企业管理手册行政事务管理手册原稿.docx
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企业管理手册行政事务管理手册原稿
（企业管理手册）行政事务管理手册（原稿）
房地产开发公司
行政事务管理手册
序言
没有规矩，不成方圆。
壹个成功的房地产开发企业必须制定壹套健全的行政管理制度，从而提供优质的后勤保障。
健全而科学的行政管理制度于现代房地产开发企业运营管理过程中起着协调、执行、指示的重要作用，它直接关系到整个企业兴衰。
面对日益激烈的市场竞争，制定壹套适合本企业的科学具体的管理制度，就显得尤为重要。
为此，我们编写了GMS房地产开发企业管理丛书《行政事务管理手册》壹书，全书共分6部分，用小4号字编排、容量大，达5多万字，精选了诸多成功的房地产开发企业内部行政事务管理制度和管理办法作为范本，从企业的CI管理制度、企业会议管理制度、企业出差管理制度、企业办公用品管理制度、企业安全保卫管理制度、企业卫生管理制度、企业员工提案管理制度、企业档案管理制度、企业食堂管理制度、企业车辆管理制度、企业印章管理制度到日常的企业行政事务管理等各方面的规章制度及简练实用的表格，使企业于管理方面有章可循，效益倍增。
该书简洁、直观、实用，又可现用现查，实为从事房地产开发企业文案制作人员及企业制定关联规范性文本之参考书，亦可作其他行政机关、事业单位人员制定办公管理制度之参考。
由于编者水平有限，书中疏漏之处于所难免，敬请广大读者批评指正！
年月日
1．0手册说明3
2．0行政事务管理方针、管理目标4
3．0行政事务管理图5
4．0行政事务岗位说明书6
5．0行政事务管理制度14
5．1门卫接待制度14
5．2前台接待制度16
5．3考勤管理制度17
5．4工作服管理制度21
5．5胸卡管理制度23
5．6卫生制度25
5．7食堂管理制度28
5．8房屋维修制度30
5．9车辆管理制度32
5．10办公用品管理制度42
5．11图书管理制度49
5．12印章管理制度52
5．13文件管理制度55
5．14档案管理制度61
5．15文印室管理制度76
5．16网络使用管理制度78
5．17计算机管理制度80
5．18电子邮件管理制度81
5．19会议管理制度83
5．20部门经理会议制度89
5．21宴请接待制度94
5．22信息收集、传递制度99
5．23员工提案管理制度102
5．24员工出差实施细则107
5．25对外宣传细则113
5．26保密管理制度116
5．27安全管理制度118
5．28CI规范管理制度125
6．0行政事务管理评审和改进控制程序132
6．1制度检查执行情况评审表132
6．2改进控制程序图136
1．0手册说明
1．1手册内容
本手册系依据《公司章程》和公司的实际相结合编制而成，包括：
公司行政事务管理体系的范围；
公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件；
1．2适用范围
本手册适用公司和分公司的行政事务管理。
1．3手册管理
本手册为公司的受控文件，由董事长批准颁布执行。
手册管理的所有关联事宜均由总经理办公室统壹负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。
手册持有者调离公司时，应将手册交仍总经理办公室办理核收登记。
手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。
于手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到行政部。
行政部应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审；必要时应对手册加以修改，执行《文件控制程序》的有关规定。
2．0行政事务管理方针、管理目标
2．1行政事务管理方针
2．1．1以最新、最好的服务提高行政管理质量。
2．1．2以房地产开发项目为中心提供快速、优质、可靠的后勤保障。
2．1．3以认真负责的敬业精神，做好纵向沟通和横向协调工作。
2．1．4团结合作，发挥公司行政管理的整体功能。
2．2行政事务管理目标
2．2．1拟定例行事务的实施计划表。
2．2．2严格控制办公成本，物品管理无差错。
2．2．3创建安全文明的公司环境，不发生重大安全事故。
2．2．4扩大服务网，追求100%“彻底服务”意识。
2．2．5内部评议85%之上。
前台接待
计算机网络
会
议
图书报刊
车辆管理
行政办副主任
文书
CI管理
3．0行政事务管理图
4．0行政事务岗位说明书
行政办主任岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
行政办主任
隶属部门
岗位编码
XZ01
直接上级
总经理
工资等级
三级
直接下级
本部门员工
可轮换岗位
分析日期
工作概述
全面负责公司行政事务的管理，确保公司各项工作正常运作。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责制订公司行政事务管理计划和实施。
2．监控公司办公经费的使用和费用审核。
