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监理文件档案资料整编管理细则

监理文件档案资料整编、管理细则

陕西鼎科建设监理咨询有限公司

二○一四年三月

关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知

公司各项目监理部：

编制《监理文件档案资料整编、管理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，现制定《监理文件档案资料整编、管理细则》，要求各项目部按照“细则”认真执行。

1、项目部监理文件管理，实行总监理工程师负责制，项目总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作，对本项目的工程档案资料全面全责。

专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。

资料员负责资料归档、保管工作。

公司定期对监理部资料进行检查，并纳入监理部监理人员的工作考核。

2、监理资料要分类组卷、存档。

资料填写要规范性、严密性、全面性、一致性、闭合性、可追溯性。

严禁出现资料有通知、无回复、时间矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误，不分类组卷，无法查找，资料混乱现象。

3、所监理工程项目竣工资料归档要求：

向业主及建设项目所在地档案馆归档文件，请按建设工程文件归档整理规范（GB／T50328-2001）的要求向各级部门归档。

在工程开工以后，监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求（包括份数、施工及监理竣工资料目录及内容），从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交创造条件，对竣工资料有特殊要求的上报公司工程部备批。

向监理公司归档的资料，请按照公司监理文件档案资料整编细则要求，整编归档。

、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一；

、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、三、四。

、移交时间及份数：

在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份，同时向公司档案部门移交一份竣工资料。

、向建设单位及档案馆移交资料后，监理部必须办理竣工资料书面移交手续。

４、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结，请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。

资料收集、编写、整理、归档工作是监理部监理人员岗位职责，也是监理部监理人员考核的一项重要指标，请监理部监理人员特别是总监重视此项工作，按“细则”要求整编现有的和以后发生的工程监理资料，以完整、规范的工程监理档案资料上报公司。

陕西鼎科建设监理咨询有限公司

　　　　　　　　　　　20一三年11月1日

1、总则

1.1为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，制定本细则。

1.2本细则自发布之日起，适用于公司所承揽及合作的新建、扩建、改建建设项目施工的监理文件。

1.3本公司建设工程监理文件的审批、收集、整编、移交、归档除执行本细则外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—20一三）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定》、《行业建设工程技术资料管理标准》及地方城建档案部门要求及合同要求。

1.4公司监理文件资料管理实行总工程师负责制，总工程师为公司监理文件管理总负责人。

工程部应对项目监理部文件的整理、编写、归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，工程部应对工程监理文件进行预验收。

工程部负责监理文件的归档工作。

1.5项目部监理文件管理实行总监理工程师负责制，由总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作。

各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理文件。

资料员负责资料归档、保管工作。

在工程竣工验收后，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档。

1.6项目监理部在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求，接受陕西鼎科工程监理有限公司的领导和检查。

1.７经本公司审批的项目监理（监理规划、质量评估报告、监理工作总结）文件，采用统一格式，按附录六报送审批。

2、监理文件档案资料的质量要求

2.1监理文件档案资料的内容及深度必须符合国家有关工程的施工、监理等方面技术规范、标准和规程。

2.2归档的监理文件为原件（原件确有困难的为复印件）。

监理文件内容必须真实准确、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，与实际工程相符合。

2.3监理文件的收集应满足“与建设工程同步，整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

2.4监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，复写时须用单面黑色复写纸。

工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。

图纸应采用国家标准图幅。

3、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法

3.1监理文件立卷应符合建设工程文件归档整理规范，遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3.2监理文件的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。

一般情况，一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

3.3立卷可采用如下方法：

单位工程：

可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

建设工程项目：

可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

4、监理文件档案资料的移交

4.1监理文件档案资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。

4.2项目部移交的监理资料，必须由总监理工程师审核并签字。

4.3移交监理文件档案，应符合下列规定

4.3.1向建设单位移交监理文件档案应符合下列规定：

工程竣工验收合格后一个月内，项目监理部应办理“工程监理档案移交单”（见附录五），方可向建设单位移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交公司档案室一份备案。

