Word排版步骤与技巧.docx
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Word排版步骤与技巧
排版技巧
一、设置封面
1、插入表格
为什么是表格呢？
因为表格是一个标准格式化的布局方式，与直接手动码字快速方便很多。
2、插入文档部件
在建立的表格中插入文档部件——文档属性，标题、作者、单位、发布日期。
（当然可以手动输入，不过以上方式可以自动为文档加入一些额外信息，对知识产权保护有一定作用，同时便于文档管理）
格子不够则右击某个单元格，插入——在下方插入行。
3、设置格式
根据要求，设置格式，拖动表格放好位置，
并选择整个表格，将对齐方式设置为全居中。
接着，选择整个表格，设计——表框——无框线。
这样，一个比较正式的封面就做好了。
同理，内封也是如此制作。
二、框架与多级列表
在「视图」中，将「导航窗格」（在2007中为「文档结构图」）选上，方便不同的章节跳转导航。
写文章是需要一个框架的，特别是在大量文字的报告论文中。
于是，我们首先来定这个框架，每一部分的标题，换行输入，然后在开始——样式处，选择「标题1」
同时，我们在导航窗格中清楚的看到了文字结构。
当然这还不够，接着，我们将光标放在某个章节标题处，选择开始——段落——多级列表。
当然，一般选择默认的即可，不过根据论文格式要求，需要自定义。
「定义新的多级列表」，将数字附近添加额外内容即可。
同理，我们在节标题（标题2）等，也如此设置。
于是得到一个结构明了的文档框架了。
值得注意的，在导航窗格中，我们选中某个标题，敲击回车，便可得到一个同级的新标题，这对布局相当管用，特别是对于编了章节号的标题，它也会自动生成相同格式的章节号，并且，在这里拖动章节标题的位置，会相当智能。
三、编辑样式
一般来说，默认样式可以满足日常需求，但是论文要求不同，于是这些样式需要逐个修改。
这些没有固定格式，所以自行修改，注意在样式基准处，务必选择（无样式），同时这样式设置请在上一小节前进行。
同样的，像文中图表表格格式也可以通过这个预设。
1、编辑标题样式
选择“格式”菜单中的“样式”命令，打开“样式”对话框。
单击“新建”按钮，打开“新建样式”对话框。
如图9所示。
图9
首先在“名称”框中键入文章标题样式名称“书籍标题1”，接着在“基准样式”下拉列表框中选择“正文”样式，在“后续段落样式”下拉列表框中选择“正文（首行缩进2字）”样式。
单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“字体”命令，打开“字体”对话框。
如图10所示。
图10
单击“字体”选项卡，将文章标题字体设置为“黑体”、“常规”、“小二号”，单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。
单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。
如图11所示。
图11
单击“缩进和间距”选项卡，在“间距”选项区中将“段前间距”和“段后间距”设为“2行”，“大纲级别”设为“1级”，“对齐方式”为“居中对齐”。
单击“换行和分页”选项卡，切换到“换行和分页”设置页面。
如图12所示。
图12
将“孤行控制”选中，这样可以防止在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。
由于我们需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中，这时可以将“段前分页”选项选中。
这样当我们应用文章标题样式后，2000就会自动在文章标题前加上一个分页符。
设置完成后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。
为了便于在今后的编辑操作中可以迅速应用“书籍标题1”样式，我们为“书籍标题1”样式指定一个快捷键，这样只要按下设定的快捷键就可以快速应用“书籍标题1”样式。
设置“书籍标题1”样式快捷键的方法是：
单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框。
如图15所示。
图15
