监理工程合同信息管理方案.docx

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监理工程合同信息管理方案

监理工程合同、信息管理方案

监理工程合同、信息管理方案第一节、合同管理一、合同管理合同管理主要是通过对工程质量、工程进度、工程投资的有效控制，以达到工程建设项目按施工合同规定的约束条件，优质、按期、高效益的建成投产。

从而有效地维护业主的合法权益，同时也督促承包商认真地履行合同规定的责任和义务。

合同管理是监理工程师在工程建设全过程、全方位管理中一项综合性的管理工作。

本施工项目，涉及的合同较多，监理、管理和协调如此多的工程合同需要采用严密的计划和管理技术，及依靠从类似规模和性质的项目获得的来之不易的经验。

我公司将认真贯彻施工承包合同和施工监理合同，站在公正的立场上，充分发挥监理的控制作用与第三方的特殊地位，注意协调好业主、承包商及各协作部门的关系。

1、合同管理的主要内容和监理职责

（1）合同管理的主要内容①协助业主进行施工招标工作；②协助业主监督施工单位全面履行施工承包合同；③协助业主制定实施各项工程管理制度；④协助业主处理与工程有关的索赔和合同纠纷事宜；⑤分析合同执行情况和跟踪管理；⑥处理工程变更、分包管理、工程延期事宜；⑦争端与仲裁。

（2）合同管理监理职责①监理工程师从项目建设目标出发，根据《合同法》、《建筑法》等法律、法规、政策文件、规章制度、工程技术标准、材料、工程招投标文件和各种合同条款，对工程建设全过程行为，从合同的角度进行管理，处理合同问题。

②监理工程师熟悉各类合同，包括设计合同、材料设备采购合同、施工合同等应该包括的内容条款，尤其是建设部、工商行政管理部门制定的合同示范文本。

对主要合同条件：

如施工组织设计及工期、工期延误、质量与检验、安全施工、合同价款与支付、材料设备供应、工程变更、工程分包、索赔、违约和争议、工

程保险、担保等关键内容和要求有深入的了解和认识。

并熟悉合同文件中甲乙双方权利、义务、责任的内容和规定；熟悉质量、进度、投资费用控制的目标要求、内容、流程和时效要求。

③预测发生偏离合同约定及违约事件的各项诱因和可能性，确定合同管理的重点难点，制定相应的防范措施；及时提醒有关各方尽量避免违约、争议和索赔的出现。

④对合同的订立、变更（如果有）、解除（如果有）、履行、终止等进行全过程管理，重点在订立合同前为业主出谋划策，以及对出现的合同纠纷和争议的监控和有效解决。

⑤定期检查监督。

检查监督各类合同的执行情况，是合同履行管理中的重要环节。

总监理工程师和合同管理监理人员定期或不定期深入施工单位了解各单位落实各自任务的履约情况，对施工单位，检查人员、材料、机具的落实情况、施工方法、施工工艺的执行情况、工程进度、各部分工程质量情况等。

督促各单位按时按质完成合同规定各阶段的任务，协商解决设计、施工等过程遇到的外部和内部阻力。

另外，就是工程协调会议的作用，通过工程协调会议形式，定期检查合同履约情况，并及时解决可能遇到的困难。

定期检查监督工作落实到项目监理机构内各个监理人员，做到责任到人。

⑥随时掌握各参建单位情势的变化，防止自身债权落空。

由于勘察、设计、施工、材料设备采购等合同，业主都有先履行债务的条款，因此，监理工程师将协助业主采取有效的方式收集勘察、设计、施工、材料设备供应商等各单位变化中的情况，在发现并有确切证据证明对方经营情况严重恶化的，严重丧失商业信誉的，或有其他丧失或可能丧失履行债务能力情况的，监理工程师将及时协助业主采取有效的保护措施，保证业主的利益不受损害或者尽量减低损害。