若因各种客观原因（如:

业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等）导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交回公司工程部/档案室，并办理“工程监理档案移交清单”。

由公司工程部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

4.3.2向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：

项目监理部应在工程竣工验收合格，向建设单位移交资料后一个月内向公司档案室移交档案，并办理移交手续。

5、监理文件档案资料收集、整理内容

监理文件档案资料是在工程监理过程中逐步形成，项目监理部在日常监理工作中收集、整理的监理文件。

日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先应审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，然后再审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认无误签字后保留一份，其余返还施工单位。

在监理工作中应收集的资料，应包括以下内容（以下列的各项内容不是每个项目必须有的资料，要结合本项目的实际情况和建设、质检等单位的要求，收集所需的相应资料）。

A类：

合同文件

1.委托监理合同及监理招投标文件

2.建设工程施工合同及施工招投标文件

3.工程分包合同

4.各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同

5.各类合同变更的协议文件

6.合同争议调解的文件、违约报告及处理意见

7.违约处理文件 

B类：

工程前期文件

1.建设项目立项批文

2.建设工程规划许可证

3.建设用地规划许可证

4.建设用地红线图

5.单位工程平面坐标图

6.施工许可证

7.建设工程质量监督申报表

8.建设项目开工备案表

9.建设工程质量检测工作协议及见证检测实施计划书

10.质量监督站提供的《建筑与安装工程质量监督计划》

11.设计施工图审查批复文件 

12.消防审查意见书

一三.抗震审核意见书

14.人防审核意见书

一五.环境评价意见书

C类：

勘察设计文件

1.工程地质、水文地质勘察报告

2.施工图纸

3.图纸审查记录

4.设计交底及图纸会审会议纪要

5.工程变更文件（含监理指令）

6.工程设计、技术变更台帐

D类：

监理工作指导文件

1. 监理规划

2. 监理实施细则

3. 监理部总控制计划等

E类：

施工工作指导文件

1. 施工组织设计（含施工组织设计报审表）

2.分部工程施工方案（含施工方案报审表）

3. 季节性施工方案（含施工方案报审表）

4. 其他专项（分项工程）施工方案（含施工方案报审表）

F类：

资质资料

1. 项目监理人员登记表、上岗证及总监理工程师任命书

2. 项目管理机构（项目经理部）及负责人登记表及上岗证

3.　特种作业人员、主要技术工种人员登记表及上岗证

4. 分包单位资格报审表（含资质资料及人员上岗证）

5. 成品、半成品供应单位资质报审表（含资质资料）

6. 工程试验室、桩碁检测单位、拉拔试验（包括见证取样送检试验室）资质资料

G类：

工程进度文件

1. 工程开工／复工报审表

2.工程暂停令

3.工程施工进度计划报审表（含进度计划）

4. 工程延期报审表

5.其他有关工程进度控制的文件

H类：

工程质量文件 

1. 建筑材料报审表（含见证取样复试）

