关于进一步优化合同管理体系的报告.docx
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关于进一步优化合同管理体系的报告
中国商飞上海飞机客户服务有限公司
关于进一步优化客服公司合同管理体系的研究报告
ResearchReportontheFurtherImprovementofContractManagementSystem
Copyrightedby黄祖欢
9/29/2014
1、合同管理是公司管理的重点和难点；
2、合同管理体系应当包括合同管理框架以及在该框架下的主要环节及支持文件；
3、合同管理的落脚点应当是对一系列支持文件体系的管理，通过对各个管理环节需要的文件进行管理，落实合同管理要求。
4、建议以对合同管理体系的认识为基础，对公司合同管理进行进一步优化。
报告摘要：
提示：
本报告第一到第五部分是对合同管理主要问题的系统性阐述，为了清晰说明问题，笔者制作了大量的图表并对图表进行了详细解释和说明。
如果您的时间有限，可以直接跳到第六部分“关于进一步优化公司合同管理的建议”。
关于进一步优化客服公司合同管理体系的研究报告
（法律顾问黄祖欢）
目前国际上的大公司都非常重视合同的管理，在航空领域，波音、空客以及GE公司都建立了一支强大的队伍对各类合同开展全寿命管理。
本人通过查找国外的文献资料，检索互联网上公开信息，利用自己的专业特长，遵重国有企业管理的特点，结合此前审核公司几乎全部类型合同的经验，对于如何进一步优化公司合同管理体系，形成如下报告，供公司领导决策参考。
一、关于合同管理体系的基本认识
1、合同管理的重要性
公司管理的根本就是管好各种合同。
中国公司法理论对公司有一个定义“公司就是一系列合同的集合”，强调公司是根据一系列合同形成的，比如公司设立，首先有股东之间签署股东协议，制定章程对公司如何运作进行规定。
公司成立后，又通过合同来规定最重要的内外部关系。
对内，公司通过劳动合同来规范和员工的关系；对外，公司通过各种类型合同和第三方发生关系，实现公司盈利。
从这个角度来看，公司的设立和持续存在都是通过合同来实现的。
所以，在一定程度上，公司管理的根本就是管好各种合同。
管理好合同，可以从根本上实现：
（1）执行公司的经营决策
从大的方面来看，一个公司的经营决策主要集中在：
产品实现、原材料及设备采购以及产品销售，这大部分都会产生和第三方的交易关系，只能通过合同进行规定。
在这些情况下，合同就成为执行公司决策的主要手段。
公司可以通过对合同进行管理，决定是否签署合同、签署合同的前提条件是什么、签署什么类型的合同、合同关键条款包含哪些等等重要的问题，对公司决策进行执行，最大限度实现公司决策目标。
如果合同管理的不好，公司的决策目标可能就会落在纸面上或者被打折扣。
（2）建立和维护与第三方的交易关系
相对于公司而言，第三方主要包括供应商、客户以及合作伙伴。
公司通过合同来建立和第三方的交易关系，可以清晰明确表明双方的权利义务以及责任。
并可以通过良好的合同管理来维护与第三方的关系，比如根据与第三方关系的不同性质，决定合同文本的长度、合同措辞风格、合同纠纷解决条款设计等，以及在对合同续签、合同解除、合同纠纷解决等问题的处理上，根据与第三方的关系的重要性程度，采取不同的处理策略等。
（3）锁定盈利并控制风险
公司经营的最终目标是在风险可控的情况下，实现盈利的最大化，而这个目标必须通过管理合同来实现，主要包括两个方面：
一是合同条款的设计，通过设计合同相关条款，确保收入可以实现，并确保风险可控；二是合同的履行管理，通过对合同履行进行管理，确保合同条款得到执行，真正实现收入并控制风险。
如果合同条款设计不好，公司表面上发生了一笔业务，但是却潜在地承担了不可控的风险，长期积累会给公司运营带来巨大隐患。
2、合同管理体系的组成要素
