总行零售信贷部内部运行管理规则发布.docx

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总行零售信贷部内部运行管理规则发布

总行零售信贷部内部运行管理规则

主要内容:

一、部门会议制度

二、部门公文流转规则

三、部门例行报告事项与督办管理

四、部门用印流程

五、费用报销

六、员工请假规则

七、员工加班申请

八、岗位工作交接

九、其他规定

一、部门会议制度

按是否有非本部门人员参加，部门会议分为部门内部会议和对外会议两大类。

（一）部门内部会议

部门内部会议旨在增强部门重要工作事项的计划性和协调性，提高重大决策的科学性，保障部门重要工作信息沟通及时顺畅。

部门内部会议分为部务工作会议和专题会议两类：

部务工作会议是部门内部定期沟通情况、解决问题、增进协调的重要形式。

对需要讨论决定的事项遵循民主集中制原则，在充分听取会议成员意见的基础上形成决议，相关处室和人员遵照执行。

专题会议根据需要不定期召开，是部门内部对重要事项进行专题研究、决策，并制定策略、措施推进工作的重要形式。

部务工作会议要求：

1、会议召集

（1）部务工作会议原则上每周五上午召开，必要时可由总经理室召集临时召开。

（2）部务工作会议由总经理室召集和主持。

2、参会人员

（1）出席人员：

总经理室成员、经理以上人员及业务骨干。

（2）列席人员：

根据议题需要，其他相关人员列席会议。

3、会议内容

（1）传达监管部门、总行有关重要会议精神，行领导有关工作要求，并研究制定具体贯彻落实措施；

（2）听取各处室重点工作汇报，总结通报部门内管理情况，研究部署阶段性工作和重点工作；

（3）协调处理日常工作中需要解决的困难和问题；

（4）需要部务工作会议讨论决定的其他事项。

4、会议组织

会议组织工作由信贷管理处具体负责：

（1）根据总经理室安排确定部务工作会议时间、地点及参加人员，并及时通知相关人员，发送会议材料。

（2）除日常工作沟通交流以外，总经理室及各处室可就工作中遇到的重大和疑难事项提交议题请部务工作会议商议。

相关议题应由申请人就所议事项的背景、内容、需要决策事项等形成汇报材料，于会议前一个工作日由信贷管理处汇总报总经理室。

5、会议纪要

（1）会议纪要由信贷管理处草拟，总经理室签发，下发范围根据会议涉及的范围和密级等需要确定。

（2）会议纪要内容应清晰、准确，并应涵盖以下要素：

1）编号

2）会议时间和地点

3）会议主持人、出席人员、列席人员

4）会议议题

5）会议内容

6）报送及分送范围

（3）会议纪要由信贷管理处负责归档。

6、会议纪律

（1）会议成员应根据会议通知要求准时出席会议。

因故不能到会时，应提前向会议主持人请假并派相关人员代为出席。

（2）如涉及敏感或机密信息，会议成员要严格执行保密纪律。

（二）对外会议

对外会议分为行内跨部门会议和行外会议两类。

对于重要的行内跨部门会议，要求遵守事前报请（或报备），事后报告的原则；涉及行外会议、总行领导召集会议的，事前需请示总经理室，由总经理室确定参会人员。

员工参加对外会议后，应按照以下要求进行报告：

1、如果是我部发起的对外会议，需通过部门机构邮箱正式发送会议通知，并由我部负责草拟会议纪要，事后交信贷管理处存档。

2、参加对外会议后，参会人员应及时向上级（处室人员向处室负责人、处室负责人向总经理室）口头汇报会议内容和决议情况以及涉及本部门需要办理和关注的事项。

对于重大事项，应提交书面汇报材料。

对会议中涉及保密要求的信息，应按照会议要求控制传达范围。

3、参加外部培训后，参加人员应及时向上级提交培训内容和收获的文字报告。

如该培训涉及银行法律、业务或产品等专业领域，相关处室应请示总经理室，根据工作需要在部门内部进行信息共享。

部门内部会议和外部会议纪要格式参见附件1。

二、部门公文流转规则

部门公文流转包括公文管理系统（OA）和OUTLOOK邮箱两部分，依照《上海浦东发展银行公文处理办法》（浦银发〔2013〕305号）、《关于实施＜上海浦东发展银行公文处理办法＞有关事项的通知》（浦银办发〔2013〕216号）、《上海浦东发展银行公文处理系统管理办法》（浦银办发〔2013〕376号）等（上述文件见附件2）规定处理。