此时光标在“请按新快捷键”框中闪烁，按下为“书籍标题1”样式设定的快捷键1，接着单击“指定”按钮，将1快捷键指定到“书籍标题1”样式。
单击“关闭”按钮返回“新建样式”对话框。
所有的设置结束后，单击“确定”按钮返回“样式”对话框，单击“关闭”按钮将“样式”对话框关闭。
这时就完成了对“书籍标题1”样式的设置工作。
在书籍中文章标题一般是以“第1章文章标题”、“第2章文章标题”……的形式有规律地使用。
这时我们可以在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行自动编号，即在文档中应用文章标题样式后，自动在标题文字前添加“第一章”、“第二章”……等编号内容。
这样既可以提高书籍编辑效率，又可以防止编号出现遗漏和差错，而且当调整标题结构后，标题编号可以自动变化。
“书籍标题2和标题3”样式的设置方法与“书籍标题1”样式的设置方法基本相同，只是在具体的格式和参数设置方面有所不同。
所有标题样式的后续段落样式一般都使用正文样式。
在中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况，标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。
具体方法是：
把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，如图1-3所示，最后单击“确定”按钮即可。
提示：
如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。
2、编辑正文样式
有时中英文混排在中文与英文字符之间会自动留出空白，如果想去掉这个空白，打开段落对话框点击“中文版式”标签。
在字符间距选项中消去“自动调整中文与西文的距离”的勾选（图37圈1）。
同样，中文与数字的间距也可以在字符间距选项中得到调整。
排版英文文档或者中文文档中出现较长的英文单词时，常会遇到行尾单词过长影响了页面的整齐。
这时可以使用“页面布局”选项卡→页面设置组→断字命令（图39）。
自动断字会在适当的位置将该单词分成两部分，并在行尾使用短横线进行连接。
书籍中正文一般采用宋体5号字进行编排，而且在正文的首行必须缩进两个汉字位置。
由于在2000的内置样式中正好有这样一种样式符合我们的使用要求，这种正文样式的名称是“正文（首行缩进两字）”，因此我们就不用再新建正文样式，只要在进行正文编辑操作时或在其他的样式段落设置中，直接套用这一正文样式即可。
在书籍中常常看到在文章中对一些关键的内容或操作技巧用与正文文字不同的字体进行说明。
为便于操作我们也可将提示设置为样式。
养成统一样式的好习惯：
图18
四、页眉页脚与页码
一般来说页眉标记，页脚页码，但是封面是不需要的，于是我们利用分节符将两者分开。
（当然，内容和封面分两个文档制作也是可以的）
在封面的最后，页面布局——分隔符——分节符——下一页。
这样，在页眉页脚设置中就能看到效果了。
接着，我们在焦点放在第2节页眉（页脚）上，在页眉页脚设计中，将「链接到前一条页眉（页脚）」取消掉。
这样，我们便可以分开设置不同节的页眉页脚了。
同理设置多章节内容是也是如此。
在论文中还有另一种需求，就是在页眉中添加章节名。
双击页眉，进入页眉编辑模式，
在需要的位置，插入文档部件——域
选择如上图设置，即可得到在不同章显示不同的页眉了。
又比如单页要章，双页要节，同理。
勾选奇偶页不同，分开设置即可。
编辑区域中，分节符缺省是隐藏的，删除分节符需要先显示它。
点击2007中“按钮”选择“选项”，或点击2010选项卡中点击“选项”按钮，在弹出的选项对话框选择左侧“显示”标签，并勾选“显示所有格式标记”选项（如图42）。
点击确定后，在编辑区域内就会看到分节符（如）标记，选中它可像其他字符一样删除。
文章中一般还需要插入页码。
五、图表格式与题注
1、调整图片
图片的所有设置操作都可以在“格式”选项卡中完成。
常用的图片操作有调整图片大小、旋转图片、设置图片样式、设置图片文字环绕方式。
当希望更精确的调整图片大小、旋转角度时，可以点击图片“格式”选项卡→大小组→右下角的小按钮，在弹出的布局对话框（图47）“大小”选项卡中填写调整图片大小或者旋转角度的具体数值。
值得一提的是，2010中图片“格式”选项卡→大小组→剪裁下拉菜单→剪裁为形状命令替代了2007中的图片形状命令。
