企业集团行政管理制度范例.docx
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企业集团行政管理制度范例
行政管理制度
说明
本制度规定了公司行政管理工作的职责范围,工作内容与要求、权限及检查考核。
在总经理的直接领导下,建立良好的工作秩序，管理行政事务,参与企业管理业务,搞好后勤服务及对外进行协调和宣传等工作。
目录：
一、行政管理工作职责
二、考勤管理制度
三、工作纪律
四、人事管理制度
五、会议管理制度
六、印章管理制度
七、信息资料与的档案管理制度
八、文书管理制度
九、车辆管理制度
十、保密工作制度
十一、来客接待制度
十二、电话管理制度
十三、后勤管理制度
一、行政管理工作职责
（一）、负责建立良好的工作秩序
1、按照公司确定的组织机构,划分职责,确定工作程序。
做到职责明确,程序明了、简化，提高工作效率。
2、组织制订各有关规章制度，强化基础管理。
做到有规可依，科学管理。
3、执行并监督、检查各项规章制度的落实情况，及时协调解决存在的问题。
（二）、负责建设综合信息管理系统，实施信息化管理。
1、负责信息化建设的长远规划，做到目标清晰，措施可行。
2、组织实施信息化建设计划，负责信息网络软硬件的购置、建设、维护等工作。
3、负责国家及本地区经济、政策等综合信息的收集、整理、分析并提出合理化建议。
4、负责公司与部门、部门与部门之间的衔接，发挥综合协调的作用。
（三）、负责公司会议事务工作
1、按照公司会议管理标准，做好会议议题的收集、整理、议程安排等准备工作，组织通知有关人员参加。
2、负责会议的记录及服务工作，对于重要会议，会后撰写、印发会议纪要，并存档管理。
3、执行并监督、检查公司重大决策、重要工作部署、领导指示及会议决定事项的贯彻落实情况，做到事事有着落，件件有回音。
4、遇有紧急情况时，提请总经理或其他分管领导召集临时会议解决。
（四）、负责文秘、文书工作
1、根据公司工作需要和领导的指示、要求，及时撰写工作计划、请示、报告、总结、领导讲话及其它材料。
做到情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练，逻辑严密。
2、签收各类外部来文件和各部门的请示报告，逐项登记并分发处理。
3、负责公司发出文件的核稿、呈批、编号、打印等工作。
认真审核，杜绝技术错漏事故。
（五）、负责档案管理工作
1、及时将公文定稿、缮本、立卷、归档。
2、归档的材料，应分类整理，保证齐全、完整，正确反应本公司的主要情况，并便于保管、查找和利用。
3、严格档案借阅制度，保证不失密，不损坏，不丢失，及时收回。
（六）、负责公司印信管理工作
1、根据公司《印章管理制度》，负责公司印章的保管工作，须妥善保管，防止丢失
2.建立印信管理制度，严格用印手续，保证不出用印差错。
（七）、负责接待和日常服务工作
1、对于大型的活动、会议，事先应做好周密接待计划，确保其顺利进行。
2、安排活动中，贯彻勤俭节约的方针，严格按公司的有关规定办理。
3、为领导做好日常服务工作，保证会议室、领导办公室干净整洁，一切设施均处于良好状态。
（八）、负责报刊征订、信函收发管理工作
1、负责公司所需的专业及日常报刊的征订工作，及报刊、信函的收发工作，确保及时收发、不出错、不丢失。
2、负责公司报刊、杂志图书的收藏、管理工作。
收放整齐，有秩序、不丢失。
（九）、负责公司办公设施的管理
1、负责公司办公自动化设施的购置、使用指导、维护和保养。
2、制订公司办公设施管理制度，规范操作事宜，杜绝人为损坏因素，杜绝浪费行为。
3、负责公司电话等通讯工具的购置、费用结算核转等工作。
4、负责办公车辆的管理、调度、使用及维护。
保证车辆时刻处于良好状态，搞好服务。
（十）、当好领导的参谋助手，负责做好公司生产经营等方面的调查研究，为领导决策提供信息，督促、检查各部门落实公司各项政策及完成任务的情况。
（十一）、参与制订企业方针目标，编制企业长远发展规划，做到目标清晰、切合实际、措施可行。
（十二）、负责组织推行现代化管理工作。
制订公司整体现代化管理规划，从管理组织、管理方法、管理手段等方面建立现代化管理体系，全面推行现代化管理工作。
（十三）、领导交办的其它工作。
二、考勤管理制度
（一）、上班、休假制度
1、实行每周六天、每天工作8小时工作制。
上班时间：
am8:
00—12:
00pm:
2:
30—6:
30（根据季节变化和工作需要可以在保证8小时工作的时间下进行调整）
午餐时间：
12:
00—12:
30晚餐时间：
6:
30—7:
00或6:
00—6:
30
2、迟于上班时间10分钟为迟到，早于10分钟下班时间为早退。
3、未经请示2小时不到岗为旷工。
4、节假日即元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等法定节假日依照国家及有关规定执行，实行带薪休假制度。
节假日或非工作日期间需加班时，服从公司或有关部门安排。
5、节假日不能离岗的工种，应安排在非节假日补休。