一个完整的合同管理体系的建立应当建立在对合同管理的系统性研究和思考的基础上，确保该管的事项全部管起来，并且是由合适的机构和人员在管，且采用了高效的管理工具和手段。
所以，本人认为一个完整的合同管理体系应当至少包含三个组成部分：
一是合同管理事项，回答合同管理管什么的问题；二是合同管理组织架构，回答合同管理谁来管的问题；三是合同管理工具，回答合同管理怎么管的问题。
而且这三个组成部分是递进关系，即首先应当搞清楚合同管理要管什么，然后才能针对要管理的事项确定最合适的组织机构和人员去管理，最后在管理不同事项的过程中，主管的机构和人员会根据不同事项的性质和复杂性程序，决定采用何种管理工具和手段。
3、合同管理的属性
本人认为公司的合同管理实质上具有双重属性：
一是职能管理的属性，二是专业服务的属性。
职能管理要求主管部门建立规章制度、审批流程、合同策略、对相关的评审和谈判进行组织、对合同数据进行统计分析等，而专业服务属性则要求主管部门建立起合同及其相关支持文件的文件体系，为业务的开展提供专业服务。
因为对于承办部门来讲，到了签合同的阶段，仅仅需要迅速明确应当签署哪些法律文件，经过怎样的审批流程才能签署。
4、合同管理体系输出的核心成果
一个建立完善的合同管理体系输出的核心成果应当是一份高质量的、保护公司利益的，并且得到有效控制和执行的合同。
合同管理体系的建立也应当是以输出这样的合同为最终目标的，并且这也是评价一个公司合同管理体系是否健全的最高标准。
二、合同管理管什么——合同管理事项
弄清楚合同管理管什么是建立完善的合同管理体系的基础。
以下图示通过合同类型、合同重要性等级以及合同全寿命五大阶段三个维度建立起合同管理的体系图。
为了更好地解释本合同管理体系的思路，此处举一个例子对图示中的字母所代表的意思进行解释。
以第一个组合为例，BP1代表的是买方类合同在合同相对方选择阶段的主要环节，BS1代表的是这些主要环节分别需要完成的支持文件。
因为我方是买方，合同相对方则是我们的供应商，那么要确定合同相对方选择要经过哪些主要环节，首先要看供应商管理体系（外部关联体系中的一个要素）对于供应商选择方式是如何规定的，是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、比价还是单一来源采购，不同的供应商选择方式会涉及不同的环节。
所以BP1和BS1的完整内容应当如下表所示：
供应商选择方式
BP1（主要环节）
BS1（支持文件）
公开招标
1、发出招标文件；
2、收回投标文件；
3、答疑和澄清；
4、发出中标通知；
1、公开招标的招标文件
2、收到投标文件确认书
3、答疑和澄清文件模板
4、中标通知书模板
邀请招标
1、发出招标邀请；
2、收回投标文件；
3、发出中标通知；
1、公开招标的招标文件
2、收到投标文件确认
3、中标通知书
竞争性谈判
1、发出竞争性谈判邀请；
2、发出中选通知；
1、竞争性谈判邀请模板
2、中选通知模板
比价
1、发出报价邀请；
2、发出中选通知；
1、报价邀请模板
2、发出中选通知
单一来源采购
1、发出采购要约；
1、采购要约模板
所以，合同管理最终的落脚点应当是针对每一个具体的环节，通过制定标准文件来明确公司管理要求，同时也是为承办部门开展业务提供了文件支持。
那么，合同管理部门只需要通过对每一份文件进行维护就可以落实合同管理要求，而承办部门在具体开展业务时只需要将已经做好的一整套文件模板拿过来进行相应修改就可以高质量完成。
各部门后续的评审也可以高效地完成。
合同履行过程中如果发生任何纠纷，该一整套文件就会成为纠纷解决程序中的证据资料，为公司在纠纷解决程序中保护自身利益提供证据支持。
而最终这套文件体系将成为公司合同管理的核心知识产权，并不会随着主管人员的变动而影响公司管理。
其包含的管理事项如下：
1、合同的判定
决定一份文件是否能够进入合同管理体系。
即判断公司是否有签订合同的需求，并从法律上判断公司对外签署的文件是否构成合同，在此基础上确定是否将该文件纳入合同管理体系。
