同时必须按以下原则及时在ERP系统中补充相应信息：

a）对于不发生物料组件需求的抢修任务，必须在抢修项目完成后三个工作日内在系统中补充并完成作业报告通知单；

b）对于发生物料组件需求的抢修任务，必须在抢修项目完成后三个工作日内在系统中完成补开工单及补充完善作业报告通知单，同时必须在抢修项目完成后五个工作日内经各级审批并达到工单下达状态。

7.3.10技改技措和设备更新项目，润滑油品、劳保用品、包装材料以及单价低于2000元、使用寿命低于一年的工具、焊条、办公用品等低值易耗品不得列入工单。

所有类型工单的物料组件需求必须为甲供材料，乙供材料不允许在工单出现。

应确保已列入承包保运协议内的费用不得进入工单的成本。

7.3.11各部门非生产性设备资产的检修维护任务，按原有模式出具书面通知单并经本部门主管领导审核签字后，由安全生产技术部专业管理人员录入ERP系统。

7.3.12对于科研部门维修工单，在创建工单时应先确定内部定单号，同时更改系统中PM工单缺省设置的结算规则，将PM的工单结算规则改为设备成本中心和CO科研项目的内部订单，结算时工单的成本费用真实过帐到成本中心，同时统计过帐到CO科研项目的内部订单中。

7.4工单的审批与下达

7.4.1各生产作业部、专业中心主管设备领导负责各个类型工单的进行一级审核（审1）；对于不发生费用需求的内部维修工单进行一级审核（审1）后，可以下达。

7.4.2安全生产技术部专业管理人员负责按管理要求对费用需求的内部维修工单和外委工单进行二级审核（审2）以及对进行采购申请；安全生产技术部主管对费用需求的内部工单和外委工单进行三级审核（审3）后，可下达。

对涉及到内控制度权限要求的工单还需提交有关领导审批。

7.4.3各生产作业部、专业中心设备管理人员负责对所有内部维修工单的打印分发。

7.4.4安全生产技术部专业管理人员负责对外委工单进行打印分发。

7.4.5对费用需求的内部维修工单和外委工单需打印一式四份，安全生产部、设备所在单位、MM模块、施工单位各一份。

7.4.6各级管理人员必须及时完成工单的审核，应对工单中的项目、材料和工程量的准确性负责，保证工单的审核质量。

工单的下达只是确认项目实施的必要性。

在审批工单的过程中各级审核人员如果对工单中的某些项目持有异议，应及时与工单编制人沟通联系，并直接对工单内容进行必要的修改。

若不同意工单实施，应通知相关工单编制人按工单报废流程进行删除。

7.4.7各单位必须严格控制修理费年度指标的使用进度。

必须优先确保特种设备以及安全阀、计量器具、仪器仪表等强制性定检项目的费用。

7.4.8已下达的工单计划，执行过程中需要进行材料变更，必须进行重审重批。

在SAP系统中，“重审”由车间设备员或技术员进行操作，“重批”只执行安全生产技术部一个级别的审批。

7.5工单的报废删除

7.5.1各生产作业部、专业中心及相关部门应规范本单位的工作，谨慎操作，杜绝各种错误，禁止随意删除工单中的物资需求和外委工序，减少数据冗余，保障ERP系统各类数据准确、及时、有效。

安全生产技术部要定期对工单计划的准确率进行考核。

当发生工单必须作废的情况，要区分不同情况进行处理：

a）对于日常故障维修工单（RH01）、计划维修工单（RH02），如果是在审批过程需要废除的，负责审核的人员应在工单描述短文本后加注“作废”字样，并在工单描述长文本中详细写明作废删除原因；同时通知相关设备员按《工单状态修改单》（附录2）格式填写工单删除情况，写明删除原因并经本部门有关领导审批后，再在系统中设置删除标识，同时将《工单状态修改单》存档。

b）若工单已下达执行，委托单位在作废前首先询问物资供应中心是否发货或订货，若已订货，则需向物资供应中心提供书面作废证明。

物资供应中心若未发货或订货，则由委托单位书面通知物供中心终止相关的发货或订货，并按《工单状态修改单》格式填写工单删除情况，并经本部门有关领导审批后，再在系统中设置删除标识，同时将《工单状态修改单》存档。

c）若工单已发料，则必须先根据物资供应中心ERP运行管理规定的退料程序进行退料，然后按《工单状态修改单》格式填写工单删除情况，并经本部门有关领导审批后，再在系统中设置删除标识，同时将《工单状态修改单》存档。

7.6工单的实施

7.6.1各生产作业部、专业中心设备管理人员负责对工单执行的过程进行控制、跟踪。

7.6.2工单是领料发料的有效凭证。

领料单位凭盖有安全生产技术部计划专用章的工单到物资供应中心领料，然后进行施工。

7.6.3每次领料后，设备员应及时检查工单的实际领料与系统中的发料情况是否一致。

如发现实际领料与系统中的发料不相符，则需要与物装中心联系，以便补充发料或退料。

7.6.4检修施工材料原则上均要求由领料单位在物资供应中心领料（甲方供料）。

但允许零星的乙方供料，如土木建筑维修项目所需各类材料（如黄沙、水泥、木材、小五金等），可遵照润滑油公司既有的检维修工程项目管理制度具体执行。

7.6.5施工过程中如需修改检修工序或变更用料，则应以子工单的方式重新开具补充工单。

由施工单位通知委托单位，经确认后，由委托单位设备员创建原有工单的子工单，填报增加的工序或物料组件，并在子工单描述长文本中说明变改原因，然后递交单位主管领导及安全生产技术部相关专业主管人员审核审批，经下达后打印子工单并由机动部计划人员盖章进行领料。

紧急情况，可经委托单位同意，物资供应中心按生产急需，先行借料。

事后由委托单位设备员按子工单的方式补开工单，按设备管理制度提交逐级审批及下达后，通知物资供应中心进行相应的系统操作。

7.7完工后的处理

7.7.1施工结束后，各生产作业部、专业中心设备管理人员到现场进行施工验收。

验收合格后，仍按润滑油公司原有管理模式在ERP系统外进行现场签证结算。

施工单位编写书面的现场工程量签证单，连同编制好检修记录一起交委托单位及安全生产技术部专业人员审核，然后编制工程结算书一起送交安全生产技术部汇总。

7.7.2各生产作业部、专业