建设工程档案指导手册全套.docx
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建设工程档案指导手册全套
档案编号：
清城档指导第（）——（）
建设工程档案指导手册
工程名称：
工程地点：
建设单位：
监理单位：
设计单位：
勘察单位：
施工单位：
建设单位联系人：
电话：
施工单位联系人：
电话：
资料员：
电话：
建筑面积：
结构类型:
层数：
地下地上
项目档案指导联系人：
联系电话：
3862777
报指导日期：
开工日期：
竣工日期：
清远市城市建设档案馆
档案手册使用说明
1、本档案指导手册存放在施工现场由施工单位保管。
2、本档案指导手册为指导履行指导任务作指导记录。
3、本档案指导手册在竣工验收后交回城建档案馆归档。
《建设工程竣工档案归档须知》
（试行）
为提高我市建设工程档案管理水平，规范建设工程档案形成、收集、整理、验收、移交工作，根据有关法律、法规、标准、规范和有关规定，特制定本《清远市建设工程竣工档案归档指南》。
一、法律法规
（1）《城市建设档案管理规定》
（2）《城建档案业务管理规范》
（3）《建筑工程资料管理规程》
（4）《建设工程文件归档整理规范》
（5）《建设工程质量管理条例》
（6）《技术制图复制图的折叠方法》
（7）《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》建办档[2008]39号
2、基本职责
（一）建设单位职责
1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，应安排专人负责工程档案的收集管理及报送工作，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责。
2、建设单位应与施工单位、监理单位就工程档案工作签订协议，明确各单位工程档案归集责任范围，确定档案编制的套数、内容及整理规范，规定奖罚条款。
负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
3、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
4、建设单位应对工程纸质档案及电子档案对照工程档案的要求进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行预验收。
5、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后6个月内，向城建档案馆移交一套完整的符合规定的工程竣工档案（含电子档案）。
6、接收和保管其它未列入城建档案馆接收范围的档案。
（二）勘察、设计、监理、施工单位职责
1、将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
4、将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。
（三）城建档案馆职责
1、城建档案馆参与建设工程基础验收、主体验收及竣工验收，对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导；
2、在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收；预验收合格后，出具工程档案预验收认可书。
3、审查和接收建设工程竣工档案，对已经归档的工程竣工档案向建设单位出具城建档案移交书。
4、对已经归档的工程竣工档案，向符合条件的建设或代建等有关单位出具档案原件存档证明（档案部门确认的复印件与原件同等效力）。
三、纸质档案质量要求
1、按《清远市建设工程竣工档案目录》进行组卷，一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
2、归档的文件应为原件。
若因特殊情况无法移交原件，须有相关单位盖章方可以复印件归档，如：
国土证、土地转让合同、钢筋合格证等。
3、工程文件的内容和深度必须真实、准确、完整，与实际相符，符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
5、文件材料必须去掉金属物、回形针、大头针、订书针和塑料夹（膜），采用不装订形式，用文件夹或卷盒按顺序保存好，每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过20㎜，图纸每卷不超过40㎜。
6、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
传真件必须复印后再加章，不能直接使用传真件。
7、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
8、工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面（297㎜×210㎜）,破损文件材料用A4薄纸进行修补，小于A4的用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，文件右边与白纸右边靠齐，左边留出装订边（竖向，一般2cm），托裱时使用化学浆糊（如白乳胶），不得使用粮食糨糊和胶水裱贴。
图纸宜采用国家标准图幅；不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
10、竣工图必须真实、准确、完整，与实际相符。
如工程无变更或变更较少时，可在原施工图上修改后并在施工图加盖竣工图章和总监注册章后作为竣工图；竣工图应保留原设计单位出图章和设计工程师注册章。
凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当按有关审图要求重新审图并重新绘制竣工图，在图纸目录上注明原图作废，代替原施工图，并按竣工图要求补齐签章。
11、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章上的施工单位名称必须刻制固定；监理单位名称可以刻制固定，也可以加盖长条章，个人签名必须用黑色或蓝黑墨水手签。
各种印章均应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏空白处。
不得覆盖原有图纸上的图形文字和图标栏。
竣工图章样式如下：
（单位mm）
80
竣工图
15
施工单位
（刻上施工单位名称）
