行政管理制度.docx

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行政管理制度

福建汇通资产管理有限公司

行政管理制度

目录

第一章总则1

第二章日常办公制度1

第三章办公秩序管理制度2

第四章值班管理制度4

第五章接待管理规定7

第六章会务管理制度9

第七章保密规定10

第八章公司文件办理规定12

第九章文件收发、传阅，档案管理制度18

第十章印鉴、介绍信管理制度21

第十一章文印、办公设备管理制度22

第十二章办公用品管理制度23

第十四章物品采购管理制度24

第十五章车辆使用与维护管理办法24

附则26

福建省汇通资产管理有限公司

行政管理制度

第一章总则

第一条为完善公司行政管理机制，实行规范化的行政管理，使公司各项行政工作有章可循，特制定本制度。

第二条本制度包括：

、日常办公制度

2、办公秩序管理制度

3、值班管理制度

4、接待管理制度

5、会务管理制度

6、保密规定

7、公司文件办理规定

8、文件收发、传阅，档案管理制度

9、印鉴、介绍信管理制度

10、文印、办公设备管理制度

11、办公用品领用制度

12、通讯设备使用制度

13、办公用品管理制度

14、物品采购管理制度

15、车辆使用与维护管理办法

第二章日常办公制度

第三条公司上下都要严格遵守劳动管理制度和费用管理制度，高效率地为公司服务。

第四条实行办公会议制度。

重大问题、人事安排由总经理办公会决定；各项具体业务细节操作由公司部门经理会议讨论决定。

总经理办公会、部门经理会不定期召开。

第五条各部门要认真履行职责，广泛听取员工的意见和建议。

部门之间应按公司操作程序交流工作情况和信息。

第六条员工之间应互相尊重，团结友爱。

重大问题须坚持原则，一般分歧应互相体谅、互相理解。

第七条严格档案管理，严守保密纪律。

公司利益第一，个人利益服从公司利益。

第三章办公秩序管理制度

第八条员工的仪容仪表：

员工个人形象代表着公司的形象，所以员工个人仪表的优劣对公司至关重要，为此，公司对员工上班时间的仪容仪表作如下要求：

要求项目

男士

女士

服装

要求

西服套装或整洁服装

职业套装

禁止

背心、短裤、无领上装

低胸、无领、超短裙

鞋

要求

穿皮鞋且保持光亮、干净

禁止

穿拖鞋，鞋面肮脏，有污垢、灰尘

发饰

要求

整齐、自然

整齐

禁止

乱蓬蓬、过长

零乱

面容修饰

要求

保持精神、每日剃须

允许清淡的化妆

禁止

蓄须，无精打采

浓妆艳抹

其它

手指甲不能太长，禁止涂鲜艳的指甲油

第九条员工在办公时间和办公地点不得上网打游戏或看与工作无关的视频节目，违反规定的，一经查实，经副总经理批准后给予当事人50元罚款、扣发当月本人20%的工资、解除劳动合同关系等处分。

第十条员工在办公场所和办公时间，不得大声喧哗、打闹，不准带小孩到公司玩耍。

必须接的私人电话要尽量低声，不得影响他人正常工作。

第十一条向领导请示、汇报工作，应简明扼要，节省时间。

原则上不允许越级请示、汇报，情况紧急、事关重大者除外。

第十二条除谈工作外，不准串岗闲聊、擅自离岗，进入各办公室应先请示，允许后方可进入。

第十三条员工负责本办公室清洁卫生，爱护办公环境，公共办公区域内禁止乱丢弃物。

第十四条员工要保持自己办公桌桌面的整洁，禁止放置与办公无关的杂物，下班时应整洁办公桌面，私人物品均放入员工贮物柜，将办公桌锁好，防止文件资料的丢失。

第十五条员工要礼貌待客，礼貌用语，礼貌接转电话，耐心解答相关的业务事项及电话询问，自觉树立维护公司的良好形象。

员工不论上班或是休假期间，手机均须二十四小时开机。

第十六条爱护公司财产，最后离开办公室的员工必须检查门窗是否关闭，空调、电脑、电灯、饮水机是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生。

