SA8000文件控制程序.docx

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SA8000文件控制程序

SA8000文件控制程序

1目的

为了对体系文件的编制、审批、发放、修改、保管进行有效控制，使文件内容符合标准及法律法规的要求，使体系运行使用当前有效版本，特制定本程序。

2范围

适用于本公司SA8000覆盖的所有职能部门。

3职责

3.1最高管理者负责审批公司方针政策；管理者代表负责审批SA8000中除健康和安全之外的程序文件和部分规章制度；健康与安全代表负责健康与安全方面的程序文件、规章制度的审批。

3.2品控部负责SA8000手册、部分程序文件、部分规章制度的编制，全公司涉及SA8000的所有文件和资料的发放、保管、修改。

3.3品控部、生产部负责供应商评估管理涉及的文件和资料的编写。

3.4生产部负责操作规范及健康与安全类文件的编制。

3.5办公室、生产部、财务部共同负责薪资管理制度方面的文件编写。

4程序内容

4.1文件和资料的分类

4.1.1SA8000体系工作手册

4.1.2SA8000程序文件及涉及的公司规章制度

4.1.3法律法规文本及国家主管部门的批复等外来文件

4.1.4公司存档保管的其他文件和资料

4.1.5文件和资料分为受控文件和非受控文件，受控文件需加盖“受控”印章作为识别

标识。

4.2文件的编号

4.2.1体系工作手册的编号形式为LY-SA-SC/CX-X-A/Y；LY表示联益，SA为社会责任，SC表示手册，CX表示程序文件，X表示顺序代号，A表示第A版，Y表示修改次数。

4.2.2体系涉及的规章制度编号形式为LY-SA-ZD-X-A/Y，其中ZD表示制度文件。

4.3文件的编写

4.3.1社会责任体系文件的编写依据有SA8000标准、国家和地方相关法律法规、公司合法的管理实践经验。

4.3.2品控部负责编写工作手册和部分程序文件及规章制度。

4.3.3生产部门、设备部编写各工种〈生产安全操作规范〉。

4.3.4采购部、生产部编写《供应商评估管理程序》。

4.3.5办公室、生产部、财务部共同编制〈薪资管理制度〉。

4.4文件的审批

4.4.1工作手册及方针政策由管理者代表审核，最高管理者批准。

4.4.2涉及健康与安全的程序文件、规章制度由健康与安全代表负责审批。

有效版本按照4.6条规定在管理部备案归档。

4.4.3公司存档的其他文件根据其具体业务流程决定审批人。

4.5文件的发放

4.5.1体系文件经授权审批人审批后提交品控部，由品控部档案专员进行发放，规定高层管理人员、各部门负责人、工会、工人代表为文件持有者，并给定受控号。

品控部档案专员发放文件时，文件持有者在“文件发/回收登记表”上签收。

4.5.3当文件持有者的文件因破损需要更换时，在品控部办理更换手续，仍沿用原受控号，品控部档案专员在“文件发/回收登记表”上登记此事项，持有者签字确认，原破损文件由档案专员按4.6.6条予以销毁。

4.5.4当持有者因丢失需要补领新文件时，应填写“文件领用/借阅申请单”交品控部，品控部沿用原受控号补发新文件，注明丢失补发字样，原文件持有者签字确认。

4.5.5经修改并获原审批人批准的文件，由品控部按照原“文件发/回收登记表”的持有者名单发放，发放的同时收回作废文件，由品控部档案专员按4.6.6条予以销毁。

4.5.6当上述4.5.3～4.5.5所属情况只是更换文件的某一页，品控部要在“文件发/回收登记表”上注明更换的页次。

4.6文件的修改

4.6.1体系文件不限于以下原因需要进行修改

标准版本的更新、法律法规颁布新规定、管理评审和内部审核提出修改文件的纠正措施、公司管理体制和方针政策发生变化、其他需要修改的因素出现。

实施修改的部门应填写“文件修改申请”，注明修改原因和修改内容，报品控部。

4.6.2体系文件的修改由品控部组织原编写部门根据修改原因、修改依据确定修改内容，并进行修改，经品控部报送审批人审批后，由管理部按4.5.5条进行发放。

4.6.3若文件修改未获得批准或经纠正后表明仍需进一步修改的，重复4.6.2步骤。

4.6.4当法律法规等外来文件内容或规定发生更新时，品控部应同步对手册附件[法律法规摘要]，进行更新，必要时按照〈培训与发展管理制度〉增加临时培训。

4.6.5对于破损更换或文件修改时收回的旧文件，由品控部档案专员统一予以销毁。

4.7文件的借阅和归档

4.7.1除了必须由各部门负责保存的文件以外，所有文件原件均由品控部档案专员负责保管，并列在“文件归档清单”上。

4.7.2品控部保存的文件按照项目归属进行管理，有电子文件的应保留相应的磁盘，并每年将新文件整理后刻制成光盘，光盘上要根据文件的项目归属设立不同的文件夹，文件按照归属存于文件夹当中，以保持清晰的检索路径。

