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秘书三级基础知识

三级秘书--《文书基础》复习提纲

1.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。

2.《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种通用公文：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）

事务文书主要有：

传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。

述职报告、讲话稿等。

商务文书主要有：

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、通用公文的制发程序：

起草、审核、签发（有了法律效力）

发文办理主要程序是：

复核、登记、印制、核发。

收文办理主要程序是：

签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：

拟办

5.为带发文件注册，要注意三方面：

①编注发文字号

②确定印制数量

③确定发送范围

眉首部分：

秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体部分：

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件。

文尾部分：

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

题型：

从中抽出几个，判断是在主体部分？

在文尾部分？

12.正确的保密标志：

（绝密、机密、秘密）密级★保密期限保密期限可以省略不写

13.公文的紧急程度分为：

特急、加急、限时送达（原：

特急、急件）

电报的紧急程度分为：

特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？

哪是电报的？

）

审核重点：

1、行文方式妥当？

2、符合行文规则和拟制公文要求？

3、格式符合规定？

19.签署是对组织外部而言。

签发是对组织内部而言。

20.成文日期的原则：

①以领导人签发日期

②以通过的日期

③实际印发的日期

应用文书的四要素：

材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）

材料运用的4个环节：

占有、鉴别、选择和使用。

（一）选择材料的4项原则

1、围绕主题

2、择典型

3、择真实准确

4、择生动新颖

（二）对主题的要求：

正确、深刻、新颖、集中（一文一事）

21.确定主题词的步骤：

审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）

（一）结构的内容

常用的开头方式：

概述式；目的式；开门见山式；引述来文式

常用的层次方式：

总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式

常用的段落方式：

提行式；条款式；篇段合一式

常用的结尾方式：

强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾

（二）对结构的要求：

严谨、自然、完整、统一

（三）运用语言的标准：

准确、简洁、平实

6.有特殊格式的公文有三种：

信函式、命令式、会议纪要式。

在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。

密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下，"简报式"会议纪要不用加盖印章

20.通告分为周知性通告和法规性通告。

题型：

下列哪些具有性周知性：

A.公告B.通告C.通报D.请示选择：

BC

21.通告的特点：

专业性较强。

22.注意"批转"型通知和"转发"型通知：

上级和平级来的文称为转发；下级来的文称为批转

23.通报的拟写四个要素：

倾向性导语、事实（事件）、认定和分析、处理意见

24．议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种

25.重点：

请示的写作

题型：

给出一段请示公文，然后做后面的小题。

要求：

（1）区分请示与报告

（2）是否做到一文一事

（3）事由是否明确，理由是否充分

（4）标题说清楚、明白否？

（5）行文格式是否正确？

（6）打破口语化，应用书面语。

如资金不够，应表达为资金尚有缺口

（7）结束语规范，如以上请示，如无不妥，请批准。

27.请示写作的注意事项：

（1）一文一事

（2）目的明确

（3）理由充分

（4）不要多头主送

28.会议纪要与会议决议的区别：

纪要用于行政会议；

决议用于党务会议

应用文书常见专用语言：

开头用语：

为了；按照；鉴于；当前；兹

承启用语：

引述用语：

悉

批转用语

经办用语：

经；拟；行；审；会议......

