星级酒店管理系统 酒店前台收银电脑教学.docx

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星级酒店管理系统酒店前台收银电脑教学

[星级酒店管理系统]酒店前台收银电脑教学

一、系统特点--------------------------------------------------------------------------------------------------------1

二、系统组成--------------------------------------------------------------------------------------------------------3

三、系统功能图-----------------------------------------------------------------------------------------------------3

四、功能模块及报价-----------------------------------------------------------------------------------------------4

五、系统部分功能概要说明

5、1前台管理------------------------------------------------------------------------------------------------5

5、2餐饮管理------------------------------------------------------------------------------------------------6

5、3库存材料管理------------------------------------------------------------------------------------------7

5、4程控计费系统------------------------------------------------------------------------------------------7

5、5康乐管理-------------------------------------------------------------------------------------------------7

5、6后台帐务管理-------------------------------------------------------------------------------------------7

5、7财务管理-------------------------------------------------------------------------------------------------7六、系统设计理念-----------------------------------------------------------------------------------------------9七、财务控制机制说明

7、1科目控制特点-----------------------------------------------------------------------------------------12八、系统界面一览

8、1收银界面----------------------------------------------------------------------------------------------15

8、2客人帐单----------------------------------------------------------------------------------------------16九、附录一

ISO9001质量保证体系在XX酒店软件中应用------------------------------------------17、附录二

公司成功案例及优秀客户-------------------------------------------------------------------------------24公司简介及产品介绍-------------------------------------------------------------------------------------26

*参照国际多家三星级以上酒店管理模式设计，分析酒店各项资源，按照ERP理论规划系统。

*多家用户使用,产品成熟

*完全用户化产品,各项信息均可按照自己业务设置

*自动登入客人房费、电话消费；所有统计工作均自动完成

*全部记录酒店内的每一笔资金的发生,流动

*客人在酒店内消费完全采用计帐或刷卡方式,客人消费建立独立的帐页、

*采用先进的“T帐户”会计理论处理客人每一笔消费和付款。

*任何交易增加到客人帐单后，任何人无权修改或删除，

或者说，GRM星级酒店管理系统根本不提供修改和删除功能，只能用标准的财务冲红帐或调整方法进行相应调整，保留原始单据的痕迹，避免任何作弊行为的发生！

这是GRM星级酒店管理系统的管理核心

*强大的夜审功能，三级审核机制,防止跑帐、漏帐发生。

所有差错的检查，日收银审核分析，自动更新在住客人帐户余额，自动生成结帐客人的历史数据，各项夜审财务报表打印

*强大的报告报表处理。

包括预定报告，房间维护报告，帐页报告，值班报告，审核报告，财务报告

*客房部管理简单，房间状态维护直观了然，图表显示未来客房被预定情况，客房状态转换只是点击一下即可

*客人历史的任意查询。

*强大的业务规则控制能力：

如客人的消费帐户余额不为零，客人不能结

帐离开；只能预定大于审核日期的房间；到达审核日期的预定必须入住

或取消；通过今日夜审，才能结束今日的交易操作等。

*后台帐务直接监控前台客人交易凭证、话费统计、材料耗用、及日、月、年经营报表

*材料库存设置二级库存管理，直接计算客房单耗率。

*多达60多项精美管理报表。

*强大的经手管理，谁预定？

谁审核？

谁结帐？

谁登记此笔客人消费等。

均有记载

*强大的安全管理，系统设三级权限，登录系统有不同级别的用户和密码，从经理到值班主任到营业员，审核员

*真正的32位计算机技术开发，完全网络化，SQL大型数据库技术，真正瘦客户机技术，在低档的硬件配置和恶劣网络环境，仍然具备较高的网络计算能力。

GRM酒店管理系统包括前台管理，后台帐务、餐饮管理，康乐

管理、程控计费、材料库存、人力资源管理，经理查询等模块，系统开发为多用户，多任务的32位网络管理系统，信息数据分散采集，在后台服务器集中处理，可同时进行房间预定，客户登记，结帐的业务，互不干扰。

