档案保管及利用.docx
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档案保管及利用
档案保管及利用
一、档案的作用
一般作用和特殊作用
档案的一般作用是指档案在人们的日常工作、学习和生活等各方面所发挥的广泛而又普遍的作用。
归纳起来有以下五个方面：
1、档案是机关工作的有效工具。
在机关工作中，领导和工作人员为了有效地进行领导和各项业务活动，需要依靠大量的档案，以熟悉情况，制订工作计划，总结工作经验和教训，处理日常事务等等。
比如：
机关领导制订有关政策或处理某个事务，需要以先前的有关制度和方法为依据，如果“无档可查”，光凭记忆，许多时隔日久的事件和有关条文被遗忘，就会给工作带来困难。
而一旦有了档案，就有助于领导进行科学的管理，提高机关工作效率。
2、档案是经济建设的重要依据。
科技档案和某些专门档案，记载和反映了工农业生产和各种经济活动面貌，它是前人劳动智慧的结晶，利用档案为各项经济建设服务，可以大大地节省人力、物力和财力，避免重复劳动，提高经济效益。
比如，有些施工单位不重视利用档案图纸，结果施工中挖断电缆、水管、煤气管等等，使通讯中断，停水、停电等等。
3、档案是政治斗争的有力武器。
比如，纠正文革期间的冤假错案。
4、档案是科学研究的必要条件。
比如，编写地方志和机关史等。
5、档案是宣传教育的生动素材。
比如，在各种宣传、展览活动中，陈列一些历史文件，能够加强说服力，在期刊或报纸上，刊登一些历史照片，就能形象地再现历史面貌。
档案的特殊作用是指档案在人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。
它主要指档案的凭证作用和参考作用。
1、档案的凭证作用。
档案是历史的真凭实据，具有一种法律效用。
档案是自然形成的，它是从工作活动中直接使用的文件转化而成的，并不是事后为使用而专门编制出来的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。
2、档案的参考作用。
档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。
（1）档案参考作用具有较大的可靠性。
档案是原始记录，是第一手的资料。
（2）档案参考作用具有一定的广泛性。
档案是人类在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。
同时，在内容上也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。
二、档案工作的八个业务环节
档案工作的八个业务环节：
收集、整理、鉴定（移交）、保管、统计、检索、利用、编研
档案工作的八个业务环节是怎样形成的？
档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散形成的，为了今后使用方便，需要对分散的文件加以挑选，择其重要的一部分集中保存，以备今后利用，这就形成了档案的收集工作。
档案收集工作是指文件由分散到集中的过程，它是档案工作的起点。
收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为着管理需要和日后查找方便，还需要对零乱的档案进行分门别类，逐步条理化，这就形成了档案的整理工作。
档案整理工作是指档案由零乱到系统的过程，这是档案工作的基础。
由于档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，为防止庞杂，就需要剔除那些丧失了保存价值档案，还要区分档案不同的保存价值，以便分级保管档案和发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。
由于自然和人为的各种因素，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至可能遭到突变性的破坏，比如：