2、合同分类
从法律性质来看，一个公司在经营过程中可能对外签署各种类型的合同，包含不同的权利义务关系，但是从合同管理上来讲，通常将合同分为三大类，买方类合同（公司出钱），卖方类合同（公司收钱），合作类合同（双方为共同的目标各有投入和收益），所有合同全部可以归到这三类合同中。
3、合同的重要性等级
为了提高管理的效益，各公司基本都对合同进行了重要性的分级，比如重大合同和一般合同的分类等，以对不同重要性等级的合同配备不同的管理资源，设置不同的审批权限，提高合同管理效率。
4、合同全寿命阶段
主要是针对每一个具体的合同，根据合同寿命所处的不同的时间阶段进行的划分。
5、合同管理主要环节
主要是明确一个具体的合同在一个特定的寿命阶段可能涉及的管理环节，比如在合同相对方选择阶段，可能的需要管理的环节包括相对方选择文件的发出、评价、相对方的确定和通知等等。
6、合同管理支持文件
主要是明确在每一个具体的管理环节，需要哪些文件作为支撑。
比如相对方选择环节，根据选择的方式不同，可能需要用到的文件包括RFI、RFP、招标文件、中标通知书、邀请招标文件等，这些都是合同管理中非常重要的基础性管理文件。
如果公司的合同管理体系可以以合同类型、合同重要性等级以及合同全寿命阶段为三个维度，细分到具体的管理环节，并以每一个具体环节为管理事项，建立一个合同管理的文件体系，那么合同管理将切实实现以下目标：
1、公司对合同管理的每一个环节的重要事项都有所控制，不会出现管理真空；
2、公司通过对各个环节的主要文件制定并持续改进示范文本，将公司的要求反应在每一个具体的环节中，保护公司利益，控制交易风险；
3、承办部门将得到充分的合同方面的支持，可以集中精力开展业务。
4、公司合同管理的知识得到充分的积累并可以不断改进。
三、合同管理谁来管——合同管理组织架构
合同管理谁来管，主要包括三个问题：
（1）谁是合同的责任人；
（2）相关部门职责划分；（3）合同管理队伍建设。
（一）合同责任人
合同是一个非常综合性的工作，除了承办部门需要从业务实现的角度提出合同主要内容，还需要相关职能部门提供专业支持。
所以，从表面上看，各个参与部门都对合同负有一定的责任。
在谁对合同负责这个问题上，一般公司都规定“谁承办、谁负责”，即由承办部门承担合同责任。
简单的这样规定在实践中很难理解和操作。
首先承办部门是一个组织，而不是一个个人，而责任只有具体到个体的自然人并且和其利益挂钩才可能是有效的；其次，负的是什么责任没有说清楚，实践中经常出现的情况是承办部门认为自己只对技术部分负责，其他部分应当由商务部门和其他的职能部门负责，事实是一个合同的标的必然是由技术、商务、法律等各个要素组成的，无法清晰分割，这最终导致的结果是实际上没有人对合同负责。
本人认为，要解决这个问题，可以尝试以下两个办法：
1、规定由某个个人对合同负全部责任并赋予其相应的职权
（1）授权一个合同所有人
在一些国外公司，一个合同事项发生后，内部管理上会授权一个人作为合同的所有人（ContractOwner），这个所有人将担负类似于该合同总指挥的角色，对于该合同相关的所有管理事项负责，直到合同终止且所有善后事宜处理完毕。
根据“谁承办、谁负责”的原则，该所有人可以是承办部门的主管领导、承办部门的负责人或者是公司经授权的一个项目经理等，其理论基础是将公司的事情落实到某一个个人头上，将其变为个人事情，这样才能保证责任人可以像对待自己的事务一样处理公司的事情。
除此以外，根据本人的经验，明确了责任人的好处还包括：
A、明确合同的策略
参与合同的各个部门都会从各自职能角度提出意见，但是因为并不占有全部信息，且不承担相关职责，缺乏从策略角度提出意见的动力和能力，而只有明确的合同责任人作为“总指挥”才可能系统地提出合同策略问题。
B、对外接口明确
在和合同相对方接触并处理问题的时候，由该责任人对外代表公司，其他人作为协助。