GRM酒店管理系统采用标准财务控制技术来管理酒店内任何交易的发生，利用科目的借贷平衡理论达到资产控制的目的，避免任何作弊行为的发生。

数据保密性强，各级操作有不同的权限。

客户或团组各自按照独立的消费清单和帐页进行跟踪，结帐，付款等业务，利于管理和分类查询统计。

同时分散在各处的微机，记录客户的消费记录，如餐饮部记录客房或团体的早餐，午餐和各项餐饮消费数据，同时客户的电话费用，消费记录全部记录在系统数据库中，并按照散客，团组建立的独立清单进行核算，极大方便客户。

模块之间均各自独立，可选择采用一些模块。

以上模块可按照自己酒店需求选购。

如有特殊管理需求，可由我公司为您订制。

一、前台管理

〈接待模块〉

*客房预定*会议安排*散客登记*团体登记*换房*续住*日常报表*协议客户管理*客人历史查询〈收银模块〉

*散客结帐*团体结帐*团体总帐单*POS点挂帐集成*帐单打印*帐页管理

*应收帐管理〈夜审管理〉

*交易审核*挂帐管理*收费点收入统计*夜审报告*关闭今日详细说明：

*预订管理*客团体登记

*按照房间类型登记散客*按照剩余房间登记散客

*入住客人帐页查询、登记消费、浏览概要*客人历史查询

*报表管理*余房查询和图表显示）*结帐管理

*客户团体消费清单管理*清单查询打印

*夜审核管理

1）预定客房管理

*可登记散客，预约户和团组的订房登记*可预定未来任一日期的客房

*团组会议跟踪管理，动态建立分组并及时解除分组。

*用户可自定义查询字段，打印各项报告

*房间类型，房间价格信息可动态修改，对于每天，周末，旅游旺季的不同时期的房价不同而任意修改。

2）客房登记

*可按照剩余房间和预定房间登记，可登记团体，会晤组等团组。

*可动态查询剩余房间和预定房间的各项信息*定金管理

3）客户团体清单管理

*客户的各项消费建立独自的帐页，利于结帐和查询*利于客户信息的分类处理

*团体的个人消费和会议室利用的记录*利于结帐

*保存客户团组信息。

即使客户已经结帐离开，仍可查询。

4）结帐

*按照客户使用房间日期和客户帐页数据，自动结帐，同时打印明细消费数据，一目了然。

*自动按照消费记录的数据生成汇总帐，对于团组管理特别方便

*自动与财务销售数据挂接，利于帐务的处理。

5）夜审管理

*审核业务规则，如客人的消费帐户余额不为零，客人不能结帐离开；只能预定大于审核日期的房间；到达审核日期的预定必须入住或取消；通过今日夜审，才能结束今日的交易操作等。

