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《行政事务与公文写作》提纲

《行政事务与公文写作》

（教案）

主讲教师：

张晓春副教授

深圳大学高尔夫学院

2009年2月～2009年7月

《行政事务与公文写作》课程目录

概述

上编行政事务

第一章行政工作的作用

一、枢纽作用

二、助手作用

三、参谋作用

四、信息、耳目作用

五、协调作用

六、门面、窗口作用

第二章行政工作特点和基本规律

一、行政工作特点

二、行政工作基本规律

三、行政管理工作原则

1、服务原则

2、按章办事原则

3、效能原则

第三章行政人员素养

一、才干素养

1、精明的办事本领

2、较强的文字表达能力

3、特殊技能

4、提高工作效率

二、智能素养

1、知识积累

2、思维训练

3、临机智力训练

4、记忆训练

5、反思（自省）能力

三、心理素养

1、培养乐观幽默的心态

2、培植自信心

3、鼓励竞争精神，防止妒嫉心理

四、职业道德

1、树立为事业埋头苦干的献身精神

2、遵守纪律的自觉性

3、谦和平等的人际关系

五、调查研究

1、调查研究是基本任务与基本工作方法

2、调查研究的内容与范围

（1）基本情况调查

（2）专题性调查

（3）经验性调查

（4）临时性事件与事故调查

3、调查研究的准备

（1）明确调查研究的目的与对象

（2）制订计划，拟好提纲

（3）调查研究的方法

4、调查研究的方法

（1）调查的方式与方法

（2）研究的方法

第四章行政事务综论

一、会务工作

（一）会务工作的种类与作用

1、会务工作的种类

2、会务工作的作用

（二）会务工作的原则与内容

1、会务工作的原则

2、会务工作的内容

（三）端正会风，提高会议质量

1、会风不正的主要表现

2、端正会风的措施

二、文档工作

（一）公文处理

1、公文处理的意义与要求

2、公文处理的程序

（1）来文处理程序

（2）发文处理程序

（二）档案工作

1、档案工作的基本内容和基本原则

2、档案的基本管理

（1）立卷的意义与范围

A.文书立卷的意义

B.范围与方法

（2）案卷的整理与归档

（三）保密工作

下编公文写作

第一章公文写作基本理论

一、公文写作的特点

二、公文写作的基本要求

三、提高写作水平的途径与方法

第二章公文写作常用文体分类

一、公文写作的概念（广义、狭义）

二、行政公文的分类

第三章行政公文的格式、行文规则

一、行政公文的格式要求

二、行政公文的行文规则

第四章行政公文的写作要求

一、行政公文主旨的确立

二、行政公文材料的收集

三、行政公文结构的安排

四、行政公文语言的把握

第五章行政公文常用种类的写作

分别重点讲授通知、通报、报告、请示、函、会议纪要、批复等常用行政公文文种的写作特点和要求。

第六章其他常用公文种类的写作

分别重点讲授计划、总结、会议记录、经济合同等常用文种的写作特点和要求。

上编行政事务

第一章行政工作的作用

一、枢纽作用

行政工作既是每一个具体岗位，又勾连上下左右。

是整个行政管理系统当中不可或缺的重要组成部分。

二、助手作用

专指为部门领导工作中担负的具体办事方面的职责要求。

三、参谋作用

实质上是为领导决策服务的功能表现。

四、信息、耳目作用

行政人员要立足本职岗位，为领导的决策和决策的施行采集上报有关信息，通过调查研究，提供参考材料。

五、协调作用

在本职工作中涉及向上以及平级其他岗位的工作落实中发挥重要作用。

六、门面、窗口作用

虽然大家从事各自的不同岗位工作，但对外来说，每一个人都是工作具体单位的门面与窗口，要高度重视。

第二章行政工作特点和基本规律

