采购流程培训.docx
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采购流程培训
采购及收货流程的培训
围绕申购、采购、验收、入库、发放、盘点六个环节，详细讲解每个环节的流程及制定与此有关的财务制度，规范酒楼所需物资的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、具体切实做好中间环节的每一项工作。
一、申购
（一）每日原材料申购单申购程序：
1.鲜货：
蔬菜、海鲜、肉食、家禽、水果等原料实行每日采购，由所需部门（酒吧、厨房各档口）根据存货、生意情况、储存条件填写《每日申购单》，于每晚21：
30—10：
00电联收银员，收银员到厨房取单，收到后传真给采购员，采购员按照要求通知供应商进货。
2.交与当班收银员的《每日申购单》必须写明所需物品的品种、数量、单位、规格、质量要求，并由部门权限负责人确认、审核、签字。
当班收银员必须检查以上信息齐全后收单，否则退回。
《每日申请单》审批人：
厨房审批人：
厨师长、副厨、头锅（厨师长与副厨同时休息，由头锅负责）
酒吧审批人：
酒吧主管，餐厅经理
（二）库房原材料及厨房自备原材料申购程序：
1、库存物品（库房库存药材、调料、高档干货），按物资标准表、采购周期、由库房保管员按最低存量进行补仓。
2、厨房自备原材料按物资标准表、采购周期、由厨房填写《厨房自备原料申请单》，并有厨师长（或副厨或头锅）审核签字，交给成本会计，成本会计按物资标准表审核（审核目的：
减少积压，不占用空间、提高原材料的周转率），审核合格以后签字确认，给采购员报货。
《厨房自备原料申请单》上必须写清数量，规格，品质要求，缺一项，采购员有权决绝收单。
3、普通原料每周两次购货。
申购时间：
周三、周日
来货时间：
周五、周二
4、高档干货类每三个月申请一次。
（三）酒水原材料申购程序：
1、酒吧按物资标准表填写《申购单》，酒吧主管确认签字，交与成本会计审核，审核通过后签字确认，再交给采购员向酒水供应商报货。
2、酒水类每周两次购货。
申购时间：
周三、周日
来货时间：
周五、周二
（四）清洁用品及零星物品申购程序
1、清洁用品和用具采购数量应综合考虑使用情况，由楼面主管填写《申购单》，经楼面经理审批签字后，交与成本会计按物资标准表审核，审核合格后交与采购员，采购员向供应商报货。
清洁用品和用具规定每周日申购、三天内到货。
2．清洁用品及用具来货后，由楼面后勤主管、收货
员共同收货，质量及数量验收合格后，收货人员全部直拨给楼面，楼面经理在《收货记录》上审批签字。
其他部门（厨房、餐厅、财务、行政、工程）直接从楼面领货，楼面主管登记《清洁用品及用具领用明细表》
《清洁用品及用具领用明细表》必须写明日期、领用部门、领用物品，数量、单价、金额、领用人。
3．餐厅部每月1日将上月清洁用品按部门统计金额，签字确认后，交成本会计。
4、零星物品采购时，由所需部门填写《申购单》，经部门负责人确认、审核签字，总经理确认签字后，采购员采买。
（五）、瓷器、用具申购程序
使用部门填写《申购单》补充瓷器用量，申购单上必须有部门负责人签字、总经理签字，交采购员。
（六）、凡物资标准表以外物资申购，必须填写《申购单》，部门负责人签字、总经理签字，方可交采购员购货。
（七）、所有物品采购，由采购人员采购，其他人员不得私自采购。
二、收货
1、验收的数量标准：
根据《申购单》上注明的数量据实进行验收。
2、验收人员：
采购员、收货员、部门验收人员（由部门负责
人指定专人验收，不得常更换）三人共同验收。
每日申购物品：
各使用部门负责验收质量，财务收货员负责验收数量。
库存物品：
瓶装调料类由库管员自己验收，药材类由厨房验收质量、
库管验收数量，核准后开《收货记录》办理入库。
3、验收时间：
每日早晨8：
30--9：
00
每日下午5：
00
库房药材类：
每周二、周五下午2：
00—3：
00
厨房派人验收。
其他物品验收时间：
每日下午3：
00—5：
00
4、 验收程序：
（1、收货员按《原材料每日申购单》上的数量、质量、规格、要求，会同出品部、采购部共同监督验收，如不符合要求，必须当时提出退货。
采购员积极配合处理。
（2、下补货单时间定在每日下午1：
00以前。
（3、验收人员验收合格后，由财务收货人员填写《收货记录》，注明所收商品物资的品名、数量、单位、金额、规格、质量。
直拨使用部门的物品填写完《收货记录》后，由采购人员、货物领用部门负责人、收货员、供应商、签字生效。
《收货记录》一式四联：
一联供应商，一联收货记帐，一联领用部门、一联交与成本会计核对。
5、无论是供应商还是采购购回的物品必须首先与收货员联系，不允许直接将货物交与使用部门。
查对购入货品是否列入日采购计划或是否属于批准的购货计划，如不符合手续的要落实原因后再收货，对正常购入物品要及时办理收货，直拨入库手续，收货后及时通知领用部门使用。
使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
6、收货员在没有《申购单》的情况下，有权拒绝收货。
特殊情况除外（经董事会或总经理同意的，收货员可以收货，但必须及时补申购单。
）
7、库房的瓶装原料由库管员验收，并填制《收货记录》。
在验收过程中库房严把质量关，对购入货品要核查是否属于“四无”（即无商标、无生产厂家地址、无生产日期、无合格证）产品，查验保质期，食品类杜绝变质、过期商品，鲜货保证新鲜，认真称重，酒吧对高档烟酒做好批号装箱单记录。
核准入库的品名、规格、型号、数量、单价、金额，逐一验收入库。