*审核报告打印6）值班营业员管理*交班

*营业员登录系统7）报表管理

*多达八个分类，60多张的报告

二、餐饮管理包括：

*接待管理*消费管理*收银管理*菜谱维护*系统维护*部门经理查询

*库存管理

*客户团组消费挂帐

与收银模块集成，可挂帐到前台*记载每一笔餐饮金额

*可统计日销售，月销售记录*可与财务挂接，处理餐饮数据#客房客户，团组会餐管理

*可记录客户的零散消费在客户帐单，客户结帐时一起收银，或及时收银

*方便客户的使用

三、库存材料管理

*酒店材料维护*期初设置*入出库管理*登帐处理*库存统计*保管帐

*库存占用资金分析

*掌握每日的原料采购，入出库情况。

进行及时统计，月统计，年统计。

*掌握原料的库存情况，及时得到当前库存，既基本物品的当前库存等于：

*当前库存=前期结存+本月累计入库-本月累计出库*掌握原料的库存占用资金的统计

四、程控计费

*费率设置*部门分机设置*按照电信系统自动按全价、半价、30%优惠计费*自动登录到前台客人消费记录*话费查询*话费统计*报表打印

五、康乐管理

*消费项目设置*来店接待*消费维护*收银管理*往来户管理*收入分析六、后台帐务

*酒店整体监控*客房收入分析*其他消费点收费分析*话费监控*材料统计*经营期收入*科目余额*总帐*应收帐管理*消费审核重要指标分析：

入住率、平均房价、客房收入两年收入对比分析

直接监控收入、材料耗用、电话计费等

七、财务管理

公司的日常资金流动的记载，统计，科目余额表，往来管理，盈利状况

包括：

*日常帐务处理*客房销售管理*餐饮销售管理*帐页查询

*会计报表#日常帐务

*完全符合国家会计制度，并拥有更加适合餐饮旅游行业使用的科目设置

*公司每一笔资金流动发生的凭证记录，日报，明细帐和总帐，科目余额表

*各项帐页的查询打印，图表显示*银行往来管理#客房销售数据管理

*客房的资金收入的月统计，年统计#餐饮数据的财务处理

*餐饮的资金收入的月统计，年统计#帐页查询

*各项总账，明细帐，科目余额表的查询打印#财务报表

*按照日常财务的凭单建立帐簿，按照不同科目建立科目余额表，及时产生财务报表，掌握公司盈亏同时建立往来客户的管理，应收款管理，供货商管理，负债管理，并且进行人事管理和工资管理。

#经理查询系统

领导可得到餐饮部库存动态，每日客房利用情况，客房收入对比，材料耗用，客源分析、应收款金额，负债状况。

盈利情况等。

起到一定的一览全局的作用，并辅助公司的决策。

总体上，GRM@酒店综合管理系统功能齐全,可扩充,具备大型,星级酒店的处理规模,系统使用后,可随时维护。

系统通过建立酒店的经营科目而完成客人的各项消费和付款。

而且这里为了加强对客人帐页的管理，对客人的消费如房费、电话费等客人的付款如定金、退房付款等经济业务按照会计的借贷进行管理。

可以认为客人的消费是一个方向，而客人的付款是另一个方向，那么客人的借贷平衡后，客人才可退房离开。

这里收银时，一些科目就要按照实际情况来平衡客人的帐页，或平衡消费或平衡付款，如果客人退房时余额打入公司往来帐款，则在客人的帐页加入应收帐款科目去平衡客人的借方，使借贷平衡。

所以应收帐款科目作用是把客人的余额转入应收帐，平衡客人帐页，所以应收帐款科目的余额方向为借方。

GRM星级酒店管理系统系统约定所有借方科目余额为正值，所有贷方科目余额为负值。

1）帐页组织

系统总体分为客人帐、应收帐、预定定金帐所有客人的帐页总体构成客人帐、所有往来帐户总体构成应收帐。

所有预定的定金帐构成预定定金帐。

所以酒店的收入就体现为客人帐+应收帐-预定定金帐

不要把预定定金和客人入住时交纳的定金混为一谈，预定定金是客人为了担保得到客房的使用而交纳的担保金，是客人入店之前的付款，而客人入住时交纳的定金，是为了担保在酒店消费的预交金，系统直接转入客人帐页，计到客人的贷方，客人的消费不断抵消客人的定金，直到离店时，如果客人帐页余额为正值，说明客人欠酒店钱，如果客人帐页余额为负值，说明客人定金有结余，应该偿还对应余额给客人，保持帐页的平衡。

《房费费率》一种房间类型可以有多个费率，使用到不同季节和不同的协议客户，甲公司可能打8折而乙公司可能打9折，淡季费率和旺季费率等，传统系统把房间价格做到房间里，失去了灵活性。

2）客人管理

GRM星级酒店管理系统把散客或一个团体建立一个帐套，相当于一个文件夹，所有客人在酒店的消费和付款，包括帐页结转等均进入到该帐套中，及GRM星级酒店管理系统把具有付款能力的客人建立单独的帐页进行消费跟踪和维护。

帐套分借方和贷方，客人离店时帐页必须平衡。

GRM星级酒店管理系统核心就是关心付费客人，并建立帐套进行维护。

3）团体管理

团体一般可按照如下分类：

松散型和紧密型在付款业务上可分为团体结帐、成员单独结帐、和团体成员共同结帐。

松散型主要是客人不同时到店，也不同时退房，一般成员单独结帐。

这样这个团体成员具备付款能力，可按照散客进行管理，并在成员的帐页

里加入该成员属于哪个团体。

紧密型一般是会议型团体和旅行团，一般一起到店并且一起离开，付款方式为团体共同付款，这时应为团体建立总帐单进行管理，并且在登记时询问是否允许成员偶尔消费，并且把团体占房进行登记，一个团体占用多个房间，团体的所有消费全部进入总帐单，登录房费时把团体占用的客房均登录到团体总帐单。

