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采购知识大全

第一章采购概述

v采购的含义

v采购的地位和作用

v采购的根本程序和原那么

v采购管理研究的必要性

v采购管理的开展趋势

采购的根本概念：

分为狭义和广义，狭义的采购是买东西，广义的采购是指除了以购置的方式占有物品以外，还可以通过其他途径取得物品的使用权。

可以从以下几个方面来理解：

〔1〕采购是从资源市场获取资源的过程

〔2〕采购是商流过程和物流过程的统一

〔3〕采购是一种经济活动

采购的相关概念：

〔1〕订购、购置和购置与采购的区别

订购是采购过程的一局部，购置一般用于固定资产和设备的采购，购置主要是采购中的商流活动。

〔2〕供给：

包括采购、存储和接收在内的更广泛的含义

〔3〕开发原料来源：

包括寻找供给源、保证供给的连续性、确保供给的替代源等

〔4〕采购管理：

对采购过程的方案、组织、协调和控制

采购的范围是指采购的对象或标的，按其对象的不同可以分为有形采购和无形采购。

采购的对象还可以分为直接物料和间接物料。

直接物料是与最终产品生产直接相关的物料。

间接物料是与最终产品不直接相关的商品或效劳。

采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，已由战术地位提高到了战略地位。

〔1〕采购的价值地位

采购本钱是企业本钱管理中的主体和核心局部

〔2〕采购的供给地位

采购是整体供给链管理中的“上游控制〞的主导力量

〔3〕采购的质量地位

采购物料不只是价格问题，更多的是质量水平、质量保证能力等。

产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。

分为直接和间接两种作用

〔1〕直接作用

从实际本钱的节约提高企业利润

提高资本周转率

促进企业业务流程重组及组织结构的改革

提供信息源

〔2〕间接作用

间接奉献通常比直接节省的资金更加重要

产品标准化

减少库存

增强柔性

对产品设计和革新的奉献

提高企业部门间的协作水平

采购的程序根本如下：

〔1〕提出需求

各个部门向采购部门发出物料需求单

〔2〕描述需求

准确的描述所需的商品，采购的成功始于采购要求确实定。

〔3〕选择可能的供给来源，评价供给商

根据需求说明再选择成绩良好的厂商

〔4〕确定适宜的价格

与供给商进行价格谈判，确定适宜的价格

〔5〕发出采购订单

向供给商发出订单

〔6〕订单跟踪与催货

跟踪是对订单所做的例行追踪，以确保供给商能够履行其货物发运的承诺。

催货是对供给商施加压力。

〔7〕产品检验

采购合同上应明确产品检验体系

〔8〕不符与退货处理

如果厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格，应依据合约规定退货，并立即办理重购

〔9〕结案

〔10〕记录与档案维护

采购决策应该以正确的商业导向为根底，兼顾对其他部门的影响，并且以适宜公司内部用户要求为目的

〔1〕商业原那么：

对公司的经营方针有一个全面的理解

〔2〕整体效应原那么：

不能孤立的制定，要考虑这些决策对其他主要活动的影响

〔3〕适用性原那么：

主动地适应内部客户的要求

采购管理研究的必要性

7.中国参加WTO以后，采购活动由国内选择、企业自主决策变成全球选择。

〔1〕为适应不断变化的国际市场的要求

与国际接轨，研究采购过程中的市场策略、管理效率、竞争标准、专业系统、人才素质等方面的问题成为了时代的要求。

采购理论研究的缺乏使得采购对当前问题所作的反响远远不够。

企业采购应该重视采购的战略性问题的研究。

〔2〕企业开展对采购管理的要求

随着市场竞争的加剧，影响企业的竞争力的因素也越来越多。

☆保证产品质量的要求

☆缩短交货期的要求

☆提高企业的敏捷性的要求

☆提高企业国际竞争力的要求

采购管理的开展趋势

传统采购模式的主要特点如下：

〔1〕传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程

〔2〕验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制难度大

〔3〕供需关系是临时的或短时期的合作关系，竞争多于合作

