采购部管理制度.docx
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采购部管理制度
采购部
管理制度
一、物资采购管理制度
1、物资采购应遵循的原则
(1)物资采购必须认真贯彻计划采购的原则,严禁无审批采购和无 计划采购。
(2)物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求,按生产进度及时组织进货。
(3)采购的物资质量应符合国家标准,行业标准或双方签定的合同标准。
(4)采购物资的价格应符合货比三家,质优价廉的原则。
(5)采购物资的渠道,应贯彻先近后远,先厂家,后供应商的原则,杜绝假货、劣货的购进。
2、物资采购计划的编制、审批
(1)各车间日常物资需要在每月25号前编制出下月采购计划,经仓库保管签字后报生产部审核。
(2)车间每周五向生产部报下周急需物资计划,周、月计划要填写清楚:
规格、型号、数量、需要日期。
(3)由各车间到仓库核对,经仓库保管员签字后,报生产部,由生产部审核后,以物资申请单的形式报主管生产副总经理批准,转采购部(生产总监不在时,于26号报采购部)。
(4)属于办公用品通讯器材,由各部门经理审批后,转采购部。
(5)各部门所需的物品,由各分管主管审批后转采购部。
(6)因无计划而影响生产由计划提报部门负责,有计划而未及时进货的由采购部负责。
(7)属追加计划,使用部门应在使用前3日(省外一周)提报追加计划。
(紧急情况方可使用)
3、备品备件及原材料的采购
(1)采购部接到各部门经副总经理签字后的采购单,先分类归总,报仓库一份,再进行报价、比价,按计划的急缓进行采购。
(2)对长期使用的大宗原材料,可适当采用定期招标的办法,通过供应商之间的竞争确定供货商,或者通过供应商档案选前三家报价,进行比价采购,以达降低采购成本之目的。
4、物资的入库验收及票据管理:
(1)所有物资必须办理入库手续后方可领用,严禁不入库,直接领用,或不入库直接使用。
(2)采购的物品到公司后,由仓库管理员通知计划需用部门负责人和采购员共同验收,检验合格者按手续入库,计划需用部门负责人签字,不合格者由采购员负责退回原供应商。
(3)建立规范的入库验收单票据,由仓库保管员逐栏填写清楚,品名、规格、型号、数量、进货日期、含税价格、收货人、供货单位一式三份,仓库、供应商和采购统计各一份。
(4)采购的物品经验收准确无误后方可入库,票实物不复的要进行退货处理。
(5)所有物资的入账发票都附有物资入库验收单。
(6)原材料进厂过磅后,由地磅通知质量部取样化验,并一式四份,报生产使用单位,采购部、生产部、质量部((自留)各一份。
5、采购物资的合同管理:
(1)公司确定的长期供货商,大宗物资及单项采购5000元以上的物资设备,必须签定正式的购货合同。
(2)合同的内容及格式,必须符合<<经济合同法>>及公司的有关规定。
签署人具备相应的职责和法律资格,并经副总经理或相关的经理审批后,方可盖章生效。
(3)正式合同一式四份,双方签字生效后,供、需双方各留一份,档案室、财务各一份存档,所有合同管理部门均应安排专人兼职,搞好合同管理。
(4)按规定应签而未签的合同,给公司造成损失的追欠当事人的责任。
二、采购部罚则
1、 接到审批单后,要先急后缓进货,超出规定时间(省内三天,省外一周)一次扣20元,影响生产一次扣100元。
2、有进货计划出现漏进、忘进审请单的货物,一次扣10元。
3、出现进的货物的规格、型号和申请单不符,一次扣20元,数量不符,一次扣10元。
4、开车外出购物,完成任务不及时返回,或不请示私自他用,发现一次扣50元。
5、 每月20—25号开税票,领导批准的,300元以下的除外,出现一家未开,扣10元。
6、进的备品备件价格未经比价就采购,进的价格偏高,又找不出原因所在一次扣50元。
7、服务车维修费用同等情况下,高出其它维修点一次扣20元。
8、驻港发货,除下雨或货车晚到外,保证车到装货,每月出现一车装不上货扣20元。
9、每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票,28号前全部交到公司,生产总监特批的除外,若一处发票未到扣10元。
10、每月30号前未交生产部市场信息调查报告扣20元,信息误差大扣10元,不详细扣5元。
11、每月进的硫矿不低于4500吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。
12、每月进的硫磺不低于3600-3900吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。