而不会出现商务问题找商务、技术问题找技术、法律问题找法律，让合同相对方无所适从。
C、准确判断各方意见
特别是对于职能部门提出的一些专业意见，必须要该责任人结合对合同全面信息的把握作出是否采纳的判断，提高合同风险防范水平。
（2）合同所有人的主要职责
该所有人的主要职责是明确合同管理事项，选择合适的人来分别管理这些事项，并要求职能部门提供相应的支持，在该合同事项上，大家都对该所有人负责。
（3）担任合同所有人的基本条件
根据合同所有人担负的职责，建议公司应当授权对相关合同所涉事项有一定的技术基础，同时具有一定的商务经验和法律意识的人来担任重要合同的所有人，只有具备这样的一个“总指挥”，才能选择合适的人员参与合同各个主要环节，也才能对职能部门提供的专业意见作出是否采纳的正确判断。
（4）合同所有人培训
合同主管部门应当定期组织对合同所有人群体的培训，包括合同管理基本知识、合同法基本知识、知识产权、税收、保险等和合同相关的基本知识，培养出一只“合同总指挥”队伍，并通过该“总指挥”队伍对各个支持部门提出新要求带动公司合同管理水平不断提升。
2、明确合同所有人和相关参与部门责任的具体内容
（1）责任传递关系
经公司授权的合同所有人对公司直接负责，而其他参与的部门对该合同所有人负责，听从该责任人的指挥。
（2）合同所有人责任的具体内容
合同所有人对与其承担的合同的全部事项负全部责任，该合同的任何首先归责于该合同所有人，该合同获得的任何利益首先归属于该合同所有人。
（3）其他参与部门责任的具体内容
一般公司合同管理相关的规章制度都会对于各个部门的职责加以规定，但是规定大多较为粗浅，无法解决实践中责任不清的问题。
本人认为，分清各个部门的职责，首先还是应当明确合同管理事项，将其细化为各个环节，根据各个环节要做的工作来确定各个部门需要在一个特定的环节完成什么样的工作，而不是笼统规定诸如“法律部对合同及相关文件进行审核”等。
（二）合同管理组织架构
在设置合同所有人的情况下，合同管理的组织架构及各个组织之间的相互关系如下图所示。
可以看出在该框架下，合同所有人和合同承办部门是整个框架的中心，其他的管理部门和职能部门都是支持部门，且通过责任的层层传递，最终对公司决策层负责。
除此以外，还必须明确的是框架内各个组织承担的责任的具体内容，这个在上文“明确合同所有人和相关参与部门责任的具体内容”部分已经进行了详细阐述。
（三）队伍建设
合同管理是专业性非常强的一个领域，一支专业的合同管理队伍是公司科学高效开展合同管理的基本保障。
除了上文提到的合同所有人或者说“合同总指挥队伍外，合同管理还应当培养以下队伍：
1、合同管理人员队伍
合同管理人员队伍应当精通合同管理体系建设、熟悉合同管理的基本流程和主要事项，熟悉合同法的基本知识，并能够对公司合同管理体系的持续改进提出建设性意见。
2、合同法务人员队伍
合同律师人员队伍应当精通合同法，熟悉合同起草和谈判，熟悉纠纷解决，对于如何利用合同维护公司利益并控制风险有丰富经验。
3、合同兼职人员队伍
合同兼职人员队伍可以由各部门经常参与合同事项的人员组成，经过主管部门提供一定的培训，掌握合同管理及合同法的基本知识，主要作为本部门在合同管理事项上与合同管理部门的接口。
四、合同管理怎么管——合同管理工具
根据公司合同的数量及管理复杂性程度，公司可以灵活选择不同的合同管理工具，并运用这些工具至少完成以下事项的管理:
1、合同管理的各种表单
合同的谈判、评审和审批都要经过一定的程序，需要设计相应的表单来完成。
这些表单可以是电子的，也可以通过设计电子的表单来完成。
2、合同的统计
可以运用简单的EXCEL表格对合同进行统计，统计的项目根据公司合同管理的实际需要进行规定，目标是能够反映公司合同的全貌，为领导层决策提供合同依据，因此合同统计工作的关键是“全面”，应当要包括所有与合同相关的可能对公司有用的数据和信息，以便利对合同管理工作进行分析和改进。