〔4〕对用户需求的反响迟钝

采购管理的开展趋势

传统采购管理

v供需双方相互对立

v合作关系是可变的

v合同期限短

v采购数量大批量

v质量检验工作量大

v与供给商使用传统媒介沟通

v库存多，仓库大

v先产品设计再询价

v供给商数量多，分布区域广

现代采购管理

v供需双方是合作伙伴

v合作关系是长期的

v合同期限长

v采购数量小批量

v无需入库检验

v与供给商使用网络沟通

v库存少，仓库小

v供给商参与产品设计

v供给商数量少，很固定

9.现代采购和供给战略出现了新的开展趋势：

〔1〕协同采购：

规模效应

〔2〕物流中采购的整合：

纳入供给链管理

〔3〕采购与生产方案的整合：

按照生产方案的需要制定标准

〔4〕采购管理集中化：

增强企业的核心竞争力

〔5〕采购管理职能化：

形成专门的采购部门

〔6〕采购管理专业化：

专业的采购员

〔7〕制造／购置决策

〔8〕全面质量管理和即时生产

〔9〕环境问题

〔10〕电子采购：

B2B在线拍卖是实现网络采购的一种技术

第二章采购模式

•集中采购与分散采购

•联合采购

•询价采购

•即时制采购

集中采购是相对于分散采购而言的，它是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。

随着连锁经营、特许经营和外包制造模式的增加，集中采购更是表达了经营主体的权力、利益、一直、品质和制度。

实施集中采购有以下优势：

〔1〕有利于获得采购规模效益，降低进货本钱和物流本钱，争取主动权。

〔2〕易于稳定本企业与供给商之间的关系，得到供给商在技术开发、货款结算、售后效劳支持等诸多方面的支持与合作。

〔3〕可以有效的制止徇私舞弊

〔4〕有利于采购中专业化分工和专业技能的开展，也有利于提高工作效率。

〔5〕所购物料比拟容易标准化

〔6〕减少了管理上的重复劳动

〔7〕可以节省运费和获得供给商折扣

〔8〕对于供给商而言，可以推动有效管理。

**集中采购适用的采购主体和采购客体

﹡所适用的采购主体：

集团范围实施的采购活动；跨国公司的采购；连锁经营、OEM厂商、特许经营企业的采购

﹡所适用的采购客体：

大宗或批量物品；容易出问题的物品；关键作用的物品

与集中采购相对应，分散采购是由企业下属各单位，如子公司实施的满足自身生产经营需要的采购，是集团将权力分散的采购活动。

特点如下：

批量小或单位物件，且价值低、开支小；过程短、手续简、决策层次低；问题反响快，针对性强，方便灵活；占用资金少

*　分散采购适用的采购主体和客体

﹡所适用的采购主体：

二级法人单位；离主厂区或集团供给基地较远；异国、异地供给的情况

﹡所适用的采购客体：

小批量、价值低的物品；分散采购优于集中采购的物品；市场资源有保障的物品

*分散采购的优劣势

优势：

对利润中心直接负责，对于内部用户有更强的顾客导向，较少的官僚采购程序，较少需要内部协调，与供给商直接沟通

劣势：

缺乏规模经济，缺乏对供给商的统一态度，分散的市场调查

3．集中采购与分散采购选择标准

〔1〕采购需求的通用性

〔2〕地理位置

〔3〕供给市场结构

〔4〕潜在的节约

〔5〕所需的专门技术

〔6〕价格波动

〔7〕客户需求

4．联合采购

联合采购是指多个企业之间的采购联盟行为

实施联合采购的必要性

〔1〕各企业设有的采购及相关业务的执行和管理部门，重复建设，造成管理本钱和固定资产投入大幅度增加

〔2〕多头对外，分散采购

〔3〕各企业自备库存，缺乏交流和协调

〔4〕采购环节的质量控制和技术管理重复进行

〔5〕采购应变能力差

•联合采购的优点

〔1〕采购环节：

采购的数量越大，采购的价格越低

〔2〕管理环节：

管理上实施联合，费用可以由各个企业分担

〔3〕仓储环节：

实施统一调拨

〔4〕运输环节：

单位运次加大，可以取得较低的运费率

•联合采购的方式

〔1〕采购战略联盟

是指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合与合作的采购方式。

这种联合是自发的，非强制性的。

〔2〕通用材料的合并采购

这种方式主要运用于有相互竞争关系的企业之间，通过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采购带来的低价优惠。