⑦按约定验收及结算。

监理工程师协助业主做好设计图纸验收工作，工程实物验收工作，确保设计、施工等单位确实已严格按照合同约定完成所有的工作。

对履行不适当的部分，及时要求有关单位作出整改，直至符合合同约定为止。

设计图纸、勘察资料按要求提交业主后，以及工程竣工验收后，监理工程师协助业主在约定的结算方式、计算时间办理结算工作，使合同得到全面的履行。

并按约定终止合同。

⑧监控可能出现合同争议及纠纷。

通过对各参建单位合同履约情况的定期检查监督，对可能发生合同争议和纠纷的，及时向有关单位提出，提出积极可行的解决建议和措施，在确保各方合法利益的大前提下，尽量避免争议纠纷的出现。

⑨合同变更、解除、争议的管理及解决。

对可能出现的合同变更、解除，监理工程师严格根据合同中关于合同变更、解除的约定，以及《合同法》中对合同变更、解除合同的规定，和《建筑法》等相关建筑工程法律法规和行政管理文件对关于变更、解除的内容的规定执行。

维护业主的合法利益。

⑩对于可能出现的合同争议和纠纷，监理工程同样严格按照设计合同、施工合同等合同中关于争议、纠纷、违约、索赔等的约定，以及《合同法》中对合同争议的解决方式和解决措施的规定，和《建筑法》等相关建筑工程法律法规和行政管理文件对关于争议、纠纷的内容的规定执行。

维护业主的合法利益。

2、合同管理的主要方法合同作为一种法律行为把参与工程建设的各方有机地联系起来。

要做好监理工作，必须首先搞好合同管理，以合同条件约束各方行为，以合同条件协调各方关系。

（1）合同预控法①熟悉工程概况，了解业主对勘察、设计、施工、主要材料设备的具体要求；熟悉各类合同的合同文本，包括勘察合同、设计合同、施工合同、材料设备采购合同的示范文本。

②协助业主审查本工程的施工承包商、分包商、材料设备供应商的营业范围、资质、信誉度等，并根据业主的意向采取有效可行的保证措施制度。

③根据业主的具体需要，协助业主先行制定施工、材料设备采购合同的具体合同条款，并与业主协商分析合同协商谈判的底线及策略。

④制定合同协商谈判计划，并进行具体的组织。

协助办理各类合同最终订立的有关工作。

（2）合同分析法驻地监理机构下设合同管理部门，配备合同管理专业人员对项目合同实行目标管理和全过程监督；建立合法、规范、实用、系统、科学的合同管理制度，对合同文件实施规范化管理。

监理部组织监理工程师认真阅读、熟悉合同文本，充分理解和熟悉合同条款，详细分析哪些条款与业主有关、哪些与施工承包单位有关、哪些与设计单位有关、哪些与工程检查有关、哪些与工期有关等，分门别类分析各自的责任和相互联系，按专业岗位将合同履行监督职责落实到每一个岗位每一个人，使每一位监理人员能够用合同规范自己的监理行为，能够用合同规定及时处理实施中遇到的问题。

（3）建立合同数据档案法项目监理部建立合同台帐、统计、检查和报告制度，认真做好履行过程中的组织和管理工作。

对合同履行过程中形成的合同组成文件，如设计变更、洽商记录、会议纪要、部分监理作业文件、来往信件、各种施工进度表、施工现场的工程文件、各种财务记录、工程照片、工程检查和验收报告等分门别类存档，监理过程中的往来文件资料按规定传递，防止索赔事件的发生，实现规范化管理。

项目部建立合同管理微机信息系统，实行动态管理，对合同内容中有关质量、投资、进度数据、工程移交手续等制成图表，使合同中的各个程序具体化，当事人对各自的职责简明易识。

（4）跟踪调查研究法监理部对合同履行实施全过程跟踪监控，对合同履行情况及隐患及时报告、及时处理；依据法律和行政法规、规章制度，对项目合同履行进行组织、指导、协调和监督，保护合同当事人的合法权益，确保合同的全面履行；在施工全过程中严格执行合同条件，对业主负责，并采取预先分析和调查研究的方法，防止偏离合同约定事件的发生。

督促施工承包单位进行合同履行前的交底工作，明确自己在施工质量、进度、投资等方面的合同义务、要求和违约责任，促使施工承包单位按合同规定进行施工，预防合同纠纷的发生。

