合同管理制度.docx
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合同管理制度
合同管理制度
（试行稿）
第一章：
总则
1.1目的及依据
为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，明确合同签署、审批、执行等各个环节的操作制度，以提高业务运作效率；明确相关部门责任，避免经济纠纷和规避风险，保护公司利益。
根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于公司及其所属各分公司与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，房屋买卖合同、劳动人事合同、融资合同、物业出租合同归各部门对口管理。
1.3合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
1.4保守商业秘密
管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
如有泄密，按公司的相关规定处理。
第二章：
合同签订应遵循的原则
2.1合同化原则：
2.1.1公司所有发生的经济事项都应签订合同：
2.1.1.1涉及金额在人民币1万元（含）以上的经济业务都必须通过签署合同的方式明确双方的权利、义务和经济责任；
2.1.1.2金额在1万元人民币以下但由于牵涉到验收、保修、肖像权等无法即时清结的情况，则此种业务也必须签署合同；
2.1.1.3原合同单价、业务范围、付款条件、结算时间等重要条款需要发生变化的，必须以补充协议的方式予以明确。
2.1.2在下列特殊情况下可以不签合同：
2.1.2.1在原合同经济业务范围内由于数量的变化所导致合同实际结算价超出原合同价的经济业务；
2.1.2.2根据双方所签署的长期合作协议可以不签具体合同而直接结算的经济业务；
2.1.2.3不属于以上两种情况但法律部门认为可以不签合同的经济业务。
2.2事前签订原则：
合同应在经济事项开始前签订；
2.3招标原则：
合同单位应通过招标方式确定，但以下情形除外：
2.3.1工程材料类20万元以下、设计类5万元以下、营销策划类10万元以下的合同；
2.3.2某项业务或产品已经确定了长期合作伙伴；
2.3.3政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务；
2.3.4按其他程序文件要求可以直接采购的业务。
2.4标准化合同原则：
签署合同时应采用本公司统一的格式合同文本，除非该项业务尚未建立标准化合同，而格式文本应在与合同单位沟通时出示。
公司格式化合同应由公司内部有关业务操作部门编写，不得采取由供方编写、我公司审查的方式签订合同。
公司标准化合同由综合管理部统一管理；
2.5诉讼原则：
合同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式；
2.6统一管理原则：
各主办部门在合同签订后，应首先交综合管理部归档编号，需使用时，从综合管理部借出。
原则上，各主办部门和财务管理部均应保存一份相关合同。
第三章：
标准化合同管理
3.1综合管理部负责公司标准化合同的保管；
3.2格式合同文本由经办部门或执行部门起草，并与综合管理部、产品研发部（成本管理）、财务管理部及经办部门认为必要的其他相关部门共同讨论后确定；
3.3综合管理部是标准化合同的管理部门（工程、设计、营销合同除外），负责持续评审、改进格式合同文本。
其他部门的意见和建议由法律部门负责评审和确认；
3.4工程、设计、营销性质标准化合同由工程管理部、产品研发部、营销部负责管理及修订；
3.5当政府当局有强制性规定时，应加入格式化的补充条款以充分表达与公司格式合同文本之间的差异。
第四章：
合同的签订
4.1签订合同，必须遵守国家的法律、政策及公司有关规定。
4.2对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人或本项目负责人。
法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。
超越代理权限和非法委托人均无对外签约权，但经法定代表人特别授权并发给委托证明书的例外。
4.3签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
包括：
对方单位是否具有法人主体资格、有否合同标的经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
做到既要考虑本方的经济利益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止合同欺诈，防止签订无效合同，确保所签合同合法、有效、有利。
4.4签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”的原则。
4.5签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。
4.6合同除即时清结者，一律采用书面形式，并采用公司统一的合同文本。
4.7合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准
确。
合同内容应注意的主要问题是：
4.7.1.部首部分，注意：
写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
4.7.2.正文部分，注意：
各类合同签订的各项要素要齐全、准确、完整，不允许出现空白项。
4.7.3.结尾部分，注意：
双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
4.8任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第五章：
部门职责
部门名称
承担的主要职责
主办
部门
经办部门
1.负责选择确定合同单位；
2.负责起草合同文本；
3.负责办理合同报批；
4.参与合同谈判与签订；
5.负责合同交底。
主办
部门
执行部门
1.负责代表公司执行合同条款；
2.负责合同执行中的内部和外部沟通。
3.负责对合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化合同的建议；
4.负责按合同约定向合同单位索赔。
配合部门
综合管理部
1.负责各类标准化合同管理；
2.组织经办部门确定合同单位；
3.组织经办部门编写合同文本；
4.负责办理合同报批；
5.负责审核合同价款合理性；
6.负责审核全部经济条款；
7.负责审核合同条文的准确性、严谨性；
8.负责协助执行部门向合同单位索赔。
财务管理部
1.负责审核付款条款合理性；
2.负责发票处理方式和税务条款合理性；
3.审核除工程合同外其他合同的经济条款。
决策
部门
总经理
1.按照权限规定对合同业务的最终审批进行授权；
2.按照权限规定对授权以外的合同行使最终审批权。
重大事项评审小组
1.审批重大事项评审制度中规定的各类合同。
第六章：
合同办理的财务要求
6.1合同金额必须按具体工作内容或项目、从数量和单价两个方面明确其计算过程或提供明细清单作为合同必备附件；
6.2公司办理付款时要求已经取得对方开具的合法税务发票；
6.3境内付款，从具备付款条件至付出款项的时间约定不少于15天（结算款和保修款则不少于30天）；境外付款，规定20至30天；
6.4款项支付要求：
合同类型
预付款