3．负责制定、完善和审核本部门的规章制度和工作流程。
4．负责实施和公安、市政等政府部门的公共关系。
5．领导、规模、考核直接下级的工作，审批直接下级的工作计划。
6．负责公司CI规范管理文件的制作和实施。
7．完成上级委派的其他任务。
工作
绩效标准
1．保证公司管理工作合理、有序，为公司开发运营提供后勤保障。
2．确保公司安全文明的工作环境，对异常情况及时向上级汇报且采取措施。
3．严格执行公司文档、邮件及网络的管理制度，杜绝出现差错。
4．完善公司信息管理，组织搞好公司对外宣传工作。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于公司总体规划、重大决策及重要文件审批方面，接受总经理的指示和监督；
2．所施监督：
于向部门内部人员下达工作任务和文件审批方面，对副主任、秘书、文书及内部管理人员施放监督。
3．合作关系：
于公司行政事务的安排、处理等方面，以各部门经理发生协作关系。
（二）外部关系
1．公司事务方面和地方政府发生联系。
2．公安、市政等政府部门的公共关系。
工
作
权
限
1．所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权；
2．对所属人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权；
3．行政事务经费的审核权或额度内审批权；
4．办公用品采购计划的审核权。
5．公司车辆的调度情况
工作时间
于规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
于办公室工作。
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。
了解房地产运营管理方面的知识。
熟悉计算机的的应用及操作技能。
技能要求
行政事务分析处理能力，外协关系的公关能力。
工作经验要求
大学本科之上，经济管理或行政事务管理专业。
五年之上工作经验。
基本素质要求
具有健康的体魄，充沛的精力；强烈的责任心；仔细认真的个人特征；
行政办副主任岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
行政办副主任
隶属部门
岗位编码
XZ02
直接上级
行政办主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
分析日期
工作概述
协助主任搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明环境。
全面负责公司办公楼的物业管理工作。
工
作
职
责
和
任
务
1．全面负责公司的安全卫生工作，监督、检查安全防护措施的实施。
2．负责公司的基础设施和食堂管理，统筹安排后勤工作。
3．负责公司办公楼的物业管理工作，制订完善的服务标准。
4．负责实施和公安、市政等政府部门的关系。
5．完成上级委派的其他任务。
6．主任外出时，负责日常行政事务工作。
工作
绩效标准
1．保证公司安全无隐患，确保公司运营正常运行。
2．完善物业管理制度，提高物业服务标准。
3．搞好食堂管理工作，做到安全卫生、味美可口。
4．完善后勤保障制度，制定科学合理的工作流程。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于公司行政事务工作计划、安排及行政事务决策。
接受行政办主任的指示和监督。
2．所施监督：
向部门分管人员下达工作任务和分管工作任务文件的审批。
对后勤人员及物业管理人员实施监督。
3．合作关系：
物业管理、后勤管理等方面和部门经理发生协作关系
（二）外部关系
1．于安全卫生方面和公安及卫生管理等政府机构，发生联系。
2．于物业管理方面和水电等公共单位发生公共关系。
工
作
权
限
1．分管工作人员的指导权、分配权、监督考核权。
2．对分管人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权。
3．物业管理经费及安全卫生经费的审核权。
4．食堂采购的审核权。
工作时间
于规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
物业管理办公室
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有物业管理、后勤管理、基础设施管理及经济法等各方面的专业知识。
了解房地产基本知识，熟悉计算机的应用及操作。
技能要求
物业管理事务的处理能力，熟悉后勤计划的制订和监控。
熟悉安全事故的处理程序。
工作经验要求
专科之上学历，经济管理或物业管理专业，三年之上关联工作经验。
基本素质要求
任职者需具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心；仔细认真的个人特征；
行政办秘书岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
行政办秘书
隶属部门
岗位编码
XZ03
直接上级
行政办主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