点选已经插入的图片，查看图片“格式”选项卡→图片样式组，如图48。
在样式预览列表中可以方便的添加组合样式。
或者选择图片边框、图片效果命令调配图片的样式。
在进行排版过程中，使用嵌入型文字环绕方式可以更准确的定位文字与图片的相对位置。
如果需要图片排列在文字一侧，也可以使用无边框的表格或者分栏的方式插入嵌入型图片。
2、调整表格
一、调整表格的行高、列宽
将鼠标指针指向需要更改其宽度的列或行的边框上，直到指针变为双箭头形状，然后拖动边框，直到得到所需要的宽度为止。
如果需要多行或多列具有同样的高度或宽度，请选定这些行或列，然后选择“表格”菜单中“自动调整”子菜单中的“平均分布各行”或“平均分布各列”命令。
二、增加行或列
选定将要在其上方插入新行的行，或选定将要在其左侧插入新列的列，单击“常用”工具栏上的“插入行”或“插入列”按钮即可。
（小提示：
在和中重复的操作可以按F4键，如先用鼠标操作插入了一行，当你后面要再插入一行时，只要按F4键就可以了。
）
三、删除单元格、行或列
选定需要删除的单元格、行或列，从“表格”菜单中“删除”子菜单中选择表格、行、列或单元格命令。
四、在后续页上重复表格标题
如果表格的内容超过一页时，这时我们希望在后续表格自动重复该表格的标题行，以增强表格的可读性。
要想实现这一功能，可以采用下面的操作方法：
选择需要在后续表格中作为标题重复出现的一行或多行，选定内容必须包括表格的第一行。
然后选择“表格”菜单中的“标题行重复”命令即可。
五、防止表格跨页断行
为了保持表格的完整，防止表格被分割在两个不同的页面，可以采用下面的设置：
单击表格，然后选择“表格”菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，单击“行”选项卡，清除“允许跨页断行”复选框。
3、插入题注
如上图，选中图片后，引用——单击插入题注（或者右击图片——插入题注）。
新建标签——图。
章节起始样式根据需要设置。
比如我们设定成标题2，这样图片便编号为3.4.1。
然后在后面输入需要内容。
插入题注后，在“样式”中找到“题注”，修改“题注”的格式为居中即可。
表格同理，不过往往表的标记，位置需要选择为「所选项目上方」。
接着我们需要引用。
单击「交叉引用」。
如下选择。
插入。
这样
以实现图的跳转。
六、公式与标注
其实公式也是同理的，不过最好用一个表格将公式装起来。
选择表格，插入题注
然后我们把这个标号拷贝到表格里面。
设置好格式
这样，交叉引用同图表引用。
1、录入公式及编号
2、公式的行间距设为单倍行间距
3、设置居中和右对齐制表符
（1）点击左上角工具栏制表符，切换到居中式
（2）鼠标在水平标尺中间位置点一下，放置了一个居中制表符
（3）同样的方法在行末放置一个右对齐制表符
（4）公式左侧按一次【】键，公式到达居中位置
（5）编号左侧按一次【】键，编号到达右对齐位置
公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”，点击“插入”，就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。
在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。
公式的编号要求在右边行末。
七、参考文献
使用文献管理器
八、生成目录
文章编写差不多后，需要为之添加目录，在前面的章节框架设置的基础上，我们便可以自动添加目录了。
引用——目录——插入目录：
（正式格式不能修改？
）
自定义目录步骤：
在任意位置均可添加。
需要更新目录时，右击目录内容——更新域，即可。
是键盘上的制表符按键，可以使用段落对话框制表位按钮（图37圈3）轻松实现目录排版的样式。
在制表位对话框（图38）中，按照例10设置段落的制表位，可以得到例10中类似文章目录的效果，文字间用制表符（）隔开。
小提示：
你有没有注意到本教程中目录页的页码格式为罗马字母，而后面的页码格式为阿拉伯数字？
其实很简单，将编辑光标定位在目录页的最后一行后，点击“插入－分隔符－选择分节符类型为下一页”，这样就可以把插入点后变为另外一节，针对不同的节，就可以调整为不同的页面设置、页眉、页脚和页码格式了，例如你还可以将某一节纸张设为横向。
