中铝ERP系统物料编码清理项目章程.docx
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中铝ERP系统物料编码清理项目章程
中铝ERP系统物料编码清理项目章程
二零一一年十一月
目录
1项目概要4
1.1项目目标4
1.2项目实施策略4
2项目范围4
2.1.1规范清理范围4
2.1.2数据清理范围4
3项目组织与职责5
3.1项目组织架构5
3.2项目团队组成和主要职责6
3.3各团队主要职责分工6
4项目沟通机制7
4.1项目沟通渠道和机制7
4.2会议制度7
4.3项目文档管理8
5项目计划9
5.1项目实施周期9
5.2项目整体计划9
6各阶段任务和交付成果10
6.1.1项目准备10
6.1.2清理软件培训10
6.1.3规范修改和完善10
6.1.4物料编码清理11
6.2工作及进度管理11
7问题与支持策略12
7.1项目问题管理12
7.2问题处理机制13
1项目概要
1.1项目目标
对中国铝业股份有限公司ERP系统物料编码规范进行修改和完善，并对系统中重码、错码和物料组错乱的数据进行清理，为SRM平台备品备件上线作好前期准备工作，保障ERP系统的正常运行。
1.2项目实施策略
Ø本次项目人员集中办公，根据工作计划统一进行工作分配。
Ø编码规范的修改和完善在原有规范的基础上进行，不对原规范进行根本性的改变。
Ø为保证修改后规范的严谨性和现行ERP系统的正常运行，作为对原规范的补充，新的多级分类体系及填报模板只在新的主数据系统中体现，用作物料编码申报时审核的判断依据。
Ø使用专业的检索查询软件辅助完成本次清理工作。
2项目范围
2.1.1规范清理范围
根据系统已有物料，结合通行标准，参照其它企业的编码分类经验，对《物料填报规范2.0》、《中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则4.0》、《中国铝业股份有限公司设备备件编码分类-V3.0》等13个相关的规范文件进行补充、修改和完善，并在此基础上进行物料的分类细化和填报模板设计。
2.1.2数据清理范围
数据清理范围限于现行ERP系统中已经存在的49万物料和清理期间新增物料。
3项目组织与职责
3.1
项目领导小组
组长：
李天庚
副组长：
文欣荣
项目组织架构
项目办公室
经理：
闫峰、朱亮
执行经理：
穆童
应用软件顾问
埃森哲顾问
仪表配件
负责人：
许晶
电气配件
负责人：
冯仁双
车辆配件
负责人：
闫玲
原辅材料
负责人：
张涛
机械配件
负责人：
穆童
3.2项目团队组成和主要职责
项目角色
人数
主要职责
项目领导小组组长（副组长）
2人
▪指导项目组开展工作
▪负责项目资源
▪定期听取项目小组汇报，并快速决策
▪签署项目主要实施文档
▪签署验收各个实施阶段
项目经理（项目副经理）
3人
▪保证项目工作环境和后勤设施
▪制订实施策略和项目计划
▪监控项目计划的实施
▪组织协调项目工作和资源
▪向项目领导小组汇报项目状况，并提出建议
▪确保项目领导小组快速进行决策
埃森哲顾问
1人
▪编码规范和标准修改指导
▪参与部分数据清理讨论
▪指导数据清理方法
应用软件顾问
1-2人
▪编码清理工具使用培训。
▪解决清理工具使用过程中出现的问题。
机械配件组
7人
▪起草本业务组的工作计划并推动计划的执行。
▪组织、参加相关培训。
▪按进度完成工作计划并提交相应文档。
▪及时和业务人员进行交流，合作完成项目任务。
▪业务组之间提供项目所需的技术和经验。
的支持和分享。
电气配件组
3人
仪表配件组
3人
车辆配件组
3人
原辅材料组
3人
3.3各团队主要职责分工
本项目由内部团队承担主要工作，外部团队提供相应指导和解决技术问题。
4项目沟通机制
4.1项目沟通渠道和机制
沟通渠道
沟通内容
面向对象
参与人员
应用频率
重要文档
每周项目工作例会
报告项目现况与未来进程/讨论各业务组相关之项目进度/项目未决议题澄清与解决/
项目经理（项目副经理）
项目经理（项目副经理）
各业务组成员
埃森哲顾问
每周四下午
本周项目周报
双周工作计划
项目问题记录
项目经理（项目副经理）现场检查
在项目实施办公现场实地了解项目进展情况和存在问题，监督项目按进度顺利推进
项目经理（项目副经理）
项目经理（项目副经理）及各业务组负责人
每周定期
项目周报、项目问题记录等
项目阶段会议
