文件管理制度.docx
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文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度（范本5篇）
文件管理制度
（一）：
第一章：
总则
一、为了增强办公室办理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际景象，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责，简化管理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章：
职责范围
一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作，保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系，为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达种种指令，实时做出整理，当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作，完成上级交接的其他工作，如:
名片印制、收发传真等。
第三章：
工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章：
办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的关键组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的，档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理，并对文书管理制度做以下划定。
（一）文件管理制度
第一条：
管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:
上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各种条约文件等。
3、制度类文件按照公司文档同一款式举行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对全部文件举行编号，凭据编号定期归档，做好相应的笔墨记载，以备查阅。
第二条：
制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室职员卖力实行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要会合在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
[由整理]
3、公司对内公开文件由行政人事部卖力草拟和考核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部分卖力草拟，行政人事部卖力考核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回草拟部分校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖印，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记载。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件举行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部分主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严酷推行借阅手续，对有密级水平的文件，需行政人事主管审批，总司理答应后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅景象举行登记，做好借阅记载并限期清退。
8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类举行整理，附件、批件、定稿等资料网络完全，存档备案。
半年一小清，年末一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件举行烧毁，需上报行政人事主管具名答应，按照文件管理制度举行处置惩罚。
第三条：
文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:
起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:
外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:
提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二）文书管理制度
第一条：
管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高构造管理工作的服从，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:
一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的庞大事变文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有牢固的款式，但必须标有页眉页脚，文本资料可根据文书详细资料举行调解。
4、根据文书性子举行编号整理，定期对文书举行归档整理，坚持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条：
制度规范
1、根据公司现实必要及上级摆设，起草编写内部公然文书，张贴公示学习。
2、根据文书办理范畴，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并署名备注。
4、按时间、资料等降序分列，整理归档，坚持平时归档与年末归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和生存的代价性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一职责人，若发明文书丢失，办公室职员必须查明缘故原由，如实向主管部门陈诉，若未查明缘故原由，则由办公室卖力负担。
7、违反以上规定者按照相干划定予以惩办。
第三条：
流程设计
起草文书→填写《发文簿》（需要时）→张贴→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁
（三）档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、通报文书资料，提高档案管理质量与服从。
2、档案管理范围:
公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条：
制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室职员卖力网络，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书质料颠末开端整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书质料会合整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档联合，对照编目，列出清单。
4、各部分需借阅相干档案，须由行政人事部主管具名，考核颠末后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须服从保密划定，推行保密手续，异常是员工个人信息、公司图片等重要资料的保管，确保档案宁静与完备。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严酷做好记载。
第三条：
流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条：
管理要点
1、为了增强办公用品办理，规范办公用品办理各项步伐，节俭办公经费，进步利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处置惩罚和管理工作，权责同等严格要求，无擅自调用征象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应举行多方比力，包管性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条：
