招商会筹备流程最详计划方案.docx
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招商会筹备流程最详计划方案
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招商会议筹办
1.会务工作计划方案
2.2018年8月，为全面配合渠道人员对于**地域市场渠道的开辟工作，针对于**市场渠道建
3.设展开招商会所有有关工作，特拟订此工作计划，以保证招商会工作条理清楚，成功达成。
4.此工作计划中时间安排，假设8月20展开针对**市场举办的招商会议。
5.一、先期筹办阶段：
6.1.宣传造势：
7.目的----为了优异配**地域联创人员展开工作，让各级代理在先期与意愿代理交流、意愿代
8.理选择及后期团队建设中站有益地点。
9.工作计划：
10.三时节间，全面采集**地区意愿代理的正确信息，对于回馈信息作出剖析，并拟订出完好的造势推行方案；（所采纳宣传方式，媒体名字，设计宣传资料；拟订具备必定成效的阶
11.段性宣传炒作方案）
12.三时节间，落实宣传造势方案的实行（依据所拟订宣传方案，制作宣传资料的投放、
13.落实其余造势炒作安排至详细人员）
14.开始宣传工作第一周，即时采集并剖析全面采集**地区意愿代理的正确信息反应
15.信息，并作出下一步宣传方案：
若当前所采纳方式成效较好---加大宣传投入；若当前所采纳方
16.式成效不好---立刻剖析问题所在（改进方式参照文档“对于宣传造势”）
17.Ps：
先期宣传造势工作展开中，时辰保持与渠道人员交流，经过渠道人员反应信息，剖析所
18.做造势工作安排。
19.从拟订此计划改日起，全面运用公司当前所具备宣传设备。
20.方案详细落实操作及责任落实：
21.对于信息怎样采集：
会务人员及各级代理人员，在平时引流时，采集所需信息；
22.对于宣传方案怎样拟订：
依据所采集信息反应，由会务人员设计并经过领导同意后联系打
23.印厂家（创想广告喷绘写真）开始制作；（当前主要剖析能否需要--市场宣传海报，授课老师宣传海报，优异代理个人简介。
）
24.对于宣传方案怎样落实展开：
在宣传资料制作完成以后，散发与各级代理，由各级代理人
25.员在平时发圈时，利用软文开始为招商会造事；
26.招商会会中资料制作：
27.目的----经过宣传招商手册、会议PPT等直观显现于来会心向代理眼前的一些东西，更突
28.出公司对于招商之思路专业地、清楚地表现。
29.工作计划：
30.与察看宣传方式成效回馈同期，依据负责人所供应资料（政策方面、会议内容
31.有关），设计制作招商宣传手册，会议PPT；
32.起，与各级代理人员交流配合，将与本次招商会有关的一些宣传资料发到各级代理的
33.朋友圈，并拟订招商会展开详细工作流程。
（此后工作计划安排，拟订“招商会流程总表”及“招
34.商会流程总表细节说明”）
35.方案详细落实操作及责任落实：
36.对于招商手册，会议PPT制作及应用：
由会务人员设计并经过领导审查事后交托广告公司打印制作；由各级代理人员经过培训后在平时发圈及交流过程中为意愿性代理详尽解说；
37.对于招商会展开详细流程策划设计：
由会务人员策划文案及整体流程以及所有环节细节
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注意事项并落实各环节责任人员，经领导审查并同意后，严格依据策划方案履行；
二、先期策划阶段：
招商会整体流程及整体方案策划：
目的：
拟订拥有规范性、可复制性的招商会详细流程方案，以接下来的工作中严格履行且
便于此后复制与不停改进。
工作计划：
1.确立会议目的、名称、规模
观点：
招商会议因为有其独到的个性，因此不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。
环绕这个目的，招商组织依据掌握的各样信息，意愿性代理动向，以及当前行业发展趋向，各代
理商详细状况等，来剖析和制定招商会的目标，再依据邀请客商的人数多少等要素确立招商会的
形式及规模。
目的：
增添***地域团队规模
名称：
*****联创招商会
规模：
参会人员***人，会务人员**人，著名授课老师**人。
会议当天整体流程设计
观点：
针对于招商会会前、会中、会后详细具备流程环节设计，并经过领导审查后，严格按
照所设定的流程展开工作。
人员分工与协调
观点：
分工和协调序次理解，第一是分工，达成自己份内的工作任务，其次是配合其余组的需要，落实流程中各环节详细事项至详细人头上。
主持人、授课老师及课程设定
观点：
主持人设定考虑中，着重一个总结能力，一个优异的主持，会把每一个授课人的内容