2.　施工记录及施工试验记录

4. 施工测量放线报审文件 

5. 砼浇筑令（含砼开盘鉴定）

6. 拆模报审表

7.　安全及功能试验文件

8.工程质量问题处理记录及质量事故处理报告

9.质量控制台帐

10.材料进场验收台帐

11.取样见证台帐

12.设备选型报审表

一三.其他有关工程质量控制的文件

14.不合格项目的通知

I类：

工程验收文件

1.检验批质量验收记录（含工程报验单）

2.隐蔽工程质量验收记录（含工程报验单）

3.分项工程质量验收记录（含工程报验单）

4.分部工程质量验收记录（含工程报验单）

5.单位工程质量竣工验收记录（含工程竣工报验单）

6.竣工验收报告

7.工程竣工验收备案表

8.其他有关专业工程的验收记录

J类：

工程造价审批文件 

1. 工程量申报及审批文件 

2.工程预付款报批文件

3.月工程款支付申报表

4.工程变更费用报审表

5.费用索赔报告及审批

6.造价控制台帐

7.其他有关工程造价控制的文件

K类：

会议纪要

1.第一次工地会议纪要

2.监理例会会议纪要

3.专题工作会议纪要

4.其他会议纪要文件

L类：

监理报告

1.监理月报

2.地基基础、主体结构等分部工程质量评估报告

3.单位工程质量评估报告

4、单位工程竣工工作总结

Ｍ类：

监理工作函件

　1.监理通知单、监理通知回复单（包括质量、进度、投资）

　　　2.监理工作联系单

　　　3.监理备忘录

　　　4.专题报告

　　　5.工程竣工质量问题初验审查表

　　　N类：

监理工作记录文件

　　　1.监理日记

　　　2.旁站监理记录

　　　3.监理巡视记录

　　　4.监理抽检记录

　　　5.监理测量资料

　　　6.工程照片及声像资料

　　　　O类：

监理工作总结

　　　　1.阶段工作小结

　　　　2.监理工作总结

　　　　3.监理业绩证明（建设部有统一表式）

　　　　P类:

工程管理往来文件

　　　　1.建设单位函件

　　　　2.施工单位函件

　　　　3.设计单位函件

　　　　4.政府部门函件

　　　　5.其他部门函件

　　　　Q类：

监理内部文件

　　　　1.技术性文件

　　　　2.法规性文件

　　　　3.管理性文件

　　　　Ｓ类：

安全管理资料

1.监理部安全管理机构、分工及岗位职责

2.安全监理实施细则

　　　3.安全专项施工方案

　　　4.项目经理部安全管理机构及人员资格

　　　5.安全巡视检查记录

　　　6.安全所用材料及安全专项工程验收记录

7.定期由建设单位组织现场安全大检查（含安全内　　业资料）记录及整改报告

　　　8.安全隐患通知单及回复单

　　　9.安全专题会议

　　　Ｔ监理部管理资料：

　　　1、考勤表及人员考核表

　　　2、监理部管理制度

　　　3、已完工程审核造价、工程竣工结算工程造价及监理费统计台帐

　　　4、办公用品及检测工具使用台帐

6、监理文件档案资料的归档范围及归档样式

6.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

6.2向监理公司移交归档的文件，归档范围：

见附录一，组卷：

采用附录一的相应内容组卷。

6.3向监理公司移交归档的文件采用统一的式样，见附录二、三、四。

6.4监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结、监理月报采取统一的式样，见附录六。

7、监理文件档案资料工作检查考核

7.1公司监理文件档案资料的检查考核由总工负责,工程部负责项目监理部文件档案资料检查考核具体工作，并对监理部文件资料整编情况打分，考核结果与项目总监工资报酬挂钩。