库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
8、《收货记录》上必须有供应商、收货员、使用部门主管签字，使用部门负责人每日下午5：
00准时到仓库签字。
三、供应商要求及定价表
1、供应商要求：
供应原料保质保量、按时到货，所有证件齐全（营业执照、卫生许可证、税务登记证、检疫证明）
2、由成本会计每月组织厨师长、采购员本着货比三家的原则去各大批发市场询价，每月5日、20日至少两次以上。
3.定价：
通过市场价与原定价制作对比表，了解价格浮动情况，由采购员与供应商商定价格后，厨师长、成本会计、总经理确认签字后，作为正式定价表。
4、定价表及时提供给收货人员，库管员，作为《收货记录》金额依据。
5、当供应商提出个别原材料价格波动太大时，经市场调查后，定价可适当调整。
6、节假日（五一、十一、春节、中秋节），供应商必须提前半个月告知采购具体供货时间。
四、领货
物资领用办法
1.按照“推陈储新，先进先出”的原则发放在库物资
。
2.部门领用物资应填写《领料单》，《领料单》一式四联（仓库、财务、成本会计、使用部门各一联），必须填明所需物资名称、申请领用数量、规格、型号，由经办人、部门负责人确认、审核、签字。
厨房审批人：
厨师长、副厨师长（厨师长、副厨师长同时休息时，头锅签字）
酒吧审批人：
酒吧主管
楼面审批人：
楼面经理
3.物资出库时，库管员要核对《领料单》注明的物资名称、领用数量、规格、型号，并确认部门负责人签字后，可办理物资出库手续。
否则不予办理。
4.发货人与领货人要当面点交清楚，防止差错出门。
所有发货单据库管员应妥善保管，按期整理归档不可丢失。
5.采购、收货和使用三个环节上的相关人员要相互制约、相互监督、相互合作，共同做好工作。
对于有争议的问题应各自先行协调解决，协调无果可向上级报告请求解决。
6、仓库领货时间：
为配合各部门日常工作及财务工作的管理，现将各分店各部门领货时间及领货制度公布如下：
厨房：
每日领货2次：
上午9:
30—10:
30
下午5:
00—5:
30
五、退货
（一）、不合格，当时退货
1、供应商从库房拿走的物品必须有出门条
2、出门条上必须有库管员和收货员的签字
3、出门条必须写清物品名称、数量、单位
（二）、已经办理完收货手续，由于其他原因退货的，必须开退货单，退货单上必须有部门负责人签字。
六、假期备货
1、五一、十一假期各部门提前半个月计划备货，提前一周到货。
2、春节假期各部门提前一个月计划备货，提前一周到货。
七、月末盘点管理制度
1、每月末最后一天营业结束，由各部门负责人与财
务人员进行全面实物盘点。
2、盘点前财务部及各部门应将本月所有入库、出库单登记完毕并结出余额，做好“月末盘点表”再行盘点。
3.盘点当日所有参与盘点人员应停止休假，并按规定时间提前到工作地点，向盘点负责人员报到，接受工作安排。
4.所有盘点财物都以静态盘点为原则，因此，盘点开始后应禁止财物的进出移动。
5.盘点应以实际清点或采用精确的计量器为准，避免用主观的目测方式，每项盘点物资的数量，应于参与人员确定后，再继续进行下一项，盘点后不得更改。
盘点时若有修改项目，须由盘点人员签字生效，并说明原因。
6．物品盘点时，盘点人均应依据实际盘点数，详实记录《月盘点表》，《月盘点表》一式两联，责任人签名确认后，自存一联，交财务部一联。
7、盘点结束后，财务部应及时结出月末库存数，对出现货品溢余或损失，应查明原因由部门提出报损报表，做出书面报告上报各有关部门领导审批并妥善处理。
8、盘点时间及盘点人安排
（1、原材料盘点时间安排
a、库房：
月末最后一天下午库房停止发货，整理仓库帐和盘点表会同财务部进行盘点。
b、酒吧：
每月1日上午8点，财务部会同餐饮部盘点人对所有存货进行实地盘点。
C、厨房：
每月末最后一天营业结束后，由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货物品进行实地盘点。
（2、瓷器盘点时间
a、楼面部：
每月27日上午8点，由财务部会同楼面部盘点人员对所有存货盘点。
b、厨房部：
每月27日上午8点，由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货盘点。
（3、杂品盘点时间
a、楼面部：
每月28日上午8点，由财务部会同楼面部盘点人员对所有存货盘点。
b、厨房部：
每月28日上午8点，由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货盘点
（4、灭火器盘点
每半年盘点一次
（5、燕鲍翅及进口红酒盘点：
每半月一次（每月15日、每月最后一天），燕鲍翅每次水发后的数量，厨房必须报于成本会计。
（6、各部门必须安排专人盘点，提供详细的人名给财务部
9、盘点结束后，各部门负责人在盘点表上签字。
七、成本会：
总结上月原材料采购、使用过程中存在的问题，在成本核算和控制中需要完善和加强的地方。
对日常成本的控制和核算，可以合理控制进货，防止原材料的积压和浪费，提高原材料的利用率和新鲜度，真正做到货真价实。
同时可以及时发现问题，堵塞漏洞，减少浪费，杜绝不正之风，增加效益。
1、召开时间：
每月8日下午2：
00---4：
00
2、参会人员：
米总、田总、楼面经理、厨师长、酒吧主管、成本会计、采购员、财务人员代表
3、提供资料：
A、盘点表，
B、盘盈盘亏表
C、酒吧、厨房、销量排行。
D、毛利排行表。
E、成本分析报表。
F、与物资标准表的对比报表。
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