总结以及导引到下一个课题，过渡自然；授课老师设定考虑业内经验丰富且语言表达能力强者。
会前动员会及各工作组最后落实并重申职责
观点：
会前总动员与职责重申要让每个参加会议工作的职工认识整个会议的重要性，并把大
家的心态调整到期最正确。
方案详细操作与责任落实：
1.对于怎样确立此次招商会目标及规模：
从各级代理人员处认识当前所开发的目标商户的质
量、意愿等信息，由超盘手把关确立此次招商会性质、目标；
对于怎样设定会议当天流程：
由会务、策划人员拟订，参照“招商会策划书”中“会议详情一览表”作为基本流程，在实质后续工作中针对详细流程再做改正于增减；
对于人员分工于协调的原则和计划：
依据“会议当天流程”对现有人员进行分工分组工作基本组织架构能够下表配置----
基本组织架构
序号职位职能说明
1总指挥一般有公司超盘手担当，主假如会议先期的组织、后期服务和总协调
要求心态平易，熟习整个流程环节细节以及各个代理商的状况。
负责会议招待、登记、会议资料的发放的安排工作及会场的整理、各个成员的分派协调、
2会务协调
突发事件的办理和协调。
用餐协调、与会场的事务性安排，参会人员的来回接送等
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履行落实会务协调工作，主要负责会场各设备设备等硬件有关工作，同时支
3
会场履行
持会场次序的调理、拍照、摄像、授课进度的安排、会场现场的业务办理、
会场氛围的创造
4
后勤支持
主要负责会场招待签到、领导引领、茶水供应等工作，同时支持辅助业务人
员做好谈判有关后勤工作
这个组责任最重，一般有公司中心人员担当，成员是熟习公司政策和拥有谈
5
业务洽商
判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会
人员的事务协调、意愿代理商的交流促使、配合会务组进行业务安排等
对于主持、授课老师、课程设定计划：
a.提早10天定好授课内容，并由授课人供应课件或授课纲要。
b.授课内容不矛盾，并且要有递进关系，课程的次序很重点，一般次序是行业远景和公司的
优势解说；公司的项目介绍和政策论述以及投资剖析；公司的营销策略剖析；样板市场的启动介
绍和财务剖析；其余需要设置的内容。
基本上依据经销商的认识事务的习惯和序次来解说，比方
说假如上述序次调整，在经销商不认识政策的状况下，解说营销方案和财务剖析就显得很突兀，不简单被人接受。
一定准备备用解说主题以及备用主讲人准备，免得突发状况发生；
一定安排主讲人、主持人、提早操练；
主持人职责：
1.
主持人一定提早熟习会场、会议主题、内容等；
2.
会前先宣告会议程序和会议须知，并将注意事项进行宣告；
3.
制定每位贵宾的经历与职务简介，当贵宾登台行进行介绍；
4.
致辞结束后用简单的总结发动贵宾为贵宾鼓掌；
5.
预先准备好活跃会议时期的话题、活动；
6.
主持人的煽惑性和会议的氛围息息有关。
授课老师职责：
1.
拟订解说课程纲领予会务人员，参加会议
PPT制作把关工作；
2.
流程且专业地对于解说内容的解说；
对于会前动员及各组工作最后明确落实的展开：
再一次地重申个工作人员的职责，惹起所有参加人员的高度重视，并严格依据以前分工及安排状况履行后续工作；
2.招商会物质准备：
常用物质：
电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、
摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面
胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标记、公司放大的表记、以及各通知条（比方说有现
场打电话的，直接去说可能冒昧一些，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好，请保持会议现场
的寂静，请把手机调至震动或封闭，感谢配合；你这样递过去一个便条，比说话的成效要好多了）。
部署物质：
会场进口处会议有关欢迎横幅；至会场路标引导及沿途宣传海报；签到台布
--签到本、桌花、签到笔（多备）、贵宾签到同时发放胸花或挂牌；会场桌面装修；墙面装修；舞台装修--背景幕布、主持台桌花、投影设备；
应急物质：
公司当前主打主推防水资料样品，多带一些，以备贵宾现场感觉；简单食品，
已备工作人员因繁忙致使没法用餐，可预先找到盒饭外卖等联系方式，若需要实时可送；抢救医
疗箱，会场基本应配置；
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11.