进度款
结算款
保修款
施工总承包工程
无
≤所完成工程量的80%
竣工结算付至95%
统一按期满付5%。
（协议中另有约定的情况除外）
施工分包工程
通常无。
铝合金、园建、绿化工程≤30%
形象进度至50%－70%时，累计支付≤50%；竣工时支付≤80%
工程设备材料
通常无。
部分战略采购产品、外贸产品及定制产品≤30%
含安装：
进度到50%时累计支付≤40%；验收合格后累计支付≤80%
结算后，付至合同总价的95%
不含安装：
货到验收付至合同总价的75%－80%
零星工程（5万以下）
无
无
竣工结算付至95%
设计合同
≤30%
保修期满付5%
营销类
≤30%
媒介设计发布
无
－
验收后一次付清
—
包装类
无
－
完工验收后付至95%
保修期满付5%
样板房装修
30%
无
竣工结算付至95%
软件开发（大于1万元）、网络布线
≤30%
无
完工验收后付至90%－95%
保修期满付5%－10%
其他
原则：
1、无预付款；2、付款进度不得超出对方履行义务的进度的80%；3、凡是质量方面需要后续保证的，均应留保修款。
6.5款项结算不允许采取现金方式，要求采用转账方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务管理部审批；
6.6在合同中要明确收款银行和收款账号，一般情况下收款户名必须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托付款的条款；
6.7除境外合同外，其他合同金额必须是含税的，不得出现公司另外承担税金的条款；
6.8委托境外企业进行咨询、设计业务时有关税金的规定：
6.8.1对外谈判时统一按不含税口径；
6.8.2主合同条款中合同金额相关的条款不应涉及税款的约定，也不能注明“不含税”的说法；
6.8.3对合同金额不含税的约定事宜需另行起草补充协议进行单独说明，该补充协议应与主合同一并报批、签署、盖章。
6.9其他特殊情况，要求在办理合同审批之前与财务管理部沟通解决。
第七章：
合同审查
7.1.合同的合法性。
包括：
当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
7.2.合同的严密性。
包括：
合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
7.3.合同的可行性。
包括：
当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
7.4根据法律规定或实际需要，合同应当呈报上级主管机关批准、报工商行政管理部门鉴证，或需由公证处公证的合同，则需经过批准、鉴证或公证等程序。
7.5各部门对合同审查的要点
序号
部门名称
审核重点
1
主办部门
合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。
2
策划、设计、
营销部门
审核主办合同的相应技术条款。
3
综合管理部
法律岗位
合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：
变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
4
产品研发部
（成本管理）
合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与项目成本有关的条款。
5
财务管理部
签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
7.6工程管理部对工程类合同审核时应该注意的要点：
7.6.1审核合同中的保修期是否按国家及公司规定时间签订；
7.6.2审核合同中是否明确在已经提供施工图的情况下，不得以施工面积重新计算而对合同价进行调整；
7.6.3审核合同中对易出质量问题的部位（工程），是否在付款安排中另外留有工程保修款；
7.6.4审核合同条款与招标投书相应条款是否吻合；
7.6.5审核合同中是否明确主要材料设备、特殊材料的价格及供应厂家；
7.6.6审核合同中是否明确现场签证和设计变更的操作要求，作到相应合同条款具体、详细，减少将来可能的洽商变更。
第八章：
合同的审批
8.1合同审批流程图
8.2办理合同应采取拟稿审批法，使公司内部各相关部门的意见在与对方沟通之前就能得到充分的沟通和解决；
8.3办理合同时应根据业务性质填写相应的《合同审批表》（见附表一），真实、完整地填列有关内容；
8.4公司要求保存至少三份合同原件；
8.5所有审批完成的合同在加盖公章时，文本在两页或两页以上的，加盖骑缝章；
8.6公司管理类业务金额在人民币10万元以下的，由主管副总审批，10万元（含）以上的，由重大事项评审小组评审、决策；其他业务合同参照相应的规定执行；
8.7.1无需产品研发部（成本管理）审核的合同：
8.7.2除工程、设计、营销性质外的公司管理类业务合同。
8.8合同审批中无需总经理审批的情形：
8.8.1签有战略合作协议且符合战略合作协议约定的具体业务；
8.8.2有明确授权的情况。
第九章：
合同的履行
9.1合同依法成立，即具有法律约束力。
一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
9.2合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
9.3领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。
否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
9.4执行部门必须严格履行各项合同条款，由于不履行合同而给公司造成经济损失的，其责任由执行部门承担；
9.5合同执行完成的履约评审参照相应的规定执行；
9.6执行部门、产品研发部（成本管理）、财务管理部均应建立《合同台帐》，（见附表三）
9.7执行部门、产品研发部（成本管理）、财务管理部均需在款项支付的当天，及时登记各项合同逐笔付款情况，并统计累计付款情况，计算剩余应付款项，进行合同执行情况的动态控制；
9.8执行部门、产品研发部（成本管理）、财务管理部三方必须每月对付款情况核对一次，保证《合同台帐》账账相符。
第十章：
合同的变更、解除、终止
10.1在合同履行过程中碰到困难的，各部门首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。
如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
10.2对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。
变更、解除合同，必须符合我国《合同法》和本制度的规定，并应在公司内办理有关手续。
10.3变更、解除合同的手续，应按本《制度》第八章规定的审批权限和程序执行。
10.3.1经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关
批准。
10.3.2经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。
10.3.3经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。
10.4变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不许。