每一项采购业务都交给采购本钱最低的一方去完成。

询价采购

5．.询价采购

询价采购就是采购者向选定的假设干个供给商发出询价函，让供给商报价，然后根据各个供给商的报价而选定供给商。

特点如下：

〔1〕不是面向整个社会所有的供给商

〔2〕采购过程比拟简单、工作量小

〔3〕是一种邀请性采购

•询价采购实施步骤

〔1〕供给商的调查和选择

〔2〕编制并发出询价函

询价函包括以下内容：

工程名称、数量、技术参数要求；履约期限及交货地点；供给商应携带的资质证明材料；递交报价单地点、截止时间；报价单位法人代表或委托人签字盖章

〔3〕报价单的递交及审评

递交：

供给商在报价截止日期前，将报价单密封并在封口处加盖公章，递交到采购机关

审评：

组成评审小组，进行详细分析

〔4〕合同的签订及验收、付款程序

〔5〕履约保证金

6．即时制采购

•即时制〔JIT〕采购是在20世纪90年代出现的

即时制采购的原理

它的根本思想是：

在卡党的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。

其核心内容是供给商的选择和质量控制。

由于实行“零库存〞的要求，其核心要素包括减少批量、频繁而可靠的交货、提前期压缩并且高度可靠、保持一贯的高质量

•即时制采购的不同之处

〔1〕供给商的数量不同

传统采购一般是多头采购，供给商的数目较多，即时制采购是较少的供给商。

〔2〕对交货时间的要求不同

即时制采购要求的是即时交货，因此能否即使交货是用户评价供给商的一个重要条件，能否即时交货取决于供给商的生产与运输条件。

〔3〕选择供给商的标准不同

传统采购模式一般通过价格竞争选择供给商，供给商与用户也是短期合作关系，而在即时制采购中，对供给商进行的是综合评价。

〔4〕制定采购批量的策略不同

即时制生产需要减少生产量，因此即时制采购也是小批量采购。

〔5〕对送货和包装的要求不同

由于即时制采购消除了原材料的缓冲库存，因此供给商的交货失误或者送货的延迟都会导致企业生产线停止，因此要求可靠的送货。

〔6〕对信息交流的需求不同

即时制采购要求供给与需求双方信息高度共享，保证供给与需求信息的准确性和实时性。

•即时制采购的优点

〔1〕大幅度减少原材料和外购件的库存

根据国外的测算，即时制采购可以使原材料和外购件的库存降低40～85％。

〔2〕提高采购物资的质量

由于原材料和外购件的库存几乎为零，因为为了保障生产经营的顺利进行采购物资的质量必须从根源抓起。

〔3〕降低原材料和外购件的采购价格

由于供给商和制造商的密切合作及内部规模效益与长期订货，再加上消除了采购过程中的一些浪费，就使得价格降低。

•即时制采购带来的问题及其解决方法

〔1〕小批量采购带来的问题及其解决

小批量采购必然增加运输次数和运输本钱，有效的解决方法一是使供给商在地理位置上接近制造商，二是由一个专门的运输承包商或第三方物流企业负责送货，三是让一个供给商供给多种原材料和外购件

〔2〕采用单源供给带来的风险

采用单源供给有很大的风险，比方由于意外原因中断交货，还有就是企业得不到竞争性的采购价格，对供给商的依赖性较大，因此一些企业采用同一原材料和外购件由两个供给商供货的方式，其中一个供给商为主，另一个供给商为辅。

