电子政务与办公自动化初探.docx
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电子政务与办公自动化初探
电子政务与办公自动化初探
全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。
回顾我国政务信息化的进程，大致可分为三个阶段：
（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。
（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。
（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。
在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。
但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
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一、电子政务的产生与基本内容
90年代后，随着国际互联网技术的迅速发展以及在政府公共管理中的应用，电子政务、电子政府等一些新的概念也很快产生，其含义是指在政府内部办公自动化的基础上，利用计算机技术、通信技术和网络技术，建立起网络化的政府信息系统，并通过不同的信息服务设施如网络、电脑以及电话等工具，为企业、社会乃至公民个人提供政府信息和其他公共服务，并且打破了传统政府管理受到时间、空间限制的界限，改变政府管理方式。
1．电子政务的基本内容
（1）政府间的电子政务
政府间的电子政务是上下级政府、不同地方政府、不同政府部门之间的电子政务。
从发达国家的实践来看，主要包括以下内容：
①电子法规政策系统②电子公文系统③电子司法档案系统④电子财政管理系统⑤电子办公系统⑥电子培训系统⑦业绩评价系统
（2）政府对企业的电子政务
政府对企业的电子政务是指政府通过电子网络系统进行电子采购与招标，精简管理业务流程，快捷迅速地为企业提供各种信息服务。
主要包括：
①电子采购与招标②电子税务③电子证照办理④信息咨询服务⑤中小企业电子服务
（3）政府对公民的电子政务
政府对公民的电子政务是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。
主要包括：
①教育培训服务②就业服务③电子医疗服务④社会保险网络服务⑤公民信息服务⑥交通管理服务⑦公民电子税务⑧电子证件服务
当然，电子政务的上述业务内容并不是一出现就具备了的，而是在电子政务从简单到复杂的发展过程当中逐步建立和完善起来的。
2、全球的电子政务发展现状
1）国内的电子政务的现状
对于我国来说，电子政务这个概念与电子商务一样是从国外泊来的。
我国的电子政务的发展过程基本上是与我国自己的信息化历程同步的，具体来说，我国的电子政务是循着“机关内部的办公自动化”—“管理部门的电子化工程”—“全面的政府上网工程”这一条线展开的。
从总体上看，与其他国家的电子政务的发展特点基本相同，但由于各国的国情不同，就具体而言，我国的电子政务又与其他国家的有所不同，具体表现在：
1、我国的电子政务的起点较低。
这是由于我国总体上的信息化水平不高，因此，我国的电子政务的发展是从办公自动化开始的；而西方国家的政府机关的办公自动化早在20世纪的60-70年代就完成了，而我国则基本上从20世纪80年代才刚刚起步。
2、我国的电子政务发展不平衡。
由于我国地域广大，各地区的发展水平的差距较大，这些差别主要是表现在地区差别、城乡差别、行业差别上，因此我国的电子政务在发展过程中，则是在中央政府的“推动”和需求的“拉动”下从一些行业管理部门开始的。
另外，我国的电子政务发展的不平衡表现为东部沿海地区、大城市发展较快，与这些重点部门和地区相比，我国的其它地方政府和行业部门的电子政务发展相对迟缓。
3、我国的电子政务的目标和出发点更具有多样性。
由于我国正处在市场经济体制的建立过程中，政府对经济特别是企业的管理方式要进行彻底的改变，以及各级政府机构的精兵简政。
这些客观环境的变化，必然造成对政府政务活动的影响，因此我国的电子政务的发展势必要满足或保障这些目标的实施。
实际上，我国的电子政务的发展目标不仅仅是提高效率和树立形象的问题，其更深层次的问题是如何进一步促进政务活动的改革。
二、办公自动化概念及系统应用
1）办公自动化的理念及产生
办公自动化从提出到现在，已经有了60多年的历史，但它真正进入全面发展阶段始自20世纪70年代末、80年代初，至今也就30多年的时间。
随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，以及办公自动化系统应用的普及，人们对办公自动化的认识在不断深化和拓展，从而使有关办公自动化定义的描述也在不断发生着变化。
关于什么是办公自动化，专家学者们认识不一，至今也没有统一的定义。
按字面意义理解，办公自动化可以解释为办公管理的自动化或办公信息处理的自动化，这两种解释分别是从管理角度和信息角度给出的。
办公自动化还被具体地界定为：
办公人员运用现代科学技术，通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。
实际上，人们对办公自动化的认识和理解经历了从最早的手段说、系统说、技术说到学科说的发展过程，办公自动化的内涵随之不断丰富。
