办公室工作职责及岗位说明书.docx

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办公室工作职责及岗位说明书

办公室工作职责及岗位说明书

行政工作职能

1.建立健全公司行政管理制度，在全公司范围内实行计划管理和微机化管理；

2.保证公司各项管理制度，有效地贯彻实施，并对员工执行情况进行监督；

3.保障公司各部门办公物品的及时到位；

4.保障公司办公设备等正常运行；

5.有效地管理公司固定资产；

6.建立起有序的办公秩序；

7.监控公司办公支出成本；

8.建立公司档案管理系统；

9.通过有益的员工活动的组织工作，建立公司企业文化。

行政工作具体内容

一、公司行政管理制度建设与执行

1.对公司颁布的管理制度实施推广，协助公司领导做好培训和宣传；按公司检查反馈制度要求，对公司各项目、各部门工作运行情况实施督查、报告和处理；

2.规范公司办公秩序并负责监督；

3.制订公司档案及公文管理细则、工作目标，经批准后负责执行；

4.拟定公司会议制度并负责协调、组织；

5.制订公司办公物品、固定资产采买工作程序和行政管理细则、工作目标，经批准后负责执行；

6.规范公司员工礼仪、仪容仪表并负责监督；

7.根据国家有关法规，制订公司治安保卫、消防工作制度及实施细则，经批准后组织实施；制订法制、防火安全教育及消防专业技术培训计划，经批准后组织实施；

8.负责公司安全保卫工作，配合各部门做好如管理、网络、营销等商业机密的防护工作；

9.制订公司驾驶员及机动车管理细则，经批准后负责执行；

10.配合大厦物业管理部门工作，做好公司员工午餐、保安、保洁等方面的工作，以保证公司优良的办公环境。

二、办公秩序管理

1.检查、管理员工考勤，对员工迟到、早退、旷工、休假等及时记录、做出参考处理意见；

2.办公环境的监督及维护，包括环境卫生、办公区域内物品摆放、绿色植物养护等等；

3.会议室、培训室、各职能办公室的使用管理；

4.检查公司员工执行规章制度的情况，并按程序填写过失单，办理员工违纪处理；

5.检查固定资产使用情况，对人为损坏及误操作造成的情况及时处理，保障办公使用，并按制度规定对责任人进行处罚。

三、成本支出控制与物品采买

1.参与编制公司办公物品购买预算，并进行有效控制；

2.根据公司工作进展需要，组织办公室装修、入住；

3.掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用；

4.会同财务部确定合理物资采购量，及时了解办公物品存货情况，进行合理采购；

5.汇总各部门的采购申请单，编制办公采购计划；

6.选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；

7.进行市场询价，采购所需物资；

8.采购物资的报验和入库；

9.采购过程中的退、换货；

10.采购合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。

四、档案公文管理

1.建立公司的档案管理办法，指定专人负责收集整理本部门工作资料、文件保存及归档工作；

2.监督、检查公司各部门档案管理工作，并进行总目录的汇总、重要档案资料的收存；

3.根据领导指示及本部门工作需要，拟定公文，经审批后下发并监督、报告执行情况；

4.对公司订阅、购买的各种报刊、图书、资料等建立资料库，做好目录，按照规范的借阅手续进行管理。

五、活动组织

1.负责大型员工活动方案的策划、报批及实施；

2.负责公司重大会议和内部活动的筹划与组织；

3.根据需要配合各部门组织举行活动。

六、内、外部联络

1.经公司领导委托，代表公司与相关政府部门和有关社会团体、机构的联络，协调地方关系；

2.协助公司领导接待重要客人；

3.与所在地政府行政机关（如派出所、安委会、车管所、街道管理处等等）建立良好的协作关系；

4.协助业务部门进行公关工作；

5.与各部门建立顺畅的沟通渠道，定期组织内部交流；

6.保管公司营业执照和组织机构代码证；

7.与物业部门建立良好的合作关系，配合做好物业管理工作。

七、后勤服务

1.管理员工餐、客餐，保障员工及来客正常就餐；

2.办理来客或因公出差员工车票、机票、饭店等的订购手续；