3、合同文件数据库
上文中已经分析合同管理的最终落脚点是对合同及其在每一个环节支持文件的管理，所以应当设计一个数据库结构，通过查找某一合同编号就可以得到与该合同相关的所有文件，包括但不限于示范文本，最终签署的合同文本，合同变更及补充协议以及各种支持文件，方便查找和使用。
4、合同文本比对软件
合同初稿完成到最终签署中间会产生许多版本的合同文本，尤其是对于文本比较长的复杂合同，版本控制会是一个较大的难题。
国际上比较常见的管理控制手段是将拟签署的文本通过一个文本比对软件和公司发布的标准文本进行比对，找出经过改动的内容，并确认改动的合理性，这样极大地提高文本控制的效率和效果，减少人为差错。
5、合同知识库
合同知识库主要是对公司在合同管理中用到的常规知识进行积累，包括商务、法律、财务、税收、保险等等，也可以包括对承办部门经常提出的问题的解答，使得承办部门利用该知识库就可以自行解决一些常规问题，并且该知识库也可以成为合同管理相关培训的知识来源。
根据合同管理的需要，公司还可以设计类似的许多管理工具来提高管理效率，而随着公司业务的不断拓展，合同管理体系越来越健全，则可以设计一个综合的合同管理信息化系统，将所有的管理工具整合到一个统一的信息化平台上，通过信息化的手段强化流程控制，提高管理效率。
五、合同管理外部关系——与其他管理体系的互动
合同管理体系是公司整个经营管理体系的一环，和其他管理体系互相作用，互为输入和输出的关系，明确这些关系的具体内容，可以更好地理解合同管理，并明确各管理条线的界限和责任。
与合同管理体系关系较为密切的其他管理体系见下图所示：
下图以供应商管理体系为例，显示了合同管理体系和其他管理体系在具体环节上的关联关系：
买方类合同的合同卖方也就是供应商管理体系中所谓的供应商，买方类合同相对方的选择实质上就是供应商选择。
供应商管理中对于公司合格供应商的规定以及供应商选择方式的规定（比如招标、比价等方式）将成为合同相对方选择的输入信息，如果公司供应商管理对此没有规定或者规定不完善，那么合同相对方选择将无法有序开展。
在合同文本起草阶段，合同文本结构如何设计，条款具体到什么程度都应当根据公司的供应商评价体系来确定，针对不同信用等级的供应商制定不同的文本策略，对于信誉比较好的供应商，可以采用较为简单的合同文本，注重风险的事中和事后控制，减少谈判成本。
而对于评价等级较低的供应商，就应当在合同中尽量详细地规定可能的所有风险，做好风险的事前防范。
在合同履行出现异常的时候，是否追究合同相对方的责任，并且选择何种方式解决纠纷，都需要考虑公司与供应商的关系，如果是战略性、长期合作伙伴，则尽量采取补救措施，避免运用法律程序解决问题，而如果是一次性买卖的供应商，则应当综合分析利弊，必要时候果断采取法律措施。
在合同履行后评价阶段，合同管理部门对合同履行情况出具的整体报告，应当构成供应商管理部门评价供应商的重要输入，对于不按照合同履行合同的供应商应当调低信誉等级，并为下一次选供应商作出提醒。
同样的分析也适用于诸如客户管理体系等其他的管理体系，由以上分析可以看出，合同管理体系一定是和其他的管理体系相互作用的，大部分情况下其他管理体系应当为合同管理提供输入和支持，因为不管是哪一个管理体系，最终都必须通过合同来实现管理目标。
明确合同管理体系和其他管理体系的关系，可以更好地理解以下问题:
1、通过不断地优化合同管理体系，可以推进公司其他管理体系的完善；
2、划分各管理体系之间的界限和责任，明确哪些是真正的合同管理的问题，而哪些是其他体系需要解决的问题；
3、一定程度上划清参与合同的各部门的责任。
比如对于买方类合同，供应商管理部门应当就如何选择合同相对方、如何针对具体的供应商制定不同的合同文本策略、以及制定怎样的纠纷解决方案等供应商管理体系与合同管理体系关联的地方提出意见，并对该意见负责。
六、关于进一步优化客服公司合同管理的建议