6、根据国家规定员工享有婚嫁、产假，公司根据自身情况及工作要求对具体天数进行调整。
（二）、请假制度
1、请假员工应履行请假手续。
一般情况下须事先填写请假条并向相关负责人递交后，方可履行请假手续。
因特殊情况不能正常上班者应及时向部门负责人报告，并在事后补办请假手续。
2、事假：
主管级（含）以下员工因个人事务请假，1天以内由部门负责人核准，1—3天（含）由副总经理核准，3天以上由总经理核准。
部门负责人请假，1天以内由分管副总经理核准，2天（含）以上由总经理核准。
副总经理请假，由总经理批准。
3、员工应及时将请假条交由相关部门，以便及时做出当月考勤，无考勤记录且无请假条者一律作无辜缺勤处理。
4、无正当理由无故缺勤安旷工处理，旷工一天扣三天工资。
5、连续旷工七天作除名处理。
6、员工如未办理离职和任何请假手续，即在外单位工作的，公司一律不予结算其工资。
7、员工中途因公外出须开具外出单，由部门负责人签字方可生效。
8、全日调休、病假、事假、公出、出差等，须事先办理相关手续。
特殊情况者须在当日来电告知相关负责人，事后及时补办请假条，否则按无故缺勤处理。
9、工伤假：
员工因工负伤，须由所在部门作出书面事故报告，经认定并持有医疗单位证明，报总经理办公室核准，并结合公司实际情况给予工伤假期。
10、公假：
凡属义务献血、保护国家财产和人民生命安全而受伤的假期均为公假，假期按有关部门的规定办理，公假期内的工资照发，并视具体情况另行给予奖励计划生育人流享受的公假除外）。
（三）、加班制度
1、为严格控制人工成本费用，各部门须严格控制加班。
2、全体员工须提高工作效率，对车间（部门）负责人下达的指标（任务）应努力做到在规定的工作时间内完成。
3、对应急任务及必须加班的，须填写加班通知单，由车间（部门）负责人批准。
4、加班费的标准：
pm6：
30—10:
00作半天考勤
pm10:
00—12:
00作一天考勤
三、工作纪律
（一）、岗位形象
1、衣着得体、仪表严整、举止端庄。
2、讲文明、讲道德、讲风格、让方便。
3、处理业务要体现快捷、认真、严谨、高效的工作作风。
4、对来公司办事的客人（客户）要热情接待，谈吐大方得体，维护公司形象。
（二）、行为规范
1、准时上下班，不迟到、不早退。
上班前到岗，坐好准备工作，下班离岗前坐好收捡工作，关闭灯具、电脑打印机等电器。
2、坚守工作岗位，严禁擅自离岗、窜岗；办公区域内保持安静，严禁高声喧哗；工作时间未经许可严禁外出。
3、工作期间一律禁止上网玩游戏、玩牌，办公电脑中不允许安装任何娱乐软件。
4、工作期间严禁从事与业务工作无关事务，不准办理私事，不准因私使用公司电话，如有特殊情况，须征得部门负责人同意。
5、严格遵守各类操作规范和安全生产制度，不违章指挥操作。
6、车间内禁止吸烟，违反者给予罚款处罚。
7、保持公司内清洁卫生。
生产车间做到物品堆放整齐，图纸、工具归类，放置整齐。
办公室内做到文件、办公用品摆放整齐有序，分类清楚，机密文件妥善保管，不得随手乱放。
餐厅内须文明就餐，不浪费粮食、不乱扔剩菜汤饭。
8、严禁在工作期间在公司内聚众打麻将、扑克等赌博行为。
9、上班期间一律严禁饮酒，严禁酒后上岗。
10、爱护公司的一切财产，如有损坏公物，照价赔产。
将公物占为己有或故意浪费原材料、物品者，根据物品价值处以50元以上加3倍罚款。
11、领取物品必须严格遵守公司库房管理制度。
12、节约原材料，做到物尽其用，杜绝浪费，严禁乱扔乱放。
公司鼓励并奖励节约着。
13、未经许可，不得随意进入总经理室、财务室、库房等办公重地。
不得随意翻看他人文件资料及动用他人物品。
14、坚决杜绝弄虚作假、欺上瞒下、虚报冒领等不正之风。
15、严守公司机密，不得散布谣言。
16、不得顶撞上司，不得无理由决绝上级的工作安排。
17、要勇于长单工作责任，不找借口，不推卸责任。
四、人事管理制度
（一）、总则
1、为规范公司的人事管理，特制定本规定。
2、本公司员工的聘用、试用、报到、保证、职务、任免、调迁、解职、服务、交卸、给假、出差、值班、考核、奖惩、待遇、福利、抚恤等事项除国家有关规定外，皆按本规定办理。
3、本公司自总经理以下工作人员，均称为本公司职员。
4、本公司各级员工，均应遵守本规则各项规定。
（二）、人员聘用制度
1、公司各所属部门因工作需要增加人员时，经总经理批准，由行政部门统一招聘，招聘专业技术人员由专业部门协助考核选聘。
2、公司员工甄选，以学历、能力、品德、体格及合适工作所需条件为准，择优录取。
遵循先进行初试，初试合格者，以书面或电话通知复试的招聘程序。
专业部门负责人对复试人员进行专业测试，做出评价。
行政部门符合应聘者相关证件，对应聘者进行个人履历、志向、爱好背景等项调差，由总经理做出聘用决定
3、行政部负责起草、签订劳动合同。
（三）、试用期及录用
1、新聘用员工须进行岗前培训，经培训合格后开始试用，进行公司各项规章制度学习，试用期为3个月，试用期间享受试用工资，试用期间双方有权终止试用关系。
2、试用期满，双方均表示愿意继续劳动关系的，由员工填写《转正申请单》，由部门签署意见报行政部考核，合格者经总经理签字同意，转为正式员工，享受该岗位薪酬标准。