〔3〕库存管理压力

实施即时制采购时。

其中一个重要环节就是要减少库存与生产周期，这样一来采购和供给商的管理至关重要。

而实际上，控制、减少原材料的库存、缩短原材料的交货周期等其他措施实施起来比即时制采购更见效。

•即时制采购的实施

〔1〕实施条件

即时制采购的成功实施需要具备一定的前提条件：

供给商与企业的距离越近越好；制造商与供给商建立互利合作的战略伙伴关系；注重根底设施的建设；强调供给商的参与；建立实施即时制采购策略的组织；制造商要向供给商提高综合稳定的生产方案和作业数据；注重沟通；加强信息技术的运用

第三章电子采购

●电子采购概述

●电子采购的模式

●电子采购方案的实施

●电子采购的未来

1．电子采购概述

●电子采购的含义

所谓电子采购就是用计算机系统代替传统的文书系统，通过网络支持完成采购工作的一种业务处理方式，也称为网上采购。

根本特点：

在网上寻找供给商和商品、网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款

●传统采购模式的问题

大局部企业虽然实现了办公自动化，但是采购领域仍然实行手工操作

〔1〕低效率的商品选择过程

〔2〕费时的手工订货操作

〔3〕不规那么采购，容易产生腐败现象

〔4〕昂贵的存货本钱和采购本钱

〔5〕冗长的采购周期

〔6〕复杂的采购管理

一套复杂的分级采购审批程序，浪费人力、物力、时间

〔7〕难以实现采购的战略性管理

〔8〕中间商过多

●电子采购的优点

它从根本上改变了商务活动的模式。

〔1〕节省采购时间，提高采购效益

计算机代替手工，自动化系统代替订单登记员等人工劳动，简化了业务流程

〔2〕采购本钱显著降低

〔3〕优化了采购及供给链管理

〔4〕加强了对供给商的评价管理

电子采购扩大了供给商资源，供给商静态数据库的建立为企业提供了方便快捷的查询手段

〔5〕增强了效劳意识，提高了效劳质量

通过供给商之间的公平竞争，促使供给商重视质量和效劳管理。

〔6〕增加交易的“透明度〞，减少了暗箱操作

2．电子采购的模式

●卖方一对多模式

是指供给商在互联网上发布其产品的在线目录，采购方通过浏览来取得所需的商品信息，以做出采购决策，并下订单。

对卖方而言，需要开发设置自己的因特网网站，允许大量的买方企业浏览和采购自己的在线产品。

对买方而言，这种模式的优点在于买方容易访问，并且也不需要任何投资，缺点是难以跟踪和控制采购开支，需要到处寻找符合条件的供给商。

●买方一对多模式

是指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息，供给商在采购方的网站上登录自己产品的信息，供采购方评估，并通过采购方网站双方进行进一步的信息沟通，完成采购业务的全过程。