3.对文件往来传递的管理，如快递、名片印制公司的选择、结帐等；

4.办公用品的统计与发放；

5.处理因公发生的各种维修事项（物业部分除外）；

6.回复员工对公司政策等问题的咨询；

7.管理制服配备工作，如制服配备的人员资格审查、制服制作厂商的选择、购进与发放、员工离职折旧计算等；

8.需办公室办理的行政费用的支付，如手机费、会员费、养路费等；

9.公司、等接转；

10.来访客人的接待；

11.办公室文件、文稿的复印、打印、校对；

12.饮水机及饮用水的管理；

13.办公区内绿色植物及花卉的管理。

八、安全保卫

1.配合物业管理部门，组织处理治安、火灾突发性事件，及时调查事件原因并制定预防和整改措施；

2.定期组织检查公司重点部位内保和重点防火区域消防设施及防范措施情况，发现隐患，及时落实限期整改；

3.负责公司前台的管理，监督检查公司出入管理制度执行情况；

4.主管公司消防器材、设施的配置、维护、更换、定检工作；

5.定期主持安全保卫例会，并参加公司有关安全、防火工作会议和当地公安、消防部门召开的会议；

6.按工作程序做好与相关部门横向联系，并及时对部门间争议提出界定要求。

九、司机与车辆管理

1.完成所属地方安委会布置的交通安全工作；

2.对公司司机进行教育培训、工作分配；

3.车辆的购置、保养、维修、报废、事故处理等手续的办理；

4.所有车辆油料的管理工作；

5.车辆档案的建立与维护。

法务管理方面

一、法律咨询建议职能

1．向公司领导就具体问题提供法律意见；

1．协助公司领导正确执行国家的法律法规，对公司的重大经营决策提出法律意见；

2．对公司的规范化管理和运作提出法律建议和意见，加强依法治企；

3．对所有的诉讼案件在审结后进行分析总结，建立完整的案件档案库，向公司领导提供案件分析总结意见；

二、法务审查规范职能

1.参与起草、审核公司重要的规章制度；

2.审核并留存公司各类合同，就合同中相关的法律问题进行把关，对于重要合同在经公司指示或依相关部门要求后，参加有关的谈判与合同起草工作。

具体包括：

1）对外合作开发合同；

2）公司同客户或业主签订的相关合同或协议；

3）购销合同；

4）其他。

第三部分部门组织设置

一、组织关系

办公室主任向上受主管经理领导，水平支持、配合各部门负责人工作，向下管理办公室工作。

二、岗位设置

办公室主任

办公室副主任

行政助理

档案、库房管理员

计算机、管理员

司机

前台

第四部分岗位说明书

办公室主任岗位说明书

办公室副主任岗位说明书

行政助理岗位说明书

档案、库房管理员岗位说明书

计算机、管理员岗位说明书

司机岗位说明书

前台岗位说明书

岗位说明书

办公室主任岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

办公室主任

直接上级：

主管副总

间接上级：

总经理

直接下级：

办公室副主任

岗位编号：

ZY-BGS-01

任职资格：

本科以上或相当学历；30人以上中型企业相同岗位3年以上工作经验；全面了解行政管理各个方面的知识，在心理学、企业管理等方面有较深入的了解，熟知国家及北京市劳动法律、法规；年龄25——35岁；良好的沟通、组织、中英文表达能力；熟练操作计算机；优秀的文案能力和组织、协调、沟通能力。

职责范围：

1.指导、监督办公室副主任的工作；

2.依据公司发展战略规划，制定办公室年度工作计划及费用预算，报公司领导审批；

3.领导本部门员工开展工作，并对其工作成果进行检查、监督，提出有效的纠正措施，确保年度经营目标的实现；

4.定期参与董事会会议和公司高层会议，对本部门年度计划执行情况做出专题汇报。

办公室副主任岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

办公室副主任

直接上级：

办公室主任

间接上级：

主管副总

直接下级：

行政助理、档案管理员、库房管理员、车辆管理员、计算机、管理员、前台、司机

岗位编号：

ZY-BGS-02

任职资格：

专科或相当学历；年龄25岁-35岁，具备两年以上相关工作管理经验；具有组织管理协调能力，善于沟通，优秀的外联与公关能力；良好的个人品格和团队合作精神，能够承受工作压力。

