综合部标准化工作流程.doc

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目录

一、综合办公室组织架构图

二、会议组织管理工作流程；

三、办公室管理工作流程；

四、办公用品管理工作流程；

五、工装管理工作流程；

六、名片印制管理工作流程；

七、固定资产管理工作流程；

八、前台接待管理工作流程；

九、档案管理工作流程；

十、公章使用管理流程；

十一、车辆管理工作流程；

十二、招待管理工作流程；

十三、合同审批工作流程；

十四、法律部管理工作流程；

一、综合办公室组织架构流程图

综合办公室经理王小华

综合办公室副主任李书静

行

政

部

主

管

法

律

部

主

任

司

机

行

政

档

案

文

员

二、会议组织流程：

1、确认：

接到会议通知后，确认会议性质、时间、参会人数及掌握会议召开部门需要场地的意向。

2、确定场地：

根据掌握的信息搜取3－5个场地，提取详细信息同会议召开部门进行沟通确定场地。

3、确定会议室：

根据参会人数的数量及会议所用设备、价格确定会议室。

4、确定用餐：

根据用餐人数、价格确定用餐地点。

备注：

春节联欢晚会。

5、确定住宿：

根据参会人数、价格、条件来确定住宿地点及房间标准。

备注：

通常会议室、用餐、住宿地点选择在同一家宾馆。

1.有利于节省时间2.有利于节省费用。

6、根据以上做出会议方案及预算，并交部门经理审批、总经理审批、董事长审批。

7、保证用车：

会议期间保证车辆的及时使用，行政部负责安排车辆的使用。

8、准备资料（会议资料、用餐安排、房间安排等）。

9、准备会议期间所用设备、办公用品（笔、本、纸、投影仪、投影布、插线板等）；如需礼品要提前准备。

10、安排会议室：

会议期间在会议前将会议室安排布置好，会议后负责保管所用设备及用品。

11、安排用餐：

根据会议情况通知用餐地点及时间，如有变动提前说明。

12、安排住宿：

根据参会人员安排房间。

13、负责签到及维持会场秩序。

会议期间负责签到，登记出勤情况，随时维持会场秩序。

15、处理临时事情。

临时事件紧急处理，并及时向部门领导汇报情况。

16、结算：

会议结束后负责结算各项费用，并开取发票。

17、报销、冲账。

整理报销单据，按照财务规定的时间、贴票要求进行报销。

18、会议资料整理、存档。

及时的整理会议资料存档。

三、办公室管理工作流程

（1）办公室日常管理

1、公司员工周一至周五上班期间必须穿工装，带工牌。

2、禁止在办公室喧哗，嬉戏打闹，同事之间要互相尊重。

3、推行无烟办公区，不准乱接电源，认真做好防火工作。

4、下班后关闭一切电源（如电脑、显示器、打印机等），门窗锁好。

5、办公室人员的一切均有个人保护和使用（如电脑、电话等）爱护办公室的各项设施，随时保持办公室卫生干净、整洁，营造一个良好的工作环境。

6、所有人员必须提高警惕，重要的文件、资料要及时入档保存、妥善保管，不要乱丢乱放，严防泄密，不经他人同意，禁止乱翻他人一切资料和用品。

7、办公室钥匙、工作中相关密码不得转交或泄漏给其他人员，违法者发生一切事故由本人负责。

8、办公时间杜绝从事与工作无关的事情，如：

打游戏、看电影等所有娱乐项目。

9、为了下班后员工回家途中安全，除需加班需要延长工作时间，下班后不得在办公区逗留（上网打游戏、看电影）。

10、如有违规者，一经发现罚款20元/次，并全公司通报批评。

（2）办公区卫生管理

1、所有员工有责任维护所在办公区域的卫生清洁，及时清扫办公室杂物。

2、每个月编排清洁值班表，值班人员清洁时需要在值班表上签字确认。

3、因特殊原因请假或外出的无法进行值日的，需提前安排接替人，代替其值班。

4、如有违规者，一经发现罚款20元/次，并全公司通报批评。

（3）办公室空调管理

1、空调的启用

1.1、严格控制空调机使用开启温度，夏季温度高于30摄氏度方可开启制冷系统；冬季温度低于6摄氏度方可开启制热系统。

1.2每天使用时间不能超过6个小时，各办公室指定专人负责空调的开关和使用时间。

1.3空调的启用要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常使用。

2、空调的使用与责任管理

2.1、办公室空调开启时要注意进出随手关门，防止温度流失。

2.2、空调作为办公设施，仅用于各办公室在办公期间使用，不允许在非办公期间使用空调，办公人员离开或办公室无人的情况下应及时关闭空调，严禁室内长期无人空调机照开。

空调的开启由各部门专人负责，其他员工不得开启。

2.3、下班前及时关闭空调，非工作加班不得开机，办公室将定期、不定期组织检查。

2.4、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开机壳或拆卸机件，要注意对空调的合理使用和维护。

当空调出现故障时，要及时报修，不得私自维修。

2.5、雷雨天气应立即关闭空调，切断电源。

2.6、为了保持空气清新及个人和他人的健康，不得在办公室开空调期间吸烟。

四、办公用品管理工作流程：

一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。

一般消耗品包括：

笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。

耐用消耗品包括：

笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。

①办公用品采购流程

（一）办公家具、办公设备的采购

办公设备、办公家具的采购由各部门负责人向综合办公室提出采购计划，行政办公室统一会审审批后，经领导审批后由综合办公室负责统一采购。

任何部门不得擅自购买，各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公室审批，经领导审批后可自行采购。

（二）一般办公用品的采购

1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日之前报下月需采购的办公用品，在OA上填写《办公用品需求表》，经部门负责人审批签字后报综合办公室。

综合办公室文员将各部门申购计划汇总后，办公室主任提出办公室审核意见，审核同意后方进行申购。

2、办公室文员核对办公用品需求表与办公用品台账库存后，编制《办公用品申购计划表》，由办公室主任确认审批签字同意后，统一由综合办公室专人进行采购。

3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》经办公室主任确认，分管领导签字同意后购置。

②办公用品管理流程

办公家具、办公设备、一般办公用品的采购，均由综合办公室统一负责管理。

采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量。

（一）办公设备、办公家具的管理。

1、验收

验收办公设备、办公家具原则上由办公室负责验收，核对品种、规格、数量与品牌，无误后，在送货单上签字确认以示验收合格。

各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收，办公室统一进行台账登记。

2、管理

办公设备、办公家具的领用、保管和维修。

公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账；填好《固定资产台账》，根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目，准确设置台账。

办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。

综合办公室负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。

对于损坏的办公家具、办公设备报行政办公室后由办公室统一维修。

（二）一般办公用品的管理

1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。

2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、统计等管理工作，并负责保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。

3、行政办公