第四章值班管理制度

第十七条值班人员值班期间须承办领导交办的事项。

第十八条处理各种紧急问题。

值班人员在正常工作时间主要起信息传递的作用，而在公司员工下班后，则要直接担负起处理各种急电、紧急文件和突发事件的责任。

值班人员在处理这类紧急电文和事件时，要及时向领导汇报、请示，以便迅速处理。

第十九条负责信息传递。

公司每天都要接收大量的电话、传真和信函。

值班人员在接到这些信息后，应立即做好记录。

根据内容的紧急程序，送有关领导及部门审阅；有关主管部门或领导交办后，值班人员则要立即通知有关部门或人员办理。

第二十条工作认真负责。

对承办的各项工作，要认真负责，一丝不苟地加以处理。

无论是来函、来电，还是领导交办的事项，都要把一切内容搞清楚，做到及时、准确地办理。

接待外来人员既要坚持原则、按公司规章制度和领导的指示处理，又要态度热情、诚恳、平等待人。

第二十一条加强请示。

如遇关系重大的事情，不能有盲目性和随意性，应加强请示，严格遵循工作程序，避免造成疏漏或失误。

第二十二条保守公司秘密。

值班人员在传达公司领导的批示、指示、决定、通知，接待外来人员，处理突发性事件等紧急事项以及与人闲谈中，要严格保密，严防失密、泄密的现象发生。

第二十三条做好值班记录。

办理的一切事项，都要将始末详细记录在专用的值班记录本上，内容要规范化。

本值班内没办完的事项，除在记录中写清楚外，还要向下一班值班人员作出明确的交代。

第二十四条接转与处理电话、函件。

1、接转电话。

值班人员接到电话后应首先问清对方的部门、通话人姓名、职务以及具体事由，并一一做好记录。

如是一般事项，能口头答复和处理的，即给予答复和处理，处理后将情况及时向主管报告；如是重大情况或事项，则应详细填写“值班电话记录报告”，报有关上级主管部门批示，并要加强督促催办；上级主管部门批示或对方要求告知结果的，则应及时将办理结果告知来电部门。

2、处理传真。

要将传真、传真编号和内容及时进行登记，凡涉及公司日常业务的传真，应及时送达有关主管部门落实、处理；发给个人的传真，则应及时转交本人。

凡经值班人员处理的传真，都要将处理结果记录在案，需备份的应备份归档。

3、接转信函。

如在上班时间并且公司设有专门机构负责受理的情况下，应让送件人直送指定机构；在下班时间送达的，则要了解送件部门、送件人姓名、职务以及所送信函，做好登记，及时分送有关部门处理。

第二十五条处理突发性事件。

值班人员应了解发生突发性事件的时间、地点、经过等情况；问清报告人的所在部门、姓名、职务，做好记录后，迅速送达公司主管阅示。

然后按领导指示，迅速通知有关部门或负责人去事件现场进行调查、处理。

第二十六条接待外来人员。

首先了解清楚来宾的部门、姓名、职务以及需办事项。

如来人要找公司领导，应先查问是否预约，再用电话跟领导秘书（或本人）联系；如找其他工作人员，则告之房间号码；如来人是为了解、询问业务，可介绍其与有关部门进行具体联系；如来人要找领导解决问题，则根据问题性质妥善处理；或请有关部门人员前来接待，处理。

值班人员在接待外来人员时，碰到的问题如能自行处理，应认真予以解决；不能自行处理的，应请示主管；重要的紧急事项，还应请示有关主管部门。

第二十七条承办的其他事项。

对有关主管部门临时交办的其他工作，值班人员要清楚具体内容和要求，做好记录，然后认真加以办理，并将办理结果及时报告有关主管部门。

第二十八条值班安排。

值班工作一般在公司综合管理部门领导下，由综合管理部门具体安排，制订值班表。

值班表包括值班日期及地点、值班人及电话、注意事项等。

并通知有关部门及人员，做好值班相关准备。

第二十九条值班记录。

值班人员应认真做好值班记录，以备查及据此安排有关事宜。

1、值班记录。

值班记录以天为单位，值班记录的内容一般包括值班期间的来人、来电、来函、领导批示、领导交办事项、值班人员办理事项等。

值班记录应有利于下一班值班人员了解情况，保持上下班工作的连续性；有利于领导了解、检查、考察值班工作；有利于为编写情况反映、工作简报等提供参考资料。

2、做好请示汇报工作。

值班期间发生重大情况或突发事件，值班人员要立即向领导报告，对把握不准的其他问题也要请示领导，不得擅自越权处理。

3、来宾登记。

无论是办公时间，还是非办公时间，对来公司的外来人员及其车辆、携带的物品，都要认真办理登记手续。

登记簿可以由进出人员自己填写，也可由值班人员代为登记。

处理电话是值班人员最主要的工作，值班电话处理及时与否，直接影响到公司的形象。

因此，值班人员在处理值班电话时要有高度的责任心，要做到：

耐心、热心、细心。

第五章接待管理规定

第三十条诚恳热情。

对于来访者，不管其身份、职位、资历、国籍如何，都应平等相待，诚恳热情，落落大方。

第三十一条讲究礼仪。

接待人员在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄、从容大方；在言语方面，要音量适度、语气温和、礼貌文雅。