4.7.3各部门收到的外来文件统一将原件交品控部存档保管。

4.7.4涉及公司机密的重要文件应该设定阅取权限（一般为高层管理人员可阅），具备权限的人员借阅时，品控部档案专员提供文件副本。

4.7.5SA8000体系文件不设定阅取权限，公司内部人员或利益相关方需要借阅时，可在管理部、工会、工人代表处阅取副本，并在“文件阅览、借阅登记薄”上签字登记。

4.7.6借阅文件的均应在“文件阅览、借阅登记薄”上登记，并确定归还日期，逾期未还时，借阅部门有权向借阅人索要。

5.相关文件

5.1《供应商/分包商评估管理程序》

5.2《记录管理控制程序》

5.3〈薪资管理制度〉

5.4〈生产安全操作规范〉

6记录

6.1文件发/回收登记表

6.2文件清单

记录控制程序

1目的

为了验证公司按照标准要求实施各项社会责任活动，特制定本程序。

2范围

本程序适用于公司SA8000社会责任体系所覆盖的公司所有职能部门。

3职责

各职能部门在体系记录上的职责，分条描述。

4程序内容

4.1记录编号和形式

4.1.1各部门对体系涉及的记录进行编号，记录的编号规则为：

SA-MM-X,SA表示社会责任；MM表示部门两位字母缩写；X表示顺序号。

4.1.2记录形式有但不限于：

公司按照标准和法律法规要求自主确定的记录、国家主管部门规定的社会责任实施记录或证明材料、现场管理的记录（包括照片等）。

4.2记录的填报

各职能部门填制的记录要求为：

国家主管部门有固定格式的按照该格式要求执行，无固定格式的，按照公司SA8000社会责任体系规定的格式执行，要求填写时字迹工整、填报及时，记录的内容要保持真实性。

4.3记录的收集、装订、保管、销毁

4.3.1各部门按照手册、程序文件、规章制度的归口管理要求实行归口管理，由记录的填报者按月整理收集并装订填报的记录（填报周期超过1个月的，按照实际生成的周期执行）。

4.3.2各部门整理收集并装订的记录由该部门保管，存留期限按照“记录清单”上规定的保存期限执行；超过期限的记录予以销毁，销毁方式可锅炉房火烧、或是碎纸机粉碎等，销毁时一般应有2人同时执行，在“记录清单”中销毁栏中进行销毁记录并签名。

4.4记录的验证

4.4.1记录的验证方式不限于管理评审、内部审核的方式进行。

4.4.2当管理评审或内部审核中发现的不符合，按照《纠正、补偿措施控制程序》中 4.3.9条执行。

4.4.3日常发现的其他的不符合，由发现部门填制“不符合报告”，并提交管理部，由管理部组织出现不符合的部门按照《纠正和/或补偿措施控制程序》中4.2条规定制定纠正、补偿措施并进行验证。

5相关文件

5.1《纠正、补偿措施控制程序》

6记录

6.1记录清单

纠正、补偿措施控制程序

1目的

为了对违反标准或体系文件规定的事项采取有效的纠正或补偿措施，更好地进行持续改进，使体系保持与标准的符合性、有效性，特制定本程序。

2范围

适用于本公司SA8000社会责任体系覆盖的所有职能部门。

3职责

3.1管理者代表、办公室、品控部分别通过管理评审、内部审核的手段组织各部门制定纠正、补偿措施，并组织整改效果验证。

3.2工会、办公室就员工反映或公司发现的违反标准的问题，采取调查处理的手段制定纠正、补偿措施，并监督该措施的实施。

3.3各部门在管理者代表、办公室、品控部、工会组织下制定纠正补偿措施、，并予以实施。

4程序内容

4.1制定措施的需求来源：

处理员工疑虑、员工反映、内部审核、管理评审、外部审核。

4.2制定措施的操作步骤

4.2.1弄清楚事项的关键内容，分析出问题产生的主要原因。

4.2.2查找标准及体系中相关法律法规的要求，确定采取纠正、补偿措施后应达到的目标。

4.2.3责任部门在涉及此类问题的范围进行排查，将相同或类似的情况全部甄别出来。

4.2.4根据排查检索反映出来的现状与应该达到的目标之间的距离，组织责任部门制定纠正和/或补偿措施，并确定所需的整改期限，需要予以补偿的，要确定补偿方式及合法的补偿额度。

