4553内部沟通控制程序.docx
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4553内部沟通控制程序
河南有限公司程序文件
内部沟通控制程序
（电子文件编码：
）
编号:
KXTC-COP
版次：
B/0
第页共页
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
页码
状态
改变
修改原因及内容提要
修改人
审批人
日期
备注
河南有限公司程序文件
内部沟通控制程序
（电子文件编码：
）
编号:
KXTC-COP
版次：
B/0
第页共页
1.0目的
为确保公司各项工作计划指标充分贯彻、按期完成，使公司运行处于良好状态，同时增进员工之间的相互了解，建立公司上下左右相互协调、相互信任的内部关系，增强公司合力与凝聚力，确保顾客的需求与期望在公司内部得到充分的理解和实施，确保质量管理体系的有效性沟通。
2.0适用范围：
本程序适用于公司领导、各部门、各层次之间的所有人员的沟通。
3.0职责：
3.1总经理、管理者代表应确保在组织内建立适宜的沟通渠道，并确保公司质量方针、目标在公司内部得到沟通和理解。
使员工能及时了解行业的发展动态、公司的发展状态及有关信息。
3.2公司各部及全员均有责任采用不同的沟通方式进行工作信息等方面的内部沟通。
3.3销售部负责对顾客的需求及相关信息的收集传递与沟通。
4.0程序内容：
内部沟通的内容包括但不限于：
A、质量方针、目标的达成情况
B、质量管理体系的有效性、适宜性
C、顾客关于服务满意程度的感知信息
D、服务要求及服务质量
4.1沟通方式及渠道：
4.1.1会议：
A、总经理办公会：
对公司经营决策、方针、项目投资、计划、组织机构设置、人力资源调配等方面进行沟通。
B、每月初召开的公司办公会：
对上月的目标及计划完成情况进行检查、沟通，并对各部门在计划执行过程中出现的问题进行协调、沟通，必要时，形成会议纪要传达到相关部门。
C、员工大会：
对关系到全员的重大经营活动或管理举措，应通过员工大会全方位的、及时的、高效的、严肃的与员工进行沟通。
D、专业协调会：
关联部门发生业务交叉或接口时，应及时召开针对性的专业业务协调会进行沟通，以达到分工与责任上的明确和思想与行动上的统一。
E、部门例会：
主要对部门内部适宜（如部门工作计划安排与工作落实、
需协调的问题以及质量要求等）进行沟通、处理。
F、广告、中介代理例会：
每周一次，主要对上周广告、企划业务活动进行总结，制定下周广告、企划工作的方向和重点。
G、工程例会：
每周一次，主要对上次例会后施工现场质量、进度、安全等情况进行总结汇报，安排下一步工作，提出需协调解决的问题。
4.1.2会议的组织与管理
会议由组织部门负责签到，并指定专人负责记录，整理会议内容，形
成会议纪要，参加会议人员必须遵守执行纪要中的内容。
执行情况由
组织部门负责跟踪，并在下一次会议中进行评价。
无故缺席方视为无
异议，必须无条件执行。
4.1.2面谈：
公司领导、人力资源部及各部主要负责人通过与员工面谈、月、季各工作绩效的评估等方式加强与员工之间的沟通，促进员工的主人翁意识的形成，更好地发挥员工的个人潜能。
4.1.3文件资料：
A、通过以通知、通告、通报、会议记录、会议纪要、决定、规定、规章等内部文件资料的传输的形式，进行沟通，确保各种信息及时、有效传递到相关部门和员工。
B、通过内部局域网电子公告与电子论坛等形式使员工积极发表建议，并将与质量有关的信息及时准确地传递，达到上下左右的沟通。
C、工程部负责定期（每二个月）将工程进展情况传递给销售部，销售部以寄发“在建工程进展通报”的形式使客户对公司工程进展情况进行了解。
D、销售部负责及时将客户的有关要求、信息以《工作信息传递单》、《顾客投诉处理表》、《来人、来电分析》等形式及时传递到策划部，策划部负责编写《客户信息分析报告》并及时传递至主管领导及公司总经理。
同时，各部门及员工均有责任将获取的与公司或客户有关的信息及时反馈到公司或相关部门。
E、对日常工作中出现的一般质量问题及信息，通过《工作信息传递单》传递到相关部门，相关部门应在限定的时间内予以答复。
4.1.4其他活动：
公司还可通过以下活动加强公司内部员工之间，员工与客户之间的沟通及联系：
§管理职责（管理评审）
COP5.5.3内部沟通控制程序B/03/3
A、联谊活动
B、公益活动
C、培训（研讨）
D、网站
E、广告宣传
F、公司《天下城》会刊
5.0相关文件与纪录
QR-C5.5..3-01内部会议签到表
QR-C5.5..3-02会议签到表
QR-C5.5..3-03工作信息传递单
QR-C5.5..3-04工作信息传递单登记表
QR-C5.5..3-05月份工作计划及完成情况表
QR-C5.5..3-06公司办公会议纪要（月份各部门工作考评）
内部会议签到表
QR-C5.5..3-01
会议名称：
B/01/1组织部门：
编号：
会议地点：
时间：
会议议题：
会议纪要（可附页）：
到
会
人
员
姓名
部门
备注
姓名
部门
备注
会议签到表
QR-C5.5.3-02
B/01/1
组织部门：
日期：
会议议题：
会议纪要（可附页）：
到
会
人
员
单位名称
姓名
职务
职称
联系方式
备注
工作信息传递单
QR-C5.5.3-03
B/01/1
编号：
主送部门
主送人
提交时间
接收部门
接收人
接收时间
联系内容：
经办人：
时间：
接收部门办理情况及回复：
经办人：
时间：
注：
此联系单一式两份，主送部门、接收部门各一份
工作信息传递单登记表
QR-C5.5.3-04
B/01/1
登记部门：
编号：
发文部门
编号
日期
签收人
发送人
联系内容
是否回复
备注
（）月度工作计划及评定表
QR-C5.5.3-05
部门：
编制日期：
B/01/1
序
号
工作计划任务
内部、外部
配合条件
责任人
配合人
权重
（％）
时限
完成（未完成）情况
简述
部门
自评
主管领导复评
绩效风险系数
加权分值
核心业务计划
临时过程计划
编制：
审核：
自评确认：
复评确认：
合计：
公司办公会议纪要（月份各部门工作考评备案）
QR-C5.5.3-06
B/01/1
会议主题：
总结考核本月度工作计划完成情况，明确下月工作目标，协调解决有关问题。
会议时间：
地点：
主持人：
参加人员：
完成情况记录：
部门名称
本月度目标完成情况
考评
结果
部门负责
人确认
备注
需协调解决的问题或需调整的计划：
总经理确认：
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