13、对原材料的每批拉到多少吨,什么时候交款,去多少车,今天拉多少,实来多少,要心中有数,出现一次调度失误扣20元。
14、若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时,应及时联系供应商解决,因通知不及时超出合同时限一次从50元扣起,上不封顶。
15、每一批原材料当天进货前必须通知磅房,否则扣10元。
16、出差制度
1)采购员出差住宿费不能超过50元/天。
2)采购部长出差住宿费不能超过60元/天。
3)出差电话费(出市)每天补助15-20元。
4)出差火食补助费每天25元,以上三条超出者自付。
5)所有住宿费、招待费一律开税票否则不予报销。
6)出差者手机早6:
00-晚21:
00点必须开通,否则按手机制度处理。
17、建立完善的供应商帐目管理,账目有误一次罚5元。
18、原材料价格调整后,及时通知相关部门,通知不及时一次罚5元。
19、原材料的帐目做到清晰、准确否则一次罚10元。
20、每月20号复印加油明细表,找张总签字送往指定加油站,否则一次罚5元。
21、月末与供应商对帐,漏对一家一次罚5元,如帐目不符及时查对核实,否则一次罚10元。
22、对于帐物的记录,做到日事日毕,否则发现一次罚5元。
23、与各部门之间合作做到相互尊重,如发现争吵一次罚10元。
24、承担打字复印工作做热情不拖沓。
25、每月10号前打印供应商余额明细表,报生产总监、采购部长各一份,否则一次罚10元。
26、建立所有备品备件的价格表,每天将价格填入表内,一次未填罚2元。
27、对所有开来的税票要和入库单详细核对价格,审查出差错一次扣10元。
28、原材料采购员出差时,早点名后提报原材料余额款项及原材料每批的到厂数量,否则扣10元。
29、学习考试得分在90分以上,每次奖励10元,低于60分每次罚10元。
30、创新每提一条合理化建议被采纳奖10元,每条创新被采纳奖20元,若每月没有合理化建议,也没有创新罚10元。
31、在工作中对公司做出突出贡献,创造价值的,按价值的5%-10%以予奖励。
32、应参加学习考试者,不经领导批准,不参加考试者每次罚50元。
33、泄露公司机密,在外搞第二产业,损害公司利益,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。
34、为个人利益,帮助其它公司挖自己公司墙角,恶意破坏公司形象,做对公司不利的事,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。
35、供应人员在购买物资时要质优价廉,不吃回扣,若被查出吃回扣,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。
36、每天早上点名后到采购部分配工作,否则扣2元/次.
三、采购部及各类人员工作职责
(一)采购部工作职责
1、制定原材料的战略采购计划
(1)每种原材料选择2-3家供应商。
(2)与供应商签订长年协议,不管市场怎样变化,都定期从供应商处购货,让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。
(3)与供应商之间要有信誉度,让其非常希望和我们合作。
(4)在与供应商定价前,充分了解市场,能争则争,但不能太过刻克,要放长线约大鱼,为以后的合作铺路。
(5)在与各供应商合作期间,要抓大放小,互惠互利,合气生财。
2、建立供应商管理机制
(1)对每个供应商所有资料建立详细档案。
(2)通过与供应商之间的合作,定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析,确定与哪个供应合作对我们比较有利,然后评出最佳合作伙伴。
(3)多与供应商联系或定期与供应商会面,一来多了解信息,二来增加双方友谊。
(4)建立供应商往来明细帐,龙耀与建龙分清记帐,做到帐目准确无误。
3、供应市场制定分析、评估。
(1)随时关注国际与国内相关形式,便于掌握市场动向。
(2)对供应市场每月进行分析,什么时候是供方市场,什么时候是需方市场,应采取什么措施应对。
(3)定期到港口或原料所在地进行考察和调研,掌握第一手资料。
4、实施采购计划
(1)加快采购资金周转率
(2)提高采购成本降低率
(3)提高供货及时性
(4)减小原料供应警戒线与差额比率
(5)降低运输成本
5、制定帐物管理办法
(1)依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法