4.2.5纠正、补偿措施的实施结果以记录的形式体现“不符合项报告”的实施结果栏中，整改期满时，由管理者代表组织相关职能部门巡查验证。

4.2.6采取的任何纠正、补偿措施应考虑法律法规、问题的严重程度、实施客观条件三个方面。

4.3各要素纠正、补偿措施

4.3.1当发现公司存在童工现象时，按《童工核查补救措施控制程序》的4.3.3～4.3.4条规定执行。

4.3.2当发现或员工反映公司存在强迫劳动现象时，管理者代表要求管理部协同工会进行调查处理，制止该行为，并对责任人按照〈员工手册〉要求对责任人进行行政处罚，在全公司通告，以避免该现象再发生。

4.3.3对有妨碍员工正常的结社和参加工会的行为，由工会主席与责任部门或责任人进行交涉，确保员工的结社自由。

4.3.4歧视：

如公司发现员工在工作过程中，如标准所述各项存在差别待遇时，员工可以向工会或管理部投诉，工会和管理部应协同调查并予以纠正，相关责任人就此行为向受歧视员工道歉，必要时公司就此差别向该员工实施补偿。

4.3.5健康与安全

4.3.5.1当出现工伤或在工伤处理上出现不符合时，按照《防止工伤和工伤处理控制程序》的规定执行。

4.3.5.2环保、消防、职业健康等事项上出现不符合时，要与国家主管部门进行协调，制定纠正措施、实施整改、验收，公司予以必要的投入（如兴建设施等），因这些原因给员工身体造成伤害的，公司按照4.3.5.1条及相应法律法规予以必要的补偿。

4.3.5.3职工生活管理出现不符合的，属于员工个人问题的，由所在部门安排人员监督整改，属于公司问题的，办公室组织人员予以必要的设施改造，品控部进行验证。

4.3.6性侵犯：

公司对发生的性侵犯行为，视行为性质严重程度和当事人个人意愿，由公司出面调解或交到公安司法部门解决。

4.3.7当公司在工作时间、薪资待遇、社会保险（包括健康与安全涉及的工伤、医疗保险）等问题出现不符合时，管理部依据适用的国家、吴江市法律法规，组织责任部门制定纠正和/或补偿措施；一般工作时间问题，以补休或发放足额加班费形式予以补偿；薪资核算、社会保险一般采取补发工资、补缴社会保险等补偿措施。

4.3.8当公司采购部门、生产部门在对供应商评估管理上出现不符合时，由品控部监督这些部门，按照《供应商评估管理程序》中4.4.4条重新进行评估；对于供应商违反标准的事项时，采购部、生产部可以按照4.2条的步骤制定纠正措施，并按照《供应商评估管理程序》进行整改和验证。

4.3.9管理评审、内部审核中发现的不符合，均按照本程序4.2条规定制定纠正和/或补偿措施；并分别按照《管理评审控制程序》、《内部审核控制程序》进行纠正、补偿措施验证。

4.4所有违反标准、手册、法律法规的事项，均以“不符合报告”的形式体现，该表中主要包括：

不符合事实描述、不符合点依据、产生原因分析、采取的措施、纠正、补偿措施验证几个部分，该表及所有纠正、补偿材料作为记录，由品控部保存。

4.5因采取纠正、补偿措施而引起文件修改的，由品控部组织责任部门按照《文件和资料管理控制程序》的规定进行修改。

4.6针对上述不符合项，办公室、品控部适当增加培训或以张贴宣传材料的方式进行宣传，以防止同类不符合各项再次出现。

5相关文件

5.1《童工核查补救措施控制程序》

5.2《供应商评估管理程序》

5.3《防止工伤及工伤处理程序》

5.4《管理评审控制程序》

5.5《内部审核控制程序》

5.6《文件控制程序》

5.7<员工手册>

6记录

6.1不符合报告

沟通控制程序

1目的

为了使公司与所有利益相关方就SA8000社会责任体系实施绩效进行有效的宣传，展示符合社会责任要求的公司形象，表明公司自愿接受利益相关方监督的态度，促进整个供应链符合或接近SA8000社会责任标准的要求，特制订本程序。

