word 操作方法.docx

word 操作方法.docx

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word操作方法

打开文件

双击文件名，打开文件，如果文件打不开，就先打开word空白文件，然后从菜单中文件菜单选打开项，选中文件，在打开钮旁边有一个小黑三角形钮，鼠标点一下，选打开并修复，文件可打开，如果这一步打不开文件，就说明文件有问题了。

页面设置

页面设置要求上、下、左、右边距为2.5cm，装订线是0，竖向设置，应用整篇文档，见下图

注：

需要选中所需要设置格式的文本

有的文本没有设置纸张大小，打印不出来文件，如下设置：

文件页面设置纸张纸张大小选A4，如果纸张大小是letter，就打印不出来

页眉页脚

报告需要设置页眉页脚的，首先要设置页眉页脚的边距，如下图，页面设置版式常规页眉页脚距边界距离1.7cm

上图中，奇偶页不同和首页不同两项，一般情况不用设置，除特殊要求例外。

注：

问：

WORD里边怎样设置每页不同的页眉？

如何使不同的章节显示的页眉不同？

答：

分节，每节可以设置不同的页眉。

文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同

问：

请问word中怎样让每一章用不同的页眉？

怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？

答：

在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前（链接到前一个）”钮，再做的改动就不影响前面的了。

分节符使得它们独立了。

这个工具栏上的“同前（链接到前一个）”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了

问：

怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？

答：

页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。

问：

如何从第三页起设置页眉？

答：

在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了

●在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定；

●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；

●将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。

第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。

这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。

问：

WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？

答：

1）格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；2）选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无

问：

页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?

答：

按以下步骤操作去做：

●选中页眉的文字，包括最后面的箭头

●格式－边框和底纹

●选线性为双线的

●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线

●确定

▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置

页码

输入页眉和页脚，在菜单中视图页眉和页脚输入页眉内容即可，常规内容页眉:

《工程名报告名称》，

页脚:

《HBED河北省电力勘测设计研究院第X页

页脚一般输入页码即可，如下图

行距

设置行距如下图，格式段落缩进和间距常规1.5倍，其他按图示设置，尤其注意：

如果定义了文档网格，则对齐网格，前的对勾一定去掉，否则行距无法设定。

对齐方式选两端对齐，首行缩进2个字符。

字符间距

设定为标准即可，格式字体字符间距选项

表格设定

首先在表格菜单选插入表格，如果没有插入表格选项，点下拉菜条中最下方的黑三角，即可出现

设定自已需要的行数和列数，自动套用的格式，点确定

如果需要更改表格的行宽和列宽，选定表格，表格表格属性如下图

问：

怎样微调WORD表格线？

WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？

答：

1）选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行

3）打开绘图，绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。

设置标题

问：

Word里怎么自动生成目录啊？

答：

用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录

在一篇文档中需要设置标题，生成目录，一般报告需要生成三级目录，篇幅少的生成二级即可，生成目录步骤：

1）选中一级标题，如下文，见下图

1概述

1.1编制依据

1）《国务院关于加强节能工作的决定》国发[2006]28号文；

2）国家发展和改革委员会办公厅文件发改办能源[2007]1999号《关于吉林省“十一五”期间“上大压小”电站项目安排及有关要求的通知》；

………………

选中需要设置的标题，设置格式：

小四号字，宋体，行距1.5倍，段前段后是0。

1标题1

1.1标题2

1.1.1标题3

1.1.2标题3

1.2标题2

2标题1

设置好标题后，生成目录，插入引用索引和目录

选目录选项，按图示操作。

项目符号设置

选中文档，在格式项目符号和编号，见下图

v汽轮机的真空系统，采用水环式真空泵代替射水抽水器，不仅系统简单而且效率高，电耗少，并减少水资源的消耗。

v凝结水泵采用变频调速

v附属设备的电机，选用节能Y型电动机，以节约厂用电。

v输煤系统合理选择胶带输送机及驱动电动机，以节约能源。

文档结构图

如果要查看设置标题对否，用文档结构图，视图文档结构图见下图

工具栏

可以把一些常用的工具放在桌面上，见下图，前面有对勾的，就是设置在桌上了，单击选项，对勾去掉。

繁体字改为简化字

问：

如何将word文档里的繁体字改为简化字？

答：

工具—语言—中文简繁转换

问：

Word里面有没有自动断词得功能?

常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了

答：

在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的

问：

怎么把word文档里已经有的分页符去掉？

答：

先在工具——>选项——>视图——>格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。

问：

Word中下标的大小可以改的吗?

答：

格式—字体2

问：

做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？

比如：

1.1标题.

1

1.2标题

2

          ..............................

           ...............................