(2)根据各车间所报计划制定备品备件帐管理办法,满足生产需
6、部门业务合作方法
(1)与储运室的合作方法
A.每一批原材料到厂后,供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。
储运人员输入微机后,由供应统计审核。
B.原材料供应商开具增值税发票后,供应部审核后到储运室核对入库单。
(2)与仓库的合作方法
A.货物入厂后,采购员与仓库人员会同计划申报部门负责人进行验收合格后,由仓库人员入库,并给供应部开具入库单。
B.备品备件开具增值税发票后,先由供应部审核,再到仓库核对入库
(3) 与财务室的合作办法:
A.给原材料供应商的付款和临时购货用现金,由供应部统计员书写借款单后,由分管财务的副总签字,再到财务室办理。
B.供应商收款后,开具收款收据。
供应部统计员审查无误后交:
部门经理→财务副总→总经理签字后,交到财务。
C.供应商开具的发票核查无误后,由部门经理→财务副总→总经理签字。
再交分管会计,现金帐的发票交出纳员。
D.给供应商凭发票挂帐的付款。
供应商要开具相对应的收款收据。
供应部统计员审查无误后,由部门经理→财务副总→总经理签字。
以现金付款的到出纳员处办理,以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理
(4)与生产合作方法:
A.各车间所需材料及物资,需填写物资购买申请单,由车间领导签字后交到供应部,在填写申请单时,要把名称、规格、参数、型号、数量,哪里用,急不急,哪个车间都要清楚。
B.供应部拿到申请单先查看仓库有没有,若没有再购买。
7、制定费用计算办法:
(1)根据目前公司状况购原材料所需货款每月在300万----370万。
(2)购买原材料根据所定合同,提前申报付款额。
(3)对备品备件供应商基本是先用货后付款,付款时间每月15日报计划,20日以前批复,20—30日付款。
(4)购货与付款时,把建龙、龙耀分清,费用分别计算。
8、制定员工绩效管理:
(1)对员工进行定期培训、学习。
(2)按公司与部门制度进行定期对员工进行考核
(3)对公司作出贡献的依据公司规定进行激励。
9、统计、分析
(1)随时对库存进行核查、盘存。
(2)定期对市场进行调研、分析。
(二)采购部长工作职责
1、硫磺、硫矿原材料的日常供应。
(1).经过优选每种原材料确定2—3家供应商.
(2).对供应商进行管理,每季度进行评定一次。
(3).分别制定年度、季度、月度(硫磺4000吨、硫矿5000吨)购货计划。
(4).根据生产需求,及时满足供货质量。
2、制定备品备件的采购和技术改造设备的采购计划。
(1).经过优先确定长期供货伙伴。
根据情况制定先用货后付款协议。
(2).制定关于各部门、车间备品备件的购买申请领用管理办法及制 定有序的进货手续。
依此制定备品备件采购计划并进行比价采购。
(3).对大型设备及材料进行市场调研,再进行招标形式定货。
(4).对所有大宗材料及设备购买时签定正式合同(严格把关合同内容)。
3、实施采购计划。
(1).加快采购资金周转率(少存、勤购原料、保证硫矿在8000——15000吨、硫磺在1000——1500吨)。
(2).提高采购成本降低率(尽量确保提货,少开支现金20%以上,年欠款数额达到200万元以上。
(3).提高供货的及时性。
(4).降低运输成本。
4、建立供应商管理机制。
(1).对每个供应商建立详细档案。
(2).通与供应商合作,定期对其供应货物的交货期限、质量、
价格、服务、信誉等方面进行分析、评定,确定最佳合作伙伴。
(3).多与供应商联系,或定期会面,了解市场信息、增进友谊。
5、对供应市场制定分析评估。
(1).随时掌握国内、国际相关形势,便于掌握市场动向。
(2).对供应市场每月进行分析,什么是供方市场。
什么是需方
市场,采取什么措施应对。
(3).定期到港口或原料所在地进行考察和调研,掌握第一手资料。
6、对公司内所有车辆(包括铲车、挖掘机)的维护和加油管理。
(1).确定定点加油站,每辆车一个加油本,每月进行统计核算。
(2).定期进柴油,保证铲车、挖掘机用油。
(3).确定2——3家维修站,与其签定先修车后付款协议,保证维修质量。
7、对本部门员工进行绩效管理
(1)对员工进行培训、学习
(2)对员工进行绩效考核(以据三工并存)
(3)建立职工档案
(三)备品备件采购员职责
1、一车间、二车间的备品备件的供应,及后勤物资的供应。
2、严把手续关,从供应商处拿货,打收条时一定要一式两份,并且注明建龙、龙耀、单价、数量、开不开增值税,回公司到仓库、统计员处把手续办完整。