（一）工作规范：

1、部门文书应将所有文件主送、抄送或分阅给总经理室知晓。

2、部门拟办人员根据来件内容及部内职责分工，拟请相关处室处理。

如来件涉及多个处室，应确定主办处室，请主办处室会同协办处室处理。

主、协办处室意见应体现在流转内容中。

3、如遇重大的、非常规性事项或疑难复杂、无对应处室的事项，拟办人员如无法把握，请示总经理室批示。

4、必须报请总经理室批示的事项：

（1）行内重要会议、行外会议或培训；

（2）指定长期工作或专项工作的联系人；

（3）涉及部门职责、人员等人事工作；

（4）涉及监管部门、董事会办公室、战略发展部、人事部、财务部的重要事项；

（5）其他重要事项或工作。

5、授权可直接发出的内容：

（1）联系单答复、咨询答复以及日常工作的答复，一般情况下可由各处室负责人审核后直接发送；

（2）各类审批事项，如总经理因客观原因不能书面审批，可由经办处室负责人口头请示总经理后，在流转意见中注明情况，视同总经理进行了审批。

如总经理休假外出，可在公文管理系统（OA）中设置转授权，并报办公室备案；各处室负责人休假外出，应在公文管理系统（OA）中设置转授权，保证文件正常流转，以免延误工作；

（3）如部门负责人在此范围之外对其他事项进行了授权或要求，按照新的授权或要求执行；

（4）其他部门错发到我部的文件，部门文书经与对方确认后，可注明情况并直接退回。

6、时限要求：

部门文书应及时对未处理完成的邮件进行督办。

原则上，无具体时限要求的，应于收到来件十个工作日内答复；如遇有特殊事项的，可与相关部门沟通协商，酌情确定时限。

有明确时限要求的，应按时限要求完成，如经努力确实无法在规定时限内完成的邮件，主办人员应提前与来件部门相关人员进行沟通协商。

7、拟办规范：

（1）措辞规范：

常用拟办意见：

A.请XXX（总经理室成员）阅；

B.请XXX（总经理室成员）阅示;

C.请XX处阅；

D.请XX处阅处;

E.请XX处会同XX处阅处;

F.请部门全体同事阅；

G.请部门全体同事阅并认真学习（重要制度、行领导重要讲话等）；

以上拟办意见可根据情况组合使用。

对同一类型邮件的拟办意见应措辞一致。

同一类型邮件、前期已经过我部处理的邮件或有相应联系人的邮件，发送对象应保持一致。

对于请总经理室阅示的邮件，应简要说明邮件内容并提出拟办意见后再请总经理室阅示。

拟办人在出具拟办意见时应进行署名。

（2）格式规范：

部门文书在对外发送邮件前，应检查发出邮件中有无笔误以及信息错误等，修改、清稿并删除内部流转痕迹后再行发出。

有特殊格式要求的（如行长办公会上会申请等），应同时检查邮件要素是否齐全。

邮件标题、编号及内容规范：

A.对部门以外发送的邮件以及对部门内部发送的通知及工作部署类邮件，邮件内容应至少包括抬头、正文、落款。

B.如正文内容在附件中进行阐述，可在邮件正文简要概括内容摘要，或在邮件正文写“我部意见请见附件”、“我部反馈内容请见附件”、“我部关于XXXX的情况请见附件”等，原则上避免邮件正文空白。

