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办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。

办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。

凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。

根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。

将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。

将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。

根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。

凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、社团成立申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。

（2）长期保存。

凡是在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。

长期保存为15年至50年。

（3）短期保存。

凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短期保存。

短期保存为15年以下。

第六条文件的组合。

组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。

同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。

档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。

一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。

部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。

部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。

经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。

利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。

不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

第十七条档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。

填写好查阅档案登记表。

第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。

若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

一、文书档案立卷归档制度

（一）总则

第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交专（兼）职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（二）文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的证件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。

2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

第七条各部门专（兼）职文书的职责。

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

（三）归档范围

第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（四）平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

（五）立卷（案卷质量要求）

第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。

档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依此编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的自己要工整。

卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，自己要工整、清晰。

第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式：

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

档案文书管理制度

一、档案员岗位职责

1、认真贯彻执行上级机关档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全各项管理制度。

2、负责统一管理本公司的档案，井按规定向有关部门移交。

3、负责对下属部门室、分公司的档案工作进行监督和指导。

4、责指导本公司行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。

5、责定期对已处理完毕的具有保存价值的文件进行整理、立卷、归档工作。

6、执行保密法规，做到十不准，应及时办理档案材料的借阅手续。

7、成领导交办的其他工作。

二、档案管理办法

1、《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

2、公司档案工作的基本原则是：

集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。

即公司文书档案由办公室集中统一管理。

档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，便于及时利用。

维护档案的完整与安全。

公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已的文件、资料及时归档。

3、公司办公室设立专门的档案工作接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查。

负责管理公司的文书、工程（部分）项目、证书档案，其任务是：

（1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。

（2）积极开展档案的提供利用工作。

（3）进行档案鉴定。

（4）进行档案统计。

（5）认真学习《中华人民共和国档案法》的有关规定和档案工作理论、技术和业务知

识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

4、归档

归档的文书包括：

（1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

（2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖励

以及全公司的规章制度）。

（3）公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。

（4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

（5）企业间来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。

（6）公司各部门的发文。

（7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

（8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。

归档的证书包括：

（1）公司营业执照、资质证书、法人证书、安全生产许可证、三合一体系认证证书等重

要营运证件正本、副本。

税务证、组织代码证等财务专用证书由财务部派专人负责保管归档。

（2）公司各类人员职称证书、五大员、三类人员等专业上岗证书。

（3）公司历年来工程项目、个人、集体等各种获奖荣誉证书。

归挡要求

（1）归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内

容进行归档。

（2）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

（3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限。

（4）文书类按归档要求进行装订、编号、填写卷内文件目录表；证书类归档要求做好各类证书统计表，并对证书排序、编号、归类放置。

（5）全部案卷组成后，要对案卷作统一排列井编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目

录贴附档案卷外。

6、档案借阅

（1）借阅档案、证书、文书等要履行借阅手续。

填写领出领入登记表，领用人和经办人签名，写明借阅时间。

（2）借阋时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周。

（3）借档人不得将文书类档案转借、拆卸、调换、污损；证书类档案转借，需借档人自行做好转借阅手续，做好领出领入登记记录。

（4）借档人不得在档案文件上圈点、划线和涂改，确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经办公室负责人批准。

三、文书管理人员岗位职责

1、责做好本公司文件的收、发工作。

2、负责文件序号的编制、文件呈递、传阅、收回工作。

3、负责印鉴、礼品、文具的使用、发放和管理。

4、负责对文件承办情况的了解与催办。

5、按行文常规严格控制发文数量和范围。

6、协助主任收集整理和保管本单位大事记、场史等有关资料。

7、完成领导交办的其他工作。

四、文书管理制度

（一）总则

1、为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

2、所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。

3、文书的收发、领取与寄送，原则上由办公室负责；分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则柞出规定。

（二）收文及分发

1、文书的收受：

对公司外来文书的收受由办公室、门卫室负责。

2、收文的处理

收文中除亲启信函。

挂号信，专递证明等，对一般信函应全部拆封，以件为单位将收文

印章盖在文件上方空白处，将信封附上，用别针别在一起。

办公室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地

点等项目登在《收文簿》上。

3、分发

办公室将《收文簿》及文件分发各部门，各部门的文件负责人应在《收文簿》上签收。

（三）处理

1、普通文书的处理原则如下

（1）由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处

理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。

（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。

（3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处理。

2、机密文书的处理原则如下

（1）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

（2）指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并

由发文者封缄。

（3）到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。

如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。

3、文书的阅览原则如下

重要文件，办公室收文人填文件传阅单，由上级领导至各部门主管的顺序依次传阅，总经理在阅览文件后批示决定和意见，各级部门主管阅览后，在文件传阅单签字，交还办公室文书负责人。

（四）文书的起草

1、起草文书必须由办公室专人负责管理并统一发文，并负责做好《发文簿》相关记录。

2、文书的起草必须征得主管同意，并且在总经理有了明确的决定之后进行。

必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。

3、文书起草最终形成的文件必须予以保存，并留底。

（五）文书的整理与保存

1、全部完结的文书。

分别按所属部门、文件机密度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2、分公司或分支机构的文书分为两类：

一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另

一类是一般的文书，留存各部门保管。

3、全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

4、如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与

调整的理由，以及变更与调整后的结果。

5、必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。

一切借阅都必须出具借阅证。

（六）文书的归档方法参照档案归档方法保存。

附件一：

档案存放职位表

附件二：

档案目录表

附件三：

卷内文件目录

附件四：

收文簿

附件五：

发文记录（未做）