外贸ERP管理基本要求doc.docx

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外贸ERP管理基本要求doc

外贸ERP管理基本要求

（2）1

波司登外贸ERP管理基本模块及要求

一．外贸ERP基本模块构成：

备注：

填绿色部分为现有ERP系统所具备的功能。

红色部分：

邮件管理，传真管理以外，其他模块均可以

二．ERP模块具备的功能或要求：

1.资源管理（包括客户、国内外供应商、生产工厂、货运代理、产品资料等）：

1）客户、供应商、生产工厂、货运代理公司基本信息一目了然，包括联系人姓名、邮箱、电话、手机、

电话、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、其他各类证书等；上述基本信息不设权限，均可查阅；

2）具备客户评价、批准功能，可按时间段、客户名称生成业绩图表（数量、产值、利润、利润率、产品

类别比例等）；

3）具备供应商评价、批准功能，供应商价格信息可向所有业务人员开放，方便查询比对；可按时间段、

供应商名称生成采购量图表（数量、货值、产品类别、交货及时性、产品质量合格率等）；

4）具备生产工厂评价、批准功能，工厂基本信息（设备清单、生产能力、流水线数量、人员数量及结构、

客户评厂结果、开票内容等）可向所有业务人员开放，方便查询了解；可按时间段、工厂名称生成业绩图表（数量、交期、质量等），同时具备工交价格查询功能；

5）建立完整的电子化产品资料库，所有产品资料以标准格式存放在数据库中（包括报价单、实际核价单、

图片等），方便查阅和复制；

6）文件管理：

A.将原先分散存放于个人电脑中的文件，统一存放到公司服务器中，进行集中管理；

B.客户相关文件存放在客户名下，找到一个客户就可了解到与客户相关的所有文件；

C.管理员可以自由定义每位用户可存放的文件类型、文件大小和删除修改权限；

D.文件共享采用指定人员共享方式，被指定的人员可直接打开文件，方便查看；

E.对Word、Excel等应用文件，系统采用即建即存模式，在系统中可直接打开新建，退出直接保存在系统

指定目录，无须在系统外生成文件再导入；

2.业务管理

1）报价管理：

A.根据技术部录入的报价单耗及业务员录入的原材料单价自动生成公司内部审批用的预计核价单及预计

盈亏表，审批后根据需要可自动转化成客户格式或公司内部格式的报价单（各客户格式可预先做到系统里）；不同阶段的报价单按报价日期自动保存归档，方便回顾；

B.根据双方确认的订单数量和单价缮制外销合同，合同批准后方可打印，打印出的合同文本应具备合同

批准人的电子签名；合同审批进程能显示，不批准的原因能明示；

2）采购管理

A.根据技术部提供的订料单耗、原材料单价、交期、批准的外销合同数量，系统可自动生成采购合同；

B.系统具备付款提醒以及催客人发货提醒功能；

C.对于分批采购的产品，系统具备提醒功能，防止过量采购或过少采购；

D.采购合同经批准后可通过系统的传真、邮件模块，直接发送供应商；合同审批进程能显示，不批准的

原因能明示；

E.原材料入出库管理：

由仓库录入原材料进出库数据，系统可自动比对订料和到料数量，显示原材料到

料进度，及时提醒业务人员采购或催料；每款出运结束，系统可自动生成库存数量；

F.系统可显示进口料下单、供应商发运、到岸、报关、提料整个进程；

3）单证及核销管理：

A.手册管理：

B.出货统计：

C.进行报关、结汇单据的制作。

数据可以从销售合同导入。

每一种单据系统都可支持一套独立的产品数

据，同时数据可以保存，便于日后跟踪。

明细完成后，系统可以一键完成商业发票、装箱单、报关单、委托书、检验检疫单、海关发票等几十种单据的打印，数量可分别设置。

系统可设置每票货的装运和交单日期提醒，防止损失发生。

D.完成对核销单的登记、申领和记录工作，全面掌握每份核销的使用状况，系统可设置提醒时间，及时

提醒相关人员进行核销，防止逾期。

4）样衣及测试安排：

A.样衣安排：

系统具备样衣计划申请、审批、汇总功能，技术部可直接下载安排生产；系统可自动统计技

术部样衣生产的按时性，并具备提醒功能；系统可显示样衣确认进展情况，自动统计样衣一次确认率；

B.测试安排：

系统可显示测试进展情况，并具备提醒功能；

5）业务查询：

系统可按部门、业务员、客户、国家区域、产品类别（分男装、女装、童装或羽绒服、棉服、单衣），实施月、季、年销售数据的统计、制表（件数、销售额、利润、利润），提供管理层决策考核；