当然，至今仍有一些人坚持系统说或技术说，而以不同的理解和理念来建设各自的办公自动化系统。
1、手段（方法）说
最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。
当时人们仅把办公自动化看作是提高工作效率的一种手段，比较常见的说法有以下几种：
oa就是用文字处理机进行办公中的文字编排；oa是无纸办公；oa是使办公功能高效率化的重要手段，它单独或综合地利用各种机器；oa是利用现代化技术和设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务；oa是处理信息的一种新的概念和方法。
2、系统说
继手段说之后，oa指的是用计算机进行文件存储、排版及输出工作，用计算机进行人事、财务等业务管理。
这种把oa简单地理解为oa系统的做法，仍把办公自动化局限在工具层次上。
这阶段的常用定义是：
oa是把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，将语音、数据、图像、文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些功能的能力。
我国专家学者在1985年全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见做出定义：
oa就是利用计算机等先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。
还有比较常见的类似定义是：
oa是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。
办公自动化发展到今天，我们把这些定义作为办公自动化系统的定义似乎更为适合。
3、技术说
一些学者把办公自动化看成是一门纯技术学科。
例如定义：
oa是综合了有关适宜帮助人们管理信息的现代技术的一门科学，是自动化的一个子集。
技术说中比较有代表性的定义是美国麻省理工学院m．c．季斯曼教授给出的：
oa就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。
这一定义虽然仍把办公自动化定义为技术，但指出了这种技术是综合性的，应用了系统科学、行为科学知识，可以说，这种定义有了本质上的超越，在一定程度上反映了oa的本质内容。
这种定义已非常接近于学科说所下的定义。
㈣学科说
随着越来越多的社会科学理论方法被引入办公自动化领域，办公自动化作为一门新的交叉学科的地位得以确定。
由于“办公”对“办公自动化”的限定，管理学家们更倾向于把办公自动化作为一门综合性的、更多偏重于管理学的学科。
这方面获得广泛认可的定义是：
oa是把计算机技术、通讯技术、系统科学及行为科学结合在一起的一门综合性科学。
它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务，属于综合性学科范畴。
这一定义是对季斯曼教授所下定义的发展。
由上可见，办公自动化的思想、概念、方法、手段和理论还在发展中，包括它的名称也叫法不一，有的叫做办公自动化，有的称作办公自动化系统、办公信息系统，还有的称作电子办公室、综合办公室，还有的干脆称作无纸办公室。
但我们认为，这些名词是有差别的，应该准确地加以区分，本章的后续内容将对此加以说明。
2002年，国务院发展研究中心局长邓寿鹏提出：
办公设备＋自动化＝oa，oa＋系统化＝ois，ois＋网络＝eg/eb（e－government/e－business）。
不管类似的提法是否意味着办公自动化定义的进一步发展，但我们毕竟可以欣慰地看到，有关办公自动化理论和实践的研究探索从未停止过，从政府到企事业单位，人们对办公自动化始终有着巨大的需求，而这些正是办公自动化这门科学兴旺发展的希望所在。
从本节给出的定义不难看出，无论人们从什么角度去定义办公自动化，在表示形式和内容上有多少不一致，但有几点是共同的，表现在：
1.强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。
2、强调办公人员和办公设备构成人机信息系统。
3、办公自动化的目的是要提高办公效率，改进办公质量。
现在人们已经普遍接受了办公自动化是一门正在发展的综合性学科的观点。
那么，作为一门学科，它的定义就应按学科来界定。
比如，行政管理学是研究国家行政机关运行机制及其规律的科学；政治学是研究政治现象及其规律的科学。
于是，办公自动化就可定义为：
办公自动化是研究如何利用先进的科学技术和设备来实现某些办公室管理工作自动化的科学。
也可以从学科的知识体系和系统建设的角度，把办公自动化定义为：
办公自动化是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起，综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等，来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门文理交叉型的综合性学科。
后一定义更为学者们所认同并多加引用。
由此，办公自动化理论体系就必然包括办公自动化理论基础和技术支撑、办公自动化系统软、硬件环境以及系统建设等内容。
2）办公自动化系统的应用?
