接待流程办公接待.docx
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接待流程办公接待
办公室接待手册
办公室内部使用
2010年11月编制
一会议流程
（一）、会前
1、会前联络
1.1与参会方联络人员充分沟通（电话/网络/见面）
1.2确定参会方的参会人员及参会人数
1.3确定参会方到达时间，会议开始时间，大约结束时间
1.4确定参会方前来方式（是否需派车迎接/共来几辆车）
1.5是否有特殊客人（如少数民族、残疾人士及与会者家属等的安排及接待）
1.6是否有外国客人，确认国籍
1.7确认是否需要就餐住宿
1.8制定会议方案或草案（如有必要可与参会方确认会议接待方案）
2、会议准备
2.1发出会议通知。
会议内容（名称/性质/要求/会议日程安排。
会议时间/地点/与会人员范围）
2.2组织会务班子，明确工作职责。
大型会议还要制订详细的会务工作方案。
2.3如果需要，印制会议凭证。
（如出席证、参观证、工作证、请柬等，视具体情况）
2.4交通工具的组织安排（接送或参观车间）
2.5确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确
2.6会场的清洁、布置和座席安排
2.7准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司介绍资料（包括企业画册、企业文化手册、企业报等）等会议相关物品
2.8开会所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，提前进行调试检查，确保使用正常
2.9明确各项工作具体参会负责人员（制作联系通讯录，方便及时沟通协调）
以下视具体情况而定（可参考所附会议准备事项表）：
2.11提前做好大门、办公楼、厂区、车间、指示牌，及会场会议条幅等
2.12香烟/鲜花/水果服务的准备
2.13参观车间使用的安全帽准备
2.14与外商进商务谈判，摆放两国国旗
2.15准备赠送的礼品
2.16预定就餐酒店，菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等
2.17掌握会议当天的气象情况做好应对准备
2.18提前确认参会者（客户）的参观及行程以便提前做好安排
2.19如需住宿，预订的酒店、楼层、房间及房间号确认
（二）、会中
1、会议接待
1.1会前一小时再次检查会场的各项准备情况
1.2开空调，调节会场温度
1.3会前与参会方联络人员联络，落实与会人员出席情况及准确到达时间
1.4通知门卫，做好迎接准备
1.5参会方即将到达前通知高层领导到指定的地点迎接（特殊情况）
1.6为参会领导把扶车门，请领导下车
1.7引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到衣架上（较寒冷时节）
1.8休息室、会议室服务（香烟/茶水等）
1.9落实主席台领导、发言人是否到齐
1.10按预定方案组织与会人员依次就座
1.11会议开始前5分钟协助公司领导引导参会方领导到会场指定位置就座（特殊情况）
1.12做好会议记录、录音、摄影、摄像等工作
1.13做好会中茶水服务（特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人员避免参与的情况下每一或二桌备一瓶热水，与会人员自助茶水）
1.14隔10至15分钟倒一次水，水到七至八分满
1.15会中待命，随时应对突发情况
（三）、会后
1、参观、送行、旅游及其它服务
1.1参观车间安全帽、鞋套的发放
1.2车间内参观路线的引导
1.3参观车间完毕，安全帽的收回，返回会议室的引导（是否乘车）
1.4会后合影
1.5会议将要结束前通知司机理顺车辆，安排车辆送行
1.7会议结束到一楼大厅送行
1.8旅游景点推荐、车辆准备及行程安排
1.9安排就餐（与对方联络人员确认是否有特殊人员（回民、外国客人饮食习俗）等）
1.10确认用餐时间
1.11礼品的赠送（视情况而定，也可会前由司机代领，或在会场当场赠送）
2、会议汇总
2.1会议结束后收回会场所留材料，检查是否有参会人员遗留物品
2.2会议结束后对与其有关的一切图文、声像材料进行收集、整理
2.3会议文件的清退、消毁、归档工作
2.4会后协调总结，形成文件
2.5做好会议报道工作
2.6附：
会议室座次
附件一318会议室座次图
附件二312会议室座次图
附件三二楼礼堂座次图
附件四宴会席次表
（四）、宴请
1、预订酒店
1.1确定参加宴会的人数、身份、性别、民族，外商的国籍、风俗等信息，是否有特殊要求
1.2合理确定接待规格
1.3确定宴会的主陪、副主陪、主宾、副主宾
1.4预订合适大小的包间
1.5明确预订的包间名称、号码、楼层
1.6香烟/白酒/红酒/矿泉水各准备适量
1.7提前到酒店根据实际情况，可自行点餐或由酒店提供用餐标准
1.8准备席间赠送的礼品
1.9附后：
宴会席次的安排
2、宴会接待
2.1提前抵达酒店或坐行程引导车率先到达，做好迎宾服务
2.2引领宾客到达宴会厅房间或临时休息室
2.3帮助来宾脱挂外套、帽子并挂到衣架上（较寒冷时节）
2.4宴会开始前未入就餐座时应有身份相应人员陪同、照料客人，服务人员及时递送饮料
2.5安排主宾、副宾、主陪、副陪入座（如有年长者或高级别领导在场按照具体情况）
2.6可观察餐巾叠放样式确定主陪坐位
2.7引领宾客相继入座就位，为宾客斟酒
2.8开始上第一个热菜时宴会开始
2.9主陪致祝酒词，副陪致祝酒词（一般各带三个酒，按酒杯大小及具体情况定一杯酒的饮用次数）
2.10服务人员随时注意席间宾客是否有需要提供服务的事项（如餐具更换、茶水、斟酒、烟灰缸、打火机等，可即时协调酒店服务员）
2.11上菜有公箸、公筷、公勺的菜品，可用公用餐具为客人取菜（禁止用个人使用的餐具取菜）
2.12宴会上到果盘时，服务人员可以点主食并结账
2.13通知随同司机，调整车辆随时准备到酒店门口接送
2.14宴会在主陪与主宾用完水果起立时，宣告结束
3、宴会后送行
3.1先安排车辆送宾客，为宾客送行或送达住宿酒店
3.2安排车辆送主方领导