2范围

本程序适用公司SA8000社会责任体系所覆盖的所有职能部门。

3职责

3.1管理层、各职能部门、基层人员均应自觉学习体系和法规的要求，建立各自与利益相关方的沟通渠道。

3.2管理层主要就公司方针政策及体系实施后提高管理水平的效果与利益相关方进行沟通。

3.3各职能部门主要就体系运行效果、体系实施经验、纠正、补偿措施的实施效果与利益相关方进行沟通，其中在提高对外沟通效果上，办公室还应帮助责任部门就沟通方式、沟通内容提出改进措施。

3.4工会主要就维护职工权益、工会及职代会工作的经验与利益相关方对等部门进行沟通。

3.5基层人员主要就体系实施后职工权益相关问题的解决效果、解决经验等方面，随工会或自行联系的渠道，与利益相关方基层人员或主管人员进行沟通。

4程序内容

4.1对外沟通的方式及沟通对象

4.1.1对外沟通一般按照高层、职能部门、基层三个层面进行，每个层面一般与利益相关方对等部门或人员进行沟通，利益相关方主要包括：

客户、供应商、国家主管部门、新闻媒体、社会公众等方面，沟通的方式灵活多样，有但不限于：

正式场合的会晤、洽谈、电话、传真、快递、电子邮件等。

4.1.2高级管理层主要与利益相关方对等人员进行社会责任实施绩效沟通；各职能部门中：

采购部主要面向客户反馈公司社会责任管理的实施情况；采购部、生产部、品控部主要面向供应链上的供应商；工会、办公室主要面向上级主管部门、新闻媒体，必要时办公室与供应商对等部门进行沟通；基层人员主要面向日常接触的公众群体、新闻媒体或供应商的同阶层员工。

4.2公司对外沟通的内容有但不限于

4.2.1就方针政策及贯彻方针政策后公司的社会责任管理水平提高的情况。

4.2.2公司社会责任体系运行与标准的符合度及纠正和补偿措施的实施效果。

4.2.3公司的社会责任目标及实施效果（包括管理评审作出的绩效评价及成功范例）。

4.2.4公司社会责任体系运行过程中在改善生产环境、保障员工合法权益等诸事项上的具体实践。

4.2.5明确了合理的成本线后，在确定管理目标、形成实施办法上有哪些促进。

4.2.6各种新闻载体上关于社会责任问题有价值的信息。

4.3获取信息

无论公司哪个层面，都不限于以接受培训的途径，自觉学习标准、体系及法律法规的要求，始终关注社会责任体系运行的效果，不断获取公司实施社会责任体系所取得的绩效，这些绩效可以用文字、数据或图表等多种形式展现。

4.3.1建立渠道

4.3.1.1无论公司哪个层面，都应在日常工作过程中，按4.1条所述的沟通对象，与所接触的利益相关方建立沟通渠道；包括利益相关方的联系方式、联系人、职位、工作范围等内容，列成“沟通通讯录”。

4.3.1.2管理层主要通过与利益相关方的业务洽谈或其他社交活动建立沟通渠道。

4.3.1.3采购部、品控部、生产部可在对供应商进行评估管理时建立沟通渠道；办公室在体系实施过程中，根据社会责任事项的主管归属，与相关上级主管部门建立沟通渠道；工会、办公室、基层员工需要与供应商/分包商进行对等沟通时，由采购部负责引见而建立渠道；办公室帮助基层员工引见，建立与国家主管部门、新闻媒体的沟通渠道。

4.4沟通操作

4.4.1无论公司哪个层面，在日常工作接洽过程中，寻找正确的沟通切入点，把对社会责任问题的关注变成共同的话题，如此往复，当公司出现有关对外沟通涉及的信息时，按照4.1条所列的沟通方式、4.2条所列的沟通内容，在第一时间或及时与利益相关方进行宣传。

4.4.2公司各层面对外沟通的频次每年不少于1次。

4.4.3办公室与主管部门的初次沟通，往往是社会责任管理事项的规范性确认，要经过发出确认申请、主管部门实施检查、制定纠正和补偿措施、主管部门实施验证等环节，此后一般为年度审验，在审验过程中进行沟通。