行政办文书
分析日期
工作概述
负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司印章的管理和使用。
2．负责公司办公器具的管理，确保公司运营办公正常运行。
3．负责员工提案资料的管理，立项、申报。
4．负责公司机房管理，保证公司网络安全使用。
5．负责公司考勤工作，按时提交打卡记录。
6．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
1．严格控制办公经费使用，做到采购计划合理、适用。
2．严格机房管理制度，做到整洁卫生、安全舒适。
3．员工提案申报及时，立项准确。
4．严格考勤纪律，不弄虚作假。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于行政事务处理方面接受主任的指示和监督。
2．所施监督：
公司员工出勤情况的监督权，办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。
3．合作关系：
公司的内勤、外勤及网络管理，和公司员工发生协作关系。
（二）外部关系
1．网络管理方面和公安部门发生协作关系。
工
作
权
限
1．公司员工出勤情况的监督权、登记权。
2．印章及办公用品的监督使用权。
3．公司网络系统及机房的管理权。
4．员工提案的立项申报权。
工作时间
于规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
于办公室
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。
熟悉计算机软件应用和操作。
技能要求
文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。
熟悉行政事务管理工作程序。
工作经验要求
专科之上学历，计算机、中文或经济管理专业。
二年之上关联工作经验。
基本素质要求
身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。
女性，30岁以下。
行政办文书岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
行政办文书
隶属部门
岗位编码
XZ04
直接上级
行政办主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
行政办秘书
分析日期
工作概述
负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司会议记录及纪要整理，保证会议室清洁、有序。
2．负责公司图书、报刊装订、上架
3．负责公司文件档案的整理、传递、归档。
4．负责公司信息收集的整理和公司对外宣传工作，做到全面、及时、完整。
5．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
1．会议记录全面，思路清晰，要点明确。
2．文档的管理整洁、有序、科学、合理。
3．图书管理完整无损，报刊装订整齐，资料保管齐全。
4．信息收集及时，对外宣传资料准备全面，发布及时，效果突出。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于行政事务方面，接受主任的指示和监督。
2．所施监督：
文件档案、图书借阅实施监督。
3．合作关系：
于文档管理、图书管理及信息收集等方面，和员工发生协作关系。
（二）外部关系
1．于对外宣传方面和政府及关联部门发生联系。
2．于信息收集方面和客户发生联系。
工
作
权
限
1．会议的记录权和纪要的整理权。
2．文档、图书的管理权。
3．信息收集的方案权。
4．公司对外宣传权。
工作时间
于规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
于办公室
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。
熟悉计算机软件应用和操作。
技能要求
文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。
熟悉行政事务管理工作程序。
工作经验要求
专科之上学历，计算机、中文或经济管理专业。
二年之上关联工作经验。
基本素质要求
身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。
女性，30岁以下。
图书管理员岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
图书管理员
隶属部门
岗位编码
XZ05
直接上级
行政办主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
分析日期
工作概述
负责公司图书、报刊的编辑管理，图书室的环境管理。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司图书、报刊、资料的收集整理、编排、登记。