答：

画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。

问：

怎样在word中将所有大写字母转为小写？

比如一句全大写的转为全小写的

答：

格式->更改大小写->小写

问：

在存盘的时候，出现了问题，症状如下：

磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。

如何解决？

答：

把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。

问：

WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？

答：

1）比较好的方法是：

先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面；6）选定表格，在PPT中不要选PPT中的任何东西，在空白处单一下，然后点粘贴，即可。

问：

有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？

答：

另存就可以了。

只要以.rtf格式另存即可

问：

用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？

怎么纠正啊？

答：

是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。

还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。

问：

文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？

答：

可以选择的内容，按双栏排。

选择其他内容，按单栏排。

问：

Word里面如何不显示回车换行符？

答：

把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记

问：

有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？

识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？

答：

查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有

问：

在WORD里的框框里怎么打勾？

答：

画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”

问：

Word中怎么在一个英文字母上打对号？

答：

透明方式插入图片对象，内容是一个√

问：

WORD里怎么显示修订文档的状态？

文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？

答：

工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上

问：

Word里面要写方程式怎么办啊？

答：

插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器

按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具

应该是倒过来

问：

想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？

答：

装公式编辑器好了

问：

Word的公式编辑器怎么安装？

答：

工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的

问：

我的文档就是公式多，应该怎么办？

答：

公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。

出现问题的时候：

●选中所有内容，ctrl＋C

●把WORD所有文档关闭，

●最关键：

出现一条信息，务必选择“是”

●重新打开WORD编辑器，

●ctrl＋V，粘贴

●ctrl＋S，存盘

问：

怎样在word里面的公式编辑器中输入空格？

答：

ctrl+shift+space

问：

WORD里边怎么样显示行号？

答：

在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项

问：

WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？

就是从A-Z进行排

答：

表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来

问：

怎么在word里面打R2?

答：

先打R2，然后用鼠标选中2,同时按"Ctrl"，“shift”和"+"

问：

Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？

每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊？

这个空格会打印出来吗？

答：

不会打印出来，如果想不显示：

工具－选项－视图格式标记中前面的勾去掉即可

问：

word如何使两个表格能排在一起？

我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？

答：

试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。

问：

为什么换机器打开WORD文档排版变了？

在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？

页码都不对了，怪哉。

答：

是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同

问：

怎么在word里画坐标图?

在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办?

答：

作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层

问：

怎么给word文档加密？

答：

打开文档，另存为—工具—安全措施选项—打开、修改权限密码，保存

问：

插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理？

答：

改变图片的属性，就可以了。

问：

如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变？

答：

右键点击图片－>设置对象格式—>版式—>嵌入型

问：

在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本？

答：

在分栏的数量为1的情况下实现。

图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了

问：

jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小？

jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点？

最好能一张软盘放的下。

答：

两个方法：

●用photoshop改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word

●word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：

temp.doc，看看是不是小了很多。

问：

如何向WORD中的图片添加文本？

想在图片上输入一些说明文字

答：

插入文本框，双击文本框，将版式设成“衬于文字上方或衬于文字下方”

在WORD的绘图工具里面有个改变自选图形，找到你要的标注符号，直接在页面上画就可以了。

可以移动，大小也可以改。

然后把他挪到文字边上，即可。

一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。

如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了），然后将文本框和你的标注（或其他符号）组合成一个图形，就万无一失了。

问：

AUTOCAD的图拷贝到WORD下如何处理?

答：

有几种办法：

一是可以在WORD中进行CAD编辑的方法：

将CAD的背景设为白色，然后将CAD窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则WORD里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。

到WORD中粘贴。

二是，先转为wmf文件，具体先将窗口缩小，然后，按emport，选中线条，存储。

WORD中，插入，图形，来自,文件，找到文件就可以插入了。

在CAD中，点复制键，选中图形，回车，等图形实线后，到word中，按粘贴键，图形即可粘贴过来。

问：

文章用WORD打开时，原有的公式全是红叉，以及WORD中图变成redcross（红叉）怎么办？

答：

基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。

如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入，从而显示红叉。

可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉。

这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。

这是由WORD的文档结构所决定的。

当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。

所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。

当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。

还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮动"去掉。

这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。

再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。

用Word编辑的几个建议

一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。

只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。

所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。

如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。

同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。

使用节。

如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。

有些资料通过word进行编辑,但是常常会有一些不必要的空行。

方法推荐：

1）将文档直接粘贴到记事本，再从记事本“复制/粘贴”到Word文档即可。

2）如果还有一些带回车符的空白行，则执行“编辑/查找”命令，在“查找”栏输入^p^p，在“替换”栏中输入^p，最后单击“全部替换”按钮，删除多余的空白行。