职责范围：

1.协助办公室主任管理办公室日常工作，及时完成分工管理工作；

2.经公司授权或委托，代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构的联络，协调地方关系；

3.完成所属地方安委会布置的交通安全工作；

4.负责公司车辆管理工作，并进行监督落实；

5.负责车容、车貌检查工作及组织司机学习及培训；

6.负责公司安全保卫、防火工作的管理；

7.主管公司消防器材、设施的配置、维护、更换、定检工作；

8.负责公司办公室的搬迁、调整工作；

9.负责公司员工宿舍的租赁、管理工作；

10.处理因公发生的各种维修事项（物业部分除外）；

11.公司制度的建设、完善与管理；

12.公司固定资产的采购与管理、公司日常办公用品的采购管理与支出、库存管理；

13.公司图书资料的采购管理与日常管理；

14.公司办公环境的改善与管理；

15.公司企业文化建设、完善；

16.定期向办公室主任述职。

考核标准：

1.工作态度是否认真负责、不推诿；

2.分管工作是否完整、准确；

3.对领导交办的工作是否积极配合、是否及时、无差错；

4.对本职范围内的秘密负责。

行政助理岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

行政助理

直接上级：

办公室主任

间接上级：

主管副总

岗位编号：

ZY-BGS-03/04/05

任职资格：

22-28岁左右；大学专科以上学历；2年以上行政秘书工作经验，熟练操作计算机及相关管理软件，优秀的文案功底，良好的外联能力和协调、沟通能力。

职责范围：

1.专职做好主管经理秘书工作，处理好经理办公室日常事务，按时完成主管经理安排的各项工作；

2.协助办公室主任引导公司领导正确执行国家的法律法规，对公司的重大经营决策提供法律意见；

3.协助办公室主任负责公司重要会议、重大活动的组织筹备工作；

4.协助办公室主任制定公司各项行政管理制度，经审批后执行；

5.完成办公室主任布置的各项管理工作，协助办公室主任建立公司统一、高效的行政管理体系和完善公司工作流程；

6.协助办公室主任完善公司企业文化的建设；

7.经办公室主任授权或委托，代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构的联络，协调地方关系；

8.指导、巡视、监督、检查公司各部门的行政工作；

9.协助办公室主任负责组织考核工作；

10.定期向办公室主任述职。

考核标准：

1.制度、计划执行、实施是否认真、细致、负责；

2.对职责范围内的目标达成负责；

3.向办公室主任提供信息是否真实、准确、及时、全面等；

4.权责范围内监督、检查是否认真、处理是否得当；

5.对本职工作范围内的公司秘密负责。

人事助理岗位说明

职位名称：

人事助理

直接上司：

人力资源部主任

间接上司：

主管副总

岗位编号：

ZY-BGS-06

任职资格：

大学本科以上学历；从事人事助理工作2年以上；年龄22——27岁，熟悉本市人事管理政策及操作流程，熟练使用现代办公软件，具备优秀的文案能力及沟通、协调能力；具备创新精神与团队合作精神，有强烈的事业心与责任感。

职责范围：

1．起草、制定人力资源管理工作程序和规章制度；

2．制定人力资源部工作计划；

3．办理员工相关人事手续（员工入职、转正、签订劳动合同、离职、调动、人事档案管理等）及相关福利待遇（社会保险、住房公积金）等事项的办理；

4．管理员工职业资格工作。

办理公司监理、造价、建筑等职业资格证书的注册、变更、年检工作；

5．根据公司各部门需求制定招聘方案，并组织安排面试、考核工作；

6．制定公司培训计划、撰写培训方案并组织实施；

7．负责公司员工薪酬管理；

8．负责公司员工绩效考核工作；

9．管理公司公章与出具介绍信；

10．完成上级交办的临时性事务，并定期向人力资源部主任述职。

考核标准：

1．高质量、高效率地完成工作计划和所有本职工作；

2．严格遵守工作纪律和公司各项规章制度，保持积极的工作态度；

3．具备较强的敬业精神和工作热情；

4．较强的关系沟通能力和对突发事情的预见及处理能力；

5．服从上级领导，能迅速准确的领会领导意图并提出合理建议；

6．具备较高水平的专业知识及一定的相关专业知识；

7．对本职工作范围内的公司秘密负责；

档案、库房、车辆管理员岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

档案管理员、车辆管理员、库房管理员

直接上级：

办公室副主任

间接上级：

办公室主任

岗位编号：

ZY-BGS-07

任职资格：

年龄20岁以上；大专以上学历，相关岗位1年以上工作经验；熟练使用Office办公软件，具备档案管理员任职资格和财务基础知识；良好的组织纪律性，具备创新精神和团队凝聚力，勤奋敬业。