纸张发黄、字迹褪色，或遭受火灾、水灾等等，为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，就需要将档案妥善地保管起来，采取各种保护措施，保证其完整和齐全，尽量延长其寿命，这就形成了档案的保管工作。
对档案进行科学的管理，首先需要对档案和档案工作的情况进行全面了解，做到“胸中有数”，因此，对档案和档案工作的状况进行数量的统计、分析和研究，就形成了档案的统计工作。
档案数量很多，基本上是按自身规律整理和存放的，但社会各界利用档案的要求则是特定的，又是多方面的，利用者面对堆积如山的档案，要查找自己所需要的档案材料，犹如“大海捞针”，这就需要编制一些查找工具，从各种途径提示档案的内容和成分，供利用者使用，以解决数量庞大的馆藏与利用者特定需要的矛盾，这就形成了档案的检索工作。
保存档案的目的是提供档案为各项工作服务，充分发挥档案作用。
为了能使档案的作用及时、充分的发挥出来，需要我们开辟各种途径，采取各种形成和方式，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用，这就形成了档案的利用工作。
档案的特点是原始记录，多为孤本，价值珍贵，在提供利用中，一般只用于馆内借阅。
为了更加广泛而又主动地提供档案为更多的利用者服务，同时，也为了保护档案的原件，就需要对浩瀚的档案史料进行研究，汇编并出版档案史料，在更大范围内发挥档案的作用，这就形成了档案的编研工作。
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等各个环节，都是为档案提供利用创造条件的，因此，它们都属于基础工作范畴。
利用和编研是直接发挥档案作用的一项工作，属于利用工作范畴。
三、档案的移交
按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《海口市档案管理办法》，向市档案馆移交档案的范围、时间和要求如下：
1、档案的移交范围
文书档案、业务档案、声像档案、实物档案及其档案目录和其它参考资料。
另，依据海南省档案局琼档字〔2009〕36号“关于公安、检察院、金融系统等单位档案移交进馆问题的通知”。
公安机关工作机构应依照国家规定定期将公安机关在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导行政管理方面等具有永久保存价值的档案，向同级国家综合档案馆移交；检察院系统档案可在本单位保存五十年后再行移交。
如地方检察院主动提前移交档案，同级综合档案馆可以接收。
2、移交档案的时间
向档案馆移交档案的时间可以分为逐年移交和定期移交。
逐年移交即各机关单位每年将保存期满（10年）的档案向档案馆移交。
定期移交即各机关单位每隔一定年限移交保存期满的档案，如每隔5年移交一次。
撤销机关应责成专人清理档案，按照入馆要求及时向档案馆移交。
如果机关的保管条件恶劣，可能导致档案不安全或严重损毁，经同级档案行政管理部门同意，可以提前移交。
专业性较强或需要保密的档案，可以延长移交的期限。
注：
提前移交、延迟移交都必须以书面形式征得同级档案行政管理部门的同意。
3、移交档案的要求
分类科学，保管期限划分准确，排列条理，填写件号、页号及封面，编制档案目录等。
规范填写档案交接文据一式两份。
还应移交有助于了解机关历史和档案内容的各种资料。
档案交接文据（表1）填写要求
四、档案的保管和防护
1、档案保管工作的基本要求
（1）以防为主，防治结合。
要采用科学的保管技术，不断改善保管条件，切实做好预防工作，防止档案的损毁。
档案的损毁既有人为的原因，也有自然的因素。
因此，做好防破坏、防盗窃、防磨损、防污损、防火、防水、防潮湿、防高温、防虫、防尘、防光、防鼠、防震等工作，是档案保管工作中的主导方面。
其次是治，一旦档案遭到损坏，应立即进行处置，如追查处理被盗、丢失、毁坏、污损以及遭火、水害档案的原因和责任者；对破损的和字迹褪变档案进行字迹恢复和加固工作，以延长档案的寿命。
“防”是档案保护的主要方面，要采取积极措施认真做好；“治”是补救措施，不可忽视。
“防”和“治”是相到促进，相辅相成的，不可偏废。
（2）加强重点、照顾一般。