2．负责制订公司图书的借阅办法，管理流程及措施。
3．负责制订公司图书、报刊、资料的订购计划。
4．负责图书室的管理、监督，维持好室内管理秩序。
5．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
图书、报刊、资料完整无损，摆放整洁、有序。
室内环境整洁有序、舒适明亮。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于图书室管理方面接受主任或文书的指示和监督。
2．所施监督：
公司图书、报刊、资料的借阅管理监督和保管。
3．合作关系：
于图书室和借阅员工发生协作关系。
（二）外部关系
壹般不和外界发生关系。
工
作
权
限
1．图书、报刊、资料的归档和管理权。
2．对借阅员工违反借阅制度的纠正权和申报权。
3．图书室的管理权。
工作时间
于规定时间内上班。
工作环境
于图书室
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有图书管理、档案管理等方面的专业知识。
了解房地产基本知识。
熟悉计算机的应用和操作。
技能要求
较强的分析和记忆能力。
熟悉图书管理的方法和技巧。
工作经验要求
中专之上学历，图书、中文或计算机管理专业。
二年之上工作经验。
基本素质要求
身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。
女性，30岁以下。
驾驶员岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
驾驶员
隶属部门
岗位编码
XZ06
直接上级
行政办主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
分析日期
工作概述
负责公司车辆管理、维修和保养。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司车辆的管理和存放。
2．负责公司车辆的使用和驾驶。
3．负责车载物品的搬运和送货。
4．负责公司车辆保养、维修和清洁。
5．负责公司车辆外租收费核算和登记。
6．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
1．安全驾驶，不违章操作。
2．车内清洁、舒适，服务周到、热情大方。
3．合理收费，不弄虚作假。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于行政事务方面接受行政办主任的指示和监督。
2．所施监督：
对公司车辆的管理、使用及保养等方面实施监督。
3．合作关系：
于车辆运输使用方面，和员工发生协作关系。
（二）外部关系
1．于车辆管理方面，和公安交通部门发生联系。
2．于车辆使用方面，和关联部门或客户发生公共关系。
工
作
权
限
1．公司车辆的监督管理权。
2．违章乘车的纠正权、实施的申报权。
3．违规物品的拒载权。
工作时间
于规定时间内上班，经常加班加点。
工作环境
外地流动
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有交通法规、机械维修、车辆驾驶等方面的专业技能。
了解房地产基本知识。
技能要求
较强的分析记忆能力，熟悉交通法规和交通事故处理的各种方法。
工作经验要求
中专之上学历，机械制作或公共关系专业，三年之上驾驶经验。
基本素质要求
任职者具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心，仔细认真的个人特征。
男性，35岁以下。
门卫岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
门卫
隶属部门
岗位编码
XZ07
直接上级
行政部主任、副主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
分析日期
工作概述
负责公司门卫的值班、检查和监督。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司出入人员的检查。
2．负责公司出入人员携带物品的检查和登记。
3．负责检查员工的出勤情况，监督打卡机的使用。
4．负责检查员工胸卡的佩戴情况。
5．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
严格执行公司出入人员的管理制度，认真负责，态度认真。
严格考勤打卡制度，认真负责，不弄虚作假。
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于公司行政事务管理中，接受主任、副主任的指示和监督。
2．所施监督：
对公司出入人员及所携物品，实施检查监督。
3．合作关系：
和上下班的公司员工发生协作关系。
（二）外部关系
1．和来公司参观或联系业务的客人发生联系。
工
作
权
限
1．公司员工出勤的监督情况。
2．公司员工出入所携物品的检查登记情况。
3．公司员工制服及胸章的检查权。
工作时间
于规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