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Notes是一个应用系统开发、运行平台。
邮件应用是最基本的应用，机关办公系统的建设从邮件系统开始，应该作为第一步的应用，尽快投入使用。
除此之外，应组织应用开发人员调查群件应用需求，分阶段逐步投产各种群件应用。
群件应用系统开发、运行可以在各级部门层次上进行。
由相应层次的单位管理与实施。
机关办公应用系统主要组成部分包括电子邮件、文件传输、综合办公、综合信息服务、综合办公系统、决策支持等部分，其中综合办公系统包括公文管理、政务信息管理、签报、报告管理、会议系统等子系统。
应用之一：
电子邮件和文件传输 由于Notes是一个基于客户机/服务器体系结构的具有存储转发功能的电子邮件系统，所以系统安装完毕以后，即可以用它收发邮件。
这样的邮件体系具有良好的用户界面、可定制的邮件风格和可管理的邮件信息。
在文件传输方面，邮件系统提供了通过附件邮寄文件（或报表）的服务，也可以通过LotusDomino/Notes提供的应用程序接口（NotesAPI）自动地转交应用系统产生的实际数据。
系统在提供邮件或文件传递的过程中，可以向发送者返回传递过程信息和对方收件情况。
这样，我们能够保障资料是否确且被对方收到。
应用之二：
综合信息服务 由于LotusDomino/Notes对平台、网络和数据的开放性，可成为企业级事实上的信息存访中心（即所有的信息通过Notes获得）。
因此，我们可以开发和提供综合的信息服务。
就其来源和用途的区别，可以分成以下几类：
动态公共信息：
如新华社的每日电讯、国家信息中心的每日信息等。
一般静态公共信息。
如国家的法规和条例，列车和航班信息等。
内部公共信息：
如规章制度、文件、机构分布信息、人事信息和联系电话等。
党务政务信息等。
综合信息服务系统的开发工作，应当反映其“综合”和“服务”两个特点。
具体地，该系统应具备以下特征：
全面：
尽可能全面地涵盖各类信息来源。
及时：
尽可能快捷地反映国家和各级政府的方针政策。
支持交互处理：
允许相应领导或办公人员在浏览信息的同时进行相应的处理。
应用之三：
综合办公系统 由于办公业务涉及面广且影响到长期形成的工作习惯，所以，应尽量简化办公自动化的运行过程，以此保障该应用系统可以为多数人接受。
开发的模块应当易于维护、易于扩充和修改，并且更重要的是，易于使用。
综合办公系统包括以下几个模块：
电子报刊与公告牌。
重要办公消息可以在指定的地方向预定的范围内工作人员发布，这类公告牌实际上是广播型电子邮件的演变，但是更加正式和庄重。
问题研讨。
包括问题的提出和答案的征集，这是让人们参与的有效方式。
建议和意见。
可以创建建议/意见、对其答复和对答复的答复。
人员日程安排。
在部门内或机构内，按照指定的权限，可以查阅有关人员的行程、去向和日程安排。
任务追踪。
按照上下级的隶属关系，可以提供领导追踪某项任务完成的情况或目前所处的状态。
公文管理（包括形成，编辑，收发等）。
公文管理是一项非常典型的工作流，从草拟到编辑，到领导批阅，到发放，到归档。
这样的流程涉及对文书（非结构信息）的管理、编辑和查询，涉及到按权限审核和批准的过程。
对这样的流程的自动化管理是信息部门长期追求的目标，也将大大提高文书档案的处理效率。
应用之四：
Internet连接 目前机关办公系统可以提供以下涉及国际互联网的服务：
浏览资源管理：
将Internet上有关站点的信息统一下载到服务器上，使用Domino/Notes的自动页面更新功能以维护这样的信息。
由于Notes是一个文档数据库系统，信息在其中可以在必要的情况下转换为数据库形式，以得到高效的检索和查询等操作。
发布信息管理：
统一组织和发布需要向Internet上公开发布的信息。
来自办公信息网外部的邮件的管理。
可以增强系统的安全性，以防止诸如邮件炸弹的袭击。
显然，Internet连接和应用将是办公自动化应用最激动人心的发展方向
三、电子政务与办公自动化的关系
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
实施原则：
实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则
实施步骤
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。
在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。
此时，基本实现电子政务。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。
是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
第一部分内部办公自动化系统的建设
功能需求：
一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
1、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
2、处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。
这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。
因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。
当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
3、包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。
办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。
每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。
工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。
即：
基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
4、支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。
而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。
随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。
办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
5、应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。
机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。
这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
6、能集成其他业务应用系统和Internet
随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。
事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。
办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。
结论
近年来，电子政务已经成为许多国家追求的目标和关注的焦点。
***同志在中共十六大报告中谈到今后的奋斗目标时强调今后要“进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务”，为我国电子政务的发展指明了方向。
目前，从政府官员到社会公众，从企业老总到新闻媒体，“电子政务”一词的点击率居高不下，反映了人们对电子政务的热情与期盼。
从长远来看，走信息化之路是电子政府的必然，也是历史发展的大趋势，我们处在这样一个信息高度发达的社会，传播方式方法多种多样，人们获取信息的途径也越来越广，所以必须适应这个大潮流，建立我们自己的信息网络系统，以便更好地实现为人民服务的宗旨。
《对电子政务现状、发展趋势及现存问题的研究和解决方案》正是本着发现问题、解决问题的态度，从电子政务的现状和发展趋势开始研究，从中找出电子政务发展过程中存在的主要问题，进而提出有效的解决方案。
尽管电子政务代表了政务实施发展的趋势和方向，但是，建立和完善电子政务系统不是一朝一夕能完成的工程，何况政务本身也在衍变、发展，改革中深层次的问题还将不断暴露出来。
再加上我国目前现有的条件所限，制约因素客观地存在并产生作用，因此，电子政务建设的道路不会是一条平坦的道路，任重而道远，而对电子政务发展中存在问题的不断深入研究也将成为电子政务不断向前发展强有力的推动力。
相信只要我们正确分析、判断形势，科学合理地决策，并充分利用一切国内外有利条件和积极因素，经过各界人员共同努力，一定会使我国的电子政务建设健康发展，建成有中国特色的电子政务。
仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途。
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