做好档案保管工作，需要根据其价值将档案文件分为重点保护对象和一般保护对象，对于需要永久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该加强措施，重点保护。
（3）立足长远，保证眼前。
立足长远是指档案保管工作要着眼于党和国家的长远利用。
保证眼前是指档案保管工作要保证当前各项工作的现实利用。
立足长远与保证眼前，都是档案保管工作的目的，因此，不应片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只迁就一时利用方便而不顾及档案保护。
以致影响档案长远利用。
2、档案库房选址
档案库房是保存档案的场所，是保护档案和延长档案寿命的最基本的物质条件。
各级各类档案馆（室）必须建有适宜保管档案的库房，才能有效地开展各项业务工作。
作为中小型档案室，单独兴建档案库房的可能性不大，一般是附设在机关办公楼内。
选择机关档案库房时应注意：
一般不宜将其设在机关办公楼的底层和顶层，以防潮湿和高温、渗雨；不宜将其靠近厕所、盥洗室和锅炉房,以防水患和火灾发生以及有害气体对档案的影响；不宜将其设在办公楼西侧和南侧，以防高温和阳光直射。
机关档案库房必须与档案人员的办公室和生活间分设，并对门窗予以加固，使其尽量达到防盗、防火、防水、防虫、防光、防尘、防有害气体的要求。
3、档案装具的排放和编号
档案装具应按制作材料、形状、高矮来分类排放，既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射。
档案装具最好不要紧靠墙壁，以防潮湿和白蚁。
所有档案装具应统一编号。
方法是以库房为单位流水编号，在机关档案室，档案库房不多，可以编一个流水号。
在一间库房内，档案装具的编号顺序是：
自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上、下层也要编号，其方法是从上而下逐个编箱号。
档案装具的编号是为了便于查找和统计档案，也是库房管理的前期工作。
4、档案存放
按档案的门类、档案所属年度结合保管期限，分库分箱存放。
档案上架应严格按照档号的顺序进行。
目前，档案上架一般有两种方式：
竖放和平放。
竖放时，档号小号在左，大号在右；平放时，小号在上，大号在下，堆叠高度不得超过40厘米，以免机械磨损。
标签：
箱号
档案门类
起止年度
5
文书档案
2002-2004
5、档案的安全保护
档案的安全保护是指通过一定制度和采取专门技术措施，来防止与和减少档案损毁因素的工作。
（1）控制与调节库房温湿度
不适宜的温度与湿度，会直接影响档案制成材料的耐久性，加速不利因素对档案的破坏作用。
温度过高，纸张原有水分蒸发，文件会干燥发脆，而折程度降低，甚至变色、发黄。
湿度过大，纸张容易生霉和繁殖其他有害细菌。
不适宜的温度、湿度，对声像档案的危害更为严重。
温湿度超过规定标准时，照片底片的感光层药膜，极易发霉、变质，便底片腐蚀，录音、录像、磁带则会变脆或变形。
库房温湿度记录表（表2）填写要求
库房及技术业务用房的室内温湿度标准（表3）
序号
用房名称
室内干球温度（℃）
室内相对湿度（％）
备注
1
设有空调的档案库房
14－24
45－60
每昼夜温度变化不应大于2℃，
相对温度变化不应大于5％
2
不设空调的档案库房
（设有采暖时）
（不设有采暖时）
不低于14
暂不作规定
45－60
45－60
每昼夜相对温度变化不应大于5％
3
缩微拷贝片库
14－24
50－50
4
缩微母片库
13－15
35－40
5
录音室
20－25
50－60
6
裱糊室
18－28
50－70
7
静电复印、保护技术试验及缩微工作用房
18－28
50－60
有一定的洁净要求
8
计算机房
21±
45±5
9
陈列室
14－30
45－60
降低温度主要是从两个方面采取措施，一方面是室内降温，主要靠空调设备；另一方面是减少室外热空气和太阳光的辐射对室内的影响，主要措施有悬持窗帘，密闭朝阳门窗，对房顶和墙体加修隔热层和适当通风降温。
降低湿度的办法也是从两个方面采取措施：
一方面是室内去湿，即安装去湿机和放置吸湿剂。
吸湿剂有生石灰、无水氯化钙、硅胶、木炭等，吸湿后要及时清理与更换。