根据项目合同文件的有关条款、目标和承诺，定期检查有关施工承包单位的实际落实和执行情况，包括施工人员、机械设备的配置，施工完成质量的执行标准和规范，工期目标的完成情况，进场材料的执行标准，外供材料和设备质量标准和数量的订货供货情况，工程完成质量和数量以及工程价款的审核执行情况等，对存在的问题通过监理指令及时向施工承包单位提出并督促其改正，直至达到有关要求为止。

（5）合同监督法监理工程师根据合同工期审核进度计划、检查施工进度，按照规定质量标准验收工程，按照合同规定的计量方法进行计量及签署付款凭证。

督促检查施工承包单位施工中人员构成和数量，以及机械设备的数量，规格性能是否符合合同要求，对不满足合同要求的人员及设备责令整改和更换。

监理部经常组织项目合同履约评比活动，执行合同奖罚条款，在整个施工过程创造一个守合同、重信用的氛围，促使合同的圆满履行。

3、合同管理措施

（1）工程变更监控措施工程变更是土建工程最大的合同问题，变更事项诸如设计变更、施工顺序变更、工程量变化、条件的改变等等都会引起工程合同变更。

对合同变更严格遵照相关合同条款以及政府部门、业主方相关条款或相关规定所明确的权限和审批程序严格执行。

①下述变动无论由设计单位、建设单位还是承包商提出，均视为工程变更，并按有关规定申报和审批。

a、增加或减少合同中列举的任何工程数量；b、取消合同中包括的任何工程；c、改变合同中规定的工程性质、种类和质量；d、改变工程任何部位的标高、线形、位置和尺寸；e、改变或取消完成工程所必要的各类附加工程；f、改变工程任何部份施工的规定顺序和时间安排。

②工程变更、洽商记录填写的内容必须表述准确、并附图示、规范；工程变更、洽商的内容应及时反映在施工图纸上。

③不仅以变更通知、变更图纸为准，同时监理工程师也到现场计量，实地检测，来作为变更工程数量的最终依据。

④变更工程的单价，必须取得业主的认可，如采用参考价格和协商价格时，监理工程师积极妥善做好业主与承包商之间的协调工作，磋商一致意见。

（2）工程延期监控措施工期也常是合同双方涉及到的比较多的合同问题，工期拖后，引起整个工程

的滞后和被动。

工期拖后可分为几种情况：

一是可原谅的工期拖后，如设计变更、施工现场变化、业主工程师方面造成的原因、施工干扰等则可延长工期及补偿经济损失；遇天灾、超常气象条件、工人罢工则可延长工期但不补偿经济损失。

二是承包商内部组织不力属不可原谅的拖期，既不延长工期也不补偿经济损失。

在工程实践中，我们建议为挽回由此带来的损失往往要求采取加速施工即赶工的方法，督促承包商投入更多的施工设备和人力，或以加班的形式挽回失去的工期。

在项目实施中我们将发挥我们在合同管理方面的丰富经验，尽量避免工程延期事件的发生，为此，我们将作好以下工作：

①一把好预防关。

熟悉和掌握合同条款，认真分析影响进度的诸多因素，密切监控工程实际进度，做好预防工作，尽可能地减少工程延期发生的可能性。

为此，我公司要求进场监理工程师做到：

a、避免延迟交付图纸；b、不轻易下达停工令；c、尽量避免不按合同程序处理工程变更引起的工程延期；d、认真做好工程进度控制工作，及时调整施工进度计划，保证关键线路上的关键工序按计划完成；e、提出合理可行的措施，支持采用新工艺、新方法，及时协调解决施工中出现的问题，加快工程进度。

②二把好尺度关。

对承包商提出的工程延期申请，通过调整分析，摸清原委，严格把好尺度关，只有下述情况，才能将工程延期：

a、异常恶劣的气候条件，不可预见的灾害等特殊原因；b、由业主造成的延误、妨碍；c、不是承包商的过失、违约或由其负责的特殊情况。

③三把审批关。

要求承包商按合同和国家有关法规提交工程延期申请，严格按规定审批。

（3）严格审查工程分包情况监理工程师根据《建筑法》严格审查工程分包情况，根据业主意见，本工程一般不与考虑分包，除非个别专业性强的分项工程经业主审核同意外允许分包；