采购方承当了建立、维护和更新产品目录的工作，虽然花费较多，但采购方可以更好的控制整个采购流程，只需通过一个界面就能了解到所有可能的供给商的产品信息。

适用于大企业的直接物料采购，因为〔1〕大企业一般有着成熟可靠的企业信息管理系统〔2〕大企业一般处在供给链的核心地位〔3〕大企业有足够的负担能力

●第三方系统门户

独立的门户网站是通过一个单一的整合点，多个买方和卖方能够相遇，并进行各种商业交易的网站站点，它允许任何人参与或登录并进行商业交易，但是要交纳一定的费用。

分为两类根本门户：

〔1〕垂直门户

是经营专门产品的市场，通常由一个或多个本领域内的领导型企业发起或支持

有一个明显的优势：

买方或卖方自己作为发起资助人，都倾向于从供给商向其行业的高效供给中获得巨额收益。

〔2〕水平门户

一般集中了种类繁多的产品，主要经营领域包括维修和生产用的零配件、办公用品、家具、旅行效劳、物业帮助、服装等，只有在网站上注册之后，才有权限进入查看。

这种类型的交易中心通常是通过向每份交易收取1％～15％的交易费用来获得收入的。

●企业私用交易平台

企业私用交易平台类似电子数据交换系统，是大型企业长期以来使用的主机式应用程序，以电子方式交换订单、库存报表与其他资料。

企业私用交易平台可以使企业工作重点是流程。

企业私用交易平台架构中的供给商仅包括受邀访客和网站站主，这就意味着买方可以选择交易对象。

●反向拍卖

一般的来说，网上拍卖网站通常会提供两种拍卖方式：

一般拍卖方式和集体议价方式。

一般拍卖指的是供给商提供商品参加拍卖，购置方进行竞价购得商品，此时采用得是加价式竞价。

反向拍卖是指购置方到网站登记需求进行拍卖，而供给商进行竞价来争取订单，这时，一般会采用减价式竞价决定最终供给商和价格。

●反向拍卖

反向拍卖的优缺点：

优点〔1〕提高速度

〔2〕节约本钱

缺点〔1〕过分关注价格无视与供给商的关系

〔2〕预测的困难

3．电子采购方案的实施

●实施电子采购的技术支持

〔1〕数据库技术

存储和管理各种数据，支持决策

〔2〕EDI〔电子数据交换〕技术

企业与企业之间的交易谈判、交易合同的传送、商品订货单的传送等都需要EDI技术

〔3〕金融电子技术

电子采购过程包括交易双方在网上进行货款交付和交易结算，银行是电子采购、电子商务必不可少的组成局部。

〔4〕网络平安技术

网络平安技术是实现电子商务系统的关键技术，其中包括防火墙技术、信息加密与解密技术等

〔5〕计算机及网络技术

4．电子采购的未来

●XML〔可扩展标记语言〕标准的引入

XML的开展将为交互系统连通性标准的建立提供依据

●直接采购与间接采购的开展

●电子市场垂直层面的联合

●解决方案的统一

●供给商的合理化

●采购平台的改变

第四章招标采购

1．招标采购的方式

★招标采购的定义

招标采购是通过在一定范围内公开购置信息，说明拟采购物品或工程的交易条件，邀请供给商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比拟分析后，按既定标准选择条件最优的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

招标采购是在众多的供给商中选择最正确供给商的有效方法，这个方式通常用于比拟重大的建设过程工程、新企业寻找长期物资供给商、政府采购或采购批量比拟大等场合。

●公开招标

又称竞争性招标，即由招标人在报刊报刊、网络或其他媒体上发布招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优确定中标单位的招标方式。

〔1〕国际竞争性招标

在世界范围内进行招标，要求招标者制作完整的英文标书，在国际上通过各种宣传媒介刊登招标公告。

优点

●能以对买主有利的价格采购到需要的设备和工程

●能引进先进的设备、技术和工程技术及管理经验

●为合格的投标人提供公平的投标时机

●减少作弊的可能性

缺点

●需要较多的时间

●所需文件比拟多

●中标的供给商和承包商中的开展中国家所占的份额比拟少

〔2〕国内招标

这类招标方式可用本国语言编写标书，只在国内的媒体上登出广告，公开出售标书，公开开标，它通常用于合同金额较少、采购品种比拟分散、分批交货时间较长、劳动密集型产品、商品本钱较低而运费较高、当地价格明显低于国际市场等情况下的采购。

●邀请招标

邀请指标也称为有限竞争性招标或选择性招标，即由招标单位选择一定数目的企业，向其发出投标邀请书，邀请他们参加竞争

邀请招标的特点：

不使用公开的公告形式；接受邀请的单位才有资格参加投标；投标人的数量有限。

●议标

议标也称为谈判招标或限制性招标，即通过谈判来确定中标者，有以下方式：

〔1〕直接邀请议标方式

由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商。

〔2〕比价议标方式

一般应用于规模不大、内容简单的过程承包和货物采购。

〔3〕方案竞赛议标方式

选择工程规划设计任务常用方式，由招标人提出规划设计的根本要求和投资控制数额，并提供可行性研究报告或设计任务书、场地平面图、有关场地条件和环境情况的说明，参加竞争的单位据此提出自己的规划或设计的初步方案，再由招标人邀请有关专家组成评选委员会选出优胜单位，并签订合同。