表态用语

结尾用语

论证的方法：

例证法；分析法；引证法；对比法；因果法

常用的说明方法：

定义和表述；分类和比较；数字和图表

第二章办公自动化

1.计算机运行速度是由CPU决定的。

2.硬盘：

微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。

硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。

硬盘使用注意事项：

①保护0磁道

②读写ing不能关掉电源

③防尘、防震、防病毒

④定期整理

3.目前常用的杀毒软件是：

（1）诺盾

（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000

4中英文切换：

ctrl+shift

　回车键：

Enter

　重启计算机：

ctrl+alt+del

5.计算机硬件系统：

主机：

CPU（控制器&运算器）、内存储器

外部设备：

外存储器、输入设备、输出设备

6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：

B.最小化C.关闭D.复原

7."死机"原因：

①操作系统本身存在缺陷

②系统资源匮乏导致操作系统崩溃

8.计算机病毒的特征：

传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性

防治：

①不滥用磁盘

②不运行来路不明的软件

③不打开来历不明的邮件

④安装防病毒软件

⑤对重要数据进行备份

14.计算机网络的组成：

通信子网；

资源子网

15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等

16.网络的主要功能：

数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性

17.计算机网络中的三类资源：

数据资源、软件资源、硬件资源

18.根据网络覆盖的范围分类：

局域网：

服务器、网络工作站、网卡、集线器和打印共享器

广域网：

调制解调器、中继器、网桥、路由选择器

主页：

hompage、浏览器：

beowser

超链接：

hyperlink、下载：

download

19.机构性域名：

com（盈利性的商业实体）、edu（教育机构或设施）、gov（非军事性政府或机构）、net（网络资源或组织）、org（非盈利性组织机构）、firm（商业或公司）

域名与IP地址并非一一对应

我国四大网络：

中国教育和科研计算机网（CERNETT）

中国科技计算机网（CSTNET）

中国公用计算机因特网（CHINANET）

中国金桥信息网（CHINAGEN）

三级秘书--《沟通基础》复习提纲

（一）秘书沟通的特点：

非权力支配性；非职责限定性、认同疏导性

（二）网络沟通的优势：

1.降低沟通成本，提高沟通效率；

2.实现了沟通的即时性和平等要求；

3.提高了即时信息的安全感

（三）网络沟通的制约性：

1.超负荷状态；

2.口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战;

