万科集团总部费用管理制度.docx
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万科集团总部费用管理制度
万科企业股份有限公司总部费用管理制度
1．目的
为进一步规范和完善公司的费用管理制度，加强费用控制，简化审批程序，适应管理需要。
2．职责
2．1费用经办人：
应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责；
2．2各部门总经理：
在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责，对本部门总体费用水平的合理性负责；
2．3财务管理部费用会计：
负责审核所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定、审批程序是否齐全；
2．4财务管理部出纳会计：
负责审查付款手续的完备，负责正确付款，对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予以付款；
2．5财务部总经理：
维护本规定的正常执行，审批付款，组织好费用报销工作和信息通报工作；
2．6财务总监：
对重大开支发表意见，审批较大金额付款。
2．7分管部门副总：
审批分管部门的非例常性费用和重大开支，确认这些费用的必要性、合理性；
2．8集团总经理：
审定高额非例常性费用和资产购置开支，具有立项权与否决权。
2．9总部财务管理部负责对此文的解释。
3．范围
本制度适用于总部。
各一线公司可根据本单位实际情况，参照本制度的费用报销标准，拟定本单位的费用报销制度，并报总部财务管理部存查。
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1总部费用本着以下原则进行管理：
◆从严控制原则。
从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低；
◆责任明确原则。
总部各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明；
◆受益者承担费用原则。
如果费用申请人同时是费用的受益者，但经办人并非受益人，则此项费用归属于受益人名下。
此项原则适用于总部职能部门之间。
4.2总部费用管理方式
4.2.1分项核算、总体考核。
4.2.1.1总部按年度考核每个部门的职能运行总费用。
职能运行总费用包括：
直接行政费用、职能分管费用两部分。
4.2.1.2各部门的直接行政费用包括：
工资及补贴、社会保险金、交际费、差旅费、市内交通费、通讯费、车辆费、折旧费、办公费、培训费、报刊资料费、会议费、其他。
总部财务部在该等费用发生时，即直接归属在受益部门名下。
4.2.1.3总部每项费用均有一个职能部门负责统筹管理，当某项费用发生时，如不能直接确定到受益单位，则归属在该分管部门的职能分管费用内。
4.2.2年度预算计划
年初各职能部门编制本部门直接行政费用、职能分管费用支出计划，经财务管理部审核，报集团总经理批准。
部门职能总费用应控制在预算费用之内，如果突破年度预算，部门应报专题费用报告经总经理审批确定。
部门预算总费用中的非例常项目，于预算报批时应附专项说明，于实际发生时仍应事前具专题报告，按程序报批。
4.2.3费用控制方法：
◆限额控制：
确定明确的单项费用报销标准，如差旅费、通讯费、交通费等，单项费用的发生不得超出规定的标准；
◆程序控制：
根据费用项目和费用发生额，确定相应的审批程序；
◆非例常控制：
非例常费用应具专题报告，按审批程序审批完成后，方可实施。
◆台帐制度：
各部门费用报销人员应对经常发生的大额费用支出建立台帐制度，使其直观反映付款进度和年度支出情况，如上市公司费等。
4.2.4及时通报制度。
财务管理部每月将各部门职能运行费用支出明细情况进行通报。
4.3费用报销标准和程序
4.3.1交际应酬费
4.3.1.1交际应酬费严格实行预算计划额度控制，各部门突破预算指标后的支出应报集团总经理批准。
交际费用包括对外接待费用、部门活动费用、部门加班餐费等（不含食堂就餐费）。
4.3.1.2一次报销5000元以下的由部门总经理审批；一次报销5000元以上的（含）由部门总经理签字、报集团分管领导审批；一次报销20,000元以上的，报集团总经理审批。
公司重大接待活动主办部门应专项申请费用额度，在额度内开支。
总监及部门负责人发生的交际费经部门第二负责人签字，报集团分管副总审批；集团副总级以上人员的交际费用由集团总经理授权签批；上述人员一次报销超出20,000元的，均需报集团总经理审批。
