工程总承包项目合同管理控制程序.docx
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工程总承包项目合同管理控制程序
项目合同管理控制程序
1、目的
通过工程总承包项目合同管理的控制程序，明确在合同管理控制过程中，公司的各职能机构和各级管理人员的职责和作用；准确理解合同有关条款的内容和含义，明确发包方和承包方的责任、权利和义务；确认发包方和承包方履行合同的能力；防范和控制合同风险；并形成有关记录和文件，使合同的签订和履约过程处于受控状态，以保证公司的市场信誉，维护公司的合法权益。
2、合同的范围
本控制程序适用于公司承接的工程总承包项目所涉及的包括总承包合同、设计合同、建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖合同等。
3、合同管理的内容
总承包合同管理的主
要内容包括：
3、1接收合同文本并检查、确认其完整性和有效性。
3.2熟悉和研究合同文本，全面了解和明确业主的要
求。
3.3确定项目合同控制目标，制定实施计划和保证措
施。
3.4对项目合同变更进行管理。
3.5对合同履行中发生的违约、争议、索赔等事宜进行处理。
3.6对合同文件进行管理。
3.7进行合同收尾。
4、职责
4.1公司总经理负责重大合同的批准签订。
（合同金额在一百万元以上）。
4.2公司副总经理负责一般合同的批准签订（合同金额在一百万元以下）。
4.3合同管理部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
4.3.1负责组织宣传、学习贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及其他有关法律、法规和规章；
4.3.2负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的发放和管理；
4.3.3负责建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案管理；
4.3.4负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用工作，负责公司有关示范文本的编制和推广使用工作；
4.3.5负责各部门提交的各类合同的合法性、可行
性、
有利性审查，并岀具审查意见;
4.3.6负责公司内部承包合同的洽谈;
负责监督、检查各分公司施工合同、劳务分包
同、专业分包工合同、物资设备买卖合同的履行情况;
4.3.8负责公司各类合同备案工作;
4.3.9负责本制度的监督执行。
4.
3.10参与公司各类合同纠纷的调查。
4.4公司项目部负责总承包合同以及各类合同的洽谈工作。
4.4.1项目业务部负责建设工程施工合同洽谈工作。
4.4.2项目采购部负责材料设备采购、设备租赁合同的洽谈工作。
4.4.3项目经理部负责专业分包合同、劳务分包合同的
洽谈与签订工作
4.5项目经理部经理（或分管副经理）负责工程总承包合同的具体履行工作。
其主要职责是：
4.5.1负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章，组织学习所在工程项目的各类合同并熟悉内容，做好合同交底工作；
4.5.2履行合同中规定的职责，监督分包工程的进度及
工程质量;
4.5.3监督材料、设备的验收；
4.5.4负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并及时提交公司合同管理部；
4.5.5收集、整理索赔资料，提供索赔依据，书写索赔报告；
4.5.6监督所在项目各类合同的履行情况，发现问题及时向公司合同管理部报告。
5.合同评审
5.1.
合同主体的审查订立合同前，应当对对方当事人
的主体资格、资信能力、
履约能力进行调查,
不得与不能独立
承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
签订建设工程施工合同要重点审查业主的项目立项文件、
招标文件,
以确定发包人的主体资格;
审查项目资金落实程度
及业主以往合同履约情况，以确定业主的履约能力。
签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范
围、资质等级、管理能力和实际业绩。
公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济
合同，应经总经理办公会研究同意。
5.2合同的形式订立合同，除即时交割（银货两讫）的
简单小额经济事
务外，应当采用书面形式
〃书面形式〃是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。
5.3合同的内容
5.3.1建设工程总承包合同、建设工程设计合同、建设工程监理合同、建设工程施工合同、各类分包合同、工程项目施工内部承包合同等应当按照国家或公司制定的示范文本和公司编制的操作指导书规定的内容填写。
5.3.2其他合同（主要指买卖合同）的内容：
1）.当事人的名称、住所：
合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2）.合同标的：
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3）.数量：
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4）.质量：
有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；农副产品，化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5）.价款或报酬：
价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定的日期后多少日内。
6）.履行期限、地点和方式履行期限应具有确定性，难以在合同中确定具体期限的应约定确定期限的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
7）•合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
8）•合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起岐义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
9）•保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
10）.合同联系制度履地期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
11）.违约责任根据《合同法》作适当约定，注意合同的
公平性。
12）.解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
6、合同签订的工作程序
6.1建设工程施工合同的签订
6.1.1合同洽谈前，公司业务部必须按本制度4.1条
的规定对发包人的综合情况进行考察。
建设工程施工合同中投标中标的项目，要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。
6.1.2合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保
证金等费用较大的项目，按重新进行评审。
合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。
6.1.3合同主要条款商定后，由业务部负责起草文本，附
合同购合同会审表交相关部门（项目部、合同管理部、财务部
等）进行会审后，公司分管副总经理（或总经济师、合同主审
人员）认为已经基本没有异议的,
提交审查意见,
报公司法
定代表人或委托代理人批准签字。
工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的
全过程。
6.1.4合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同
约定必须办理鉴证、公证手续的，由合同管理部门负责办理。
按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须经批准后才能签订。
6.2劳务（专业）分包合同的签订
6.2.1合同洽谈前，公司业务部必须按本制度4.1条的规定对分包人的综合情况进行考察，要求分包方提供以下证件原件：