4）结帐

客人的所有消费和付款均登入到客人帐页，一打开客人的帐页就可以看到客人从入住以来的消费情况，并且显示客人的当前余额，可以检查是否登入所有的消费单据，特别是重要的房费科目次数是否与停留的总夜数相等，不等GRM星级酒店管理系统会提示。

如果客人的帐页余额为正值，客人应该付款，如果帐页余额为负，应该偿还客人剩余定金。

如果客人帐页余额不为0，并且客人要求次日结清该笔款项，那么就用系统提供的余额结帐功能这样只是退房，而客人的帐目余额一直保留在当前在住客人帐页里，直到客人次日到店结清余额为止。

5）夜审

系统要求每日必须做夜审，客人的交易登录均以客人的审核日期为基准，散客入住时间，交易审核时间等。

夜审时，系统会检查帐页平衡，预定业务，退房业务及在住客人当夜房费是否登录，如果提示错误，修改错误，并再次执行夜审，只有业务审核都通过，才可以结束今日操作。

【科目控制特点】

一、一点说明

交易：

客人在酒店内任一笔消费或付款称为一笔交易即单据凭证。

凡是增加酒店收入的科目如房费、电话费、餐费等均计入借方，凡客人的押金、付款均计入贷方。

余额为正，说明客人欠费，余额为负，说明客人押金有结余。

重要说明：

任何交易增加到客人帐单后，任何人无权修改或删除，或者说，GRM星级酒店管理系统根本不提供修改和删除功能，只能用标准的财务冲红帐或调整方法进行相应调整，保留原始单据的痕迹，避免任何作弊行为的发生！

酒店经营科目

GRM系统把所有在酒店内的交易行为用帐号来体现，如客人消费、客人付款、帐页结转、调整等帐户分类：

1、客人消费管理客人发生在酒店内的消费经济业务又分客房、

电话、食品饮料、微小服务等二级帐户

2、付款/偿还管理客人的付款经济业务分为现金、信用卡、支票

等二级科目

3、调整结转管理对消费科目调整和帐页结转的经济业务，如房费

调整、电话调整、微小调整等

科目平衡公式：

客人消费+调整结转=付款偿还

一般消费科目余额方向在借方，付款科目余额方向在贷方，调整和结转科目按其平衡借方还是贷方而决定其余额方向。

GRM系统约定：

2打头为消费科目，3打头为付款科目科目长度为3-4

位。

〖重点科目说明〗

科目组成帐页的主体，如一个帐页的组成如下：

客人7月30日入住，8月5日退房：

共有10笔交易单据：

第一笔发生日期1999-07-30客人入住增加一天房费330元计入借方

第二笔发生日期1999-07-31增加一天房费330元计入借方

第三笔发生日期1999-08-01增加一天房费330元计入借方

第四笔发生日期1999-08-02增加一天房费330元计入借方

第五笔发生日期1999-08-03增加一天房费330元计入借方

第六笔发生日期1999-08-04增加一天房费330元计入借方

第七笔发生日期1999-08-05客人交2000元押金2000元计入贷方

第八笔发生日期1999-08-05客人在餐厅挂帐200元200元计入借方

第九笔发生日期1999-08-05客人打长途电话12元计入借方

第笔发生日期1999-08-05客人退房用牡丹卡结算192元计入贷方最后客人帐页余额为零，帐页平衡。

再看另一个帐页情况：

客人的消费包括房费、客房送餐、桑那游泳，总计消费2946元，由于客人属于往来单位沈阳国家税务局，结帐时，将余额用410科目打入沈阳国家税务局的帐户。

总体科目是酒店业务流和资金流的纽带，正是科目使业务流和资金流融合一体，科目控制法是GRM软件提供用户的先进的管理思想，涵盖了标准财务控制和管理的所有思想，是财务参与酒店经营监督的重要手段。

系统界面一览--收银总界面

一个帐页显示一条概要信息，包括：

帐单号：

唯一表示一个帐页，一般一个散客、一个团队均可用一个帐单号维护，特别是团体总帐单用

帐单号标识更利于维护。

客房：

如果是一个散客帐单，一般有房间号。

客人：

散客姓名或团队名称

付款方式：

客人担保消费的方法。

押金：

客人或团队的预付金。

入住日期：

退房日期，房价信息等。

说明：

点击客人帐页查询在住客人帐页；点击团体帐页可查询团体帐页；点击退房帐页可查询退房客人帐页；

点击客房信息可显示客房利用的横道图；点击夜间稽核夜审员可在此处做夜审。

点击帐单明细可查询对应帐页的明细交易。

点击团体占房可查询团队的占房情况。

点击预操作的帐页号，使其背景变蓝，按下回车键

---客人帐单

出现帐页明细情况：

或点击工具条的：

‘帐单明细’

