Access基础知识.docx
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Access基础知识
Access基础知识
学习目标
1、学习Access2003基础知识，掌握关系型数据库基本概念；
2、学习Access2003的进入与退出操作，认识Access2003功能构成及其基本对象；
3、学习使用Access2003的联机帮助系统；
4、学习并理解数据库应用系统开发的一般方法：
信息系统分析、设计、实现和测试所包含的内容；
5、建立面向对象的数据库应用系统设计概念；
6、理解将要贯穿本书始终的数据库应用系统实例“零售商店管理信息系统”的构成；
7、学习并掌握创建Access2003数据库对象的方法；
8、创建名为“零售商店管理信息系统”的Access2003数据库。
教学重点
数据库的基本概念及创建方法
教学难点
1、数据库应用系统开发的分析过程
授课方式
讲授、上机演示、学生实训
课后分析
一、引导案例
案例引入：
本章介绍有关Access的初步知识，以最简单的方式介绍关系数据库的艰深理论，使读者能够获得基本的数据库应用系统开发观念，从而能够随着本书的深入讲解，逐步掌握应用Access2003开发自己需要的小型数据库应用系统。
二、基本内容
工作任务一：
Access2003基础知识
1认识Access2003
相比较MicrosoftAccess2000而言，Access2003具有更加强大的功能。
（1）．合并大量数据资源；
（2）．链接各种业务系统；
（3）．充分利用企业数据
（4）．赋予窗体新的外观
（5）．帮助消除错误
（6）．自动更新属性
（7）．提供Web页面设计工具
（8）．使用兼容的文件格式
2Access2003的运行
在Office2003安装完成以后，即可在Windows操作系统的【开始】菜单中自动生成一个程序组，该程序组位于【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】中。
顺序单击【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeAccess2003】即可进入Access2003。
3Access2003的菜单栏与常用工具栏
Access2003菜单栏集中了Access2003的全部功能，在Access2003中所需进行的各种操作均可通过菜单栏提供的功能选项得以实现。
实际上，菜单栏及其菜单中各可用功能选项的组成将随着Access2003的不同视图状态而有一些不同。
Access2003的每一个对象都具有自己独特的设计视图，针对任一个数据库对象所进行的设计操作都可以在其设计视图中完成。
工具栏的作用是提供菜单栏中的那些常用功能选项的快捷使用方法。
4Access2003数据库设计视图
Access2003数据库设计视图的构成包括三个部分：
命令按钮组（位于视图窗口上端），对象类别按钮组（位于视图窗口左部），对象成员集合（位于窗口右部）。
5关系型数据库基本概念
数据元素——也称为字段，一个字段构成数据表中的一列。
数据元组——也称为记录，一个记录构成数据表中的一行。
数据表——具有相同字段的所有记录的集合。
数据库——数据表对象、查询对象、窗体对象、数据页对象、宏对象以及模块对象集合。
Access2003数据库结构示意图
工作任务二：
Access2003的基本对象
1Access2003的数据库对象
数据库对象是Access2003最基本的容器对象（Container），它是一些关于某个特定主题或目的的信息集合，以一个单一的数据库文件（*.MDB）形式存储在磁盘中，具有管理本数据库中所有信息的功能。
创建一个数据库对象是应用Access2003建立信息系统的第一步工作。
2Access2003的表对象
表对象是Access2003中置于数据库容器中的一个二级容器对象，用于存储有关特定实体的数据集合。
对每个实体分别创建各自的表对象，意味着每种数据只需存储一次，这将提高数据库的效率，并且减少数据输入错误。
表对象以行、列格式组织数据，表中一行称为一条记录、一列称为一个字段。
可见，创建表对象是应用Access2003建立信息系统工作中创建数据库对象后的第二步。
3Access2003的查询对象
查询对象也是Access2003中置于数据库容器中的一个二级容器对象，利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。
也可以将查询作为窗体和报表的记录源。
最常见的查询对象类型是选择查询。
选择查询将按照指定的准则，从一个或多个表对象中获取数据，并按照所需的排列次序显示。
可见，查询对象的功能是提供数据库操作人员与数据库表中数据的交互界面，