7.2项目部监理文件档案资料由总监负责进行检查考核，考核工作每月一次，主要检查监理人员所负责的监理文件填写规范性、资料收集、整编情况，并与监理人员工资报酬挂钩。

7.3考核办法采用月度由监理部自检，每季度由工程部协同安全检查结合检查，考核评分，年终公司总结，工程完工后进行一次总体评价的形式，考核结果与年终奖励挂钩。

7.4考核内容

资料填写的内容是否真实、规范、科学、一致、完整、齐全。

资料整理是否及时，是否与建设工程同步。

资料分类、组卷有序、归档及时。

8、附则

8.1　本细则（修定）从20一三年7月1日起执行。

9、附录

附录一 施工阶段归档的监理文件

卷一监理工作管理文件

序号

归档文件

监理公司

1

监理合同及补充协议

归档

2

工程项目监理机构人员名单及上岗证、总监、总代任职文件

归档

3

监理规划

①

监理规划 

归档

②

监理实施细则 

归档

③ 

监理部总控制计划等

归档

4

工程延期报告及审批

归档

5

费用索赔报告及审批

归档

6 

合同争议、违约报告及处理意见

归档

7

合同变更材料

归档

卷二监理工作记录文件

1

监理记录

①

监理日志

归档

②

监理会议记录

归档

③ 

旁站记录

归档

④

平行检验记录

归档

监理巡视检查记录

归档

收文、发文记录及文件

归档

2

监理月报中的有关质量问题（若无法细分，以月报形式留存）  

归档

3

监理会议纪要中的有关质量问题（若无法细分，以会议纪要形式留存

归档

卷三监理控制工作文件

1

进度控制

①

工程开工/复工审批表

归档

②

工程开工/复工暂停令

归档

③

有关进度控制的监理通知 

归档

2

 质量控制

①

 有关质量控制的监理通知

归档

②

 不合格项目通知

归档

③

质量事故报告及处理意见

归档

3

造价控制

①

有关造价控制的监理通知

归档

②

预付款报审与支付

③

月付款报审与支付 

④

设计变更、洽商费用报审与签认

归档

工程竣工决算审核意见书

4

　　　　　　工程质量检验记录

①

检验批质量验收记录

归档

②

分项工程质量验收记录

归档

③ 

子分部工程质量验收记录

归档

④

分部工程质量验收记录

归档

单位（子单位）工程质量验收记录

归档

分包单位供货单位、试验单位资质文件

卷四竣工验收文件

1 

监理工作总结

归档

①

月报总结

归档

②

专题总结

归档

③

工程竣工总结

归档

2

工程质量评估报告

归档

3

工程竣工验收报告

归档

4

工程竣工备案表

归档

5

向建设单位移交文件清单

归档

**注：

工程质量评估报告、监理工作总结单独成册归档

附录二工程监理卷案封面式样

档案号：

共         册  第       册

工程名称：

案卷题名：

（案卷中主要内容概要）

总监理工程师：

编制人：

编制日期：

陕西鼎科建设监理咨询有限公司

附录三  监理档案审核备考表

本档案共  册，已编号文件材料共  张。

其中：

文字材料  张，图纸材料  张，照片  张。

立卷单位对本档案完整准确情况的审核说明：

立卷人：

　　　年月日

审核人：

　　　年月日

接收单位（公司档案室）的审核说明：

技术审核人：

　　　年月日

档案接收人：

　　　年月日

附录四卷内目录式样

序号

文件题名

页次

备注

附录五   工程监理文件档案移交单

工程名称：

致（建设单位）

我方现将工程监理资料移交给贵方，请予以审查、接收。

附件：

1、工程监理资料清单

2、工程监理资料整理归档文件

项目监理机构（章）

总监理工程师日期

建设单位签收人姓名及时间

项目监理机构签收人姓名及时间

建设单位审查、接收意见：

建设单位（章）

建设单位项目负责人：

日期：

附录六　经公司审批的项目监理文件要求

一、监理规划

1、监理规划监理规划内容：

按照《建设工程监理规范》GB50319-20一三的要求内容及建设项目的实际情况编制。

2、封皮式样

XXXXXX工程

监理规划

总监理工程师：

XXX

单位技术负责人：

XXX

陕西鼎科建设监理咨询有限公司

年月日

3、审批单

监理规划审批单

工程名称：

总工程师：

　　我项目监理部，已根据《建设工程监理规范》的有关规定、现行工程建设的相关法律、法规、项目审批文件、与建设工程有关的标准、设计文件等技术要求，以及建设工程相关的合同文件完成了工程项目的监理规划编制。