3、不管什么部门,报上东西后,先审核需不需要买,数量合不合理,然后看型号写没写全,再查看仓库有没有,最后再去买。
4、购买时要严把价格关,从供应商处拿的货要随时审核价格。
5、严把质量关,对于稍大点的货物要和供应商定好保修期限。
6、每月20号把所有供应商处的发票开过来,然后和供应商对一次帐。
7、及时按排好车辆及挖掘机、铲车修理,只要有时间一定跟着去修车,安排修车前,先和行政部对头,然后办好手续后再去修车,否则不能安排去修。
8、每月的25号左右购买下个月的养路费及办理加油手续。
9、不管买的是什么物品,都必须缴仓库办理入库手续,包括外出加工件。
10、建立一个完整所有购买物资的最低价格表,以便于以后进货参照用(必须建立)。
11、和其它部门配合好,干好其它临时性的工作。
12、服务车的使用、维修及保养
(1).使用时有行政部统一管理安排
(2).行驶过程中确保行车安全,杜绝事故,严守交通规则。
(3).对工作服务周到热情,要达到车未到,心早到。
(4).对车辆按时保养,优质低耗,效率高。
(5).车辆维修,早报告审请,根据情况,合理安排。
(6).保证合作单位以最优惠的价格和最优质的服务为我公司服务。
(四)原材料采购员职责:
1、按计划购进硫磺全年48000吨,每月4000吨
(1)按合同内容的质量指标执行
水份≤2% 灰份≤0.03% 酸度≤0.02%
有机物≤0.03% 含S≥99.8% 损耗率≤0.1%
a)每天港口发多少吨,进厂多少吨,这批货还有多少未运进,几天能运完,必须心中有数。
2、硫矿购进全年58000吨,每月4800吨
(1)质量:
含量≥27% 含水≤21% 损耗率2%
(2)每运多少吨,去多少车,购矿款还有多少,不够及时找部长催要款项。
3、每天8:
00首先考虑液硫还有几车,拿多少钱去开票。
4、及时了解硫磺、硫矿的市场情况,和供应商经常交流,多方面、多渠道掌握市场信息,每月的30号写一个详细的市场信息调查报告,交生产部。
5、每月催要发票,液硫、固硫当月的不能超过月底,硫矿每月的20号开。
6、对所进的液硫、固硫、硫矿每月要有一个准确的进货数量,用帐本记录。
7、与统计员配合好,从财务拿款、付款都要有统计员去财务办理,对付款要有一个明确的记录。
8、熟悉硫磺、硫矿的基本知识,做到对其质量要了如指掌。
9、圆满完成公司和供应部按排的其它临时性工作。
(五)采购部统计员职责:
1、建立供应商的管理机制
(1)对每个供应商所有资料建档
(2)建立供应商往来明细帐,龙耀与建龙分清记帐,做到帐目准确
2、制定帐物管理办法
(1)原材料的帐物管理办法
a.原材料进厂由储运和供应部人员共同对其验收和管理。
b.仓储人员凭随货单及本厂过磅单登记入帐和微机帐。
c.原材料进厂的随货单及本厂过磅单、入库单交供应统计入帐
e.每月与供货商进行对帐,做到月清月结(10-15号)
(2)备品备件帐物管理办法
a.备品备件到厂由采购员和仓库保管员验收入库,仓库保管员开具入库单与随货单和发票一同交供应部统计员。
b.对备品备件供应商开来的发票,要与随货单相对应,是否一式两份,要与入库单一致,核对无误后,由供应部统计将发票及附件交财务。
c.对本月已开发票,要整理收藏以备查看。
(3)部门业务合作方法
A、与储运室的合作方法
a.新签定的原材料到厂后,供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。
b.原材料供应商开具增值税发票后,供应部在审查无误的基础上再与储运室工作人员核对入库单。
B、与仓库的合作办法
a.经仓库核对后,开具入库单给供应统计员。
b.备品备件供应商开具增值税发票后,供应部统计员在审查无误的基础上,再与仓库工作人员核对入库单。
C、与财务室的合作办法:
a.给原材料供应商的付款和临时购货用现金,由供应部统计员书写借款单后,由分管财务的副总签字,再到财务室办理。
现金到出纳员处办理,支票或汇票等到分管会计处办理。
b.供应商取款前,先开具收款收据。
供应部统计员审查无误后交:
部门经理→总经理财务部长签字后,以现金付款的到财务室出纳员处抽回借款单;以支票或汇票等形式付款的到分管会计处抽回借款单。
c.供应商开具的发票核查无误后,由部门经理→财务副总→总经理签字。
再交分管会计,现金帐的发票交出纳员。
d.给供应商凭发票挂帐的付款。
供应商要开具相对应的收款收据。
供应部统计员审查无误后,由部门经理→财务副总→总经理签字。
以现金付款的到出纳员处办理,以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理.