3.3接待结束
3.4附：
会议准备事项表
（五）、一般来访客人接待
1、一般程序
1.1客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。
1.2委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。
1.3为客人指明所到部门具体路径或引领客人到会议室稍候。
1.4会议室内为客人倒上茶水
1.5通知相关部门客人来访及客人大体信息。
1.6送客。
2、要求见领导的客人
2.1客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。
2.2委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。
2.3有预约的客人，应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上一杯茶，稍作休息，而后马上告诉领导，再按领导的指示接待、安排。
2.4来访目的，相关部门可以解决的，可以为客人指明到相关部门的路径
2.5推销员类来访，可请他们到相关部门或留下资料及联系方式回头请领导过目，以后联系。
2.6对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝
2.7其他不速之客。
这种情况，要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，再去请示领导，由领导决定是不是会见。
3、特别注意的情况
3.1涉及推销产品、事务纠纷、投诉之类的来访者应坚决挡驾，并告知对方可以去相关的职能部门解决。
3.2对于涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，应婉言回绝对方面见领导人的要求，可答应约见，须预先登记，包括什么时候、谈什么问题、所需时间，最终由领导决定是否面见。
3.3对那些执意不肯吐露真情，不说明身份，不说明来访目的一心认准了要见领导的造访者，接待人员应明确并委婉的告诉对方，如无法告知具体情况无法为其安排。
应予挡驾而不可引见给领导。
4.1来访人员为公司股东、律师、法院、媒体等涉及公司经济运行及公司形象的外部人员时，尽量避免回答他们提出的关于公司这两个方面的问题。
立即联系相关部门进行接待，由他们负责解释、回答。
4.2公司内部员工有问题要上访公司高层领导的，将他们所反映的问题详细记录，及时报领导审阅，根据领导安排约定时间反映、汇报。
4.3电话咨询公司有关经营及组织机构情况的，应当询问对方单位、职务、姓名、所为目的等信息。
婉言提出借口，转接相关部门回答。
二小型简单接待流程
一、会前联络
1、确定来客单位、来客身份、来客人数
2、客人到达时间、接待领导、接待地点（会议室）
二、会议准备
1、通知门卫来客信息
2、准备好会议室（茶水、烟、室温等）
3、准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司介绍资料（包括企业画册、企业文化手册、企业报等）等会议相关物品
4、告知接待的人员来客信息（来客身份、到达时间、接待地点等）
5、请示领导是否需准备赠送的礼品及参观车间，是否安排就餐。
三、会中
1、引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到衣架上（较寒冷时节）
2、休息室、会议室服务（香烟/茶水等）
3、做好会议记录、录音，通知宣传部门做好摄影、摄像等工作
4、会中茶水服务（特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人员避免参与的情况下每一或二桌备一瓶热水，与会人员自助茶水）
5、隔10至15分钟倒一次水，水到七至八分满
6、会中待命，随时应对突发情况
四、会后
1、安排车辆为客人送行
2、接待结束
三大、中型会议接待
一、会前
1、会前联络
1.1与参会方联络人员充分沟通（电话/网络/见面）
1.2确定参会方的参会人员及参会人数
1.3确定参会方到达时间，会议开始时间，大约结束时间
1.4确定参会方前来方式（是否需派车迎接/共来几辆车）
1.5是否有特殊客人（如少数民族、残疾人士、会者家属、外籍客人等的安排及接待）
1.6确认是否需要就餐住宿
1.7制定会议方案或草案（如有必要可与参会方确认会议接待方案）
2、会议准备
2.1发出会议通知。
会议内容（名称/性质/要求/会议日程安排。
会议时间/地点/与会人员范围）
2.2组织会务班子，明确工作职责
2.3如果需要，印制会议凭证或席签
2.4交通工具的组织安排（接送或参观车间）
四参观路线
一、短路线
二、长路线
三、详细参观讲解路线
五会议准备事项表
序号
项目
备注
1
□会议通知
2
□会议议程
3
□提前清洁会场
4
□大厅电子屏幕□指示牌□会议条幅
5
□企业画册□文化手册□企业报
□企业宣传光盘□产品样本
6
□所需准备会议资料复印足够份数
7
□电脑□投影仪□幕布□音响□宣传影片
8
□矿泉水□水果□湿巾
9
□香烟□烟灰缸□打火机
10
□茶叶□茶杯□杯垫□热水□抽纸
11
□席签□话筒□签到薄□部门区域标示
12
□会场布景花□座席桌面鲜花
13
□外商国旗□咖啡□咖啡杯
14
□空调调节会场温度□会场照明□通风
15
□饮水机□一次性纸杯□餐厅圆凳
16
□摄影□摄像
17
□安全帽□一次性鞋套
18
□教杆□彩笔□展板□白板笔□黑板擦
19
□签字笔□记录本
20
□备用椅子
21
□赠送的礼品
22
□用餐所需烟酒
23
□打扫洗手间□洗手间放擦手抽纸
24
□准备备用接待室
附件一318会议室座次图
318会议室座次
附件二312505302会议室座次
A为客方；B为主方；数字代表职务高低
附件三第一会议室及餐厅二楼礼堂座次
主席台人数为奇数时
主席台人数为偶数时
数字1-8代表职务高低
附件四宴会席次的安排
中餐桌-圆桌
西餐桌-长条桌
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