政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析.docx

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政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析

政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析

吴钢

2012-9-259:

01:

47　　来源：

《图书馆理论与实践》（银川）2011年11期

　　【英文标题】OnthePreservationFunctionsandImplementationModelofGovernmentInformationDepositorySystem

　　【作者简介】吴钢（1983-），男，河南漯河市人，武汉大学信息管理学院讲师，发表论文20余篇，研究方向：

政府信息资源管理，武汉430072

　　【内容提要】政府信息寄存制度的制定和实施能够实现对政府信息资源有效保存和利用。

文章介绍了美国、加拿大等国政府信息寄存制度的发展历程和保存功能的发挥，分析了数字环境下政府信息寄存制度的发展趋势，提出了改进我国政府信息寄存制度的对策措施。

　　【关键词】政府信息/寄存图书馆/保存制度

　　1、政府信息寄存制度的保存功能

　　政府是国家信息资源的最大拥有者。

政府信息资源类型多样，服务于公民、研究机构、商业组织等多种用户群体，具有较高的利用价值，为了保障政府信息资源的长期获取利用，有效的保存措施是不可缺少的。

　　在《图书情报学百科全书》中，将纳入到法定呈缴的客体分为两种主要类型：

版权材料（CopyrightedMaterials）和政府出版物（OfficialGovernmentPublications）。

[1]可见将政府出版物向指定的图书馆呈缴被认为是一种保存国家信息资源的重要制度。

　　在美国，联邦寄存图书馆计划（FederalDepositoryLibraryProgram，FDLP）起源于1813年。

根据《美国法典》第44部第19章的规定，联邦寄存图书馆的建立基于3个原则：

“①除了某些例外，所有的联邦政府信息都应该提供给联邦寄存图书馆；②每一个州和国会辖区都应该建立联邦寄存图书馆，以确保政府信息能够被广泛获取；③所有载体的联邦政府信息都应被普通公众免费获取利用”。

[2]担负寄存图书馆职能的图书馆从政府机构免费获得政府出版物，需要对文献进行有效的管理和保存，向用户提供无障碍的免费政府信息服务。

经过近200年的发展，美国现有1240家寄存图书馆，不仅在政府信息资源公共获取利用方面发挥着重要作用，而且为政府信息资源的保存创造了条件。

　　美国的联邦寄存图书馆主要分为地区性寄存图书馆（RegionalDepository）和选择性寄存图书馆（SelectiveDepository）两种类型。

目前美国有50家地区性寄存图书馆，地区性寄存图书馆需要收藏并永久保存联邦政府及所在地区的州政府出版的所有政府信息资源，以供公众长期使用。

地区性寄存图书馆要向本地区的选择性寄存图书馆提供咨询，协调规划，审查出版物剔除名单并提供其他服务。

选择性寄存图书馆根据本社区的信息需求，选择需要收藏的政府信息，对于收藏的政府信息资源至少保存5年。

[3]

　　加拿大的政府信息寄存服务项目（DepositoryServicesProgram，DSP）实施过程中，寄存图书馆可以由加拿大任何公共图书馆或教育机构图书馆承担，要向普通公众或用户每周至少开放20个小时，有至少1名全日制雇员。

加拿大全国共有大约790多家寄存图书馆，也分为“完整寄存（FullDepository）”和“选择性寄存（SelectiveDepository）”两种类型，其中完整寄存图书馆有51家。

DSP负责政府信息寄存项目运行和分发的成本，寄存图书馆负责存储和向公众提供信息获取的成本。

[4]

　　政府信息寄存制度的设计是促进政府信息资源保存与利用的有效结合。

政府信息资源通过遍布全国的寄存图书馆系统实现了有效的保存和传播利用，其多个复本存在的方式保障了政府信息资源的长期安全性。

通过保存管理、灾难预防、剔除管理等具体内容规定，为政府信息资源的长期保存提供了条件，保证了政府信息资源的完整性。

政府信息寄存制度的实施发挥了图书馆系统在政府信息保存和传播过程中的功能，通过图书馆为政府信息资源的长期获取提供保障。

　　2、数字环境下政府信息寄存制度的发展

　　在数字环境下，政府信息资源的类型和传播方式发生了巨大变化，数字政府信息资源逐渐成为主流，政府出版物主要通过在线传播的方式提供公共获取，政府出版物分发政策也随之有所变化。

2009年，在美国大约有97%的政府信息资源以数字化的形式传播获取，有大约3/4的政府出版物仅以数字形式存在。

[5]

