财务档案管理制度.docx
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财务档案管理制度
财务档案管理制度
财务档案管理操作规范
总体要求：
一、财务档案的内容及分类
二、会计凭证的管理
三、账册的打印装订及存档
四、档案归档管理
五、电子档案的管理
六、档案室的管理
七、档案的保密制度
八、档案的借阅
九、档案的移交及销毁
6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。
7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。
8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。
每本厚度适中，以不超过3CM为宜。
四、档案归档管理
1、财务档案归档总体要求
1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目。
1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。
1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。
1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。
要求按照标准顺序进行摆放。
1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。
1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。
2、各类档案的归档要求举例
2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：
1）封皮；
2）目录（若资料较多）；
3）纳税申报表；
4）各税种税款计算清单（若有）；
5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；
6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。
2.2装订要求
2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。
2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。
2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。
2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。
2.2.5图片
3、各类档案的存档方式
根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式：
3.1订本式。
零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。
适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。
3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。
适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。
3.3盒装式。
零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。
适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。
3.4袋装式。
零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。
适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。
存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。
4、经济合同档案管理
4.1经济业务合同存档分类
业务分类
编号
合同类型
备注
收入
01
物业管理合同
02
多种经营合同
03
广告位合同
04
租赁合同
支出
05
物管部合同
06
工程部合同
07
企划部合同
08
行政部合同
09
保险合同
10
资本性支出合同
其他
11
其他合同
4.2合同接收前的审查
1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；
2）审查公司法律顾问出具的书面意见。
3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；
4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；
5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页；
6）当事人主体名称与印章是否一致；
7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件；
8）合同内容是否完整；
9）附件是否完整；
10）签署时间是否填写等。
4.3合同归档
4.3.1财务部必须以合同原件归档；
4.3.2按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；
4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管；
4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。
4.4采购合同的档案要求
4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件：
1）合同审批OA；
2）符合制度的直接委托审批表（原件）；
3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）；
4）《三方比价会签表》（2万元以上直接委托业务）（原件）；
5）价格及合同谈判会议纪要（原件）；
6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；
7）外聘律师审核意见。
4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件：
1）不符合制度的直接委托审批表（原件）；
2）市场调研报告（原件）；
3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）；
4）价格及合同谈判会议纪要（原件）；
5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；
6）外聘律师审核意见。
4.4.3招投标合同的后附要件：
1）后附合同签订审批OA；
2）合同谈判记要（原件）；
3）合同审批表（原件）；
4）中标单位调整报价（若有）；
5）律师审核意见书（原件）。
4.4.4续签合同后附要件：
1）合同续签审批OA；
2）履约评估表（原件）；
3）价格及合同谈判会议纪要。
4.5招投标采购档案管理
招投标资料分类单独存档：
4.5.1年度招标采购计划
1）审批OA；
2）年度招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）；
3）年度招标（采购）计划调整表。
4.5.2入围单位及招标文件审批资料
4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：
1）入围单位及招标文件审批OA；
2）招标小组成员审批表（原件）；
3）单项招标计划倒排表；
4）入围单位评定资料，包括：
投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；
5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：
有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件；
6）招标文件会签表（原件）；
7）招标文件。
4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：
1）入围单位及招标文件审批OA；
2）招标小组成员审批表（原件）；
3）邀请投标的合格品牌库名录；
4）邀请单位投标承诺函（原件）；
5）招标文件会签表（原件）；
6）招标文件。
4.5.3定标审批资料要求：
1）定标审批OA；
2）定标审批表（原件）；
3）评标报告（原件）包括：
（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；
4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）；
5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。
五、电子档案的管理
1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。
2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。
3、电子档案目录的建立参照附件：
《财务档案归档目录》
4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。
重要书面文档需要进行扫描存档。
5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。
6、归档载体的保管。
归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：
17-20℃；相对湿度选定范围：
35%-45%。
7、电子文档的利用。
归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。
六、档案室的管理
1、档案室要求
1.1财务部争取设立部门独立的档案室。
1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。
窗户不易过大，保持通风。
1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。
1.4不得使用木质档案橱柜。
1.5环境温度选定范围：
14-20℃；相对湿度选定范围：
50%-60%。
2、档案管理员的岗位职责
2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。
2.2按照本指引要求建立财务档案。
2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。
负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。
2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。
2.6办理领导交办的其他档案业务工作。
3、档案室安全规范
3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。
3.2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。
及时清理杂物，保持室内整洁卫生。
3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。
室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。
3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。
非档案管理人员不得擅自进入档案室。
3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。
3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。
3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。
假期、节日要特别加强看护、确保安全。
七、档案的保密制度
1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。
2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。
3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
4、不得泄露所管理档案内容，不将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。
5、定期检查不安全因素，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。
6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经公司相关领导批准。
7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复
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