如确实存在分包，我公司将通过总承包商对分包工程进行有效管理，审查的主要内容有：

①分包单位的资质、业绩、质量管理体系；②分包单位的人员、机构设备状况；③分包工程的内容、工程数量和工程价款；④分包工程的技术条件和施工组织设计；⑤分包工程的开、完工日期；⑥总承包商与分包商的合同责任和分协议。

（4）合同价调整监控措施引起合同价变化主要有以下几个方面：

①工程变更引起的工程量、单价变化。

在施工过程中往往实际完成的工程量较工程量清单变化较大，工程变更同时引发单价的变更，使合同价的变化更为显著；②作为一个有经验的承包商无法预见到的不利的自然条件引起的工期调整和工程量变化，从而使合同发生变化；③额外工程，新增工程超出了合同文件指定的工程范围，导致重新议定单价，从而使合同价发生变化；④物价上涨，由于施工期长，人工、材料等难免涨价。

我们将经常组织召开分析会预测工程费用，对现场可能出现的调整或增加项目，及时与设计、业主沟通，从优化设计方案入手来控制工程的投资。

当碰到突出的情况，采取必要措施：

一是加强对费用变化部分的审核，既实事求是地核准工程增加的费用，又核减不合理的费用；二是及时调整分项概算，保证主体工程费用投资，核减非主体工程投资；三是与施工单位人员对工程选用材料进行询价，尽量减少工程费用地支出。

（5）索赔管理（签证管理）

施工索赔现象日趋频繁，索赔己成为合同执行过程中难以避免的事实，从本质上看，索赔实际上是一种对合同调整的要求，这种要求可以是资金的补偿，也可能是调整合同工期的要求。

按照目前的操作模式表现在现场签证方面，这将是我们合同管理与造价控制的关键。

为作好索赔管理工作，我们将安排熟悉合同管理的监理工程师具体负责该方面的工作。

同时我们将根据业主的审批程序建立一整套工作系统和方法。

通过对监理部各级人员进行合同管理、签证管理方面的培训，使得他们都具有“索赔”意识，并在各驻地监理组建立完整、详尽、与潜在索赔有关的各种记录和资料管理体系。

在和承包商进行日常频繁的文函往来中，监理人员善于筛选和判别哪些属于“索赔意向通知书”，并收集和整理与索赔事件有关的现场记录和证实资料，对该索赔的持续情况进行记录。

同时指示承包商提交和保持合理的同期记录。

对施工单位提出的索赔要求或是签证部分，进行细致的分析：

①承包商索赔的论点是否成立?

合同依据是否合理?

②承包商索赔事件的事实有无出入?

证实文件是否充分?

③提出索赔的程序是否符合合同规定?

④承包商是否真正因索赔事件遭受了经济损失?

是否因索赔事件真正导致了延误?

该延误对整个工程竣工期有何影响?

⑤承包商索赔费用和延误计算是否合理、其账目是否正确?

⑥业主是否已给予了承包商其他补偿?

承包商是否表示放弃某项索赔权利?

⑦依据合同规定和事实资料，分析导致增加额外费用或延误的真实原因是什么，是属于哪一方的责任?

⑧如索赔涉及风险，该风险按合同应如何分担?

在分析索赔时，以文件证据为基础，进行合乎逻辑的推理。

“文件证实”至关重要，分析中寸步离不开证据。

（6）违约管理对承包商的违约时，首先分清是一般违约或是严重违约。

①如是一般违约，监理工程师书面通知承包商现场经理部，责令短期内予以改正弥补；如通知无效，则书面通知承包商法人代表和业主，确定因违约对业主造成损失，办理扣除相应费用的证明文件；②如是严重违约，业主已部分或全部中止合同后，监理工程师在认真调查并充分考虑业主为此所受到的直接和间接损失后，办理并签发部分或全部中止合同的支付证明。