原材料采购员
项 目
分 数
工 作 内 容
说 明
工作内容
40
1.驻港发货,除下雨或货车去晚了外,保证车到装货2.每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票,28前全部交到公司,生产总监特批的除外3.每月30号前交生产部市场信息调查4.每月进的硫矿低于4500吨(无特殊情况)5.每月进的硫磺低于3600-3900吨(无特殊情况)6.对原材料每批拉到多少吨,什么时候交款,去多少车,今天拉多少,实来多少,要心中有数7.若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时,应及时联系供应商解决
1.每月出现一车装不上货扣3分/次2.若一处发票未到扣2分/次3.不交扣5分/次,信息误差大扣2分/次,不详细扣1分/次4.每低100吨扣2分/次5.每低100吨扣2分/次6.出现一次调度失误扣5分/次7.因通知不及时超出合同期限扣10分/次
质量控制
20
1.硫磺:
含S≥99.8%、水份≤2%灰份≤0.03%、有机物0.003%酸度≤0.02%2.硫矿:
含S≥27.%、水份≤21%
一次不合格扣0.5分
学 习
10
1.未经领导批准不考试 2.不参加学习(领导批准除外) 3.考试按成绩得分,不及格者不得分
1.一次扣10分 2.一次扣2分 3.公司允许不参加考试的得7分
团结协调
8
1.团结同事 2.与各部门协调、沟通
1.发生争吵扣5分/次 2.协调、沟通失误扣3分/次
窗口形象
6
1.工作服穿戴整洁 2.讲话文明 3.待人大方热情
1.不整洁扣2分/次 2.不文明扣2分/次 3.不热情2分/次
劳动纪律
20
1.认真学习遵守公司和部门制度
1.违纪一次扣2分
创 新
5
1.每月有一项公司和部门合理化建议和创新
1.创新得5分,合理化建议得3分,没有建议和创新不得分
卫生及义务劳动
5
1.每天上班前清扫卫生区域和办公室卫生及参加义务劳动
1.卫生不合格扣2分/次,不参加卫生清理扣2分/次,不参加义务劳动(领导批准除外)扣2分/次
备品备件采购员
项 目
分 数
工 作 内 容
说 明
工作内容
40
1.接到审批单后,要先急后缓进货2.有进货计划 3.开车外出购物,完成任务不及时返回,或不请示私自他用 4.每月20-25号开税票,领导批准的,300以下的除外 5.每月30号前开服务车养路费 6.进的备品备件价格未经比价就采购,进的价格偏高 7.服务车维修费用同等
1.超出规定时间扣2分/次,影响生产扣20分/次 2.出现漏进、忘进审请单的货物扣5分/次 3.发现一次扣10分 4.出现一家未开一次扣2分 5.超期一次自己负担1%(养路 费) 6.找不出原因所在扣10分/次 7.交出其它维修点扣5分/次
质量控制
20
1.备品备件备件有残缺 2.备品备件不标准 3.货物规格、型号数量和申请单不符(供应商送货除外)
1.一次扣3分 2.一次扣3分 3.一处扣3分
学 习
10
1.未经领导批准不考试 2.不参加学习(领导批准除外) 3.考试按成绩得分,不及格者不得分
1.一次扣10分 2.一次扣2分 3.公司允许不参加考试的得7分
团结协调
8
1.团结同事 2.与各部门协调、沟通
1.发生争吵扣5分/次 2.协调、沟通失误扣3分/次
窗口形象
6
1.工作服穿戴整洁 2.讲话文明 3.待人大方热情
1.不整洁扣2分/次 2.不文明扣2分/次 3.不热情2分/次
劳动纪律
20
1.认真学习遵守公司和部门制度
1.违纪一次扣2分
创 新
5
1.每月有一项公司和部门合理化建议和创新
1.创新得5分,合理化建议得3分,没有建议和创新不得分
卫生及 义务劳动
5
1.每天上班前清扫卫生区域和办公室卫生及参加义务劳动
1.卫生不合格扣2分/次,不参加卫生清理扣2分/次,不参加义务劳动(领导批准除外)扣2分/次
五、2004年采购部工作计划和目标
(一)工作计划
1、原材料计划年度计划
(1)硫磺:
46800吨(年) 月3900吨(固硫、液硫合计)
A、指标:
硫≥99.8%(优) 酸度≥0.02%(合格)
水份≤2% 折水份按0.5%扣供应商
(若未按0.5%扣供应商,那么就按0.5%扣采购部)
有机物≤0.03%(优)灰份≤0.03%(优)
B、资金周转成本控制:
每月底控制1