3.生产管理

A.大货计划管理：

根据订单汇总表，结合工厂生产能力和特点，按比例分配订单；

B.大货加工合同管理：

系统可自动生成加工合同（产品名称、数量、单价、交货日期、工艺要求等）；其

中单价根据技术部提供的秒数和点率自动计算获得；合同批准后方可打印，打印出的合同文本应具备合同批准人的电子签名；合同审批进程能显示，不批准的原因能明示；

C.大货生产进度管理：

每周录入生产进度，系统具备自动比对提醒功能，系统可自动统计各工厂生产的按

时性；系统可自动统计交期更改情况（包括更改原因）；

D.大货出运管理：

成品入库、出库登记；系统具备出库数量同单证科录入的出货数量比对功能；

4.技术/品质管理

A.单耗和秒数管理（报价单耗、订料单耗、实际单耗、秒数）

B.样衣品质管理（样衣一次确认率）

C.大货品质管理（客户验货一次合格率）

5.财务管理

A.付款管理：

原材料----系统可根据采购合同自动生成付款申请；

加工费----系统可根据加工合同或加工费发票自动生成付款申请；

测试、关务、运输等费用----经手人在系统内录入付款申请；

付款申请批准后方可打印，打印出的付款申请应具备批准人的电子签名；付款申请审批进程能显示，不批准的原因能明示；

B.收汇管理：

财务录入收到的信用证，业务员确认后反馈财务及单证科；

C.系统具备增值税发票登记及查询功能；

D.系统具备应收应付、已收已付款项的管理；

E.系统可分别对业务员、客户、产品等进行收款金额的统计和制表，对相关费用进行分类统计汇总；

6.信息管理（邮件管理、传真管理、快件管理、远程访问、信息发布接收）：

1）邮件管理：

A.每个客户都必须在系统中建档，如果管理员不输入，将无法用系统对其进行邮件的操作，可防止员工

违规开发客户；

B.系统由管理层来安排每个业务员的邮箱地址，自动禁用其他邮件工具，实现所有企业进出的邮件完全

通过系统进行收发；

C.管理层不用抄送即可了解所有人员每天邮件收发内容；可以根据各种搜索条件的组合灵活检索所有的

往来Email，查看和监督日程业务的运作和进展情况，而且可以直观的按权限查看到业务员的所有邮件及客户资料，包括建立的文件夹，发出的邮件和处理邮件的情况以及客户开发的进度等。

D.管理层通过系统报告可以掌握：

哪些邮件业务员几天都没有回复客人了；

E.每天收发的邮件可自动归到客户名下，有序排列，并且业务员无法删除。

2）传真管理：

A.所有传真的收、发将不再通过传真机，而是通过系统，任何人都可在自己的电脑桌前，随时随地同时收、

发传真；已经是纸张形式的传真，系统不需要扫描后再发送，可以通过系统直接发送，方便快捷；所有收发传真，全部自动以图片方式有续存放在系统中，找传真随时方便快捷，无须像以往那样纸张翻找；

对于收到的传真，系统提供无须复印可分发多人阅读功能、无须打印可编辑原件回复功能，以及通过邮件转发回复传真功能，节省通信费用；对须盖章、签字的重要传真，系统预存印模，根据设定的权限使用；收、发的传真，系统可自动归并到相应客户的名下，方便存档整理；

3）快件管理：

A.公司所有收、寄快件可在系统中统一登记管理，收寄人名称联系地址电话等信息不需要填写，自动调取

客户基础档案；

B.系统自带多家快件公司快件单模板，快件单无须手写，方便用户套打出整洁的快件单；

C.具备模糊查询功能，可方便查询汇总任何样品、文件单据的收寄快件，无须保存翻找底单；

D.自动分客户分部门统计快件费；

E.系统支持快件审批管理模式，通过设置规则和审批人，即可按流程管理相应快件；

4）运程访问：

提供安全快速的远程访问服务，出差或在家中都可以进入系统处理自已的日常工作，处理方式跟在公司一模一样；

5）信息发布接收：

A.系统提供手机短信发送功能，对公司内部人员不在系统现场时，可进行即时审批、汇报交流；

B.提供公司公告板功能，可针对全公司发布会议、事务性的公告信息；

C.系统提供员工交流的即时通讯平台，方便员工进行业务上一对一、一对多的沟通，功能类似QQ；

D.系统提供个人日程安排和行事计划功能，方便有序管理时间。

管理员也可在此进行任务的委派，并可设

置提醒时间避免工作延误；

E.所有消息可直接邮件转发，对所有消息内容可进行模糊查询，方便回顾；

F.客户来访、会谈纪要等内容，可以以消息形式存放在客户名下，方便了解相关事件；

G.系统可以通过设置，全面记录与客人、公司人员msn业务交流的内容，分别存放各自名下，方便回顾

查询；