C.邮件抬头、落款应使用单位全称。

如发送对象为总行部门，抬头和落款中可省略“总行”；如发送对象为分行或分行部门，落款须为“总行零售信贷部”。

8、系统及邮箱管理：

（1）公文管理系统（OA）和部门机构邮箱（OUTLOOK）的部门文书、拟办人原则上为同一人，且需设立A、B角，全面负责系统及邮箱的管理。

（2）部门公文系统、机构邮箱中公文及邮件的日常流转应由部门文书管理，其他人员不得随意登录机构，不得随意以机构名义对外发送信息。

（3）部门文书应定期进行系统维护，确保系统符合实际工作需要，支撑公文处理正常开展。

（4）对于公文处理中需要归档的文件，按照总行档案管理相关规定进行。

（5）OUTLOOK邮箱的备份，由部门文书每季度初5个工作日内将上一季度全量邮件备份到移动硬盘。

（二）公文流转规则

部门公文管理系统（OA）和机构邮箱（OUTLOOK）流转规则详见附件3。

三、部门例行报告事项与督办管理

（一）例行报告事项分类：

按上报时限要求不同，部门例行报告事项分为定期上报（或发布）和不定期上报（或发布）两类。

定期上报（或发布）的重要事项包括：

报监管部门的报告和报表、办公室督办工作事项、全行零售信贷工作计划和总结、全行个人贷款质量情况、年度信息开发需求计划等；不定期上报（或发布）的重要事项包括：

按要求向监管部门上报相关新产品的报批或报备文件、监管部门调研回复、总行办公室简报、高管平台信息报送、零售银行板块信息简报等。

（二）督办工作：

1、梳理督办事项：

部门督办员要梳理部门所有例行工作事项，汇总形成工作事项表，列明事项名称、报送对象、报送频率、时间要求和责任人等，具体见《零售信贷部例行报送的报告、报表及其他事宜一览表》（附件4）。

2、督办时间控制：

定期上报（或发布）的重要事项要严格按报送节点倒推，合理安排各节点工作时间；不定期上报（或发布）的事项，要按外部部门要求按时提供。

（三）对全行零售信贷工作计划和总结报告的工作要求：

1、工作步骤：

（1）每年初根据总经理室指示，由信贷管理处牵头，征求部门各处室意见，组织编制部门全年工作计划。

通常计划制订应于前一年的11月开始启动，当年1月完成。

（2）各处室按照部门全年工作计划，制定本处室年度工作计划，并分解到处室人员。

（3）部门督办员根据部门全年工作计划，按周报、月报、季报、半年报、年报的频率持续跟踪督办和总结分析。

2、督办要求：

（1）时间节点要求：

周报：

每周五上午部务会议结束后，各处室根据汇报情况，于当日下班前向部门督办员提交本周工作总结和下周工作计划，督办员汇总后提交总经理室。

各处室下周出差计划应随周报一并提供。

月报：

信贷管理处于每月25日形成初步框架，交经营信贷处、消费信贷处补充，28日——月底前信贷管理处汇总完善，次月1日将初稿提交总经理室审阅修改，次月3日形成部门最终月度报告。

季报、半年报、年报：

结合板块牵头部门的时间节点要求，尽早完成，于截稿前至少三天提交总经理室审阅后提交外部部门。

（2）对于未能按期完成的工作，督办员应进行提示。

（3）工作计划的内容既要保持全年工作的延续性，又要根据外部市场变化和行内最新要求进行适时调整更新，确保全面、及时、有效。

四、部门用印流程

（一）行章用印：

部门员工申请使用行章时，需到零售业务管理部领取办公室统一印制的用印单，经总经理签字同意后，将用印单、需用印的文件和签报材料交部门综合岗，由部门综合岗统一交换给办公室印章管理人员。