制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:
每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品现实库存和用量，做出采购计划，经部分主管答应，财务部具名后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体现实举行灵活处理，但必须经部分主管答应。
3、凭据物品所属种别，对办公用品举行实时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物符合。
4、各部门申领的办公用品需实时发放，并做好填表记录；因特殊情景急需领用未填表登记，过后须实时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得擅自调用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、去职职员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年举行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品举行盘问，核实库存，包管出入库等量。
第三条管理流程设计
编制《需求计划表》审批采购入库登记发放
编制需求计划统计申购情景月末清算汇总出库登记
三、图书管理制度
第一条：
管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，范例图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中划定定时到岗，服务到位，保证借还流程有序举行。
3、凭据图书种别，对图书举行编号，并制作目次卡以备员工查阅。
第二条：
制度规范
1、各部门可凭据现实工作必要，申请申购图书。
2、按照各部门的现实需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书举行分类整理，贴上种别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有须要的项目。
4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经关照仍未还书者，根据划定举行惩办。
5、借书职员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严峻侵害或丢失图书，需做出相应的补偿，丢失图书者全额补偿。
6、图书管理员定期对图书举行盘点，如遇图书丢失，查明原因，报部分主管，按指示行事。
第三条：
管理流程设计
1、申购流程:
填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程:
查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条：
管理要点
1、为了进步集会质量，促进有用相同，进步举措本领，进而范例集会办理。
2、根据公司现实及详细的景象，确定集会召开的必要性。
3、清晰集会召开目标，合理安排时间，做到少而精，讲求高效原则。
4、会议负责人有用的控制集会，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议历程的本领与程度，包管集会实效。
5、根据制度划定，严酷集会办理，参会职员定时到场集会，并服从集会规律。
6、集会组织者审时度势，明白集会要点，做好统统准备工作。
第二条：
制度规范
1、网络集会议题，根据选定的议题网络会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好集会关照工作。
2、会议主持人负责会议的召开并卖力现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状态及相干事变，及时整理好会议记要大概集会决定，打印并张贴。
4、根据时间分列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的秘密档案，保管职员不得私自外泄。
如需查阅应严格按照文书管理制度划定实行。
第三条：
管理流程设计
会前:
确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:
进取参与，做好会议记录→会后:
整理会议记录→张贴→归档整理
五、清洁卫生管理制度
第一条：
管理要点
1、为了营造一个精良的工作情况，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成全部划定项目，并到达相应清洁尺度。
3、办公室管理职员为第一职责人，管理所有清洁项目并不定时对卫生举行对峙与维护。
第二条：
制度规范
1、清洁区域包括:
办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的地区。
2、根据排班摆设，轮番扫除干净，行政人事部人员卖力卫生查抄工作。
3、清洁卫生实验卫生职责制，办公室管理人员负责管理办公室全部地区的清洁卫生，当日值日生定时做好全部的干净，监督者实时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生举行维护，包管地面整齐，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸提供等工作。
5、值日生在规定时间内做好全部干净项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、未按要求干净者，根据划定予以处罚。
第三条：
流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、日常事务管理
（一）接待管理
第一条来客接待是行政事件的关键组成部分，为使接待工作范例有序，维护公司的良好形象，对接待工作做详细的要求。
第二条以主动、热情、规矩为原则，欢迎职员应举止高雅，以礼相待。
根据欢迎要求，严酷自我要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待职员问清来者意图，引领其见所需见的职员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条流程设计:
接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
（二）报刊收发整理
第一条办公室管理人员根据公司现实必要，订阅报刊，做出筹划预算，负责管理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在大众阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条：
报纸每周调换一次，所有报纸每季度处置惩罚一次。
第五条：
流程设计:
收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
（三）后勤管理
第一条：
为了认真贯彻公司的种种制度，充分发挥和调动员工的朝上进步性和主动性，凭据现实严酷制度。
第二条：
后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条：
办公室人员负责每日的清洁卫生监视和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条：
根据外出工作人员景象，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条：
办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记举行总的考勤汇总。
第六条：
流程设计:
监督→如实审核→汇总登记→报表
（四）文化宣传管理
第一条：
负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条：
根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息通报工作。
第三条：
存眷国度政策法规，实时记载政策动向，制作简报以供学习。
第四条：
收集与工作有关的学习资料，富厚各人的知识面，附上签阅单举行进度跟踪。
第五条：
流程设计:
获取信息来源→修改整理→张贴→学习→存档
（五）其他事务
第一条：
名片制作、收发传真等其他事件。
第二条：
负责公司文书的打印复印工作。
第三条：
负责树木花草的养护工作。
第四条：
帮忙其他部分工作，完成上级交接的其他使命。
附则
第一条：
本制度由行政办公室订定，解释权归办公室。
第二条：
本办法由总经理批准后实行，修改时亦同。
文件管理制度
（二）：
规范性文件管理办法
第一条：
为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，联合本局现实，订定本措施。