12.邀约物质：
由会务人员特意对此次招商会设计入场门票或许请帖（请帖门票让渠道人员有挑选的对客商发放）
13.
14.招商会展开活动策划书：
15.目的：
拟订拥有规范性、可复制性的招商会具策划文书，交予领导审查。
同时能够接下来的
16.工作中严格履行且便于此后复制与不停改进。
17.工作计划：
18.由招商会策划组拟订活动策划书，将活动详细主题、时间、地址、参会人员、流程、各组织
19.成员职责等所有展开招商会有关工作方案落实至策划书中，经过公司审批后，果断依据策划书中
20.流程履行工作；
21.
22.招商会各环节深入细节：
23.目的：
针对于以上工作计划，进步一作出更深入细节明确，保证招商会从策划至成功举办到
24.会后跟进有条不紊，十拿九稳，完满成功。
25.详尽内容：
26.一、招商会策划会务组的工作细节注意
27.（会务组是招商会的大脑和管家，事无巨细，前头万绪，会务组组长必定是一个既认识经销商又
28.有人生经历的人，性情很重点）
29.确立会场后，会务构成员要熟习会场环境及会场各部门主管，如：
客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每个人一份，以备急时需要。
30.招商会策划会务组人员确立会务组工作地址后，将会议物质所有放好并进行登记，分类并
31.标明，做到方便查找使用，特别是重要物件如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥当保存，责
32.任到人，不然简单出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤退会务组应24小时有人在岗。
33.认识会场所能供应的服务，如：
接送车辆、叫醒报务、免费早饭、市内免费电话等。
并与
34.服务部门详尽说明怎样配合。
如：
接送车辆何时、何地、怎样接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。
35.如贵宾需要特别的服务如：
长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，贵宾自己结算，会务组概不负责，假如能形成文字就更好。
36.若会议地址在酒店，则会务组除安排平时招待办公房间外还应安排用于特意与客户交流的
37.房间，套房要开一间到两间，花费这个时候不可以省。
38.招商会策划会务组房间内要做到卫生整齐，根绝工作人员高声吵闹、扎堆聊天、抽烟，除歇息和轮休人员外会务构成员不得在床上歇息，特别是注意不可以脱鞋免得异味充满房间。
39.7.贵宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即便不是自己的业务范围，不可以直接说：
“你
40.去找那个那个人吧，支走OK“，必定要说”你等一下我帮你联系一下，看他在那边，而后你去找他“，假如客户提出的问题超标，解决不了的向上司反应，不可以隐瞒不报或越权办理。
41.招商会策划掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上经过何种方式得悉的信息，和公司
42.哪个人员交流过，这个很重要，假如知道那个方式，以及和公司的详细人交流过，那么会后的谈
43.判就是知音知彼，在语言上也不矛盾，因为即便是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的
44.不一样都会给客户产生不正规的感觉，同时也简单被客户利用互不通气的弊端，那个谁、谁说了，
45.你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。
46.若接站车辆途中碰到塞车，实时向贵宾解说，请其等待或自己打车赶往会场。
47.做好有突发事件的心理准备以及应付策略和第一、第二责任人，如：
贵宾之间产生纠葛，有人在会议现场无理取闹，竞争敌手参加等。
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二、对于后勤支持成职工作注意细节：
依据会场环境，拟订一致的工作流程。
登记签各处环境整齐，便于贵宾登记，严禁摆放没关物件。
2.若波及酒店住宿则与酒店前台及客房部保持密切联系，实时认识入住信息，保证客人的入
住安排。
同时提早向前台领取客房钥匙，为贵宾省去复杂的登记过程。
此外必定要收取房子钥匙
押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以已然，同时也使客户珍爱客房物件，因为抽烟烫洞或许拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最后公司要肩负。
贵宾抵达时热忱招待，详尽咨询并新自填写登记表，笔迹填写工整，便于确认。
贵宾填写完登记表后发放整套会议有关资料，并说明里面装的内容，特别是叮嘱会议有关
次序由专人在会场进口处迎接贵宾，并向其说明手机封闭或调到无声，或向其提示警告牌，上边
写有：
“严禁抽烟”，“请将手机封闭或调至无声”，“会场内请勿吵闹和走动”等警告语。
，不明处查问会务组，并见告会务组所在；由专人负责将贵宾引领至就坐，主动帮助贵宾提行李，若座位旁边已有贵宾要主动做介绍。
提示贵宾将名贵物件妥当保存。
引导贵宾以前向后坐，如贵宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调理会议氛围，如：
带头鼓掌，向授课人点头表示等。
座位安排尽量一次到位，防止对贵宾进行改换，如
有特别状况一定安排的，应向调换两方做好解说工作。
对贵宾任何问题要对其进行引导，见告会务组、会场、洗手间的详细地点。
若需要歇息用餐，则轮番用餐，保证岗位一直有人，在登记工作较少的状况下能够考虑轮番歇息，保证旺盛的工作精力。
若会议展开，则尽量支持会场内其余工作分配。
三、对于会场履行成职工作注意细节：
与会场服务员充足交流，做到期两方密切合作。
在会议开始行进入会场，检测会场设备：
麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、
灯光、音响、空调等。
选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像成效的影响。
4.