　　虽然数字政府信息的生产、传播和利用可以提高获取效率、可检索性和可获取性，但也对政府机构产生了许多新的挑战：

信息资源的长期保存问题就是其中之一。

大部分数字化的政府信息都具有永久的法律、立法和文化等方面的价值，但是由于易于损坏的载体、技术过时和其他原因，这些信息资源处于严重的丢失风险中。

[6]美国学者提出，传统载体的政府信息很难被毁灭，因为其被分发至多个物理实体机构中，但是现在政府信息只能在网络上获取，纸质文本不再生产，它们可能因为几个击键动作就会带来无可挽回的损失。

[7]政府机构一般只关注于发布提供当前的信息资源，忽视对以往信息的保存，政府机构网站文档的生命周期一般只有4个月。

[8]数字化环境下出现的这些新情况为政府信息资源的长期保存带来了挑战。

　　为了适应这种新形式的发展，在美国研究图书馆协会（AssociationofResearchLibraries,ARL）和州立图书馆机构主管会（ChiefOfficersofStateLibraryAgencies,COSLA）资助的《记录数字民主：

21世纪的联邦寄存图书馆计划模式》（DocumentsforaDigitalDemocracy:

AModelfortheFederalDepositoryLibraryPrograminthe21stCentury）研究报告中提出，联邦政府寄存图书馆计划的发展应朝向5个方向，其中包括：

新发布的政府数字信息应能以数字形式免费提供获取，也必须能够长期保存；一些原始的纸本资料必须继续保存，虽然承担该任务的图书馆会比较少。

[9]

　　面对着数字环境的变化，政府信息寄存制度也应随之发生变革，从而能够有效地发挥自身的功能。

这种变化主要体现在两个方面：

（1）寄存图书馆的积极选择。

在纸本环境下，寄存图书馆是政府出版物的被动接收者；在网络环境下，随着政府信息资源类型和传播获取方式的变化，寄存图书馆工作流程也发生了变化，图书馆成为数字政府信息资源的主动搜集、积极选择者。

　　在这种新的工作流程下，美国一些州图书馆为了有效保存政府网站信息资源，已经积极开展对网络政府信息的收集保存工作。

我国台湾地区学者林秀奇将这种模式称为“图书馆员自发性政府网络出版物搜访行动”（Librarian-InitiatedPublicationsDiscovery,LIPD）。

在这些图书馆中，政府文献图书馆员有规律地访问本州的政府网站，通过网站表层检视、选择性检视、深层检视、临近区域检视等方式选择需要采集保存的政府信息资源。

应用内容评阅选择法、延续性信息追踪选择法、事件关联选择法、文件系列选择法、书目关联选择法、出版品类型选择法等信息选择方法，选择需要保存的政府信息。

通过编目处理，将选择的政府信息资源保存在图书馆数字存储系统中。

[10]

（2）政府信息寄存向数字化方向发展。

通过政府文献图书馆员主动采集过程可以将一部分政府数字信息资源纳入保存范围内。

但选择过程有一定的主观性，加上人力、物力、资金等条件限制，能够采集的政府信息资源毕竟有限。

为了全面有效保存政府数字信息资源，需要将政府信息寄存制度的范围延伸至数字信息资源。

　　在美国一些州立法中，已改革政府信息寄存制度以适应政府信息资源类型变化的需要。

如亚利桑那州图书馆负责收集州政府出版物，以确保政府信息可以被立法机关和公众永久获取。

州立法要求政府机构在网络上出版年报，同时要求报告的纸质版本要送交到图书馆。

建立州政府出版物的图书馆馆藏需要不小的开支，但是经历信息丢失的风险和成本会更大。

[11]这种将数字政府信息资源以纸本形式寄存到图书馆中的方式确保了对其有效长期保存。

　　美国另一些州已通过立法要求开展对数字政府出版物的寄存。

如在科罗拉多州，2003年的法令要求将州政府部门寄存的政府出版物范围延伸至电子出版物，其出版物的范围包括了通过公用电信网络获取的资源。

对于这类型出版物来说，一份电子复本或出版通告应以指定的格式寄存到州立图书馆中，寄存应在出版物出版10天内完成。

立法要求州立图书馆协调州政府机构、寄存图书馆和其他机构的活动开展，确保对州政府出版物的永久公共获取，不论其载体形式如何。

在伊利诺伊州，修订后的州立图书馆法推动了政府电子出版物寄存的实现。

如果文献以指定的格式提交到州立图书馆，则可以相应地减少寄存的纸本文献数量，法规中对“出版资料（Publishedmaterial）”的定义是：

以纸本或数字格式复制的资料，包括可以从公共获取的网络中下载的资料。

[12]