第二条：
本局依法订定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，实用本措施。
下列文件不适用本办法：
（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；
（二）会议纪要。
第三条：
规范性文件资料应贴合下列规定：
（一）贴合法律、法规、规章的规定；
（二）贴合职权法定原则；
（三）与WTO原则或其他规范性文件相和谐，无地方保护和行业掩护的划定。
第四条：
规范性文件不得创设下列事项：
（一）行政许可；
（二）行政事业性收费；
（三）行政处罚；
（四）行政强制措施；
（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；
（六）法律、法规、规章划定之外的任务。
第五条：
法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。
第六条：
规范性文件原则上由业务工作机构指定专人卖力草拟。
需报市政府或市人大答应的规范性文件，应由业务工作机构组织草拟小组举行草拟。
起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表到场。
第七条：
规范性文件底稿组成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：
（一）规范性文件文本；
（二）制定规范性文件的阐明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本。
规范性文件资料与其他行政构造职责相关联的，还应供给与其他行政构造协商景象的阐明。
第八条：
法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出检察意见。
遇特别景象，可再延长7个工作日。
第九条：
法制办按照本办法第三条、第四条的划定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：
（一）贴合本办法第三条、第四条划定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；
（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条划定的，将送审材料退回负责草拟的业务工作机构，并书面说明理由；
（三）送审材料只存在立法技能题目的，予以修改并签署同意意见后转局办公室举行笔墨把关。
第十条：
凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长答应后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的阐明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
规范性文件资料与其他行政构造职责相关联的，还应供给与其他行政构造协商景象的阐明。
第十一条：
凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长答应后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的阐明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第
（一）、
（二）、（三）项质料交法制办。
第十二条：
规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记检察和存案检察以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部分存案。
第十三条：
规范性文件应当自发布之日起30日内涵本局网站上公然，亦可同时接纳其他方法公然。
规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公然的有关划定实行。
第十四条：
规范性文件应自发布之日起30日后施行。
确因特别景象，不立即施行将有碍于规范性文件准确施行的，可自公布之日起施行。
第十五条：
规范性文件目录由法制办按年编印公布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。
第十六条：
对违反本措施的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。
第十七条：
本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构卖力表明。
第十八条：
本办法自公布之日起施行。
文件管理制度（三）：
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省当局密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的向导签批，文件应于当日处置惩罚，电报、急件随到随处置惩罚。
（二）按领导签批的范畴举行传阅。
（三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室管理。
（四）归档，交上级部门。
二、传阅
（一）传阅文件要严酷推行登记手续，按照文件阅读范畴举行传阅。
（二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
（三）对局向导阅后所作的指挥，要及时关照有关科室管理，并做好机要文件办理，防备文件丢失。
三、保密
（一）秘密职员要忠于职守，认真负责，严守保密划定，做到不应说的不说。
（二）对付机要文件，要单独存放，严加保管。
（三）借阅机密、机密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一样平常不外借，确需借阅，需经分管领导答应。
（四）各级领导要严格实行向导保密划定，不得将涉密文件留在办公室留宿或带回宿舍阅读。
（五）涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
（一）传阅和管理完毕的文件，应实时清算收回，分类整理，坚持整洁、清洁。
（二）凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
（三）干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
（四）机要人员按上级要求实时将机要文件收回。
文件管理制度（四）：
一、总则
1、技术文件是本公司的焦点机密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司全部。
2、为规范本公司技能文件的办理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、生存等相干的资料，确保技术文件的正确性及实行有用的办理，特制订本制度。
3、适用范围:
适用于本厂的技能文件的办理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括:
技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技能资料。
具体包括:
1）开发计划阶段:
方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2）开发设计阶段:
原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、计划评审记录表。
3）产品调试阶段:
产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产物验证记载。
4）产品维护阶段:
设计开发总结、软件使用手册、产物使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相干尺度和划定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部分体例，各部门应对技术文件的准确性、合理性卖力。
三、技术文件的提交
1、在产品开辟的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技能文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须定时提交计划文件，并保存在公司的服务器中。
每当设计文件产生庞大变动后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开辟工作的可靠性。
3、设计文件的提交以st
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