（四）、人事档案管理
1、全体员工由行政部门建立、管理。
2、公司员工档案为本公司永久性档案，不对外移交和转接。
（五）、岗位调整
1、公司给予业务需要和安排，根据员工的专长及工作能力表现对员工的岗位做出调整、调动，也可临时安排员工从事非本职岗位的突发性工作，员工必须服从，不得借故推诿。
2、调整员工工作岗位，由行政部门填写《岗位调整表》，报总经理签字后存入本人档案，由行政部门通知相关部门。
3、奉调员工至接到调任通知之日起应于7日内，主管人员应于10内办妥移交手续就任新职。
4、员工对公司安排的工作调动却又不能胜任或实际困难，但提供理由不足使公司改变决定是，可向公司提请辞职。
（六）、员工离职
1、公司有权辞退不合格员工，员工也有权向公司提出辞职，均应履行离职程序。
2、员工离职由本人提前三十天向公司递交书面离职申请，公司根据情况，有权要求辞职员工在正式离岗前培带新人。
新人能胜任工作后，由行政部门签署意见，经审批后由总经理签字同意，方可办理辞职手续。
3、员工在办妥离职手续前，应照常工作，制止移交清楚，并对自己经办事项负连续性责任。
4、员工严重违反劳动纪律，违反公司制度，公司有权予以立即辞退。
5、凡触犯刑事责任这，劳动关系自然解除，公司按除名或开除处理。
6、员工离职前，须填写《员工离职工作交接表》，行政部门通知各部门办理财产收回和工作移交手续，离职员工须交还公司一切资料及物品，并移交业务渠道，离职申请入本人档案，财产移交、往来结算单在财务部门保存，最后在财务部门清算往来。
五、会议管理制度
为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
（一）、会议管理
本制度适用于公司举行的董事会、总经理会议、全体员工会议及专题会议。
1、董事会是只有公司董事研究决定公司中长期发展战略、投资方案及公司重大问题决策而召开的会议，由董事长主持召开，全体董事参加，可根据议题请有关副总经理及相关人员列席。
2、总经理会议是指由公司领导班子研究决策公司重大事项和紧急项目而召开的会议，由总经理主持召开，各副总经理参加
3、全体员工会议是指公司全体员工参加的会议，一般有总经理或分管副经理主持，主要是安排公司各项工作。
4、专题会议是指由公司领导成员召集的会议，研讨专项工作，解决疑难问题。
一般由总经理或分管副总经理主持，可根据议题请有关部门及相关人员列席。
（二）、会议制度
1、会议准备工作
（1）、所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、发放会议材料落实会场、备好座位、通知与会人等）。
（2）、根据会议需要安排记录员，记录会议内容。
2、会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
3、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
4、议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
5、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。
（三）、会议记录
1、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
2、会议记录员应遵守的规定
（1）、做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。
（2）、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
（3）、会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
六、印章管理制度
（一）、印章的使用范围
1、发送正式公文、电函、传真件等。
2、报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
3、授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。
4、签订重要业务合同、协议等。
5、上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。
6、需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。
（二）、印章保管
公司公章、合同专用章由行政部设专人保管，财务专用章、公司法人章由总经理设专人保管，公司法人章专用于财务开支票使用。
（三）、印章使用
1、公司各级人员需使用印章须按要求填写“印章使用审批表”，将其与所需印的文件一并逐级上报，须经公司总经理人审批后方可使用。
2、对外行文使用公司公章时，由总经理签发。
3、公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