另一方面是通风降湿，即在库内温、湿度都高于库外时，或库内温度比库外高而相对湿度相等时，或库内相对湿度比库外高而温度相等时，均可通过通风收到降低库内湿度的效果。
降温、降湿均属于对库房温湿度的调节。
要使库房温湿度达到所要求的标准，还必须注意采取控制措施。
在通风降温去湿措施采取后以及在室内降温、去湿过程中，都要关闭门窗，及时对库房采取密闭措施，以巩固降温、去湿效果。
（2）保卫与保密
档案库房要有严密的管理制度。
库房管理人员一定要做好防盗工作，尽最大努力堵塞一切可能失窃的漏洞。
非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。
对出入库房的档案，应进行仔细清点和登记。
在库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案的内容。
关于库房内档案存放状况和管理制度的某些具体内容，也应列入档案室的保密范围。
（3）防火
必须建立和执行严格的防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。
防火工作的基本内容为消防火灾因素和做好灭火准备两个方面：
首先要加强检查，消除发生火灾的一切可能性。
要定期检查电气设备和输电线路，发现不安全因素立刻排除。
库房内严禁吸烟。
应备有手电筒，以防在停电或紧急情况下使用。
其次要从物质上与思想上做好灭火准备。
应备有灭火工具，并设在便于取用的地方。
（4）防光与防尘
光对档案文件的破坏作用很大，尤其是太阳光中的紫外线。
防光的措施：
将档案放入卷盒与柜子内；库房门窗安装散光玻璃或挂窗帘；库房灯泡使用白炽灯并加盖半透明灯罩；文件受潮后，切忌阳光曝晒。
防尘的主要措施：
库内门窗安装双层玻璃；门窗缝隙密封；搞好库房周围的环境绿化；保持库内清洁卫生。
（5）档案害虫的防治
档案害虫：
主要害虫有档案窃蠹（dù）、烟草甲、毛衣鱼。
偶发性害虫是指白蚁。
档案害虫喜食含有较丰富的纤维素类、淀粉类物质。
因此，纸质档案及其用品、装裱档案资料用的淀粉浆糊便成为档案害虫的良好食料。
不同种的档案害虫对食物各有选择，并通过钻蛀、侵食和污损覆盖等方式危害档案。
档案窃蠢把卵产在粗糙而松软的纸张里，卵孵化为幼虫后就地蛀食，可将整卷档案蛀穿；毛衣鱼喜啃食带有淀粉浆糊的书脊和裱糊过的档案，使档案呈现不规则缺损；白蚁喜食木质结构的档案装具用品，可将其蛀损。
预防：
档案害虫的发生是有条件的，人们对档案害虫的预防就是要控制害虫发生的条件，从而限制和消除害虫对档案的危害。
首先，搞好库房温湿度管理，阻止档案害虫的发生；
其次，做好档案及其保护环境的卫生防疫工作；
要保持四壁、天花板、地面和箱柜的清洁，无洞穴、缝隙。
对库内阴暗角落应经常进行清洁消毒，以免害虫滋生。
对于库外环境中易于藏虫的地方，要进行彻底打扫，一切垃圾、杂草、污水及其他杂物等都必须除掉。
严格库房出入制度，不清洁以至受害虫感染的档案资料、衣服和鞋袜不得入库。
库内不应堆放任何杂物，办公室应与库房隔开，不应将食物带进库内。
再次，采取药物防虫。
主要防虫药物是樟脑和卫生球，他们属于驱避剂，仅仅起赶虫作用，没有杀虫作用。
为此，应该重点做好库房的温湿度管理工作，破坏害虫的生态环境，药物防虫只是辅助措施。
杀灭：
化学杀虫法（熏蒸剂）、物理杀虫法（微波、气调）
（6）档案的搬动与使用中的保护
在档案搬动过程中，应尽量避免或减少档案的机械磨损和污染。
取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。
在档案利用中也最容易造成档案的损坏。
所以在档案的利用过程中，不能对档案文件折角、撕页，不能在档案文件上圈划、涂抹，不在阅览室吸烟、喝水，不在阳光下阅读档案，热天不开风扇，风天不开窗户。
（7）档案修复（《档案修裱技术规范》）
档案修复是指采用一定技术，对档案进行修整，恢复其原来面貌，提高耐久性。
去污：
纸质档案在利用和保存过程中，由于环境及人为因素，往往会沾上泥斑、蜡斑、墨水斑、霉斑等各种污斑。
这些污斑不仅影响字迹的清晰度，还影响档案纸张、字迹的耐久性。