有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格证书、关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托书。
6.2.2项目经理部在符合分包方条件的企业中进行招
（议）标工作。
合同管理部对招标文件、评标办法及合同条件
进行审查,
并对招标工作进行监督。
6.2.3劳务（专业）分包队伍中标后，在征得业主同意
（若建设工程施工合同有此约定）后，由项目经理部（重大分包合同应报公司总经理审批）与分包方签订分包施工合同。
工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的，采用该示范文本地方主管部门无示范文本的采用公司制定的示范文本。
6.2.4项目部在签订合同后，应将合同文本报公司合同管理部备案。
6.3材料设备采购合同的签订材料设备采购合同由采购部
根据建设工程合同要求与供应方进行洽谈，拟订合同条款，交
项目经理部、合同管理部会审后，由采购部签订，合同管理部
加盖合同专用章，重大买卖合同会审后，由总经理批准签订。
6.4其他经济合同的签订其他经济合同由主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报部门（项目）经理审批或预审，在部门（项目）经理权限范围内的合同由部门
（项目）经理批准，由部门（项目经理部）合同管理员加盖合
同专用章；内部承包合同和其他重大经济合同由部门（项
目）
经理签署意见后由合同管理部进行合法性审查,
报总经理
批准签订。
6.5合同正式签订后，合同文本除相关部门自行保管外,
应当随合同评审表交存公司合同管理部一份备案。
7、合同实施计划编制
7.1合同签订后，项目部应及时编制合同实施计划，内容包括：
项目实施总体安排、分包策划、合同实施保证体系等。
7.2合同实施保证体系应与公司管理体系协调一致，并对同时承接的其它合同作出总体协调安排，所签订的各分包合同及自行完成的工作责任的分配，应能涵盖主合同的总体责任，在价格、进度、组织等方面符合主合同的要求
7.3合同实施计划应规定必要的合同实施工作程序。
8、合同实施控制
8.1合同实施前，合同谈判人员应进行合同交底。
合同交底应包括：
合同的主要内容、合同实施的主要风险、合同签订工程中的特殊问题、合同实施计划和合同实施责任分配等内容。
8.2公司管理层应监督项目部的合同执行行为，并协调各分包人的合同实施工作。
8.3合同管理部应督促项目部进行合同跟踪和诊断，合同跟踪和诊断应符合下列要求：
8.3.1全面收集并分析合同实施的信息，将合同实施情况与合同实施计划进行对比分析，找出其中的偏差。
8.3.2定期诊断合同履行情况，诊断内容应包括合同执行差异的原因分析、责任分析以及实施趋向预测。
应及时通报实施情况及存在问题，提出有关意见和建议，并采取相应措施。
10
8.4合同的变更和解除
8.4.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。
本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；
8.4.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
1）因不可抗力致使不能实现合同目的;
2）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
3）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
4）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
5）法律规定的其他情形。
8.4.3公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。
若确须变更或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门或领导审核后，认为已出现了本制度8.4.2条规定的情形的，应提交公司法律顾问审查并签发解除合同的函；对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。
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合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按《合同评审程序》办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。
做好变更文件的整理、保存和归档工作。
变更后的合同与原合同的发放的范围相同。
8.4.4对方提出合同变更的，变更程序也应9.3规定的程序执行。
合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一部分。
8.4.5对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止
（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。
中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。
合同的恢复与中止都必须通知合同审批部门或领导。
8.4.6合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。
资料移交公司档案室保存。
9、索赔和反索赔管理工程总承包合同涉及的索赔和反索赔包括与发包人、分包人、供应单位之间的索赔和反索赔管理工作。
9.1索赔管理工作内容包括：
预测、寻找和发现索赔机会；收集索赔的证据和理由，调查和分析干扰事件的影响，
12计算索赔值；提出索赔意向和报告。
9.2反索赔管理工作内容包括：
对收到的索赔报告进行审查分析，收集反驳理由和证据，复核索赔值，起草并提岀反索赔报告；通过合同管理，防止反索赔事件的发生。
10、合同后评价
10.1合同履行结束即合同终止，公司应及时进行合同
评价，总结合同签订和执行过程中的经验教训，提出总结报
土
口O
10.2合同总结报告应包括以下内容：
10.2.1合同签订情况评价
10.2.2合同执行情况评价
10.2.3合同管理工作评价
10.2.4对本项目有重大影响的合同条款的评价
10.2.5其它经验和教训
11、合同的日常管理
11.1本公司实行二级合同管理，合同管理部全面负
责公司的合同管理；业务部、采购部、项目经理部设立的合同管理员负责所在部门的合同管理，其他部门不设合同管理员。
11.2公司的合同专用章专人管理，合同管理部、业
务部、项目经理部各保管一枚，分别编号，合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门备案。
13
签订合同时，合同各方应在同一时间、同一地点签字并盖章，合同各页之间应当加盖公司骑缝章。
公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差。
合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
11.3签订合同正本、副本份数按需要确定，正副本应区分清楚。
合同签订后交公司办公室留存，其余各职能部门或合同履行部门由公司办公室负责编号受控分发。
除公司办公室外，其他部门复印合同必须事先征得公司办公室同意，由公司办公室统一编号受控，并加盖专用印章。
所有合同发放均应做好发放记录。
11.4已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会
议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等资料应集中由合同管理员保管。
合同管理员应对上述材料分类登记成册，业务人员与对方当事人结帐时可从合同管理员签领相关材料。
11.5对于合同履行和竣工结算均已完成的工程，合
同执行部门应向合同管理部提交合同履行情况的工作报告。
合同管理部审查后，连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册,
送交公司档案室存档保存
11.6合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。
合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
12、合同担保
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
13、合同的解释合同的解释权属合同管理部门及合同洽谈部门。
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