现将此工程的监理规划报上，请予以审批。

附件：

监理规划

　　　　　　　　　　工程项目监理部

　　　　　　　总监理工程师_　　　　　　_

　　　　　　日期_______________

审查意见：

经审查，

同意/不同意按此规划实施。

　　　　　　　　　　　　　　单位：

审批人_________

　　　　　　　　　　　　　　日期___________

监理规划编写的内容

1、工程概况：

对本工程情况进行介绍：

主要编写内容有工程名称、建设地点、建筑面积、工程计划投资、工程计划工期、工程建设相关责任主体单位、工程建筑、结构设计情况。

2、监理工作目标

质量、进度、投资三控制目标、安全、文明施工、环境保护、信息管理、合同管理目标及协调管理目标。

3、监理工作范围及工作内容，

监理工作范围：

一是工程实体工作范围，二是从工程阶段工作范围，当前主要是施工阶段及保修阶段。

监理内容：

质量、进度、投资、安全四控制、合同、信息二管理及现场组织协调工作内容。

每项都得有具体工作内容。

4、监理工作依据

主要从法律、法规、监理规范、施工及监理合同文件、设计、施工验收规范、规程等方面进行阐述。

5、监理部组织机构、监理人员的配备计划、监理人员的岗位职责。

5、监理工作程序

质量、安全、投资、合同、信息、组织协调的工作程序。

6、质量、安全、投资、合同、信息、组织协调、文明施工管理方法和措施

7、监理工作制度

8、监理配备办公设施及检测工具。

2、封皮样式

××工程

工程质量评估报告

总监理工程师：

××

单位技术负责人：

××

陕西鼎科建设监理咨询有限公司（盖单位公章）

年月日

二、工程质量评估报告

１、工程质量评估报告编制基本要求

一、工程概况：

工程名称、工程地点、工程开工时间、工程基础（主体、竣工）时间、参建单位及质量安全监督单位、工程建筑结构简单说明。

二、监理工作范围及监理工作内容

三、质量评估依据。

四、项目监理人员组成

五、工程质量过程监督及控制方法措施及效果

六、分部分项工程质量、单位工程质量说明（包括质量事故、质量缺陷、质量、原因及分析、处理过程、及质量验收情况）

七、质量控制资料核验

八、安全及功能项目检测情况

九、安全管理情况（可有可无，根据项目具体情况）

十、质量评估意见：

主要从分部分项工程实体质量、工程管理资料、安全及功能检测项目、感观质量等方面进行质量评估。

3、

监理工作总结

１、监理工作总结编制基本要求

项目施工阶段监理工作完成后，应在总监理工程师的主持下编写监理工作总结。

编写完成经总监理工程师审批后，提交建设单位。

监理工作总结编制内容应包括：

　　工程概况；

　　监理组织机构、监理人员和投入的监理设施；

　　监理合同履行情况；

　　监理工作成效；

施工过程出现的问题及处理情况；

说明和建议；

工程照片（有必要时）等内容

2、监理工作总结封皮式样

××工程

监理工作总结

　　　　　　　　　编　　　制：

××

总监理工程师：

××

陕西鼎科建设监理咨询有限公司

年月日

四、监理月报

　１、监理月报内容：

按照《建设工程监理规范》GB50319-20一三的要求内容、建设项目的实际情况编制以及陕西省建设厅和陕西省监理协会的样表编制。

2、监理月报的填写要求具体、详细、完整、真实，能对每月的监理工作进行总结，同时能反映本月监理工作情况。

五、监理日志的编写要求

监理日志是项目部监理人员每对工程质量、进度、安全等方面的管理详细记录，它是项目部监理人员具体管理工作内容的具体反映，体现着监理人员管理水平，所以监理日志编写要求具体、详细、真实、规范、全面，具有一致性、闭合性和可追溯性。

具体要求如下：

监理人员：

填写当日工作监理人员。

承包人员动态：

填写施工单位管理人员动态、主要工种人员动态（这是分析工程进度的考虑因素之一）。

机械使用情况：

反映当日机械运转情况及数量。

材料进场情况：

反映当日材料的进场的品种、规格、数量、厂家、拟使用部位等情况。

材料使用情况：

在工程巡视中检查材料使用合格情况及不合格材料退场情况。

质量检查、试验情况：

填写当日主要质量检查及试验项目。

对承包单位问题答复或指令