为此需要设法加以清除。
常用的有机械去污、水洗去污、有机溶剂（汽油、酒精等）去污。
去酸：
酸是纤维素水解的催化剂，使纸张强度下降，同时能使耐酸性差的字迹褪色。
因此，对酸度较大的档案（PH值在5以下），尤其是一些珍贵档案应进行去酸处理。
档案加固：
一是对遇水、遇热扩散及不耐磨的字迹进行加固；二是对机械强度下降的纸张等材料的加固。
涂料加固、丝网加固及塑料薄膜加固三种方法。
档案修裱：
修裱是选择适宜的纸张、纺织品和粘结剂对破损的纸质档案载体进行修补、托裱，以恢复或增强其强度和耐久性的一种修复技术。
其目的是延长档案寿命，便于档案长期保存和利用。
修裱原则：
适宜性原则（修裱所用材料应具有最适宜延长档案寿命的强度和特性，修裱材料和技术方法不得对档案制成材料产生副作用或损害。
）和相似性原则（修裱所用材料和技术方法应具有可逆性，修裱处理后的档案，在必要时应能通过再处理使档案载体与其修裱材料相分离。
）
粘合剂一般使用小麦淀粉浆糊（它是用除去面筋的面粉兑水加热搅拌制成的）；修裱用纸一般使用手工（宣）纸、毛边纸、棉纸、高丽纸。
修补技术：
补缺是对档案残缺或有孔、洞处进行修补的技术。
溜口，在档案纸张已磨损的折叠处补上一条棉纸的技术。
加边，有些档案字迹距纸边很近，其四周加上补纸的技术。
接后背，对装订边窄小的档案进行补纸接宽。
托裱技术：
在整页档案的一面或两面托上一张纸的技术，适用于载体整体强度较差，出现霉烂、脆化、支离破碎现象的档案。
在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。
·湿托：
把浆糊刷在档案上，然后再上托纸。
适用于字迹遇水不扩散的档案。
·干托：
是把浆糊刷在托纸上，然后再与档案粘合。
主要用于字迹遇水扩散的档案。
飞托是将浆糊刷在托纸上，然后把档案上到托纸上。
腹托是把刷有浆糊的托纸上到档案上。
适用档案破损比较严重情况。
6、档案的安全检查
档案的定期检查，间隔时间1年一次为宜。
档案的不定期检查，应在下列情况下进行：
档案库房发生火灾、水灾之后；发现档案被遗失或失窃后；发现档案在虫蛀、鼠咬、霉烂等现象时；对某些档案是否遗失发生怀疑；档案保管工作人员调换工作时。
在上述情况下，检查工作可以全面进行，也可以只检查基本的有关部分。
对库藏档案检查内容：
一是现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符；二是被毁坏、遗失、损坏文件的数量、情况和内容；三是档案的防护措施和库房设备的安全情况；四是案卷归入的类别、排放顺序是否正确；五是档案的收进、移出，案卷的借出、归还是否做到了登记、注销和还原。
检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做出认真处理和写出检查报告。
对借阅归还后案卷的检查，是在归还过程中随时进行的。
它主要是检查归还的档案与借出的档案数量是否相符，归还的档案是否缺页少字，有无圈划和涂改，有无折角和污损，有无水浸及火烧痕迹。
如发现上述情况，轻者对当事人给予批评，重者要追究当事人的法律责任或按有关规定进行入罚。
五、档案统计工作——档案的登记
1、档案数量和状况的登记
归档文件目录：
是对归档文件按顺序进行的登记，它是档案整理工作中的一种编目，同时又对归档文件起着固定顺序和统计数量的作用。
目录登记：
是登记和控制档案目录数量的一种方式。
文书档案登记表（表4）填写要求
2、档案检索、利用情况的登记
查阅档案登记表（表5）填写要求
档案利用效果登记表（表6）填写要求
档案利用效果实例书写要求
六、档案利用工作
（一）如何做好利用工作
1、熟悉馆（室）藏
熟悉馆（室）藏档案内容、成分、数量以及存放位置
2、正确处理利用和保密的关系
国家保存档案的目的是为了使用，如果长期把档案禁锢起来不准使用，就推动了保存档案的意义。
但是，档案中有些内容是党和国家的重要机密，在提供利用中必须要对利用范围严加控制。
因此，档案利用与档案保密之间就形成了一对矛盾。
要解决这对矛盾，首先应弄清楚保密不是不让利用，而是将利用档案的单位和个人限制在一定范围之内。