一、行政工作特点

（一）从属性

从工作角度上来讲，行政工作、尤其是行政事务工作从属性非常突出。

我们要深切意识到这一重要属性和特点，才能弄清出发点，有针对性地开展好自己的工作。

（二）事务性

行政工作往往是很具体的工作任务。

尽管有时相当琐碎，但却非常重要。

如办公室秘书在考虑一次重要接待或重要会议时要事无巨细，不可遗漏任何细节并且都要予以落实，才能取得工作的完满。

（三）被动性与主动性相结合

行政工作首先是被动性的，因为在具体的工作岗位上要受到来自不同等级的上级部门或领导的直接指挥，按照企业发展的总体规划统筹考虑确定岗位及其职责。

但同时行政工作又是具有主动性的，因为一个没有创新意识和创新能力的人是无法取得进步与发展——对个人而言，无法推动企业向更高的水平和绩效发展——对整体而言。

如何处理好两者之间的关系，要学会立足本职工作来进行创新，要有思想、有思路，不断尝试换位思考，提高自己的理论素养和能力水平。

二、行政工作基本规律

行政工作的基本规律就是：

按照本单位、企业发展的总体规划，在从事的岗位基础上有创造性地做好本职工作。

随着本单位、企业的不断发展扩大，事业日渐兴旺昌盛，对行政人员的基本要求随之不断提高，对大家的素质要求等等也随之不断提高。

我们必须适应这样的变化和要求，否则只能被淘汰。

三、行政管理工作原则

（一）服务原则

（二）按章办事原则

（三）效能原则

第三章行政人员素养

一、才干素养

（一）精明的办事本领

办事能力是一个习惯性的说法，它是综合能力的体现。

其中包括：

专业能力——指熟悉专业业务工作；理解与领会能力——含有高度的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及睿智的品评力等；条理与驾驭能力；口语表达能力；应变能力（临机处理能力）；交际公关能力等。

（二）较强的文字表达能力

不仅要具备基础写作的一般要求，更重要的是要符合公文写作的特殊要求。

（在“公文写作”课程中详细讲授）

（三）特殊技能

如外语、计算机技术等等。

（四）提高工作效率

所谓效率是数量与质量的同步协调关系达到最佳状态的实际反映。

缺少任何一个方面都不可取。

二、智能素养

（一）知识积累

主要包括：

第一，政治理论和政策法规方面的知识；第二，业务知识；第三，历史文化以及逻辑思维等方面的知识等等。

（二）思维训练

人的智能高低是由思维能力的开发程度所决定的。

加强智能训练的途径之一就是积极参加社会实践以及工作实践，加强思维训练。

思维训练主要包括语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的综合训练。

其中语言能力体现思维水平，因为语言是表达思想、进行交际的工具，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果，两者相辅相成。

（三）临机智力训练

临机智力就是临机处置智能。

它包括了应变能力，但又不仅限于此。

而是包含在一切情况下所反映出来的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。

它是以知识、经验和思维力作为后盾，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。

其改善，一是靠思维开发，更重要的是在实际工作中摸索与积累。

（四）记忆训练

对行政人员来说，要具备很强的记忆力，必须善于认人、记人、记事。

（五）反思（自省）能力

一个人要善于随时回顾自己的言行举止，善于总结自己的成功经验和失败的教训，特别是要善于发现自己的过失和不足。

孔子云：

“吾日三省吾身。

”