10.5变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。
10.6因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应依法承担相应的责任，并须在变更、解除合同的协议中明确规定。
10.7以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
10.8合同在双方正常履行完毕合同约定的双方义务，合同执行部门提交付款申请，产品研发部（成本管理）审核、财务管理部支付合同约定的进度款、尾款和保修款，合同终止；
10.9合同实施过程中，若甲乙双方明确终止该合同，必须有充分的理由，由执行部门填报《合同终止报告单》（见附表三）；
10．10《合同终止报告单》按合同原件审批时涉及到的权限逐级审批，经审批后由执行部门与合同乙方签订合同终止协议。
第十一章：
合同纠份的处理
11.1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按我国《合同法》等
有关法规及本《制度》规定妥善处理。
11.2合同纠纷由签约单位负责处理。
涉及内部几个单位的，可以协商或由公司确定一个单位为主负责处理。
签约人对纠纷的处理必须具体负责到纠纷处理终结时止。
11.3处理合同纠纷的原则是：
11.3.1坚持以事实为依据、以法律为准绳原则，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
11.3.2.以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的基础上，公平合理，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
11.3.3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，切实保障我方合法权益；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
11.4各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好纠纷处理工作，不应互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
11.5提请处理合同纠纷的程序是：
11.5.1.承办人填写“《合同纠纷申报表.doc》（一式二份），（见附表四）按本《制度》第八章的规定报批。
11.5.2.审批人可依据情况，在1天内作出：
由上报单位负责处理；由企业法律顾问负责处理。
11.5.3.企业法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
11.6合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
11.7凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关单位必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：
11.7.1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
11.7.2.交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
11.7.3.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目及凭证；
11.7.4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
11.7.5.有关违约的证据材料；
11.7.6.其他与处理纠纷有关的材料。
11.8对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
11.9.1企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行。
11.9.2对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。
11.10.1对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合各单位向人民法院申请执行。
11.10.2在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。
11.11执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
11.12合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第十二章：
附则
12.1签订合同实行合同专用章制度。
公司及下属公司、企业对外签订合同所加盖的印章，除特殊情况使用企业公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。
否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并可给予行政处分。
12.2合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。
合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。
12.3合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
12.4本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下属各部门、公司、企业和业务人员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强公司合同管理工作，规范自身合同法律行为，维护公司利益，提高公司经济效益。
12.5本制度实施以前，公司制定的有关合同管理制度及规定，自本制度实施后即行废止，公司有关合同管理工作自本制度实施后一律按本制度执行。
12.6本制度由公司综合管理部负责解释。
12.7本制度自2010年 3月 1日起实施。
附表一：
合同审批表
项目：
年月日单位：
元
合同名称
费用类别
合同编号
甲方
乙方
合同金额
结算方式
付款方式
执行部门
部门经理
年月日
工程管理部
年月日
产品研发部
年月日
财务部
年月日
综合管理部
法律
年月日
主管副总
年月日
财务副总
年月日
总经理
年月日
附件：
附表二：
合同台帐
单位：
元
序号
合同名称
编号
合同内容
乙方单位
合同价
开工日期
竣工日期
保修期
保修金额
欠付款
应付款
备注
附表三：
合同终止报告单
项目：
年月日单位：
元
合同名称
费用类别
合同编号
甲方
乙方
原合同金额
原结算方式
终止价款
终止价款结算方式
终止原因
执行部门经办人：
部门经理：
综合管理部
法律
年月日
财务部
年月日
主管副总
年月日
总经理
年月日
附件：
附表四：
合同纠纷申报表
项目：
年月日单位：
元
合同名称
费用类别
合同编号
甲方
乙方
合同金额
结算方式
付款方式
执行部门
部门经理
年月日
工程管理部
年月日
产品研发部
年月日
财务部
年月日
综合管理部
法律
年月日
主管副总
年月日
财务副总
年月日
总经理
年月日
升级会员 