门卫值班室
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有法律、保安等方面的专业知识和技能。
了解房地产的基本知识。
技能要求
具备较强的事务的分析判断能力。
熟悉安全防护措施的规定。
掌握壹定的武术技巧。
工作经验要求
中专学历或高职学历，武术专业或退伍军人，俩年之上工作经验。
基本素质要求
任职者具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心，仔细认真的个人特征；男性，25岁以下。
前台岗位说明书
岗
位
标
识
信
息
岗位名称
前台
隶属部门
岗位编码
XZ08
直接上级
行政办主任、副主任
工资等级
直接下级
可轮换岗位
分析日期
工作概述
负责公司前台服务、接待工作。
工
作
职
责
和
任
务
1．负责公司出勤记录和打卡机的使用。
2．负责公司来客的服务接待工作。
做好来客询访内容记录。
3．负责公司外来领导、来客的引领工作。
4．负责班前班后公司办公楼内的检查工作。
5．完成上级交给的其他任务。
工作
绩效标准
着装整齐、礼仪规范、礼貌大方
主动热情、服务周到
检查认真、不出差错、消除隐患
岗
位
工
作
关
系
（壹）内部关系
1．所受监督：
于公司事务方面接受主任或主任的监督。
2．所施监督：
对公司员工上下班考勤及打卡机实施监督和登记。
3．合作关系：
和出入公司的员工发生协作关系。
（二）外部关系
1．于外来领导来客发生联系。
工
作
权
限
1．对公司员工出勤情况的登记权。
打卡机使用的监督权。
2．外来人员的询问权和登记权。
3．上下班后办公楼内的检查权。
工作时间
于规定时间内，有时需要加班加点。
工作环境
办公楼前台
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有公共关系和礼仪方面的专业知识，了解房地产知识。
技能要求
具备较强的事务的分析判断能力，较好的普通话基础。
礼仪公关能力强。
工作经验要求
中专或高职学历，公关及关联专业，俩年之上工作经验。
基本素质要求
身体健康，美观大方，精力充沛，责任心强，认真仔细的个人特征。
女性，25岁以下。
5．0行政事务管理制度
5．1门卫接待制度
1．1为加强出入公司的人员、物品的管理，特制定本制度。
1．2凡人员及物品出入公司大门应遵守本制度，由保安人员负责管理。
1．3本公司人员出入管理
1．3．1本公司员工出入公司，应穿着规定服装，配挂胸卡于胸处，以便识别，且严禁赤足或穿着拖鞋。
1．3．2员工出入公司，如果携有物品，应接受保安人员的检查和登记。
1．3．3员工上下班时，应排队打卡，且不得代替他人打卡，如发现依考勤管理制度处分。
1．3．4凡进出公司及于公司范围以内，无论上下班时间壹律佩挂胸卡，未按规定佩挂者，依有关规定处分。
1．3．5工作时间内因公外出
（1）从业人员临时因公外出时，应经直接上级批准，保安人员记录出入公司时间。
如遇异常情况应即联络其所属部门的主管处理。
（2）工程部、销售部人员外出，应填写出工单，说明去施工、销售现场或其他场所，保安人员要做详细登记。
（3）因故请假出公司者,应按规定办理请假手续后打卡出公司。
（4）下班时间除加班外,禁止逗留。
1．4公司外人员出入管理
1．4．1工程承包人及雇用人员须入公司工作，先由工程承包人填具“出入公司申请书”壹式俩份，经工程部经理及负责安卫的主管领导核准后，壹份送办公室审核，壹份送门卫存查，且凭此换发“工程承包人入公司凭证”。
如入公司工作时间于壹日以内，可免送办公室审核。
（1）入公司：
凭身份证明文件及“工程承包人入公司证”交门卫核对无误后换发“工程承包人入公司证”佩挂入公司。
（2）出公司：
当日工作完毕出公司时，应交仍“工程承包人入公司证”，换回身份证明文件及“工程承包人入公司凭证”。
午间出公司用餐及工作中出入公司时亦同。
1．4．2凡公司外人员来访者，应先填签“来宾登记表”，保安人员负责引领前台接待。
1．4．3离开公司时，应携“贵宾证”交仍“保安室”，且由保安人员签注离开公司时间。
1．4．4禁止来宾未经准许进入公司，发现或接获他人举报，应由办公室查明责任归属，如因保安人员管理不严，公司给予当值人员20元处罚。
5．2前台接待制度
1．1总台或各楼层值班人员，统称前台接待。
1．2前台接待上班须着工作装、化淡妆。
1．3前台接待要按以下程序工作：
8：
15到公司，穿工作服，检查打卡机，开空调机（夏天）；8：
20，站立迎候员工上班；8：
30收卡。
由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。
工程部常驻工地人员，应有工程部经理说明原因，前台进行登记。
1．4前台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客高层领导的客人，要问清事先有无预约，且主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶
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