第三十二条细致周到。

要求接待人员在接待工作中把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终。

第三十三条按章办事。

严格遵守执行有关规章制度。

不擅自提高接待标准；不向客人索要礼品；重要问题随时请示、汇报；对职责范围以外的事项不随意表态。

第三十四条保守秘密。

接待人员在迎来送往过程中，要注意言谈举止的分寸，注意内外有别，严守公司秘密。

第三十五条接待工作的准备

1、了解来客信息。

行政管理人员在来客到达前，应想方设法弄清来客的基本情况。

2、拟订接待方案。

根据来客的意图和要求及公司有关主管领导的意见，接待方案在报请公司有关主管领导批准后认真加以落实。

3、落实接待方案。

通知各有关部门做好准备工作，如落实食宿地点，通知宾馆安排好房间和用餐；落实交通工具；通知有关部门准备汇报材料；通知接待人员，落实接车（机、船）办法等；使准备工作落到实处。

第三十六条接待新闻单位来人。

新闻记者来访，接待人员要主动热情，搞清来访目的，由公司相关部门主管接待。

如对方给予报道，请他们写好报道稿件；如果记者让公司写报道稿，可将记者的意见向领导汇报，经领导同意后再起草。

发稿前，一定要经领导审阅；如记者准备报道不利于公司的消息，要保持冷静，耐心加以解释，并将情况及时向领导汇报；如果记者要进行歪曲报道时，则应据理力争，并通过合法手段争取得到合理的解决。

第三十七条接待前来洽谈业务的人员。

对前来洽谈业务的人员，由有关业务部门相关人员负责人接待，但如若关系到业务部门职权以外的事务则应请示公司相关领导。

接待人员参与业务洽谈，要事先做好准备，尽可能多地掌握对方的情报资料，做到知己知彼，以此来预测对方通过洽谈要实现的目的。

第三十八条来客登记。

凡是对外接待都应请客人在来客登记表上详细填明其所在公司名称、部门、姓名、职务、电话等，以备查用。

第六章会务管理制度

第三十九为保障公司各种会议规范有序的进行，加强会务的组织管理，达成会议预期目的，特制定本管理制度。

第四十条安排会议议题。

会议议题由领导确定。

综合管理部门应根据领导的指示，收集议题资料，并根据轻重缓急排出顺序，提出建议供领导决定。

相关部门也应根据领导的指示就会议议题整理、完善相关的资料，为会议做好准备。

第四十一条确定会议步骤。

安排议题后还要确定会议步骤，具体是：

1、议程：

即对已确定的议题列出先后顺序。

2、程序：

是对会议各项活动按先后次序作出的安排。

隆重的会议，对程序的设计十分讲究，要求甚严，并由领导审定。

3、日程：

是对会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。

议程是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，不得随意更动。

第四十二条拟订与会人员范围或名单。

根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟订。

第四十三条会议文件的立卷归档。

第七章保密规定

第四十四条密级确定：

公司文件分“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级，凡涉及三个等级内文件均属保密范围。

1、“秘密”：

内部规章制度属秘密级，只限全体员工周知，不可外传。

２、“机密”：

公司“总经理办公会议纪要等纪要”、“项目进度计划”、“项目建议书”、“项目可行性研究报告”、“有关财务制度”、“财务报表”“各类经济合同、协议”等属机密级，此类文件发至公司领导及相关人员。

３、“绝密”：

公司“股东会会议纪要”、“总经理工作报告”、“年度财务决算报告书”、“年度财务收支和利润分配方案”等属公司绝密级，此类文件发至公司领导。

第四十五条保密规定：

1、由各部门建立的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）由各门向综合管理部门提交文件U盘及文件原稿备案，各部门留存一份，其中软盘及文件原稿由各部门主管负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由各部门主管掌握。