待办公室用印完毕通知我部领取后，部门综合岗持工作证到办公室印章管理人员处领回已用印文件。

（二）部门印章用印：

零售业务板块各部门的行政印章由零售业务管理部统一保管。

部门员工申请使用部门印章时，需填写《用印申请单》（附件5），并经所在处室负责人、部门总经理审批通过后交零售业务管理部用印。

《用印申请单》上的“零售业务管理部留存联”交零售业务管理部存档，“申请部门留存联”交本部门综合岗存档。

五、费用报销

（一）个人差旅费报销：

1、出差申请：

（1）外出（含出差）审批

普通员工外出须事先向处室负责人申请，处室负责人外出须向总经理室申请，经批准后方可外出。

（2）报备要求

处室负责人请假、外出一天（不含一天）以上，须填写《处室负责人请假、外出报备表》（附件6）发总经理室、部门机构邮箱备案。

2、报销流程：

出差返回后由本人按总行财务政策和规范要求自行通过电子报销系统提交差旅费报销申请，经总经理审批同意后，个人打印审批单并连同发票交零售业务管理部，财务部报销后费用将直接划付至报销申请人工资卡。

（二）个人培训费报销：

个人培训费报销在电子报销系统中提交外出培训使用的个人培训基金申请表单，按照表单的要求填写和插入附件，系统会自动进行审批流转。

（三）业务招待费报销：

部门招待费用在总行财务部年度核定的预算额度内支出，应遵循节约原则合理使用，招待活动应严格控制我方人员数量。

费用使用及报销流程为：

1、报请：

在费用发生前，需报总经理同意该项招待费用发生；

2、填单：

在费用发生后，费用经办人填写《零售信贷部业务招待费用申请单》（附件7），并经所在处室负责人复核签字后，提交总经理审批签字后存档；

3、交单：

费用经办人将申请表和发票交部门综合岗发起系统报销流程；

4、划款：

财务部报销后资金直接划付至费用申请人工资卡。

（四）部门承办的业务培训及业务交流办会费用报销：

按总行规定，通过签报经总行办公室提交行领导审批通过后，会同零售业务管理部组织业务培训及业务交流会议，在零售业务管理部协助下进行费用报销。

（五）营销宣传费报销：

零售信贷营销宣传费是指与零售信贷业务品牌及产品等相关的营销宣传项目的费用支出。

营销宣传费用由零售业务管理部统筹管理和支付。

营销宣传费用的审批流程为：

我部向零售业务管理部提出费用申请，由零售业务管理部结合年度营销宣传计划进行审核后提交营销宣传费用预算申请。

（六）食堂餐券领用：

食堂餐券领用可直接到部门综合岗处领取。

由于纳入部门年度预算额度，故按需使用，未用收回。

六、员工请假规则

普通员工请假须事先向处室负责人申请；请假三天（含）以上的，须报备总经理室。

处室负责人请假须事先向总经理室申请。

总行直管干部请假按总行人力资源部有关规定执行。

经有权审批人同意后，请假人通过SAP系统提交申请，经总经理在系统中审批同意后休假。

如遇特殊情况事先不能请假的，可以口头请假，经批准后方可休假，但事后必须由请假人通过SAP系统补办请假手续。

七、员工加班申请

根据总行要求，员工节假日加班需提前一天进行加班申请。

流程为：

填写《东银大厦加班申请审批表》（附件8），并经总经理签字同意后，提交东银大厦6楼办公室。

八、岗位工作交接

部门岗位人员发生变动时，要严格履行工作交接和监交规定，填写《工作交接单》（附件9），完整交接文件文档（含电子和纸质），并对重要事项、未尽事宜等形成书面说明材料。

在工作交接前后要安排合理的时间便于接收人员熟悉工作，以保证前后衔接平稳和部门工作的延续性。

九、其他规定

其他未尽事宜,依照《上海浦东发展银行员工行为准则》要求执行（附件10）。

附件：

1、会议纪要模板

2、总行公文管理相关制度（文件包）

3、部门公文管理系统（OA）公文和OUTLOOK邮箱邮件具体流转规则

4、零售信贷部例行报送的报告、报表及其他事宜一览表

5、零售板块用印申请单

6、处室负责人请假、外出报备表

7、零售信贷部业务招待费用申请单

8、东银大厦加班申请审批表

9、岗位工作交接单

10、上海浦东发展银行员工行为准则

二零一三年十一月二十八日