4.3.1.3分别设置各部门、集团副总级以上人员的交际应酬费台账，各项交际应酬费报销之前，须按真实原则逐笔记录交际时间、地点和具体内容，报销单据时一并送交财务部费用会计审核无误后签字。
各部门交际费台账根据需要提交部门分管副总、总经理审阅。
4.3.2差旅费
4.3.2.1部门职员的差旅费由部门总经理批准，财务管理部审核无误后据实报销。
但一次报销20，000元以上的（含）差旅费用另须报集团分管领导审批。
总监及部门负责人发生的差旅费经部门第二负责人签字，报集团分管副总审批；集团副总级以上人员的交际费用由集团总经理授权签批。
4.3.2.2国内报销标准
A．往返交通费：
公司职员公务出差可乘坐飞机、火车等交通工具，按标准凭票报销，具体标准按本制度规定执行。
B．住宿费在下列规定的金额标准内或星级酒店标准内报销，部门总经理以上人员住宿时可报销洗衣费。
职别
国内最高住宿标准
国内最高乘机标准
集团管理层成员
五星级酒店
按实报销
专业总监及部门总经理
五星级酒店标准房
商务舱
部门副总经理、经理助理
600元/晚/人或四星级酒店标准房
经济舱
业务经理
500元/晚/人或四星级酒店标准房
经济舱
其他职员
400元/晚/人或三星级酒店标准房
经济舱
出差住宿费超出规定金额或标准的，应提供酒店星级证明并经部门总经理、财务管理部总经理签字同意后方可报销。
两人以上同行出差，可与职级最高者入住同一酒店，但限于标准间。
入住酒店应选择一线公司签约酒店。
员工报销住宿费时，应提供入住酒店的住宿费清单。
C．对于自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚补贴150元；由对方单位提供住宿或住在集团所属公司招待所、父母及家庭所在地的，不发补贴。
夜间乘坐火车没有开支住宿费的，每晚补助200元。
D．出差补助费不分职级，按150元/天的标准补助；同一地超出10天时按100元标准补助；超出30天的按交流补助标准。
集团及部门异地会议、各种培训食宿费用全包的，不发补助。
E．广东省内出差的，按100元/天补助。
专职司机驾车往返香港每天补助人民币150元。
F．出差交通费：
可报销市内至机场的士费或机场大巴费。
出差地市内交通车费包干到出差补助费中，不再报销，如特殊情况确需报销出差地市内交通费的，请列专项说明，并经部门总经理签批、财务管理部总经理审核后方可报销。
出差地至机场往返交通费按实报销。
实行机打票据的城市只认可机打票据。
G．因公行李费、票务费等实报实销。
事前经本部门领导批准,出差期间就近返家探亲的，个人承担其绕道交通费，不发绕道及在家期间的出差补助费。
H．总部人员应邀请出差到分公司，由各公司承担相关费用的，应将机票、房费发票直接交由承担单位，总部不再划转出差费用。
4.3.2.3临时赴港澳及出国考察
A．临时赴港澳地区各项费用不分职级,实行包干,具体标准如下：
项目标准
往返交通费HKD100元
市内交通费HKD50元/天
伙食费、公杂费HKD180元/天
乘坐公司两地车进出香港，不再报销往返交通费。
临时赴港澳人员不支出住宿费者，每晚补贴HKD300元。
B．因公出国事项：
按集团因公出国有关规定执行，具体标准如下：
◆交通费用
1．因公商务出国交通费用按以下办法执行：
1.1集团董事长据实报销交通费用；
1.2集团办公会成员可乘坐飞机商务舱；
1.3除以上人员外，其他人员均应乘坐飞机经济舱。
2．专业考察出国、奖励及福利出国除集团董事长据实报销交通费用以外，其他人员均应乘坐飞机经济舱。
3．因公商务出国人员应当选择经济合理的飞行路线，并尽可能购买往返折扣机票。
4．因公商务出国人员在外期间，根据出访任务需乘坐陆上、水上交通工具的，应本着节约的原则，事先在费用开支预算中体现，凭有效交通票据实报实销。
◆住宿费用及住房标准
1．因公商务出国按以下办法执行：
1.1集团董事长据实报销住宿费用；
1.2集团办公会成员可住宿相当于国内五星级标准的酒店；
1.3其他人员可住宿相当于国内四星级标准的酒店，住宿费用依据以下标准实报实销：
出访欧洲、美国、加拿大、日本、新加坡、澳大利亚、新西兰住宿费用不高于150美元/间/天；出访其它国家住宿费用不高于90美元/间/天；
1.4总部部门、区域本部、各一线地产公司副总经理及以上人员可入住单人间；其他人员均应入住标准双人间。
１.５专业考察出国、奖励及福利出国住宿费用应本着节约的原则，由组团单位参照因公商务出国标准予以安排，并包含于总体组团费用，不再另行单项报销。