顶部显示客人登记信息：

包括客人名称或团队名称，入住日期退房日期付款方式房价等信息。

中部显示客人帐单小计信息：

利于收银员结算和开发票。

房费小计：

客人房费的汇总电话费小计：

客人电话费汇总

挂帐累计：

客人除房费和电话费之外的所有消费累计。

帐页结转：

从其他帐页转入的消费或付款。

消费累计：

客人消费累计。

帐页应收或帐页应还：

如果客人帐页余额为正值，那么为帐页应收，说明客人欠费总额如果客人帐页余额为负值，那么为帐页应还，说明客人押金有结余

附录一

质量保证计划

质量方针：

渗透性--------全员具有质量意识。

受控性--------产品均受质量控制。

持续性--------质量与企业共生存。

开拓性--------追求质量更高标准。

质量目标：

提供易用、可靠的产品和满意的服务。

针对XX星级酒店管理系统项目，结合项目进度计划中划分的各阶段，编制质量保证计划如下：

一、合同签定阶段严格进行合同评审目的：

确保合同规范化，减少合同双方风险，确保交付的XX星级酒店管理系统在质量上满足要求。

工作程序：

l合同草案制定l合同初审

项目组负责对合同草案进行初审，以确定是否具备合同评审条件。

l合同评审

组织各相关部门实施合同评审。

如果合同未通过评审，由销售部门根据评审意见同甲方协商，修改相应合同条款，再次评审。

合同通过评审，才能由合同双方法定代表人或其授权代理人签字生效并执行。

合同评审内容：

l规定合同范围和需求并写入文档；l识别可能出现的意外风险；l恰当保护有关的专利信息；l解决所有与招标不一致的需求；l有能力满足合同要求；l对分供方工作的责任；l统一合同双方对术语的理解；l用户方有能力履行合同职责。

二、平台系统建设阶段

1、实施严格的采购管理目的：

对采购过程进行控制，确保为用户提供的产品满足规定的要求。

工作程序：

l采购活动触发；

l分供方的评定

批准采购的产品必须从合格的分供方采购，分供方评定因素

如下：

a、具有满足合同或订单的能力，如交货时间和数量、交货质

量、售后服务水平等；

b、长期质量保证水平和质量保证能力；

c、价格优势与付款条件；

d、业绩与市场信誉；

l采购实施；

l采购验收；

l编写采购档案。

2、实施配套产品管理

目的：

平台系统建设过程中对用户方提供的配套产品进行控制和管理，以确保用户方与我公司有效地使用该配套产品并集成到XX星级酒店管理系统中。

工作程序：

l配套文档的评审和管理

甲方为本项目提供的配套文档应按有关规定进行评审并被妥

善管理。

l配套软件的验证和管理

由技术支撑部与用户方项目技术负责人共同负责验证配套软

件，应验证配套软件的可用性、介质是否完好、文档是否齐全

等，并注意预防配套软件可能带有的计算机病毒。

未能通过验证的配套软件，禁止使用或由双方协商解决。

l配套硬件的验证和管理

首先由甲方提供配套硬件清单，然后由双方共同验证，验证

要以合同中明确达成的要求和规定为依据。

通过验证的配套硬件

要进行标识，未能通过验证的配套硬件，禁止使用或由双方协商

解决。

l问题反馈

配套产品在使用当中出现的问题要及时反馈，双方协商解决。

三、应用软件系统开发阶段

1、实施严格的开发策划

目的：

按照软件工程的方法，制定《开发计划》，在XX星级酒店管理系统的应用软件系统开发之前系统地规划整个项目的开发过程。

包括资源分配、进度安排，确定软件开发的各个阶段，规定每一阶段的活动、成果、验证步骤和完成准则。

工作程序：

l《开发计划》的编制

项目管理部根据项目组提交的立项建议报告或合同书下达

“项目任务书”，软件开发部根据“项目任务书”的要求和《开

发计划制定规范》制定