7
编制人
审核人
7
50
技术负责人
编制日期
7
监理单位
7
总监
现场监理
7
20
20
20
20
12、竣工图都应加盖出图章、竣工图章、审图章，其中建筑竣工图、结构竣工图还应加盖注册章。
四、电子档案质量要求
列入市城建档案馆接收范围的所有建设工程竣工档案都要同时移交纸质及电子档案。
建设工程竣工档案经市城建档案馆审核通过后，编好页码，统一采用扫描方式获得其电子化版本。
1、使用24位彩色模式、分辨率不少于200dpi，按1:
1的比例进行扫描，可采用JPG、PDF或者多页TIFF文件格式。
2、扫描件内容应与相对应的纸质档案完全相同，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。
在纸质档案文字偏小、密集、模糊等特殊情况下，可适当提高分辨率进行扫描。
3、扫描的图像应保持原件幅面尺寸并进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量，节省存储空间。
4、采用可覆盖纸质文件大小的扫描设备，对于图纸，应采用大幅面图像扫描仪，超过A0幅面的图纸可降低图像质量位数（例如采用8位索引彩色）进行分区扫描，再将多个分区图像合并为一个TIFF文件。
5、为有效缩小扫描图像文件的容量，节省存储空间，扫描后的图像应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。
以PDF文件格式为例：
A3以下的页一般不超过300KB，A2图纸一般在1M左右，A0图纸一般不超过5M。
6、档案文件的组织与报送
为每个工程建立一个专用文件夹（名称为工程名称），为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称），电子档案文件以页号为文件名称。
文件整理完毕后将工程文件夹整体刻录至光盘，并报送至市城建档案馆。
完整的电子文件的存储路径为：
工程名称/3位案卷序号/电子文件的页号。
例如：
╳╳工程/001/001.Pdf（即代表╳╳工程第一卷的第1页文件）╳╳工程/002/015.Pdf（即代表╳╳工程第二卷的第15页文件）
7、电子档案的报送载体
电子版工程档案刻录于独立包装的高质量一次性写入光盘，光盘要无病毒、无划痕，符合城建档案馆的技术环境要求，能够正常读出。
光盘装具上按照要求填写封面。
8、不合格电子档案
电子档案在报送后如发现存在问题（如纸质档案和电子档案不匹配；电子档案存在内容缺失现象；数据无法在城建档案馆的技术环境下正常阅读等），则需重新整理和报送。
重新整理报送造成的所有额外处理成本均由档案报送单位负责。
五、照片声像档案
1、建设单位应向城建档案管理机构报送照片包括：
建设工程的原地貌、建设过程中的桩基样本、重要结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应用，工程竣工后内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等。
2、照片档案应符合以下要求：
（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，照片尺寸：
5英寸*7英寸（5R），须过塑，附底片、光盘等；
（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；一般建筑提供东、南、西、北四个立面（或左、右、前、后立面）相片；结构复杂或者层数多的高层建筑可以通过增加相片数量、摄影角度来反应建筑物外观；如果建筑物与相邻建筑物间距过小无法提供左、右立面的可以只提供前、后立面相片；市政工程应按工序要求提供各个阶段的施工现场相片；
（3）相片文字说明：
相片背面应标注建筑物的基本信息，包括：
工程名称、建筑地点、结构/层数、开工/竣工时间、立面朝向、摄影作者、摄影时间等；市政工程相片应按施工时间顺序排上编号。
（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。
3、国家、省、市重点工程除应报送规定的照片档案外，还应报送施工过程中重要部位隐蔽工程、重要设备安装、工程施工过程中有关重要领导人和著名人物的有关工程活动以及其他工程重要事件的照片或录像资料等声像档案材料原件或复制品。
序号
工程进展
档案馆指导程序
1
工程竣工档案交底
请按“2013年目录指南”组卷、整理，基础、主体、综合验收前把该工程的资料分段送档案馆预验收和指导。
2
基础验收
请贵单位在基础验收后，基础资料按2013年目录组卷、整理，有缺项的资料尽快补齐，以免影响该工程的竣工验收，在基础验收时没有整理好的资料，在基础验收后15天内把档案（基础资料组卷、整理好）送城建档案馆预收。
（多栋可邀请工作人员到现场验收）
3
主体验收
请贵单位在主体验收后，主体资料按2013年目录组卷、整理，有缺项的资料尽快补齐，以免影响该工程的竣工验收，在主体验收时没有整理好的资料，主体验收后15天内把档案（主体资料组卷、整理好）送城建档案馆预收。
（多栋可邀请工作人员到现场验收）
4
竣工验收（档案预验收）
请贵单位在竣工验收后，资料按2013年目录组卷、整理，有缺项的资料尽快补齐，以免影响该工程的竣工备案。
在竣工验收后3天内把需要整理或欠缺的档案整理好送城建档案馆，预验收合格办理预验收认可书。
施工负责人：
总监：
资料员：
日期：
基础分部工程预验收指导记录
施工方
小
结
施工项目负责：
资料员：
日期：
监理意见
总监：
日期：
需整理的问题
工程需要整改如下（打勾的需要整改）:
□、档案资料没有按“2013年目录指南”组卷、整理。
□、有部分档案资料没有签参建方项目责任人或（及）相关人员的签字、日期、盖章。
□、有部分档案资料没有做汇总表、原始资料没标明工程部位。
□、有部分合格证没有注明工程名称、部位、进货日期，经手人、盖章。
□、未见基础竣工图、桩基础竣工平面图或桩基础偏移图。
档案指导人签名；日期：
主体分部工程预验收指导记录
施工方
小
结
施工项目负责：
资料员：
日期：
监理意见
总监：
日期：
需整理的问题
工程需要整改如下（打勾的需要整改）:
□、档案资料没有按“2013年目录指南”组卷、整理。
□、有部分档案资料没有签参建方项目责任人或（及）相关人员的签字、日期、盖章。
□、有部分档案资料没有做汇总表、原始资料没标明工程部位。
□、有部分合格证没有
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