　　这种立法模式的变化将数字类型政府信息资源纳入到寄存活动中，通过界定相关范围，使图书馆可以接收数字政府信息资源，为政府信息资源的长期保存和获取利用创造了条件。

　　3、我国政府信息寄存制度的模式构建

　　我国《政府信息公开条例》规定：

“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。

”这种原则性的规定已经有建立政府信息寄存制度的雏形，但还需要有具体的细则配合实施，以增强法规实施的可操作性。

图书馆界应积极倡导建立政府出版物寄存制度实施细则，以促进《政府信息公开条例》的实施。

　　我国一些地方省市已出台相关规则，如《福建省人民政府办公厅关于认真做好省直单位主动公开政府信息送交工作的通知》中规定“送交的政府信息为纸质文本和电子文本各一份”“主动公开政府信息的送交可采取信函送交、在线送交、直接送达等方式。

送交单位的纸质文本可通过省政府公文交换站向省档案馆和省图书馆送交，并在信封注明‘政府信息送交’；电子文本只向省档案馆送交，可通过互联网‘福建省分布式档案馆网站’或政务网‘福建省档案馆网站’向省档案馆在线报送，也可使用光盘进行离线送交”。

[13]该规定明确了政府信息向图书馆、档案馆报送的程序和方式，便利了政府信息寄存的施行。

但是在信息载体的选择上，对于数字类型政府信息，仅将档案馆作为接收单位，而没有包含图书馆，这不利于发挥图书馆在政府信息资源获取和保存方面的功能。

　　在我国建立政府信息寄存制度过程中需要充分考虑我国的实际情况。

2011年1月19日，中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的《第27次中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2010年12月，我国网民已达4.57亿，互联网普及率达34.3%，比例已经高于世界平均水平28.7%。

[14]但我国互联网发展地区差别大，毕竟还有近70%的公民为非网民。

在构建政府信息寄存制度过程中需要关注非网民需求。

　　随着我国对政府上网工程的重视，越来越多的政府机构在网络上开展业务、发布信息。

根据我国电子政务的发展阶段、因特网普及利用情况和公民的信息获取行为，借鉴国外发展动向，我国的政府信息寄存制度应采取纸本政府出版物与数字政府出版物相结合的方式。

不论是纸本还是数字政府出版物，都应及时送交至指定图书馆。

其中数字政府出版物在开展寄存过程中，可以对图书馆的接收、保存能力进行一定的考核。

只有符合一定条件才确定为有资格接收出版物的寄存图书馆。

图书馆要积极和其他机构合作，共同研究解决数字信息的长期保存问题。

根据不同载体类型的政府信息资源，确立不同的寄存方式。

对于数字政府信息资源，可以采取《电子文件归档与管理规范》中规定的类似方式进行提交。

　　借鉴美国政府信息寄存制度实施办法，寄存图书馆要制定全面的政府信息资源管理规章制度，确保政府信息资源的长期保存和获取利用。

图书馆设立专门负责政府信息资源管理的员工，负责处理相关事宜。

我国政府信息寄存制度在实施过程中，可以选择若干基础条件较好的省市进行试点，在取得经验基础上，再进一步推广实施，以利于制度的有效施行。

　　在我国的《政府信息公开条例》中，对于接收政府信息的图书馆类型要求的是公共图书馆。

公共图书馆开展服务的广泛性可以为公众的政府信息资源获取提供便利。

但寄存图书馆的实施主体不应仅局限在公共图书馆，高校图书馆、科研图书馆也应成为政府出版物接收的对象。

高校图书馆、科研图书馆对政府信息资源有着较高的利用需求，其资金、技术等条件更能确保政府信息资源长期保存的实现。

如在美国寄存图书馆中，50%是学术图书馆，20%是公共图书馆，11%是法律图书馆，19%是其他类型的图书馆。

主要承担政府信息资源长期保存任务的地区性寄存图书馆中，有62%是学术图书馆，30%是州图书馆，8%是公共图书馆。

[15]因此，我国《政府信息公开条例》在修订实施过程中，需要将高校图书馆等图书馆类型纳入到接收政府信息资源的对象范围，以有利于政府信息资源的长期保存与利用。

　　【参考文献】

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//www.fdlp.gov/component/docman/doc_download/564-regional-depository-libraries-in-the-21st-century-a-preliminary-as-sessment?

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