贵宾出席后通知由会场服务员供应茶水，
可是只是限于会前和中间歇息的时候，
中间倒水
一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了不免要小解，很麻烦，会搅乱会场次序。
5.
在授课时期，若有贵宾低声密语或接打电话，可递上纸条，请其注领悟场次序，
若有贵宾
瞌睡，可为其供应风油精或清冷油提神。
6.
为保证授课人的思路不受搅乱，
授课时期会场内除摄像人员能够来回走动外，
尽量控制其
别人员减少走动。
7.
注意各个贵宾的神情和听课的仔细程度，
这个对后期谈判都起到很好的作用
（注意贵宾听
课热仔细度，更能看出贵宾的成交意愿能否激烈、能否诚心希望认识加盟政策等重点细节信息）
四、对于业务洽商成职工作注意细节：
1.自己邀约到的贵宾前去会场的追踪招待，以及就坐后会议过程中坚持保持住自己的专业形
象；
2.对于熟习或关系较好的贵宾可安排至一同就坐，对于不熟知的贵宾可分插就坐于身旁便于
深层次地交流发掘；
3.会议开始前随时与签到台保持联系，若自己邀约到的贵宾未能到会场，实时通知会务成员，
以便会务人员对于会议就坐、用餐等方面的人数变化风险发生时，作出实时地应急举措；
业务洽商有关资料、公司主推防水资料样品等因此有关辅助用品必定准备齐备；
5.若自己引领进场的贵宾，可踊跃地率领贵宾与在会场的公司领导、包含授课老师、与其余熟习
的贵宾做好相互介绍的工作，让贵宾更简单地融入到会议活动中，并感觉自己遇到更多地重视；
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6.会前与将会前来的贵宾做好事先交流，尽可能地达成必定共鸣，在会后业务洽商时，尽量
先促成合作意愿更强一些的贵宾，以其作为带头作用；
五、会场安排及用餐安排有关注意细节：
1.事先与会场磋商好，若人数改动较大，所预约的与会就餐人数能否能够改正，怎样改正，怎样变通；。
帮助公司把控好不用要的成本损失；
就坐安排时候，尽量安排职工与贵宾同席，方便融入贵宾氛围，尽量防止职工扎堆齐集的状况；
3..事先做好有关估算工作，保存好会议有关物质，保障有力；
如遇贵宾酒后失态，贵宾名贵物件丢掉等突发事件，应实时找寻有关部门配合解决，尽量
低调办理，不惹起其余贵宾的注意。
如在工作中碰到贵宾投诉，不论对错，先赔罪致歉，而后填补，会后再追查过错问题。
公司内部的问题内部解决，特别是在会议结束此后。
公司自己职工之间不论发生什么事情都不可以当着客户的面相互拆台，固然不是成心的，可是起到了这个成效。
附：
以上的流程和分工中间有好多交错，在会议的进行过程中间，可能用不了这么多的职位，
有可能一个人负责几个人的职责，开招商会是一个萝卜三个坑甚至都不够，在详细的操作中，可
以进行调整，部门能够调整，可是内容不可以减少。
此计划方案作为公司往后所有招商会议筹办工作、产品推行会议、及内部活动的参照计划模板，在此后的工作实践中，不停与之修正，细节安排不停完美。
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