客服公司成立五年来，合同管理工作不断改进，取得了较大的成绩，作为一直参与合同管理的法律顾问，希望以本报告阐述的合同管理体系为框架，以合同风险防范为抓手，对于如何进一步优化客服公司合同管理体系提出一点个人建议。
一、关于合同的判定
公司在经营过程中会对外签署大量的文件，文件名称可能各不相同，但是有些文件就构成了合同。
而有些文件名为合同或者协议，实质上并不具有合同效力，无需纳入合同管理体系进行管理。
比如常见的如意向书和备忘录，关于意向书和备忘录是否构成合同的判断标准只有一个：
双方是否有接受该意向书或者备忘录约束的意思表示，该意向书或者备忘录的内容是否具备一个生效合同的主要条款。
再比如，在合同执行过程中，承办部门和合同对方会签署许多会议纪要，或者和对方之间有一些信函往来，这些文件名称都不叫合同，但是从法律上来看，根据其内容不同，都有可能构成对双方有约束力的合同，从而构成对于原合同的更改，导致公司失去对经过审批的合同的控制。
如果不对这些文件的性质作出判断，可能将不属于合同的文件纳入了合同管理，降低工作效率，而最大的风险是将应当属于合同的文件没有纳入合同管理，从而导致风险不可控。
建议：
1、由法律部门对判断一份文件是否可能构成合同进行强化培训，培养基本认识；
2、法律顾问应当深入参与到合同的签署和履行环节，各部门对于向对方提交的文件性质有疑问的，应当提交法律顾问认定。
二、关于合同的分类
公司的合同管理规章制度是在公司初创时期就制定完成的，后续经过了一定的修订，完善了部分内容。
但是其基本思路是以买方类合同为蓝本的，即公司出钱的合同。
以此为基础，合同管理的流程、合同示范文本等也基本是以公司出钱的合同为蓝本来制作的。
这些以买方合同为蓝本的规定在一定程度上不能满足卖方类及合作类合同的需求。
特别是随着宽体、大客和支线三大型号项目向不同阶段发展，特别是支线项目由研制转经营，现有的合同管理将面临一些新的问题。
建议：
1、以国际上通行的买方类合同、卖方类合同和合作类合同三分法对合同类型进行划分，并根据每一类合同的不同特点，分别规定每一类合同的管理流程、审批权限，并制定相关的示范文本体系和支持文件体系。
三、关于重大合同和一般合同的划分
对合同进行重要性等级的划分，对不同等级的合同制定不同的管理流程和审批权限可以提高合同管理效率。
其关键在于科学划分合同重要性等级，并且该划分应当简单明确，易于掌握和判断。
公司目前的合同根据重要性等级分为重大合同和一般合同，其中重大合同的标准基本沿用中国商飞公司的划分，只是在重大合同的金额标准上做了调整。
在实际管理中，相关部门判断是否是重大合同基本以金额为依据，超过200万为重大合同，其他为一般合同。
金额是划分合同重要性非常重要的标准，但是判断合同是否重大还应当综合考虑合同的期限长短、复杂性程度、对公司整体经营的重要性程度、风险控制的难度等其他因素，特别是随着公司经营活动的开展，一旦经营模式成熟，很多金额较大的合同都可能成为非常格式的合同，如果依然按照重大合同进行审批，效率将非常低。
而一些合作类合同，大部分都不包含金额，但是对公司发展非常重要，应当纳入重大合同管理。
在实践中，相关部门关于合同重要性的判断没有具体标准，判断比较随意，可能存在较大的风险。
建议：
1、由合同主管部门会同法律部门根据《合同管理规定》对重大合同与一般合同划分标准的规定，结合公司已经发生的合同类型，制定重大合同判断指引，综合考虑各种相关因素，对合同是否纳入重大合同管理进行判断。
2、在具体合同重要性的判断上有争议的，由合同主管部门报公司领导决定。
四、关于合同管理事项
公司目前的合同管理框架已经基本搭建起来，建议在该框架的基础上，根据合同全寿命五个阶段，明确每一个阶段的工作环节及需要的支持文件，将合同管理具体到每一个工作流程，让管理真正落到实处，发挥实效。
建议：
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