报道项目阶段性工作进度与成果展示/讨论并裁定重要未决事项
项目领导小组及办公室
全体项目组成员
根据项目安排
项目阶段汇报材料
项目业务组内部讨论
随时就业务组内部发现的问题进行讨论
项目业务组
各业务组相关人员
按需
业务组内部讨论纪要
培训
在项目的不同阶段，采取不同的方式，对不同的目标受众进行培训
全体人员
项目涉及业务范围的人员
根据项目安排
培训材料
电子邮件
作为全体项目成员间沟通的辅助渠道；解答疑问、提出合理化建议等
全体成员
全体成员
随时
无
电话议事
了解基层企业实际情况的辅助渠道，主要针对基层单位与项目有关的业务人员
全体成员
全体成员
按工作计划开展
无
4.2会议制度
Ø每日工作报告
每天下班前，各业务组成员简短总结每日工作情况，由业务组负责人汇总整理。
Ø每周例会制度：
每周四下午召开例会，并形成周例会纪要
会议主要内容：
•本周工作进度
•下周工作计划
•项目主要问题
参会人员：
项目经理（项目副经理）、业务组全体成员和埃森哲顾问。
Ø专题会议
Ø阶段报告：
每阶段完成，进行阶段总结和阶段完成的最近一个周四例会一起召开。
参会人员：
项目领导、项目经理（项目副经理）、业务组全体成员、埃森哲顾问。
4.3项目文档管理
根据中铝文件管理有关规定，建立项目文档管理，项目文档存放在指定的文档服务器中，供项目成员存放和查询项目相关文档。
项目文档特指与项目有关的各类资料，包括文件、通知、项目交付品、会议演示资料、发放的资料、宣传资料、录像、录音等。
文档采用统一的命名规则，具体如下：
中铝ERP系统物料编码清理+文档类型+版本号+年月日
文档类型：
项目计划、双周计划、周进度报告、分类模板、编码分类原则、编码分类方案、编码分类表、会议纪要、培训材料、操作手册。
5项目计划
5.1项目实施周期
5.2项目整体计划
6各阶段任务和交付成果
6.1.1项目准备
阶段描述：
建立项目管理架构，确认项目实施范围并启动项目。
工作内容和交付成果：
1、确定项目计划
项目章程
项目组织和岗位职责
项目范围
项目策略
2、项目管理流程
制订支持策略和流程
3、项目启动会议
6.1.2清理软件培训
阶段描述：
对业务组成员进行清理软件的使用培训，确保清理工作的顺利进行。
工作内容和交付成果：
1、软件培训资料
2、操作手册
6.1.3规范修改和完善
阶段描述：
在原有规范的基础上对规范进行修改和完善，提交修订后的规范和分类。
工作内容和交付成果：
1、《物料填报规范》；
2、《中国铝业股份有限公司物料编码原则及分类原则》；
3、《中国铝业股份有限公司编码分类》。
6.1.4物料编码清理
阶段描述：
对ERP系统中已物料的重码、错码、填写不规范和物料组错乱的物料进行清理。
工作内容和交付成果：
1、清理物料清单；
2、清理物料修改后的导出清单。
6.2工作及进度管理
计划及进度管理
双周计划：
对接下来两周时间的工作规划，各业务组负责人每周三滚动更新上一次的双周计划并于当天提交给项目经理（项目副经理）或其指定人员。
需使用双周计划模版。
每周进度报告：
对一周工作的总结回顾报告，包括本周进展、本周工作成果和问题清单。
各业务组在每周三完成该报告并于当天提交给项目经理（项目副经理）或其指定人员。
需要使用模版。
问题管理
各业务组每周三完成本周问题清单，连同本周工作汇报一起发送给项目经理（项目副经理）或其指定人员。
考勤管理
业务组全体成员按工作日进行考勤，所有成员如需请假，需获得项目经理（项目副经理）的批准后才能有效。
7问题与支持策略
7.1项目问题管理
建立项目问题管理制度，保证及时发现并记录相关问题，并对问题进行分析和讨论，寻求解决方案，保证项目的顺利推进。
项目问题清单格式如下：
中铝ERP系统物料编码清理问题清单
序号
报告日期
业务组别
问题描述
影响程度
报告人
建议解决方案
负责人
预计解决日期
最终解决方案
状态
最终解决日期
备注
1
5/10
JX
XXXX
严重
XXX
XXXXX
XX
6/10
XXXXXX
6/11
各小组均建立一个问题记录文件，记录项目过程中所有相关问题。
每个小组每个问题的编号规则为：
小组缩略字母_问题顺序号，如机械配件1号问题标注为：
JX-001。
各业务组负责人应对各自问题的处理情况进行跟踪。
未解决问题在每周工作周例会上予以汇报。
7.2问题处理机制
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