2、各类“绝密”级文件统一由总经理负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理。

3、各部门的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）的打印草稿各部门主管负责收集，以备下次打印之用，凡不能继续使用的草稿纸，各部门必须及时销毁，不得随意放置。

第四十六条借阅规定：

1、凡借阅本部门“机密”级以下文件（含“机密”级），需经部门主管允许，办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经公司部门经理签字批准；

2、凡借阅其他部门“机密”级以下文件（含“机密”级），需经公司副总经理允许，到办公室登记办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经副总经理签字批准；

3、凡借阅“绝密”级文件，经总经理签字批准，到办公室登记、办理借阅手续，并于借阅当日归还，不得带出公司。

第四十七条对泄密行为的处理

凡私自传播、散发、复印公司保密范围内的文件，均属泄密行为。

泄露公司“秘密”者，给公司带来损失，公司有权进行处罚和追索经济损失。

第四十八条任何人不得随意涂改或自行处理公司文件，必须妥善保管，公司不定期收回保密范围内文件统一销毁。

第八章公司文件办理规定

第四十九条公司在经营、管理工作中所采用的公文，一般有如下种类：

1、请示：

请上级指示和批准，用“请示”。

2、报告：

向有关部门或相关合作单位就某一问题汇报或提出建议，用“报告”。

3、指示：

对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

4、通告：

在公司所辖范围内公布应当遵守或执行的事件，用“通告”。

5、批复：

答复请示事项，用“批复”。

6、通知：

传达上级的批示，要求下级办理或下级需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

7、通报：

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

8、决定、决议：

对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

9、函：

平行不相隶属的单位之间互相商洽工作；或向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。

10、会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第五十条公文格式分为眉首、主体、版记三部分。

第五十一条眉首置于公文首页红色反线（又称隔横线）以上的各要素统称眉首。

一般由份数、秘密等级、发文机关标识、发文字号、红色反线等要素组成。

1、秘密等级。

公文如需标识密级用3号黑体字，顶格标识在版面右上角第1行，并且标识密级的两字之间需空1字。

2、发文机关标识。

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。

发文机关标识上边缘至版面上边缘一般为25mm；原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号一般应小于22mm、15mm。

联合行文时应主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。

3、发文字号。

由发文机关代字、年份和序号组成。

发文字号一般在发文机关标识下2行，用3号仿宋体标注并居中排布。

机关代字一般可取机关名称前一个或两个字。

年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括住；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。

4、红色反线。

一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版面等宽即156mm。

第五十二条主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等要素组成。

1、标题：

公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，一般不使用标点符号。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用3号宋体居中加粗排布。

如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。

2、主送机关。

指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化的简称、统称。

主送机关名称后标冒号。

如发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

3、正文。

是公文的主体部分。

正文应置于主体机关下一行，用小四号宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

引用公文应当先引标题，后引发文字号；文内如使用非规范化的简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。

用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：

第一层用“一”、“二”、“三”…

第二层用“

（一）”、“

（二）”、“（三）”…

第三层用“1”、“2”、“3”…

第四层用“

（1）”、“

（2）”、“（3）”…

4、附件。

是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用小四号宋体标识“附件”，后标冒号和名称。

附件名称后不加标点符号。

如有两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。

5、成文时间。

以负责人签发的时间为准。

公文成文时间用汉字将年、月、日标全，用阿拉伯数字标明具体时间，一般置于右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。

6、印章。

由单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称、只标识成文时间并加盖印章。

第五十三条版记。

一般由主题词、抄送机关、印发机关和份数、反线等要素组成。

版记应置于公文的最后一页。

1、主题词。

是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号。

词目用3号小标宋体字，主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文种类的词。

一篇公文一般可标1一5个主题词。

主题词目之间不用标点分隔，而是彼此间隔一个字的距离。

主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方和抄送机关的左上侧。

2、抄送机关。

应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：

上级机关单排一行，其他单位合排一行。

在“主题词”下一行，左空1字用3号宋体字标识“抄送”，后标冒号；抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。