4.5总结报告

在每次管理评审之前各部门要对对外沟通的实施情况总结成“对外沟通实施报告”，报品控部备案，作为在管理评审会议上对对外沟通绩效进行评价的输入材料。

4.6绩效评价

4.6.1对外沟通绩效的表现

4.6.1.1带动供应商提高社会责任管理的热情，同时也提高了他们社会责任实施能力。

4.6.1.2增进了供应链上彼此之间的相互了解，树立了良好的公司形象，形成紧密的战略合作伙伴。

4.6.1.3在具体社会责任管理事项上提供实施经验，帮助供应商取得成功，通过认证。

4.6.1.4上级主管部门对具体社会责任事项的确认明确了具体执行的标准尺度。

4.6.1.5与社会公众和新闻媒体的沟通，更有利于扩大公司影响力，增强接受公众监督的抗风险能力。

4.6.2各层面不限于以管理评审的形式，按上述4.5.1条所列内容对对外沟通绩效进行评估，可随时提交给品控部，品控部每半年整理1次，并宣传对外沟通绩效。

4.6.3非沟通时间长短的因素，公司对外沟通绩效不明显时，不限于以管理评审、内部审核的方式，由管理部协助责任部门改进沟通方式或沟通内容，按照上文所述条款执行。

防止工伤及工伤处理控制程序

1目的

为了贯彻“安全第一、预防为主”的安全生产原则，防止和减少工伤事故，以维护员工的合法权益，保障员工的人身安全，特制定本程序。

2范围

本程序适用于公司社会责任体系所覆盖的公司所有职能部门（主要是生产部门）。

3.职责

主要是办公室、品控部、生产部门在此程序中的职责

3.防止工伤

3.1防止工伤一般不限于采取以下防护措施：

3.1.1工作环境温度的控制措施。

3.1.2安全操作规程、现场安全标识的宣传方面的具体措施。

3.1.3劳动保护用品使用和管理。

3.1.4强化生产现场的安全操作，规范化学品的使用，严格执行设备维护制度。

3.1.5所有职工每年进行一次健康检查，特殊岗位上岗应有上岗证或相应证书。

3.1.6现场应放置急救箱，准备应急药品；现场主管人员负责，品控部每周检查一次。

3.2各部门或岗位应组织防护措施培训和急救措施培训。

3.3发生工伤后，现场主管应立即组织现场急救并通知总经理；经现场处理后仍需要进一步治疗的，按以下工伤处理流程处理。

4.工伤处理流程

4.1接到工伤报告后，总经理应立即安排合适的人员在第一时间将伤员送到合适的医疗机构就诊、抢救。

4.2现场主管应同时保护事发现场，拍片、人员访谈做笔录，展开一系列的调查和收集资料工作，并一一归档。

4.3办公室负责慰问伤员，顺便再确认一下工伤的整个过程，同时交待其收齐好所有医疗发票。

4.4办公室写好工伤报告，在事发30日内上报劳动部门有关方面，申请工伤认定。

申请资料包括：

　　工伤认定申请表

　　伤亡人员与企业存在劳动关系的证明材料（劳动合同）

　　医疗诊断证明或者职业病诊断证明书（病历卡）

　　伤亡人员本人身份证明材料（身份证）

　　伤亡人员或用人单位法人代表委托他人申请的，需提交委托书及被委托人的身份证明（委托书）

　　企业营业执照等

　★外来人员综合保险保险凭证封面及被保人清单

　★公安交警管理部门确定的事故责任结论证明材料（行驶证、驾驶证、交通事故责任书）

　★伤者受伤当天考勤记录

　★市区县综合治理委员会（包括民政、公安部门）出具的从事抢险救灾、救人等维护国家、社会和公众利益活动证明材料

　★革命军人伤残证件

　★指定医院的旧伤复发诊断证明材料

　★人民法院宣告死亡的证明材料

　★公安机关或人民法院出具的遭致人身伤害的证明材料

　　其他：

事故报告（用人单位盖公章）

　　所有材料都需加盖单位公章，有★则是根据情况要上交的材料

4.5在2个月内等待劳动部门有关方面的《工伤认定》结果。

4.6工伤被有关部门认定，下发《工伤认定书》，工伤员工签字，复印存档，复件寄有关部门。

4.7医疗期满，病情稳定，申请工伤等级鉴定

4.8报销相关医疗费用。

所需材料如下：

　　工伤认定书复印件

　　劳动能力鉴定结论书复印件

　　劳动能力鉴定委员会的确认意见书复印件

　　医疗凭证

　　工伤人员身份证复印件

　　工伤人员身份证复印件

　　银行到帐的账户复印件

　　劳动能力鉴定费发票

　　《工伤保险待遇申请表》加盖公章

　　委托单位办理的，授权委托书及被委托人身份证复印件　

★　配置辅助器具的证明

4.9上保险中心申领一次性伤残补助金

4.10如果单位与员工解除劳动合同的，为其做表发放一次性工伤医疗补助和伤残就业补助金。

4.11在整个过程中，一定要做好记录，记录种类如下：

   发薪记录

    受伤员工主张权利，办公室工作依据

    劳动合同签订情况