（7）争端与仲裁协调业主与承包商之间发生争端时，监理工程师在接到书面通知时，按合同规定

的时限，以“公正、诚信、独立”的原则对争端调查取证，做出决定书面通知争端双方，合理地维护业主的合法权益和承包商的正当权益。

如争端双方中有一方不服而提出仲裁要求时，监理工程师在合同规定期限内予以协调，同时督促双方继续履行合同条款。

确实需要在合同规定的仲裁机构进行仲裁时，监理工程师将以公正的态度作证，并严格执行裁决。

4、发生合同纠纷的处理措施

（1）增强合同约束力，防范合同纠纷①结合实际拟定操作性与约束力强的合同条款，以合同为纽带和有效手段，达到规范项目管理和承包商行为、合理分担风险、主动控制的目的、现行的施工合同。

②利用合同手段规范项目实施过程管理：

为了规范本项目的实施过程管理活动，严格约束承包商的行为，合理分担风险，我公司的合同管理专家将配合业主拟定适应本工程特点的能有效地进行目标控制的合同条款，以便主动实施合理管理。

同时，对于能采用标准合同的，制定细化的补充条款，没有标准合同的，参照标准合同拟定适用的合同条款、合同条款应结构合理、条款完整，责权分明、界面清晰、严谨准确，以提高合同的约束力，增强其可操作性，从而减少风险、降低成本。

③细化支付条款：

对施工总承包和专业分包，根据承包工程的特点，采取不同的招标方式、计价条件和合同价格形式，制定明确、具体的计量支付条款和细则。

④设定计量支付控制点：

合同中的计量支付条款充分考虑能促使承包商保证施工质量、进度、安全文明施工，主动履行配合职责，以便有效地进行项目管理。

如设定工程款计量支付形象进度关键点，所有计量项目必须提交完整的质量控制资料并经监理确认，安全文明施工措施费按设定目标分阶段支付。

（2）强化设计变更管理①工程变更评审确认制度：

明确设计变更评审确认批准制度，以防止任意变更尤其是应施工方要求而发生的设计变更引起工程造价增加或降低原设计标准。

②设计方变更控制：

设计单位（含二次设计）经过提出设计变更、现场洽商这

两个环节才能发出设计变更，然后经监理审核、估价，报业主批准后方可以实施。

③施工方变更控制：

施工方提出工程变更，监理严格审核，由设计出具修改通知，由监理估价，报业主批准后实施。

④变更估价：

所有工程变更，设计变更按有关规定进行计价，如无定额规定的，由实施方提出变更预算报价，经监理审核估价后报业土批准作为计量支付和结算依据，否则视为实施方放弃其计量支付和结算权利。

（3）风险管理①防备合同风险：

我公司有多年从事市政工程合同管理的丰富经验，在项目实施中很注意项目管理实施过程中的风险，对各类风险能分别制定对策，向业主提出合同结构、合同模式、招标与发包方式的建议，协助业主选择适宜的方案，以满足本项目总体目标的要求，顺畅地组织项目的实施，确保工程质量、进度和有效控制投资。

②“分担”部分变更风险：

设立严格的工程变更（设计变更）的评审、批准确认程序与办法，以限制工程变更的数量和费用，改进传统管理的“现场签证”做法。

③识别合同关系，防止潜在的关联的风险：

项目合同结构是一个有机整体，监理工程师密切注意各个合同之间的内在关联关系，防止潜在的风险，在有关联关系的合同中明确相互配合协作义务的内容、时间及约束条款，如主体设计与专业设计之间，总包与分包、专业承包商之间的相互配合协作关系，都明确界定。

④合同分析和补充：

深刻领会合同精神，对合同条款进行全面的分析，结合有关法规、外部条件的变化和工程实际情况，预测合同管理的风险和薄弱环节，制定防范措施，利用书面指令，备忘录、合同细节说明书、洽商等形式事先予以规避、对即将到来的风险，及时报告业主并提出处理措施建议。

⑤提示业主履约：

监理工程师有责任及时提请业主遵守合同规定，按规定的时间作出决定、批准，指令、发放图纸、移交场地、支付工程款、提供施工条件和组织外部协调等，主动履行合同义务，防止引发法律纠纷，造成被动索赔。

（4）加强中标承包合同的价格管理随着工程造价改革的不断深入，量价分离、市场定价的建筑工程成本管理机制的建立和不断完善，招投标文件及施工合同的管理已经成为施工管理的有效工