查询对象的运行形式与表对象的运行形式几乎完全相同，但它只是表对象中数据的某种抽取与显示，本身并不包含任何数据。
切记，查询对象必须基于表对象建立。
4Access2003的窗体对象
窗体对象是Access2003数据库容器中的一个二级容器对象，其间包含的对象称为窗体控件，主要用于提供数据库的操作界面。
窗体对象的构成包括五个节：
窗体页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节及窗体页脚节。
5Access2003的页对象
Access2003的页对象也称为数据访问页，是特殊的Web页，是Access2003中置于数据库容器中的一个二级容器对象。
在信息系统中设计数据访问页是为了使用户能够查看和操作来自Internet或Intranet的数据，而这些数据是保存在MicrosoftAccess2003数据库中的。
数据访问页是直接与数据库连接的。
当用户在MicrosoftInternetExplorer中显示数据访问页时，正在查看的是该页的副本。
6Access2003的报表对象
报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。
Access2003以数据库容器中的二级容器对象形式提供报表对象，使得用户可以控制报表上每个对象（也称为报表控件）的大小和外观，并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出。
报表中大多数信息来自基础的表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。
7Access2003的宏对象
Access2003的宏对象是Access2003数据库对象中的一个基本对象，宏的意思是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，例如打开某个窗体或打印某个报表。
宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动地完成，而这条指令就称之为宏。
宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组，一个宏或宏组的执行与否还可以使用一个条件表达式来进行控制，即可以通过给定的条件来决定在哪些情况下运行宏。
8Access2003的模块对象
模块是由声明、语句和过程组成的集合，MicrosoftAccess有两种类型的模块：
标准模块和类模块。
类模块属于一种与某一特定窗体或报表相关联的过程集合，这些过程均被命名为事件过程，作为窗体或报表处理某些事件的方法，即，类模块中的过程用于响应窗体或报表上的事件。
标准模块包含与任何其他对象都无关的常规过程，以及可以从数据库任何位置运行的经常使用的过程。
工作任务三：
数据库应用系统开发方法
1数据库应用系统分析
根据软件工程提供的理论和方法，数据库应用系统的开发应该首先进行系统分析。
在这一工作过程中，应主要完成以下内容：
（1）．应用系统的业务流程分析
在这一步工作中，需要调查、了解并描述待开发的数据库应用系统中的各项业务以及诸业务间的相互关联，并形成分析文档以供开展下一步工作之需。
（2）．应用系统的数据流程分析
在这一步工作中，必须清晰地描述出数据库应用系统中的所有数据在各个业务环节中的处理方式、处理结果及其在诸业务间的流动轨迹（数据流程）。
（3）．应用系统的功能分析
在这一步工作中，通过归纳、整理各业务环节与各项数据间的相互关系，总结系统功能、归并或解析数据集合、确定数据和功能间的处理关系。
2数据库应用系统设计
数据应用系统开发的第二步工作，是在系统分析的基础上进行系统设计。
在这一工作过程中，应主要完成以下内容：
（1）应用系统的数据库设计
在这一步工作中，应该根据系统分析阶段形成的相关文档，并参考计算机数据库技术发展的现状，采用计算机数据库的成熟技术，设计并描述出本应用系统的数据库结构及其内容组成。
在数据库设计过程中，应该严格遵循数据库的规范化设计要求。
（2）应用系统的功能设计
在这一步工作中，必须根据系统分析过程中获得的功能分析结果，结合数据库设计的初步模型，设计完成应用系统中的各功能模块。
这里，包括各功能模块的调用关系、功能组成等内容。
在系统功能设计过程中，应该考虑系统功能的规范化设计要求。
（3）应用系统的输入与输出设计
在这一步工作中，考虑的是数据库应用系统中各功能模块的界面设计。
对于输入模块，应该考虑的问题包括：
它以什么样的形式呈现在操作者的面前，操作员应以何种方式在界面上完成各种操作，怎样容忍操作员的操作错误，如何减少操作员可能的错误操作，等等。
3数据库应用系统实现
数据库应用系统开发的第三步工作，是在应用系统设计的基础上实现系统的各项设计。
在这一工作过程中，应主要完成以下内容：
（1）应用系统开发工具的选择