3.横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。

（四）团队特征：

目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎

（五）影响团队沟通的主要因素：

1.团队成员的角色分担；

2.团队内成文或不成文的规范和惯例；

3.团队领导者的人个风格；

4.团队作出决策的模式

一、有效沟通的要素：

1、前提：

尊重、理解2、关键：

倾听、提问

二、有效沟通的原则

1、7C原则（可信赖性；一致性；内容有针对性；明确性；连贯性；渠道；准确判断接受能力）

2、用心去听，不在乎对方的表达方式

3、积极去想，分析出弦外之音

三、有效沟通的目标：

1、说明事物　2、表达情感　3、建立联系　4、和谐工作环境

四、有效沟通的过程：

沟通前的准备　－　确认对方的需求　－　正确阐述自己观点　－关注对方的反映　－　实施有效的提问　－　积极认真地倾听　－　及时确认、应对　－　适时进行总结

一、沟通的方法

（一）及时明确沟通对象（两方法：

熟练制作和使用必要的沟通记录工具；适当询问）

（二）了解沟通对象的行为习惯和工作风格

（三）正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介沟通）

二、沟通中的障碍：

1、地位与职务障碍；

2、语义障碍；

3、感觉失真；

4、文化背景的差异；

5、环境混乱；

6、信息渠道选择不当；

7、信息发出后长时间里没有反馈

三、横行沟通中的障碍：

1、视短现象

2、贵贱、等级偏见

3、性格、知识水平差异

4、对政策的认识存在猜忌、恐惧

策略：

1、使用针对式的沟通方式

2、树内部客户观念

3、耐心倾听

4、换位思考

四、下行沟通的策略：

1、定针对性的沟通计划

2、精简沟通环节

3、减轻、分流沟通任务

4、提倡简约沟通

5、启动反馈

6、多介质组合

五、上行沟通的策略：

1、建立信任

2、适时采用走动管理、安排非正式的上行沟通

3、维护领导层的内部一致性

六、危机：

是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。

危机沟通的策略：

1、采取措施，引导舆论向有利方向发展

2、强调共同基础，淡化差异，推进整体合作

3、成立危及处理小组

4、利用多种沟通方式

5、推动各方互动达成共识

三级秘书--《速记基础》复习提纲

第一节速记概述

1、概念：

是的运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术。

是文字记录的辅助工具。

3、方式：

手写速记（汉字速记、拼音速记），计算机速记。

4、在秘书工作中的作用：

记录有声语言（口授意见、来访意见、电话内容、会议记录）

记录元声语言（摘抄资料、起草公文、记事备忘）

5、会议记录的4种方式：

完全、精详、精要、补充记录法。

第二节手写速记知识

1、现代技术无法取代速记

　计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。

它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

一、汉字速记基本原理：

1、汉字速记是汉字草书的快写。

2、汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。

3、汉字速记是灵活运用借代的快写

二、拼音速记基本原理：

根据<汉语拼音方案>原理制定。

速符分为声符和韵符

三、汉字速记法的创制规则：

1、草字写法与快速连写（笔画简、方变圆、并偏旁、快相连）

2、双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

　　2.双音节的单纯词，又叫"联绵词"。

联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。

　　3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。

　　4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

　　5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。

在快速书写时，可省略被注释音节。

3、三音节词略写法

4、词组略写法

5、合体字替代法

6、语句略写法

四、拼音速记基本符号：

声符（写法五要领：

基线，笔顺，比例，斜度，曲势），韵符，声符及竟符相拼写的音符

五、创制拼音速记略符的原则：

1对象必须是常用词，词组，句子。

2、必须保留词语的主要部分，能便于联想。

3、在符形上不能与一般速符相混淆。

4、创制的略符必须便于书写与认读。

第三节计算机速记知识

1、定义：

是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。

2、特点：

速度快，强度低，效率高

3、使用工具：

专用键盘速录机速记（主流）、计算机自动语音识别速记、手写速记的计算机联机识别。

4、专用键盘速录机的原理：

"双手多键并击"

5、计算机速记的应用领域：

办公文秘应用，专业速录服务，个人应用

三级秘书--《企业管理基础》复习提纲

企业是进行自主经营、实行独立经济核算、具有法人资格的经济组织。

企业特点：

自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展

第一节企业管理常识

1、公司登记注册的程序：

A、公司进行的申请登记注册程序；

B、公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序

C、设立审批程序或审批程序

2、申请设立登记程序：

有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。

3、注册成立个人独资企业、合伙企业程序：

　　第一步：

咨询后领取并填写《名称预先核准申请书》、《制定（委托）书》，同时准备相关材料。

　　第二步：

递交名称登记材料，领取《名称登记受理通知书》等待名称核准结果。

　　第三步：

按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》，同时领取《企业设立登记申请书》，经营范围涉及前置审批的，办理相关审批手续。

　　第四步：

递交申请材料，材料齐全后领取《受理通知书》。

　　第五步：

按《受理通知书》确定的日期交纳登记费并领取执照。

4、现代企业制度

概念：

以完善的企业法人为基础，以公司制企业为主要形式的新型企业制度。

基本内容：

现代企业法人制度；现代企业组织制度；现代企业管理制度

基本特征：

产权清晰；权责明确；政企分开，管理科学

5、法人对企业的责任：

依法经营、自负盈亏、照章纳税、保值增值。

6、公司制企业的出资者享有的权利有：

资产受益权、重大决策权、管理者选举权

7、企业融资的方式：

内部融资和外部融资（股权融资和债务融资）

8、企业年检常识：

.1．内资企业年检程序

（1）企业领取、报送《年检报告书》和其他有关资料。

　　①企业领取《年检报告书》;②《年检报告书》的填写要求;③企业申报年检须提交的材料

　　1）法人企业、个人独资及合伙企业需提交的材料

　　a．《年检报告书》。

b．营业执照副本。

c.资产负债表、损益表。

d．经营范围中载明前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印件。

　　2）非法人分支机构、营业单位需提交的材料

　　a．《年检报告书》。

b．营业执照副本（外资分支机构无副本的提交正本）;c.加盖企业印章的隶属企业上一年度已年检的营业执照副本复印件或隶属机构主体资格证明复印书。

d.经营范围中载前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印书。

　　3）外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司需提交的材料。

　　a.《年检报告书》。

b．营业执照副本（无副本的提交正本）。

c.隶属机构的主题资格证明复印书。

d．经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件复印件。

（2）登记主管机关受理审核年检材料。

（3）登记主管机关加贴年检标记或加盖年检戳记。

　　登记主管机关对和准通过年检的企业，在其营业执照上贴当年度通过年检的标记或加盖年检的戳记。

年检标记分"A级"和"B级"两种。

对遵守工商企业登记管理法规胃口良好的企业定为"A级"，对有违反工商企业管理法规行为的企业定为"B级"。

（4）缴纳年检费，发还营业执照。

.2.外资企业年鉴程序:

企业直接登录"外商投资企业网上年检系统"（）或中国外资登记（）,按规定在线填写并申报年检报告书。

国家工商行政管理总局对企业申报的年检报告书实行网上预审，企业通过网上预审后，可以打印出带有二维条码的年检报告书，在加盖企业公章、并经法定代表人（或负责人）确认签字后，连同其他应提交的年检材料一并报送到国家工商行政管理总局。

逾期未接受年检的，工商行政管理机关将依法予以行政处罚。

第二节企业文化知识

1、企业文化的结构：

物质层，制度层和精神层（核心）

2、企业文化精神层6方面：

企业最高目标，企业哲学，企业精神，企业风气，企业道德，企业宗旨。

3、企业文化制度层3方面：

一般制度，特殊制度，企业风俗。

4、企业文化的特征：

独特性，普遍性，可塑性。

5、企业文化的功能：

激励，导向，约束，凝聚，稳定，辐射

6、CIS（企业形象识别系统）3层次：

企业理念识别（MI），企业行为识别（BI），企业视觉识别（VI）。

7、CIS策划的原则：

①全方位推进；

②以公众为中心；

③实事求是；

④求异创新；

⑤两个效益兼顾。

第三节企业的人事管理知识

1、高性能团队所具备的条件：

A、共同的愿景；

B、队员间开放的交流；

C、队员间的互相信任和尊重；

D、高效的工作程序；

E、团队里求同存异，队员做事共同的方法和工作流程。

2、人事档案保管制度的基本内容：

归档；核查；保卫保密；统计；转递制度。

3、人事档案利用的方式：

查阅；外借；出具证明。

5、人员招聘流程：

招聘计划----信息发布------测试-------人事决策--------职工入职------招聘报告

6、人员招聘方式：

笔试（论文式和测验式），面试（模式化，非指导性，状况，压力）和心理测试

7、人员公开招聘原则：

公开，竞争，平等，能级，全面，择优原则。

8，职工培训两个重要内容：

培训需求分析，制定培训计划

第四节企业公共关系知识

1、企业公共关系基本特征：

①以社会公众为工作对象

②以塑造形象为工作目标

③以传播沟通为工作方式

④以互惠互利为工作原则

⑤以真实诚恳为工作信条

⑥以注重长远为工作方针

2、职能：

信息管理，参谋决策，媒介宣传，协调沟通，促进销售职能。

3、原则：

真实信用，互惠互利，全员公关，为社会服务，科学指导，社会规范原则。

4、工作程序：

调查，计划，方案实施，效果评估。

5、企业形象的重要性：

①（良好的企业形象）有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖；

②有助于增强企业的凝聚力和吸引力；

③有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视；

④有助于企业在竞争中赢得优势。

6、企业形象的塑造和维护：

阐明企业当前策略；确定企业形象；制定沟通目标；拟定沟通计划，持续执行计划。

7、企业公共关系危机的预防：

预测分析--制定计划方案--加强危机训练--建立处理危急事件的关系网络。

8.公共关系危机管理的原则：

①预防第一

②公众第一

③公开第一

④时间第一

9、企业公共关系危机的处理：

采取紧急措施；积极处置危机。

第五节企业经营常识

1、会计基本职能：

核算和监督

2、会计要素：

资产，负债，所有者权益，收入，费用，利润

3、会计科目：

资产类，负债类，所有者权益类，损益类

4、会计核算方法7种：

设置会计科目和账户，复式记帐，填制和审核凭证，登记账簿，成本计算，财产清查，编制会计报表。

.会计核算的一般原则：

（1）真实性原则

（2）相关性原则

（3）可比性原则P116中

（4）历史成本原则（是指各项财产物资应当按其取得或构建时发生的实际成本计价，作为入帐的基础，并作为分摊和转作成本费用的依据）

5、会计凭证：

原始凭证和记账凭证。

（会计账务处理最直接最根本的基础）

6、会计账簿：

包括总账，明细账，日记账和其他辅助性账簿。

（1）会计账簿登记的方法和要求

　　①依据审核无误的会计凭证。

　　②使用黑色或蓝黑墨水笔书写（勿用铅笔用圆珠笔）。

　　③在书写文字和数字时，一般不要写满格，约占1/2或1/3为宜,登记完毕在会计凭证上划"√"