◆伙食费用
1．集团董事长、集团办公会成员根据工作需要按实报销。
2．因公商务出国按以下办法执行：
2.1出访欧洲、美国、加拿大、日本、新加坡、澳大利亚、新西兰伙食费用不得高于50美元/人/天；出访其它国家不得高于30美元/人/天。
3．专业考察出国、奖励及福利出国伙食费用应本着节约的原则，由组团单位参照因公商务出国标准予以安排，并包含于总体组团费用，不再另行单项报销。
◆出国补助
1．因公商务出国天数在10天以内的，补助50美元/人；出行天数超过10天的，从第11天起，补助5美元/人/天。
2．委托旅行社包团安排全部食宿、交通的出国，不予发放出国补助。
◆其它事项
1．交通费、住宿费、伙食费、出国补助可于出国前由团组负责人或负责人指定专人从所在单位财务管理部门借款，并统一掌握，统一使用，回国后凭有效发票报销，特殊情况可包干使用。
２．出国人员回国报销费用时，各种有效报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字；费用报销单须经团组负责人审核签字，并按相关财务管理流程报批。
4.3.3交通补贴
4.3.3.1员工交通补助及报销办法按《万科集团总部交通补贴制度（2006年版）》执行。
4.3.3.2具体补贴标准如下：
职务级别
自购车
未购车
交通补贴标准
（元/月）
交通补贴标准
（元/月）
市内公务交通费用
集团副总层
7000
2800
已含在补贴额度中
集团总监层
6000
2400
已含在补贴额度中
部门总经理
4500
1800
已含在补贴额度中
部门副总经理
3500
1400
已含在补贴额度中
部门总经理助理
3000
1200
已含在补贴额度中
业务经理
2500
1000
已含在补贴额度中
资深专业经理
1500
600
另计
高级专业经理
1200
600
另计
其他职员
1000
600
另计
4.3.3.3职员每季度凭车辆或交通有关的、财务认可合法入账的原始单据，如出租车票、公交车票（限未购车职员）、车辆保险费、车辆使用税、年检费、养路费、停车费、路桥费、维修费、汽油费、汽车用品费用等，按相应标准向财务管理部报销交通费用。
员工交通费票据含探亲、旅游考察交通票据。
4.3.3.4根据人事管理部规定享受公休假期的职员，公司一次性发放300元交通费补贴，不再报销任何费用。
4.3.3.5职员调动、搬迁
职员办理由外地外单位调入本公司的调动手续，持调令并经本部门批准可报销500元路费、行李托运费，不发补助。
超出报销标准的须经人力资源审批。
4.3.3..6外派人员的补助费：
按《异地调动薪酬福利管理办法》的规定办理。
4.3.3.7双向交流人员补助费
异地双向交流人员按50元／天的标淮计发补助费；同地双向交流、交流人员返回家庭所在地时间不发补助费，交通费用按上下班规定执行。
补助费由派出单位计发。
4.3.3.8高校毕业生实习补助费
A．外地来实习的学生路费报销：
1）学校到公司的路程乘火车超过10小时以上，可乘坐飞机，按实际票价半价给予报销；
2）学校到公司的路程乘火车在10小时以内，凭火车票报销，若乘坐飞机的则凭机票折抵硬座火车票价给予报销；
3）来回路程均给予报销；
4）报到当天凭的士票或机场大巴票报销50元定额市内交通费用；
B．以实际工作天数发放实习补助费和餐费，周末、节假日上班也计入实际工作天数。
具体标准如下：
1）本科学生50元/天；
2）硕士研究生60元/天；
3）博士研究生80元/天；
C．免费为外地实习生安排住宿，如公司不能安排的，发放20元/天的住宿补贴，本地就读学生或本地生源不安排住宿；
D.因公司安排的工作而需要发生的交通、住宿等费用，在一般职员标准内的，由公司承担；
E.承担劳务工作的从劳务内容约定报酬，不执行以上实习规定。
4.3.4车辆及司机费用
4.3.4.1油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，由经手人填制“付款申请书”，经车队长确认、物业管理部总经理审批,报财务管理部审核后实报实销。
4.3.4.2司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。
。
4.3.4.3司机加班可领取加班补助，加班补助为6.00元/小时；所有司机按实际加班时间计算，不享受固定补助，领取加班补助应有车辆使用人签字证明。
4.3.4.4司机出全勤并安全行驶的，每月发放安全行驶奖150元。
4.3.4.5加班补助、安全行驶奖，由车队汇总后按月制表，经物业管理部总经理批准，财务管理部审核后支付。