其次要搞清保密是动态概念，即现在的秘密随时间推移与主客观条件变化，将来可能解密。
一般地讲，档案机密程度与其形成时间总是成反比例关系，即形成时间越久远的档案，其机密程度越小，最终可以向社会开放，供社会各方面广泛利用。
（二）档案提供利用的方式、方法
一般是通过如下三种方式进行的：
第一，提供利用档案原件。
供利用者在阅览室内阅览一般档案原件，或根据工作需要，暂将档案原件借给利用者在馆（室）外使用。
第二，提供利用档案复制件。
制作各种形式的档案副本，代替档案原件在馆（室）内阅览或带出（馆）室外使用，编纂出版档案史料汇编或在报刊上公布档案以及举办档案展览等。
第三，根据档案内容综合编写参考资料，制发档案证明、函复查询外调，参加编史修志和撰写文件、专著，以这种方式来提供利用。
档案提供利用的具体方法有：
1、组织阅览：
档案馆（室）组织利用者在阅览室内查阅和使用档案，是档案利用工作的主要形式。
档案一般多为单份、孤本或稀本，有的内容还具有机密性。
这些特点决定了档案一般不能外借，主要应在阅览室内查阅使用。
2、档案外借
范围：
在一定的情况下为本机关领导和有关部门工作的便利，把档案借出档案室利用的方式就是档案的外借。
档案外借，只为机关领导和有关工作部门提供，一般不向机关以外的单位和个人以及机关内与档案内容无直接关系的部门办理借阅。
登载在报刊上的常规性文件、已编入文件汇编的文件、特别珍贵或具有特殊意义的档案原件、未经修复的破损文件或已脆化的文件以及影片、照片、录音带、录像带等原件，一般不得借出档案室。
手续：
由于外借期间档案室对于外借档案的管理、保护暂时推动了监控作用，加之这部分档案被一个部门借用就影响到其他有关部门的利用，因此档案的外借必须有严格的规章制度。
机关档案室可以根据档案利用的法规性文件并结合本机关的工作性质、特点以及外借工作的一般规律，制定本机关档案外借工作的规章制度。
外借规章制度一般应对外借对象、范围、数量、期限、手续做出明确规定，应在档案的完好无损、保密等方面向利用者提出严格的规定性要求。
档案外借后，为保证机关其他部门对档案的利用及保证档案室对档案的监控，档案工作人员应定期检查借阅登记本，对于那些逾期未还的档案，应向借阅部门催还、索还。
对于那些确实还需继续使用档案的部门，应按规定办理续借手续。
续借时也应双方共同核对档案，做到手续清楚。
3、制发复制本
档案复制本有两种：
一是档案副本，二是档案摘录。
档案副本是运用复制方法制作的，与档案原件内容、组成部分结构、文字等完全一致的档案复制本。
如静电复印、摄影扫描等。
档案摘录是一字不差地抄录档案原件正文中的有关内容。
在制发档案摘录时，应保证内容的完整性与联系性，不能断章取义破坏文件准确的涵义。
每份档案摘录中的引文，必须摘自同一份文件，不可把几份档案文件的内容拼到一份档案摘录中。
对原文作删节处，应予标明。
4、举办档案展览
档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统陈列档案材料。
5、制发档案证明
档案证明是档案馆（馆）根据利用者询问和申请，依据馆（室）藏档案内容制发的证明某种事实的书面材料。
机关和个人为了处理和解决某个问题，往往需要档案馆（室）出具档案证明，如政法和监察机关需要审理案件的证明材料，个人需要有关学历、工龄和财产方面的证明材料等。
制发档案证明的过程和手续：
利用者提出申请——领导审查批准——查找材料——综合编写——校对——寄发。
档案证明必须根据机关、团体或个人的申请才能制发。
申请制发档案证明的机关、团体和个人，必须在申请书中写明申请发给档案证明的原因，所要证明的事项及其发生地点、时间等情况。
领导审查批准，主要是看其申请理由是否充分，所需档案有无密级和能否供利用者使用，本馆（室）有无职权和能力制发档案证明等内容。
承担制发档案证明任务的人员，在接受任务后，应根据立档单位、时间、人物、内容、地点等线索查找档案资料，综合编写证明材料的内容，并在仔细校对的基础上，写明本馆（室）名称，档案证明编号、制发日期、制发人和材料出处，最后经领导审
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