我一般写文档时将封面作为一节，目录作为一节，正文内容根据需要作为一节或多节，这样设置后就可以把正文内容的页码起始值设为1。
九、输出与打印
另存为：
这样生成的是带完整书签的，便于收藏查阅，同时去打印的时候不至于被打印处将格式破坏。
十、大纲视图与主控文档
1、大纲视图管理文档
大纲视图方式下可以清晰地看到整个文档的文档结构，并且可以通过拖动标题来移动、复制或者重新组织文档。
例如要将一个段落移动到另一个位置，只要将该段落标题拖到目标位置即可。
要从其他视图方式切换到大纲视图方式，可以选择“视图”菜单下的“大纲”命令，或者直接单击水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮。
大纲视图方式如图57所示。
图57
对于一篇新文档，通过大纲视图方式可以快速建立文档提纲。
首先切换到大纲视图方式，然后依次输入每一个标题，并在每个标题后按下回车键。
这时的标题全部应用2000内置的“标题1”样式，并且级别相同。
如果需要改变某个标题的标题样式及标题级别，可以拖动标题左侧的分组符号。
2000中调整标题级别的方法是：
将鼠标指向标题左侧的显示符号上，当鼠标指针变成黑十字箭头形状时，按住鼠标左键拖动鼠标。
如果要将标题降低级别，向右拖动分级符号；如果要将标题提升至高级别，则向左拖动分组符号。
在鼠标移动时，鼠标指针变为水平双向箭头形状，同时在移动过程中会出现垂直线，表明拖动过程中的级别变化，当标题调整至所需级别时，释放鼠标左键即可。
如果需要移动标题到其他位置时，只要向上或向下拖动分级符号至所需位置，这时该标题下的段落也将一起移动。
对于已有的文档也可以采用此方法来重新调整和组织文档结构。
2、使用主控文档与子文档
在编写书籍的过程中，需要多人共同完成书籍的编写工作，这时可以将书籍按章节分为若干个单独的文档（子文档），然后由不同的作者来完成各自文档的编写工作，编写完成后，再通过2000将这些子文档合并成一个完整的文档。
并对其进行重新组织、设置格式、创建目录等。
（1）新建主控文档
单击“新建”按钮，建立一个新文档，然后切换到大纲视图方式，建立书籍的的大纲（即标题），为每个标题指定标题样式，如对章标题指定“书籍标题1”，节标题指定“书籍标题2”，小节标题指定“书籍标题3”。
选定要拆分到子文档中的标题和文本。
所选内容中第一个标题的格式就是每个子文档的起始标题样式或大纲级别。
例如，如果选内容以“书籍标题2”开始，那么2000将要选定文本中的每个“书籍标题2”处创建一个新的子文档。
单击“大纲”工具栏上的“创建子文档”按钮。
选择“文件”菜单中的“另存为”命令，输入主控文档的文件名，单击“保存”按钮，2000就会保存新的主控文档和其子文档，子文档的命名由2000根据子文档标量中和第一行字符自动命名。
（2）将已有文档转换成主控文档
打开已有文档，切换到大纲视图方式。
使用标题样式建立主控文档的大纲。
其余操作与新建主控文档的方法基本一致。
最后选择“文件”菜单中的“另存为”命令保存主控文档。
（3）插入子文档
打开主控文档并切换到大纲视图方式。
在书籍大纲中子文档插入的位置处单击，单击“大纲”工具栏上的“插入子文档”按钮，打开“插入子文档”对话框，选择需要插入的文档，单击“打开”按钮，在主控文档就出现了刚才所选的文档。
（4）合并子文档
打开主控文档并使所有子文档处于展开状态，将要合并的子文档移动到相邻的位置并选定这些子文档，单击“大纲”工具栏上的“合并子文档”按钮，即可将子文档进行合并。
（5）锁定和解锁子文档
要实现在主控文档中不允许编辑某个子文档的内容，可以将这个子文档锁住。
将光标定位在大纲视图中要锁定的子文档内任何位置，选择【大纲】à【主控文档】à【锁定文档】命令皆可。
（6）切断主控文档与子文档间的链接关系
将子文档中的内容变为主控文档里真实存在的内容，而非仅仅是指向子文档的超链接，则就需要切断主控文档与子文档煎的链接关系。
大纲视图中，将光标定位到要切断链接的子文档内任何位置，选择【大纲】à【主控文档】à【取消链接】命令即可。
使用主控文档要注意以下两点：
★确保主控文档的页面布局与子文档完全一致；
★确保主控文档中套用的模板与子文档相同。
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