4.3.4.6集团各部门和集团所属公司使用公司车辆的，费用归属于用车单位，非集团内单位使用公司车辆，应即时进行款项结算，具体办法参见《关于进一步明确车辆使用费用的通知》。
4.3.5职员培训费用
4.3.5.1职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生的有关费用按照人力资源部的有关规定执行，其中交纳的培训费用记录在培训项下，补助费、住宿费、交通费按职员所在部门核算在差旅费项目。
4.3.5.2职员到专门机构作短期培训，需经本部门总经理签署，超过5000元以上的培训费用应经部门分管副总签署，再报人力资源部审批同意；同次同一内容培训费用在20，000元以上的培训费用，应报集团总经理批准。
4.3.5.3培训费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，费用归属在申请部门、申请公司项下。
4.3.6书报资料及周刊费用
4.3.6.1书报资料费按部门发生额进行核算。
由于工作需要购置的专业用书，经本部门总经理批准后购买、凭发票到周刊图书保管员处办理验收登记、借阅手续后，凭发票报销。
但一次购置在1000元以上的另报分管集团副总审批。
4.3.6.2年度报刊杂志由周刊统一办理订阅，费用按部门核算。
4.3.6.3职员生日用书购置由总办主任审批，凭据经财务审核后报销。
4.3.6.4周刊费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，总部各部门、集团各所属公司应承担供职员阅读周刊、申请赠阅周刊的工本费用、邮寄费用；周刊汇编之《白领》费用也同等办理；
4.3.6.5周刊印刷费用、稿费支出应建立台帐制度，报销时应附明细清单并随带台帐。
4.3.7通讯费用
4.3.7.1总部各项通讯费用归口物业管理部管理。
总监级以上通讯费用归入物业部核算，其它的按职员所在部门进行核算。
通讯费用报销标准及报销范围见下表：
职 级
报销标准（月）
范围
集团总监级（含）以上
按实报销
手机、住宅电话、上网费
部门总经理
600元
手机、住宅电话、上网费
部门副总经理、助理总经理
500元
手机、住宅电话、上网费
部门业务经理
300元
手机、上网费
资深专业经理、高级专业经理
200元
手机
员工（内勤/外勤）
100元/200元
手机
4.3.7.2通讯费用按季度或年度凭票可累计额度报销。
业务经理以上人员（含）凭托收发票报销，超过额度部分由个人承担，低于额度按实际发生额报销，定额票及其他单据均无效。
资深专业经理以下人员（含）凭有效通讯费票据在定额内报销。
4.3.7.3总部有关人员的通讯费用报销标准变动，由所在部门总经理签署意见后，报人力资源部审批确定。
4.3.8会议费
应严格控制会议费支出。
各部门需要召开各种类型的会议，应在会议召开之前将会议规模、地点、出席会议人数、会议内容、会议费用上报。
一次性会议总费用（含吃饭、住宿、场地、交通等费用）在5万元以上时应报集团总经理审批，5万元以下的报分管老总审批。
4.3.9非例常费用
各部门对于在正常费用项目之外、非经常性发生、或虽经常发生但个性差异很大的非例常费用，如研究费用、公司宣传推广等活动费用、咨询顾问费等。
该项费用已经列入年度预算，均应在发生时走审批流程报批，单项费用总额10万元以下，经部门总经理签字、分管部门副总、财务总监批准，报财务部存查备案后执行；单项费用总额10万元以上，应报部门分管副总、财务总监、财务分管副总、总经理批准后执行。
创新研发费用、工厂化费用另文规定。
4.3.10加班餐费
经部门总经理批准需要加班的职员，加班餐费规定如下：
4.3.10.1周一至周五晚上加班的职员，可使用部门加班就餐卡，在公司食堂用餐；
4.3.10.2周日及其它假日加班的职员，按30元/餐的标准凭据经部门总经理审批后办理报销。
加班餐费并入“交际应酬费”作为部门直接费用考核。
4.3.11医药费
4.3.11.1公司已为职员购买综合医疗保险，可凭医疗卡到医院就医，不再报销医药费用。
4.3.11.2独生子女医疗费用按公司有关规定执行。
4.3.12其他福利补贴
员工其它方面的福利及补贴按《万科职员员工手册》规定执行。
4.3.13行政后勤费用
4.3.13.1行政后勤费用归口物业管理部管理。
5000元以下的小额维修、环境美化与保护，水电、通讯、以及文具、物料等低值易耗品的购买等，由物业管理部总经理审批后，经财务管理部审核后凭据报销。
5000元以上上述支出报物业总监审批。
4.3.13.2维修、改造、环保性质的费用均需提交专题报告。