三、心理素养

（一）培养乐观幽默的心态

所谓乐观，是处事抱有积极的态度，而不是轻薄，更不是夸夸其谈，哗众取宠；而幽默，则是人类超越动物的心智的体现，常常表现为一种语言艺术。

幽默是一种自信心的表现，反过来又能够有助于增强自信心。

我们的工作中要讲究严肃认真，但并不妨碍乐观和幽默。

它们是一副身心健康剂，还是融洽人际关系、密切交往效果的优化剂。

要做到乐观与幽默，就要能够容人，就要有宽怀大度，遇事冷静。

（二）培植自信心

信心是做好工作的一个重要的心理因素。

要摒弃拘谨、沮丧、怨气等不良情绪，这些都是自信心不强的表现。

信心来自于对自己、对环境的清醒分析，而不是盲目自信。

知己知彼。

（三）鼓励竞争精神，防止妒嫉心理

竞争精神和嫉妒心理是社会现象，有时往往会被人们混为一谈，但实际上有本质的区别。

因为竞争带来的是积极的成果，而嫉妒则只能是有百弊而无一利。

竞争是社会发展的动力，是积极因素，事业的成功和个人的发展无不与竞争息息相关。

而嫉妒则是病态的心理，其根源是自私，常常是因为自己不如别人而产生。

更有甚者，嫉妒往往与不学无术划上等号！

四、职业道德

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。

职业道德是职业的生命。

（一）树立为事业埋头苦干的献身精神

这是职业道德的原动力，是其基础和保证。

（二）遵守纪律的自觉性

其一，严格按规章办事；其二，务必按职权办事。

（三）谦和平等的人际关系

在工作单位当中，行政人员所必须遵守的原则是正直、公允、谦虚、平等。

对上要正直、公平、亲和、尊敬；对下要谦虚、平等。

五、调查研究

（一）调查研究是基本任务与基本工作方法

1、调查研究是行政工作的一项基本任务和基本工作方法。

2、调查研究是锻炼自己工作能力的重要途径。

（二）调查研究的内容与范围

1、基本情况调查

2、专题性调查

3、经验性调查

4、临时性事件与事故调查

（三）调查研究的准备

1、明确调查研究的目的与对象

2、制订计划，拟好提纲

（三）调查研究的方法

1、调查的方式与方法：

观察法、问卷法、访问法、文献法、实验法、普查法、个案法、抽样法等等。

2、研究的方法：

信息交合、比较分析、系统分析、矛盾分析、本质分析、预测分析等等。

第四章行政事务综论

一、会务工作

（一）会务工作的种类与作用

1、会务工作的种类

2、会务工作的作用

（二）会务工作的原则与内容

1、会务工作的原则

2、会务工作的内容

（三）端正会风，提高会议质量

1、会风不正的主要表现

2、端正会风的措施

二、文档工作

（一）公文处理

1、公文处理的意义与要求

2、公文处理的程序

（1）来文处理程序：

签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、督办、立卷归档；

（2）发文处理程序：

拟稿、文稿呈批、登记或编号、印制与分发、立卷归档。

（二）档案工作

1、档案工作的基本内容和基本原则

2、档案的基本管理

（1）立卷的意义与范围

A.文书立卷的意义——查找作用；安全作用、基础作用。

B.范围与方法——范围；方法：

作者特征；问题特征；时间特征；名称特征；通讯者特征；地区特征。

（2）案卷的整理与归档

三、保密工作

下编公文写作

第一章公文写作概论

公务文书，简称公文，是应用文体中使用广泛而又具有特殊写作要求的一类文体。

公文写作是研究各类公文的写作规律、办法和探索公文写作能力形成及提高途径的一门学科。

学习公文写作，可以全面认识公文写作规律，掌握公文的写作方法，明确公文写作的特殊要求，了解公文写作能力形成及提高途径，培养较强的公文阅读与评鉴能力，能写规范的公务文书。

一、公文写作的特点

公文写作既具有基础写作、应用写作的一般特点，又有自身特点。

具体来说，以下五个方面：

1、写作的受命性。

公文写作一般没有写作者的主动的写作愿望，大多数是在机关单位负责人授意下，按照领导者的意图，或依据决策层和全体成员的意愿，“遵命”而写作。

这就要求写作时必须为机关立言，做“传声筒”，不能自作主张，抒发己见。

2、目的的专指性。

写作活动一定有一定的目的。

与一般写作活动不同，写作公文有特定的明确的指向。

一篇公文最终是否发挥效用，关键在于写作者能否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的在行文中加以具体表述。

公文写作目的不明确，就会成为一纸空文，毫无价值。

3、读者的确定性。

任何文体都有一定的读者对象。

公文有特定的读者，其中行政公文的读者十分明确，要用“主送机关”、“抄送机关”和“阅读范围”等项目加以确定。

要求考虑不同对象，采用不同文体，运用不同表达方式，甚至考虑不同的语气措词。

4、写作的集体性。

一般写作基本上是个体活动。

而公文写作则是一个集体参与的过程：

有的由写作班子完成；有的由集体讨论，个人执笔；即使个人起草也要经过层层审核修改。

5、写作的程式化。

与一般写作的追求创新有所区别，公文写作必须使用一种相对固定的规范程式。

公文有特定的体裁格式，国家有关部门对公文格式和发文稿纸等都用国家标准加以规定，除了维护行政公文的严肃性以外，还能起到方便起草、方便处理的作用，可以有效地保证公文的高质量和公文写作的高效率。