一个信息处理系统应该基于计算机数据库技术基础实现，这已成为大家的共识。
当今，计算机数据库管理系统软件及其信息处理系统开发工具种类很多，因此，选择的余地是很大的。
一般而论，开发工具的选择应依据信息处理系统本身的特性而定，这是基本原则。
事实上，Access确实是一个非常优秀的数据库管理系统，同时它也是一个功能非常强大的数据库应用系统开发工具
（2）应用系统数据库的实现
这一步的工作，就是使用所选择的开发工具，逐步地在计算机上建立数据库文件及其所包含的各个数据表，建立数据关联，创建数据库应用系统中各个数据与功能对象实例，并设定所有对象的相关属性值。
（3）应用系统功能的实现
在这一步工作中，应该完成应用系统中各对象对于相关事件的处理能力的设定，即安排各个对象在其遇到相关事件时的处理方法，也就是针对事件编程。
4数据库应用系统测试
一个数据库应用系统的各项功能都已经实现了，也还不能说系统开发完成，还必须经过严格的系统测试工作，才真正能够将开发完成的应用系统投入运行使用。
因此，应该认识到系统测试是应用系统开发的第四步工作。
系统测试工作常被人们称为信息处理系统成败之关键所在，其主要内容是尽可能多地查出并改正数据库应用系统中存在的错误。
工作任务四：
面向对象的数据库应用系统设计概念
♦面向对象技术提供了一个具有全新概念的数据库应用系统开发模式，它将面向对象分析（OOA，Object-OrientedAnalysis）、面向对象设计（OOD，Object-OrientedDesign）和面向对象程序设计（OOP，Object-OrientedProgramming）集成在一起。
其核心概念是“面向对象”。
♦所谓面向对象（Object-Oriented），可以这样定义：
面向对象=对象+类+属性的继承+对象之间的通信。
如果一个数据库应用系统是使用这样的概念设计和实现的，则称这个应用系统是面向对象的。
一个面向对象的应用系统中的每一个组成部分都是对象，所需实现的操作则通过建立对象与对象之间的通信来完成的。
1对象的概念
（1）对象的定义
一个对象就是它本身的一组属性和它可执行的一组操作。
（2）．数据库应用系统中对象的分类
数据库应用系统的对象一般可以分为两类：
实体对象和过程对象。
实体对象--客观存在的对象称为实体对象。
过程对象--具有过程特征的对象称为过程对象。
2类的概念
类是一组具有相同数据结构和相同类型操作的对象的集合，我们可以说，类是对象的抽象，而对象是类的具体实例。
在关系数据库应用系统中，一个数据表可以看成是一个对象。
因为所有的数据表对象均具有二维表格特点（这表明数据表对象的属性相同），且都是用于存储数据的对象（这表明数据表对象的基本操作相同），所以可以将数据表归结为一个类。
如果数据库应用系统的开发工具提供可能需要的所有对象的类，那么在进行数据库应用系统开发时，就只需利用这些类创建一个又一个合乎应用需求的对象实例，从而可以极大地提高数据库应用系统开发的工作效率。
3属性的概念
属性是对象固有的特征。
在关系数据库应用系统中，不同类型的对象具有不同的属性集。
例如，Access数据库中的一个数据表对象总是具有这样的属性，数据表名以及一系列的字段。
给定一个数据表名，并定义其中的一系列字段，则构造成了一个数据表对象。
派生于同一个类的对象是不允许任意两个对象实例的所有属性值都相同的，也就是说，属于同一类的两个对象至少有一个属性的取值不同，这个属性被称为这一类对象的关键属性，也称为关键字。
4事件与方法的概念
既然客观世界是由对象组成的，那么客观世界中的所有行动都是由对象发出，且能够为某些对象感受到。
我们把这样的行动称为事件。
在关系数据库应用系统中，事件分为内部事件和外部事件。
系统中对象的数据操作和功能调用命令等等都是内部事件，而鼠标的移动、单击和键盘的敲击等等都是外部事件。
并非所有的事件都能被每一个对象感受到，例如，鼠标在某一位置上单击，该事件则只能被安置在这一位置上的对象感受到。
当某一个对象感受到一个特定事件发生时，这个对象应该可以做出某种响应。
例如，将鼠标指向一个运行窗体上标记为“退出”的按钮对象处单击左键，则这个窗体会被关闭。
这是因为这个标记为“退出”的按钮对象感受到了这个事件，并以执行关闭窗体的操作来响应这个事件。
因此，我们把方法定义为一个对象响应某一事件的一个操作序列。
显然，为了完成一个数据库应用系统的开发工作，在根据需要创建了应用对象并设定了所有对象的各个属性之后，还必须为相关对象设计其响应某些事件的方法。
一个方法也就是一个操作序列，即程序。
而这样一种程序设计的过程，就被称之为面向对象的程序设计。
工作任务五：
零售商店数据库应用系统（GrocerMIS）实例分析
商品进销存管理信息系统是一类比较典型的计算机数据库应用系统实例，主要功能就是实现一般商品从进货、存货到销售这样一个商品流通环节中的各项信息的即时管理。