4、凡涉及公司的重大经济行为，如以公司名义对外签订经济合同、提供担保、提供抵押、向外借款、投资合作、出具承诺函等，在使用公司公章时，“应填写印章使用审批表”报总经理审批。
5、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
6、所有需要加盖公司公章的介绍信、证明以及对外发出的任何公文。
行政部门须统一编号登记，以备存查。
7、原则上不开具加盖公司公章的空白介绍信、证明、合同、附有公司抬头的公文纸等。
如因公务需要或其他特殊情况需要开局时，须总经理审批同意后方可开出。
使用人在使用后须向行政部门交回使用复印件或空件。
8、非特殊情况，严禁将公司行政公章带出公司，如确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“印章使用审批表”，载明事项，经公司总经理批准后，并办理相关的借用手续方能带出。
9、公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
（四）、责任
1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司行政部门报告。
2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
七、信息资料与档案管理制度
为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本制度。
（一）、公司的档案范围
1、企业行政文书档案。
包括公司资质、证照、规章性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。
2、企业管理档案。
包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案。
包括技术研究档案、产品档案、工程计划、招标文件、工程图纸等。
4、企业会计档案。
包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5、企业业务档案。
包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。
6、企业声像档案。
包括照片、录音、录像档案等。
（二）、公司档案管理体制
1、公司档案管理机构：
行政部门统一建立、管理公司各类档案（会计档案除外）。
2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护原始资料及单据的完整与安全。
（三）、立卷归档制度
1、档案的收集：
收集工作是建立在归档制度上的。
各部门须将办理完毕的文件材料，定期移交行政部门集中保存。
2、归档范围：
凡是本单位具有归档利用价值的文件材料。
包括公司资质、证明、规章性文件、公司规划、统计资料、年度计划、与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间：
办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档，并注明分数坐好相关记录。
（1）、按年形成的文件，第二年上半年归档。
（2）、凡具有法律效用的文件材料，一生效就归档。
（3）、凡具有机密性的文件，随时形成，随时归档。
（4）、工程项目，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。
4、归档要求
（1）、材料完整齐全。
（2）、系统、条理、保持有机联系。
凡归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。
应文件分类准确、立卷合理。
（3）、立卷时，须将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
（4）、在进行卷内文件排列时，须合理安排文件先后秩序，按时间排列。
对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：
正件与附件，应正件在前，附件在后等。
（5）、业务部门协助行政部门共同做好旧档的组织工作，双方在移交时须签字、办理移交手续。
（四）、档案管理工作
1、档案的管理：
区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
2、档案的保管：
加强公司档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，做到定期检查档案保管工作。
3、档案的鉴定：
从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
（五）、档案利用工作
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。