职责范围：

1.负责报刊、杂志、信件的预定；

2.负责图书、资料、档案库的管理工作；

3.负责办公用品的预算、入库和发放工作；

4.负责固定资产的管理（包括预算、入库、变更及发放）

5.负责车辆管理：

（驾驶员管理和车辆费用管理）；

6.负责办公环境的管理（直接管理会议室的使用）；

7.负责复印、装订工作（详见制度）；

8.负责办公室主任交办的临时事务性工作；并定期向办公室主任述职。

考核标准：

1.工作是否积极主动，是否服从领导安排；

2.是否对职责工作认真负责，一丝不苟；

3.管理过程记录是否完整、准确；

4.对本职工作范围内的公司秘密负责；

5.是否遵守公司各项规章制度。

司机岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

司机

直接上级：

办公室副主任

间接上级：

办公室主任

岗位编号：

ZY-BGS-08\09\10

任职资格：

中专以上学历，23-35岁；3年以上驾龄；驾驶技术熟练；熟悉车辆维修、保养事宜。

职责范围：

1.负责公司工作车辆驾驶工作和保养，服从办公室统一调派；

2.遵守交通法规，服从车辆管理负责人的领导；

3.配合办公室副主任负责车辆维修保养工作，保持车辆正常运转；

4.保守公司机密，严禁私下传话；

5.负责公司安全保卫、维修等工作；

6.负责办公室交办的临时事务性工作。

考核标准：

1.工作是否积极主动，是否支持、配合用车人工作；

2.是否服从领导安排；

3.是否遵守公司各项规章制度；

4.工作质量是否符合公司要求的标准。

计算机、管理员岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

计算机管理员

直接上级：

办公室副主任

间接上级：

办公室主任

岗位编号：

ZY-BGS-11

任职资格：

年龄22-40岁；计算机专业专科以上学历，相关岗位2年以上工作经验；较强的工作责任感，强烈的事业心。

职责范围：

1.负责电脑硬件安装，调试与维护；

2.负责计算机网络维护，文件服务器维护；

3.负责计算机软件的安装和存档，如：

操作系统安装、AUTOCAD、OFFICE2000及相关应用软件的安装；

4.负责公司网站的建立与维护，出现问题及时与相关部门沟通；

5.负责公司程控的日常维护及故障排除；

6.定期向办公室主任述职。

考核标准：

1.工作是否积极主动，是否服从领导安排；

2.是否对公司计算机及程控的管理认真负责；

3.对本职工作范围内的公司秘密负责；

4.是否遵守公司各项规章制度；

5.工作质量是否符合公司要求的标准。

前台岗位说明书

部门：

办公室

职位名称：

前台

直接上级：

办公室副主任

间接上级：

办公室主任

岗位编号：

ZY-BGS-12

任职资格：

年龄20-26岁；大专以上或相当学历；1年以上相关工作经验；形象好、气质佳；有较好的文字功底；熟练操作计算机；有良好服务精神及团结协作精神。

职责范围：

1.负责记录并汇总所在单位人员考勤信息；

2.管理员工餐及饮用水；

3.办理来客或因公出差员工车票、机票、饭店等的订购手续；

4.对文件往来传递的管理，如快递、名片印制公司的选择、结帐等；

5.公司、等转接，号码表更新；

6.办公室文件、文稿的复印、打印、校对；

7.办公环境及办公区内绿色植物及花卉的管理；

8.负责登记、发送公文、快递等；

9.负责接收和传发经领导审核后的并做好记录；

10.负责监督、指导办公区域的卫生清洁工作；

11.与物业部门建立良好的合作关系，配合做好物业管理工作；

12.负责与大厦及其他维修部门的联络、督办工作；

13.负责办公室交办的临时事务性工作；

14.定期向办公室主任述职。

考核标准：

1.工作是否积极主动，是否服从领导安排；

2.处理工作是否积极、及时、高效；

3.是否遵守公司各项规章制度；

4.对本职工作范围内的公司秘密负责。

5.工作质量是否符合公司要求的标准。