公文格式.docx

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公文格式

广州市第二公共汽车公司办公室

关于规范上报书面材料格式的通知

各单位、部门：

为规范办文，提高工作效率，现就各单位、部门上报书面材料格式提出如下要求：

一、各单位正式公文，原则上按照《广州第二公共汽车公司公文处理实施细则》（二汽发〔2004〕62号）办理。

二、各部门上报的书面材料，按照以下格式要求排版：

（一）纸型：

A4纸

（二）页面设置

1、上下边距：

30mm

2、左右边距：

25mm

（三）字型字号：

1．标题：

华文中宋，二号

2．正文：

仿宋，三号（文中如有小标题，可用3号华文中宋或黑体字）

（四）行距：

固定制，30±2磅

三、各单位的非正式文件，亦按照第二点要求排版。

自9月1日起，各单位、部门上报书面材料若未按上述要求处理，办公室将予以退回。

附件：

广州第二公共汽车公司公文处理实施细则

办公室

二〇〇五年八月二十六日

附件

广州第二公共汽车公司公文处理实施细则

（二汽发〔2004〕62号）

第一章总则

第一条为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本细则。

第二条本公司公文是本公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条公司机关及公司属各单位行政负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。

第七条公司办公室是公司公文处理的管理部门，主管公司机关和公司属各单位的公文处理工作。

第八条公司属各单位办公室应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作，各部门应有人员分管公文处理和保管工作。

第二章公文种类

第九条国家机关公文种类为13类。

根据实际，公司常用的公文文种包括：

（一）决定。

适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级不适当的决定事项。

（二）通告。

在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

可用于上行文、下行文和平行文，应按请示性公文的要求办理。

（九）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

公文用纸，一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

涉及国家秘密的公文还应标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

第十一条排版规格。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字；页面设置左右2.8cm，上下3cm。

第十二条公文份数序号。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

第十三条发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

   第十四条主送机关。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

第十五条公文标题。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

第十六条附件。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名

称前后标识应一致。

第十七条签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

第十八条主题词。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

第十九条成文时间。

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

第二十条附注。

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

第二十一条印发机关和印发时间。

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第二十二条页码。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

第二十三条单一发文印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

第二十四条联合行文。

印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

第四章行文规则

第二十五条行文应当确有必要，注重效用。

第二十六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二十七条公司各部门除办公室外不得对外正式行文。

即，各部门不得向公司机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替公司审批下达事项。

与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

除公司领导直接交办的事项外，公司机关各部门、所属单位不得以机关、单位名义向公司领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十八条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

第二十九条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第三十条“报告”中不得夹带请示事项。

第五章发文办理

第三十一条发文办理指以本机关名义制发公文，包括草拟、审核、签发、校对、复核、缮印、用印、分发等程序。

公司办公室收到特急、紧急性公文，应随到随办。

无特殊原因，普通性公文应在两个工作日内完成办文手续呈公司领导审批；审批后，两个工作日内印制、分发完毕。

公司发文程序：

以公司名义制发的文件：

主办部门承办人拟稿----部门负责人审核----行政发文由公司办公室核稿、党发文由党群工作部核稿----公司分管领导审批----公司正职领导或授权的副职领导签发----档案室登记编号-----打字室排版、出清样----拟稿人校对----打字室缮印----档案室分发----原件、附件档案室存档。

以公司办公室名义制发的文件：

主办部门承办人拟稿----部门负责人审核----公司办公室核稿----公司分管领导签发（重要公文由公司正职领导或授权的副职领导签发）----档案室登记编号----打字室排版、出清样----拟稿人校对----打字室缮印----档案室分发----原件、附件档案室存档。

送公司领导审批、签发的文稿，有附件的必须随文附送。

拟稿人应根据实际需要，确定主、抄送单位，分别标明正文和附件的印数以及密级和紧急程度。

第三十二条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动协商，征求意见。

文稿会签应注意以下事项：

（一）文稿会签均以会签部门负责人签字为有效。

（二）由主办部门送转会签，有关部门如有不同意见，应当协商一致后再报公司领导。

如经充分协商仍不能取得一致意见，应如实报公司领导协调裁定。

（三）会签文件必须严格按照规定的时限要求完成。

部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门或公司办公室另有时限要求，协办部门应在2个工作日内予以回复。

如因特殊情况不能按期回复应提前与主办部室或公司办公室沟通并商定时限回复及方式。

否则，承担相应的责任。

第三十三条公文送公司领导签发前，公司办公室应当进行审核。

审核的重点是：

是否确有必要，行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本制度的规定等。

在不改变原意的情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工。

需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商经办人（主办部门）修改，并由主办部门负责人重新审核。

会签部门和核稿人应注意保持稿面的整洁。

稿面不洁、字迹潦草、涂改、勾划较乱的，由经办人清稿，并将原稿附后。

第三十四条审批公文，主批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间。

其他审批人圈阅，视为同意。

第三十五条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。

第三十六条校对

（一）公文印制后由部门承办人负责校对。

上报市交委、市交委领导的公文，盖印前应经办公室核稿人看样。

（二）经复核需要对文稿进行修改，应与办公室核稿人联系；如属重要修改，按发文程序重新呈批。

第六章收文办理

第三十七条收文办理指对收到公文的办理过程。

包括：

登记、审核、拟办、批办、承办和催办等程序。

上级文处理程序：

档案室登记、拟办——办公室主任审核——档案室分办或呈送——主办部门办理——办理完毕后交回档案室。

内部文处理程序：

部门办文人员登记、拟办——部门领导审核——部门分办或办公室呈送公司领导——部门根据公司领导批示办理或办公室根据公司领导批示拟批复。

需要上报的公文处理程序：

主办部门办文人员填写“呈批表”——主办部门领导审核——办公室呈送公司领导——主办部门报送。

第三十八条公司的收文，由公司办公室负责办文；公司内各部门的收文，由各部门负责登记、分办；注明公司领导同志亲启件，原封送公司领导。

第三十九条经审核，对符合本细则的内部请示性公文，公司办公室提出拟办意见送公司领导批示或者交相关部门办理。

紧急公文应当明确办理时限。

对不符合本细则的公文，经公司办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十条公司机关及所属单位收文处理的时间要求：

特急件当天完成，急件三天内完成，正常公文十五个工作日完成。

办公室收到公文后，一日内完成拟办、审核，主办部门在三个工作日内提出处理意见，协办部门在二个工作日内提出处理意见。

在转出公文后超过上述时限，办公室必须进行督办。

对超过十五个工作日未能完成并需回复的公文，办公室应及时向来文单位或部门做好解释工作。

有时限规定的公文，按时限要求完成。

对无正当理由，超过上述时限不能完成的公文，公司办公室要及时向承办部门领导、公司分管领导通报。

第四十一条对涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调。

如仍不能取得一致，再报公司领导协调或裁定。

第四十二条对要求各单位（部门）讨论的公文，各单位（部门）应按要求在规定的时限内上报讨论意见，不得以各种理由拖办。

第七章公文归档与管理

第四十三条公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》及其他规定，及时整理（立卷）、归档。

第四十四条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第八章附则

第四十五条本细则适用于公司机关各部门和所属各单位。

第四十六条本细则自发文之日起执行。