　　④账页最后一行摘要栏填写"过次页"（转后页），次页的首行摘要栏填写"承前页"。

　　⑤登记不得跳页跳行，若不慎发生跳页跳行，应在摘要栏内注明"此页空白"，"此行空白"，也可以用红色对角线注销，经办人签章。

　　⑥发生差错时，按规定方法更正，不得任意撕、刮、涂、擦、补、贴或用药物清除字迹。

　　⑦涉及结账时，在最后一行数字下面划一条通栏红线，在摘要栏内填写"本月合计"、"本季度合计"、"本年累计"等字样，若账户期末无余额，应在"借或贷"栏中填写"平"字，"余额"栏注明"0"符号。

　　⑧每年初更新账簿时，在旧账簿末行摘要栏"结转下年"，在新账簿首页首行摘要栏填上"上年结转"。

7、出纳工作权限：

①办理银行存款和现金领取。

②负责支票、汇票、发票、收据管理。

③做银行账和现金账，并负责保管财务单。

④负责报销旅费的工作。

⑤职工工资的发放。

8、税收的基本职能：

筹集国家财政收入

9、税收的基本原则：

公平，效率，适度，法治原则。

10、税收的基本特征：

强制性，无偿性，固定性

11、税制的3个基本要素：

纳税人，征税对象，税率

12、我国的税收征收程序主要有：

税务登记制度，发票管理制度，纳税申报制度，税务稽查制度

13、税收分类标准：

（1）流转税：

增值税（我国第一大税种）；土地增值税；消费税；营业税；关税。

（2）所得税：

企业所得税；外商投资企业和外国企业所得税；个人所得税；农业税。

企业所得税是以企业的纯收益为对象的一个税种。

企业所得税的纳税人的三个条件：

①在银行开设结算账户

②独立建立帐簿，编制财务会计报表

③独立计算盈亏的企业或组织。

（3）财产税：

房产税；契税。

（4）特定行为税：

固定资产投资方向调节税；筵席税；屠宰税；车船使用税；印花税；城市维护建设税。

（5）资源税：

资源税；城镇土地使用税；耕地占用税。

增值税的税率一般为17%，劳务报酬所得，使用比例税率为20%

28.外商投资企业和外国企业在中国境内设立，按30%税率征收企业所得税，另外按应纳税所得税征收3%的地方所得税。

两项合计负担率为33%（题型：

由以外上年纯收益为4500万，下面哪个是他的税额？

答：

4500万*33%）

29.外商投资企业和外国企业所得税应纳税所得额，是其美以纳税年度的收入总额，减除成本、费用、税金和损失后的余额。

14、我国现行的货币政策工具：

存款准备金率，利率，再贴现，中央银行再货款，公开市场操作和贷款规模

*控制现金发行的主要措施:

①对现金发行实行计划管理。

②通过运用利率杠杆来调控。

③切实加强现金管理，严格控制不合理的现金支付，建立健全大额现金支付的登记备案制度。

④加强银行账户与信用卡的管理，堵塞现金支付的漏洞。

⑤努力改进金融服务，延长营业时间，增加现金回笼。

控制现金发行，不能单靠银行，必须依靠各地区、各部门的共同努力，必须要有一系列的政策措施相配套。

15、社会保险的主要项目有：

养老社会保险，失业社会保险，医疗社会保险，工伤社会保险，生育社会保险等。

16、股票的构成：

面值，市值，股权，股息，红利

17、股票的基本特征：

时间性，价格波动性，投资风险性，流动性，有限清偿责任，无期性，权责性

*沪深股市基本交易规则：

价格优先、时间优先。

18、我国两个社会个人股证券交易所：

上海，深圳

19、以法律形式确认的金融机构体系包括：

中央银行，商业银行，专业银行，非银行金融机构，外资银行。

20、国际金融机构：

（按地域）全球性（国际货币基金组织，世界银行