借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2、档案利用方式有：
提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。
3、行政部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4、查阅档案时须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，未经比准不得翻印、抄录、转接，不得遗失。
八、文书管理制度
（一）、总则
1、为确保文书事务工作顺利，使得文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本制度。
2、所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、技术授权书、产品说明书、各种账簿图表等一切业务用书与公文。
3、全部文书属公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
4、必须严格保守文书的机密。
5、文书的处置与办理要点：
（1）、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等一律以“文书”的形式进行。
所有文书的处置须以“准确”与“迅速”为原则，须明确责任。
（2）、如在紧急情况相下以口头或电话形式处置的事项，事后须以文书形式记录。
（二）、发文规定:
1、公司的文件由行政部门负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草行政部门审核，总经理签发。
2、公文文体、格式等使用准确、规范，语言精练，调理清晰，层次分明，用语规范。
3、文件签发后，送办行政部门统一排版打印，打印后送起草部门校对，校对无误方可复印、盖章。
4、文件和原稿，由行政部门分类归档，保存备查。
5、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制并按核定范围报送。
6、文件统一由行政部门负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记备案，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件和由专人按核定的范围报送。
7、杜绝上下发文错误，否则追究当事人责任。
（三）、收文
1、外来的文件由行政部门专人负责签收，并分类登记。
由行政部门负责人提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
2、行政部门须督查来文的办理全过程，完成领导拟办意见，行政部门负责对办理过程及结果签字说明后存档。
（四）、传阅文件由行政部门专人负责收回，对领导指示的文件，行政部门应及时组织传达和落实。
（五）、文印工作
1、公司所有成文性材料，须采用打印形式。
2、公司发文，须由行政部门负责人核稿后，经总经理审核痛、签字同意后方可打印。
九、车辆管理制度
为加强本公司车辆合理、安全使用指定本制度
（一）、车辆使用
1、使用人须具有驾照，并驾驶技术娴熟。
车辆有关证件及资料驾驶人员应妥善保管。
2、公务车未经批准不得借予非本公司人员使用。
3、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。
如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人对由此引发的后果负责。
4、驾驶人须严守交通规则，避免事故的发生。
5、车辆应停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。
任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失。
6、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需增加用油时，须报公司领导批准。
（二）、违规与事故处理
1、公司所有车辆出现下列情形之一，由驾驶员承担违反交通规则或事故的经济损失及责任：
（1）、无照驾驶；
（2）、未经许可将车借予他人使用
（3）、私自驾车外出
（4）、不按规定养护车辆
（5）、违规操作造成车辆损坏
（6）、违反交通规则引起的交通肇事
（7）、违反交通规则的罚款。
2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。
十、保密工作制度
（一）、总则
1、为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。
2、密级分类：
公司保密级别分为：
绝密、机密、秘密三级。
3、公司员工应严守秘密，不得以任何方
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