从以上五个方面的特点可以看出，要写出一份有规范的有质量的公文，必须明确写作意图和读者对象，摒弃主观意念，按照一定的公文程式，遵循一定的行文规范来写作。

二、公文写作的基本要求

1、真实。

“真实是公文的生命”。

这是一个重要标志。

公文首先在内容上要真实准确地反映党和国家的政策法令。

公文的真实性还表现在符合实际上，反映问题要真实，提出意见、建议要合理，作出结论要符合客观规律。

2、规范。

公文的体裁需要合乎规范。

大多数公文的外部组织在长期使用中由约定俗成而渐趋归一，包括格式构成、文面版式、用纸装订，都要合乎规范，不能随便变更，更不能标新立异。

国家机关部门还专门制定行政公文规范性文件加以约束。

（国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》“以下简称‘办法’”2000年12月修订公布）

3、实用。

行文内容上，事项要明确，计划要可行，意见要中肯，建议要科学，要求要合理，态度要明朗，结论要正确等等，都是公文要实用的具体要求。

行文形式上，公文要用规范的格式，直接、单一、简明，开门见山、直截了当、实事求是，行文要简捷明快。

实用是一份有质量的公文价值的最终体现。

三、提高公文写作水平的途径

提高公文写作的能力，途径有很多。

这里主要强调知识储备和实践训练两方面。

1、知识储备。

主要通过广泛阅读来实现。

首先是理论书籍。

其次是公文写作知识。

公文写作理论是公文写作规律的总结和概括，对公文写作有一定的指导意义。

另外还要多阅读公文范例，可以培养一些感应认识，尤其是一些近似的文体。

2、实践训练。

多练是写作学习中反复阐述的一条提高写作能力的基本途径，公文写作也不例外。

首先要打好扎实的写作基本功，能写出内容充实、观点正确、结构严谨、表达有力、语言流畅的文章。

再结合公文写作的要求，多做训练，不断提高公文写作的熟练程度，提高写作速度。

公文写作有时有较强的时间性，由不得写作者从容写作、反复推敲，要求手快，熟练地拿出成品。

严格来说，公文写作的要求也是相当高的。

第二章公文写作常用文体的分类

一、公文的狭义、广义概念

公文分为狭义、广义两种不同的概念范围。

从广义上说，公文是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务，有一定格式的应用文。

从狭义上说，公文特指“行政公文”。

二、行政公文的分类

1、从内容性质及其作用上看，公文大致分为三类：

（1）专用公文：

一定工作部门在一定业务范围内，根据公文办理的特殊需要专门使用的公文，如经济合同、外交照会、公诉书、商品广告等等；

（2）技术公文：

教学、科研、生产、基建等领域根据公文办理需要使用的公文，如说明书、图纸等等；

（3）通用公文：

指机关单位根据公务活动的需要而使用的公文。

分为一般事务文书（如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等）和行政公文（根据2000年12月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文分为13种，分别是：

命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。

2、从行文方向上看，也可分为三类：

（1）下行文：

上级机关单位向下级机关单位行文，如命令（令）、决定、意见、通知、批复等；

（2）平行文：

平级单位、不相隶属单位之间互相行文，如函；

（3）上行文：

下级机关单位向上级机关单位行文，如报告、请示、议案等。

第三章行政公文的格式与行文规则

一、行政公文的格式

公文格式指的是公文的外部组织形式，包括公文的用纸、装订与公文文面结构。

公文格式是在长期的治理社会、管理国家、办理公务的过程中形成的。

《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”对公文格式的各个方面作了明确而具体的规定：

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

文字从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条公文用纸一般采用国际标准A4（210mm*97mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