3、印发机关和份数。

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。

印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，用3号宋体字。

印发机关左空1字。

份数。

右空3字，用3号宋体字和阿拉伯数字标识。

4、反线。

版记中主题词、抄送机关、印发机关等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版面。

第五十四条公文的用纸格式。

公文用纸采用规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm、297mm。

公文用纸天头（上白边）为：

37mm士lmm，用纸订口（左白边）为：

28mm士lm版心尺寸为：

156mmx225mm（不含页码）。

第五十五条公文的排版格式，正文用小四号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。

骑马订或平订的订位为两钉钉距钉眼距书心上下各四分之一处。

平订钉距与书脊间的距离为3mm-5mm。

第五十六条呈文文字表述准确、简练、通顺、标点正确。

第五十七条呈文内容应标识明确。

提出本部门对所请示问题的处理意见，请领导审核。

第五十八条呈文由本部门或呈文者拟定，核稿由本部门负责人负责。

部门领导意见一栏，写出部门领导具体意见。

态度明确，简明扼要。

最后签名并注明时间。

第五十九条呈文格式：

呈文文号、题目。

主管领导批示，呈文内容书写符合规范，题目简明扼要，必须签署呈文部门及时间。

第六十条各部门负责人作为核稿人，必须审核内容、格式规范，对呈文负责。

第六十一条收文工作要求：

（1）做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

（2）熟悉公司各领导的职责分工，了解各职能部门的职责范围。

（3）根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。

（4）如遇领导阅文时间过长，应及时提醒。

（5）及时催办，定期检查文件承办情况。

第六十二条发文：

一般环节为拟稿——核稿———签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。

（1）拟稿：

按照领导要求和文件内容由各职能部门办理。

（2）核稿：

由拟稿部门负责人对文稿内容和发文名义进行审核。

（3）签发：

送领导签发的应是校核、修改并整理后的稿件，凡以公司名义下发的文件，则由公司法人代表签发。

（4）编号：

即发文字号按公文格式标准规定办理。

（5）打印：

经签发、编号后的文件由综合管理部门统一安排打印。

（6）校对：

拟稿部门进行第一次校对，综合管理部门进行第二次校对。

（7）印制：

校对后返还综合管理部门，按领导批示的份数印制。

（8）盖章：

统一在综合管理部门印章保管处登记后盖章。

（9）送发：

按文件版记标识的要求，送发到相关部门和个人。

（10）归档：

按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理编号；用计算机按照存档要求打印卷内目录，及时存档。

第六十三条发文工作要求：

（1）了解本部门及相关部门的职权范围和隶属关系，弄清关系。

（2）起草文件时要深入调查研究，正确领会公司领导的意图。

（3）文件编号由综合管理部门统一负责，填写文号登记本。

（4）发送文件要力争快捷，注意时效。

第九章文件收发、传阅，档案管理制度

第六十四条管理分类及原则

1、公司档案按三类实行“部门立卷、分类管理”办法：

人事档案：

综合管理部立卷、管理；

业务档案：

各业务部门立卷、管理；

财务档案：

财务部立卷、办公室管理；

2、立卷、归档中凡涉档案整理、保管工作因规定不明的，由综合管理部门协调后决定职责归属及处理办法。

第六十五条立卷归档要求

凡记载公司的具有查阅、保管价值的各类文件材料、磁盘、实物等，均属归档范围。

具体如下：

1、综合管理部门立卷归档范围

（1）办公室立卷归档范围

①公司成立的有关资料。

包括可行性研究报告、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、董事会成员的简历、公司领导班子个人情况等。

②公司历届股东会、董事会的主要资料。

如通知、股东会、董事会参加人员名单、会议日程安排、总经理工作报告、、股东会、董事会会议纪要、总经理办公会会议纪要等文字材料及声像材料等。

③政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料。

④相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。

⑤公司的规章制度、发文、纪要、通知。

⑥公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书（正本）。

⑦其它在公司各项行政、业务活动中形成的具有考查、利用价值的资料。

（2）综合管理部立卷归档范围

①公司人事档案，包括部门主管以上人员的任免通知、员工试用、聘用以及升职、奖惩、辞退的各种记录；

②公司各类人员技术职称、技术培训的各种记录；

③建立人才档案库，对所有技术专业人才设置特殊档案；

2、财务审计部立卷归档范围

各类财务报表、凭证、资料以及与上级财税部门、金融机构相互来往的函件、协议、合同及其它文件。

3、业务部门立卷归档范围：

及业务部门专业资料、文件及其它。

第六十六条文件的传阅

1、需传阅文件（上级政策性文件、公司的决策方案、公司的发文、公司收集的经济信息等），根据文件内容由办公室决定传阅范围。

2、建立卡片式文件的传阅单，传阅单上应有领导批示、阅文人及传阅、退回时间