具，我公司监理人员已经能够充分利用工程量清单中的单项报价及招投标文件中质量、进度条款作为施工合同执行的监控依据。

同时，监理工程师严格审查随工程进度提出的质量、进度报告，造价工程师依据单项清单报价进行合同进度经济指标的控制与审核。

（5）索赔管理①主动变更防止索赔：

在合同执行过程中，密切注意引发工程变更的因素，如施工条件变化，设计中的差错、承包商或业主提出的变更，及时协商研究处理，对其中可能对合同条款产生影响的条款主动提出修订、化解矛盾。

对于可采纳的工程变更，必须经业主同意后由设计单位编制设计变更文件，经评审确定价格，费用和工期后签发变更指令实施。

②索赔评审、估价：

依据合同规定的条件、程序受理承包商提出的工程延期和索赔，认真审核延期和索赔的证据材料，与监理记录和合同档案等同期记录进行对照，并进行实际调查，对不成立的延期和索赔予以驳回，对成立的延期和索赔应仔细评估，与承包商、业主充分协商沟通，将延期和索赔数量降低到最少，并报业主审批。

③反索赔管理：

当承包商向业主履约不全面时，或在此事件中因承包商的违约过失给业主工作带来被动造成损失，监理工程师配合业主提出反索赔。

（6）纠纷处理措施我公司保证所派出的监理工程师将实事求是、客观公正，保持良好的职业道德和执业声誉，努力营造良好的合同环境，以使项目实施处于良好运行状态。

当产生合同纠纷时，总监理工程师及时组织协调，避免争议、纠纷不断升级，影响工程按计划实施。

合同法规定，合同纠纷可以通过和解或者调解解决，和解或调解不成的，可以向仲裁机构申请仲裁或向人民法院起诉。

在合同的履行中，难免会发生纠纷。

监理工程师的任务之一就是对合同当事人双方进行调解。

监理工程师接到合同纠纷调解要求后，及时进行调查取证，了解合同争议的全部情况，提出解决方案，及时与合同纠纷双方进行磋商。

特别是涉及有关工期和费用索赔时，监理工程师作为公正的第三方，根据合同和有关规定正确处理，做到合同双方心服口服。

在具体的监理过程中，一旦承建商向业主提出索赔或业主向承建商提出索赔要求，

对申报的索赔文件监理工程师要认真地按索赔程序进行核实审查，公正地与双方进行协商，在合同规定的期限内形成索赔报告。

第二节、信息管理信息是工程建设三大监控目标实现的基础，是监理决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介。

信息管理是工程建设监理中的重要组成部份，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。

本工程既涉及到众多的土建承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的；因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，确保信息资料收集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。

从信息收集上来区分，信息管理将由施工前期信息收集，施工中信息收集和竣工交验后信息收集整理三部分组成。

1、信息管理的主要任务务

（1）、及时与业主沟通信息，使业主了解项目进展情况；

（2）、工程建设中出现的影响项目目标的问题，及时通过信息传递，报告业主；（3）、超出合同约定的各种变更，均应得到业主的批准指令；（4）、定期向业主书面报告（监理月报或周报）项目三大目标的执行情况；（5）、建立工程会议制度；（6）、督促承包商整理工程技术资料；组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，处理工程技术、经济、管理；以及材料物资供应、管理等方面的信息。

2、信息管理的主要内容

（1）信息收集a、建设前期要收集信息；b、施工图设计阶段信息收集；c、招投标合同文件及有关资料的收集；

d、施工过程中的信息收集；e、工程竣工阶段的信息收集。

（2）监理信息的加工处理a、根据投资控制信息，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示；b、依据质量控制信息，对工程设计质量进行指示；c、依据进度控制信息，对设计进度进行指示。

（3）监理信息的检索和传递我公司计划在项目监理部设置专职信息管理员，采用计算计进行信息分类，以便快速检索和传递。

提高信息的使用效率。

（4）信息的使用监理信息通过有条件共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及合同管理。

（5）、监理信息分类监理信息分类见如下表7-1。

监理信息分类表类