完整的公文格式是由文头、主文、文尾三大部分组成的。

各个部分、各个项目围绕主题部分的正文，从不同方面、不同角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机的系统，为公文在传递过程中能够得到正确的处理，发挥各自应有的作用。

1、文头部分

文头又称版头，由文件名称、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。

其中发文字号简称文号，指某一公文在发文机关一个年度中发文总号中的实际顺序号，由发文机关代字、年份、序号三部分组成，如“中发[2002]205号”等；发文字号的作用有三：

一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。

秘密等级分为“绝密”、“机密”；

紧急公文根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”’、“平急”。

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

2、主文部分

主文是文件最主要的部分，由标题、主送机关、正文、附件、成文时间等项目组成。

《办法》规定：

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

”完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。

主送机关是指负责处理、执行公文的机关。

3、文尾部分

由附注、抄送机关（指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关）、主题词（是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语）、印刷部分、印发时间组成。

（二）行政公文的行文规则

《办法》第四章专门介绍行文规则。

所谓行文规则，就是行文的规矩、要求和原则。

实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级请示和报告。

第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”’不得夹带请示事项。

第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示“、”意见”和“报告”。

第二十三条受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

具体分别来说：

1、实效的规则。

第13条规定：

“行文应当确有必要，注重效用。

”

2、行文根据规则。

第14条规定：

“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级请示和报告。

”（党政之间一般不互相行文）。

3、政府各部门行文规则。

第15条规定：

“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

”

4、抄送规则。

第20条规定：

“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

”第23条还规定：

“受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

”

5、协商一致规则。

第19条规定：

“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

”

6、联合行文规则。

第16条规定：

“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

”

7、请示规则。

第21条规定：

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

”主要有：

（1）不得越级请示。

（2）只写一个主送机关。

（3）一文一事。

（4）不得同时抄送下级机关。

凡是请示事项，一般是本机关职权范围内无权、无力、无法办理的事情。

有各种处理的可能性。

如果同时抄送下级机关，尚不具有执行效力和行政约束力，极易造成工作上的被动。

（5）不直接送领导者个人。

第22条规定：

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示“、”意见”和“报告”。

8、“报告”中不得夹带请示事项。

第21条有规定：

“报告”’不得夹带请示事项。

报告是用来汇报工作、反映情况、提出建议的公文文种，一般上级机关不予批复。

***

第四章行政公文的写作要求

一、行政公文的主旨确立

“诗言志”、“文以载道”，文章的中心思想或基本观点，一般被称为主题，在公文中被称为“主旨”。

它是公文撰写者通过公文的全部内容表达出来的对有关公务事项的基本看法和办理的行为意向。

“意犹帅也，无帅之师，谓之乌合。

”公文必须有主旨，写公文必须首先确立主旨。

清人刘熙载《艺概·文概》中有“古人意在笔先，故得举止闲暇。

后人意在笔后，故至于手忙脚乱。

”

如何确立主旨呢？

公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是人们对接触到的各种各样的材料产生的各种各样的感受的反复分析、认真研究中形成的、确定的。

如何进行分析研究？

毛泽东的“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的认识事物本质的科学的思考方法，也是公文写作中形成观念，确定主旨的正确的分析研究方法。

“去粗取精”就是摒弃事物的那些粗糙的、偶然的成份，只选取那些能够反映事物本质的精华；“去伪存真”就是舍弃事物的虚妄的惑人的假象，只留下能反映事物本来面目的部分；“由此及彼”是通过事物彼此间的联系去探寻事务的内在联系；“由表及里”是透过事物的表面现象去认识事物的本质特征。

所谓“改造制作工夫”就是运用头脑分析综合能力，通过对材料连贯起来的思索，实现由物质到精神，由感性到理性的“飞跃”，形成能够反映事物的本质的、内在联系的思想观点。

确立主旨的要求：

1、要符合党和国家的政策、法令。

如有些公司对于搜身、检查私人物品甚至出现事件集中审查、不准离开等等规定，直接违反《宪法》和《刑法》等。

2、要符合机关领导的意图。

正确理解、准确把握领导交给的任务，在分析和收集材料中不断领会领导的意图。

3、主旨要单一、鲜明，有强烈的针对性。

揭示矛盾