一万元以下物业管理部总经理审批；一万元以上的,报分管副总批准后执行；超出10万元（含）另上报集团总经理审批。
4.3.14党、团组织活动费
党、团组织活动费用在党、团员缴纳的会费中列支，不够支出时，报党委书记及总经理批准后列支。
4.3.15其他费用
其他费用如上市公司费、公司活动费等，分别由归口部门管理。
由公司负担费用的每次活动，承办部门均应事先列示预算，报部门分管副总和总经理审批。
每次能明确服务对象的公司活动费用等应由受益对象承担。
4．4资产及物料用品购置
4.4.1各部门需购置固定资产（指单价在2000元以上的物品），应按物业管理部下发的文件执行。
4.4.2各部门需购置一般办公用品、办公家具、其它用品等，单位价值在2000元以下时，由使用部门填写“物料用品采购申请单”，报本部门总经理批准，送物业管理部审批、经办；如同意购置，物业管理部经办人填写“付款申请单”，随“物料用品采购申请单”一同交由财务部审核后付款或凭据办理报销手续，费用归属在申请部门项下；
4.4.3各部门需购置单位价值在2000元以上的电脑、相关设备等资产，应填妥“物料用品采购申请单”，报本部门总经理批准后，送信息中心审核、物业管理部审批。
如需购置电脑设备的单位价值超过10,000元时，应具专题报告，经上述相关人员审批后，报集团分管老总审批；
4.4.4购置其它设备在2000元以上至2万元以下时，需报分管老总审批。
车辆、办公楼宇、房屋以及其它单价在2万元以上固定资产需报总经理审批。
4.4.5个人购置手提电脑作为办公设备的，按总部电脑购置报销办法执行。
4．5借款
各种形式的借款都应严格控制，实行支票结算的应办理转账结算。
4.5.1出差购买机票应尽可能购买返程票，并通过公司结算；支付住宿费时应尽量使用信用卡结账。
物业管理部应选取1-2家指定航空售票公司为公司供票，职员出差前上网填写购票单（写明出差地点、往返时间、航班号、联系电话），经部门总经理审批后至前台服务处，由服务处统一购票。
服务处每天下班前将购票单送至财务出纳处，定期办理和航空公司结算。
无特殊因素个人不应自行办理购票。
4.5.2备用金借支：
借支金额在10，000元以内的，部门总经理批准后，经财务部总经理审批后办理付款手续；10，000元以上至50，000以内的需报分管副总审批；如超出50，000元时，报集团总经理审批。
学习及培训借款先经人力资源部负责人签批。
4.5.3差旅费借款：
填写借款单，金额只包括未购返程交通费、伙食补助费等，办理其它事项需要借支的应说明事由，审批程序和备用金借支相同。
4.5.4上述差旅费和备用金借支单据在当月归还结清的，原借据退还借款人；当月不能归还或不能结清的，财务据此借条入账，不再退还个人；如个人在入账后归还的，财务部开出收据，注明还款事项。
4.5.5任务完成后应在一周内到财务部办理报销还款手续。
对借款未还清者，不得再借支；对报销后超过一个月不归还的借款，通知人力资源部从该职员下月工资中扣还。
职员调动、离职需结清借款。
4．6外驻机构的费用报销
总部在深圳以外地区办公的职能部门其费用报销在当地分支机构的财务部办理，具体操作程序如下：
4.6.1总部在深圳以外地区办公的职能部门执行总部费用报销标准，如有特殊地域因素，可专项报告要求作单项调整；
4.6.2分支机构财务部负责接单，按总部费用报销标准审核报销金额并签批，并于付款前填制“报销凭证汇总审批表”传真至总部财务管理部审核签字确认；
4.6.3分支机构财务部按总部财务管理部审核签字后的金额付款。
4.6.4各区域管理机构费用报销标准及报销办法按集团区域管理办法执行。
4．7费用分摊及代垫付费用
4.7.1总部管理费用在总部收入不足或无收入情况下，实行向下属全资公司分摊，分摊办法遵照国家相关制度规定。
4.7.2总部为下属公司代垫付费用时，不论金额大小，都必须取得户名为下属公司名称的发票或者是能独立向下属公司提供的发票。
总部在总签约或总代理需下属公司承担的费用，收款单位必须开具各公司名称的明细发票。
4．7.3职能部门发生的费用需各公司承担的，如培训费用、周刊费用、使用车辆费、房租等公司内发生的费用由相关部门提供凭据，财务部办理转账或通过资金中心收款。
零星垫付的费用如办证费、邮寄费、培训及会议时的食堂就餐费等不再划转各公司。
４．８费用报销付款
为提高工作效率，减少现金流通量，通过发薪银行支付报销款。
4．9本规定自2006年10月1日执行，本规定与相关规定不符的，执行新规定标准。
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