本书以一个虽经简化、但确实可以使用的实例“零售商店管理信息系统”进行讲解，并以此帮助读者学习Access2003及其数据库应用系统开发技术。
为了叙述方便，后续章节将“零售商店管理信息系统”简称为“GrocerMIS”。
GrocerMIS针对经营日用商品的小型经销商店而设计。
该商店以小批量形式进货，零售方式销货。
以批量形式购入的商品首先存入商品库中，经常持有小量库存，库存中记录进货单价。
准备销售的商品，一律需从商品库中逐一搬至销售柜台上，经常持有小量柜存，柜存中记录销售单价。
售货员销售商品时，总是从销售柜台上取得商品销售。
任一商品的进货单价小于该商品的销售单价，经销商从这些商品的进销差价中获取利润。
该商店聘用管理人员若干名、售货员若干名，均以轮班方式工作。
每次交接班时，货与款均要求当班结、转、清。
1GrocerMIS的业务与数据流程分析
（1）GrocerMIS管理人员职责
1）商品进货数据录入
要求管理人员负责从供货商处接收进货，并将自己负责的进货数据（包括商品名称、商品规格、进货单价、进货数量，等等）录入到应用系统提供的窗体对象的相关文本框控件中，并记录下自己的姓名。
每一项进货数据输入完毕，都必须根据本次进货商品数据修改“库存数据记录”数据表中的对应数据（比如，库存数量=原库存数量+本次进货数量），以保证“库存数据记录”数据表中数据的正确性。
因此，这一职责称为“商品进货数据录入”
2）商品上柜数据录入
要求管理人员在发现某些商品的柜存数量偏少时，必须将这些商品由库存中搬至销售柜台上，同时减少“库存数据记录”数据表中的对应商品库存数据记录，并增加“柜存数据记录”数据表中的对应商品柜存数据记录。
因此，这一职责称为“商品上柜数据录入”。
3）交接班接转清
要求管理人员在售货员交接班时，根据“销售数据记录”数据表和“柜存商品记录”数据表中数据输出“销售交接班报表”，用以清点交班售货员的应交货款以及接班售货员的接班柜存商品数量。
因此，这一职责称为“交接班接转清”。
4）“销售业绩查询汇总”和“商品库存数据查询”
要求管理人员定期或不定期地查阅商品销售利润和库存商品数量，并分别填写“库存商品数量清单”、“柜存商品数量清单”和“商品销售汇总一览表”。
因此，这一职责称为“销售业绩查询汇总”和“商品库存数据查询”。
（2）GrocerMIS售货员职责
她们出售商品并将其出售商品的种类与数量等信息记录在“销售数据记录”数据表中。
这一职责称为“销售数据录入”。
从管理职能上讲，售货员仅有权以销售单价出售存放在销售柜台上的商品，无权访问库存商品记录。
而任一商品的销售单价均由管理人员通过“商品上柜数据录入”操作予以指定，售货员无权更改。
（3）“零售商店管理信息系统（GrocerMIS）”数据业务流程图
2GrocerMIS功能分析
“零售商店管理信息系统（GrocerMIS）”功能结构图
工作任务六：
Access2003数据库对象操作
1创建Access2003数据库的方法
为了创建一个Access2003数据库对象，我们可以通过两种不同的操作方法实现。
（1）．创建空Access数据库
（2）．利用Access2003数据库模板创建Access数据库
2转换Access数据库
为了将新创建的、具有Access2000文件格式的数据库文件转换为Access2003数据库，应该首先打开待转换的Access数据库，然后，在数据库设计视图窗口菜单上依次单击【工具】|【数据库实用工具】|【转换数据库】|【转为Access2002-2003文件格式】。
3打开已有Access2003数据库
创建完一个数据库后，无论是要运行这个数据库还是要修改这个数据库，都需要先打开它，这就是本节所要介绍的打开已有Access数据库。
在Access2003中，打开已有数据库的操作，可以有3种不同的方法。
（1）．利用“开始工作”对话框
进入Access2003后，出现“开始工作”对话框，其中列表有最近打开过的Access数据库名称。
此时，只需单击你需要打开的数据库名称，即可打开这个数据库。
如果所需打开的数据库不在此列表中，应该单击名为“其他……”的列表项，然后在“打开”对话框中选择需要打开的数据库文件。
（2）利用“打开”工具按钮
在Access2003数据库设计视图窗口的工具栏中，有一个“打开”工具按钮“”。
单击这个工具按钮，即可出现“打开”对话框，如图所示。
当然，调出“打开”对话框的方法还可以是在窗口菜单中选择【文件】|【打开】，这是由于工具按钮实际上是窗口菜单的一种快捷方式。
（3）直接选择打开Access2003数据库
在Windows操作系统窗口中，打开数据库所在的文件夹，鼠标左键双击Access2003数据库图标，即可打开指定的Access2003数据库。
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