●筹划

招标筹划有以下工作：

〔1〕明确招标的内容和目标

〔2〕仔细研究标底

〔3〕研究招标的方案、操作步骤、时间进度

〔4〕对评标方法和评标小组进行讨论研究

〔5〕把以上形成的方案方案形成文件

●招标

实际操作阶段，有以下局部：

〔1〕形成招标书

招标书是招标活动的核心文件

〔2〕对招标书的标底进行仔细研究确定

〔3〕招标书发送

要采取适当的方式，将招标书传送到潜在的投标人手中。

●投标

投标书、投标报价需要经过特别认真地研究，详细地论证完成。

●开标

开标应按招标通告中规定地时间、地点公开进行，并邀请投标商或其委派地代表参加。

开标要做开标记录，其内容包括工程名称、招标号、刊登招标通告地日期等。

●评标

招标方收到投标书后，不得事先开封。

评标由招标人依法组建地评标委员会负责。

评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数。

评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法。

●定标

●资格预审通告的发布

〔1〕资格预审的内容

包括两大局部，即根本资格预审和专业资格预审。

根本资格是指供给商的合法地位和信誉，包括是否注册、是否破产、是否存在违法违纪行为。

专业资格是指已具备根本资格的供给商履行拟定采购工程的能力。

●资

●招标文件的准备

招标文件是整个招标活动的核心文件

〔1〕招标通告

核心内容是说明招标工程名称和简要内容

〔2〕投标须知

主要内容是一些招标投标的一些根本规那么、做法标准等，包括：

⊕资金来源⊕投标商的资格要求⊕货物原产地要求⊕招标文件和投标文件的澄清程序⊕投标文件的内容要求⊕投标语言⊕投标价格和货币规定⊕修改和撤销投标的规定⊕标书格式和投标保证金的要求⊕评标的标准和程序⊕国内优惠的规定⊕投标程序⊕投标有效期⊕投标截止日期⊕开标的时间地点

〔3〕合同条款

包括一般合同条款和特殊合同条款

〔4〕技术规格

技术规格是招标文件和合同文件的重要组成局部，它规定所购货物、设备的性能和标准。

〔5〕投标书的编制要求

投标书包括投标文件构成、投标保证金、总投标价和投标书的有效期

〔6〕供货一览表、报价表

●发布招标邀请书

一般要包括：

⊕采购者的名称和地址⊕资金来源⊕采购内容简介⊕希望或要求供给货物的时间⊕获取招标文件的收取的费用及支付方式⊕提交投标书的地点和截止日期⊕投标保证金的金额要求和支付方式⊕开标日期、时间和地点

●投标

〔1〕投标准备

采购单位要做一些必要的效劳工作

〔2〕投标人

投标人可以是法人、其他组织或个人，也可以是两个以上法人或者其他组织组成的联合体。

〔3〕投标文件

●一般应当包括以下根本组成局部：

⊕投标书：

投标书是投标者对于招标书的回应

⊕目标任务的详细技术方案：

是投标文件的主体文件

⊕投标资格证明文件

⊕公司与制造商代理协议和授权书

⊕公司有关技术资料及客户反响意见

●评标的步骤

〔1〕初步评标

包括供给商资格是否符合要求、投标文件是否完整、是否按规定方式提交投标保证金、投标文件是否根本上符合招标文件的要求，有无计算上的错误

〔2〕详细评标

〔3〕编写并上报评标报告

〔4〕资格后审

〔5〕授标与合同签订

●评标、决标的方法

〔1〕以最低评标价为根底的评标方法

采购简单的商品、半成品、原材料等容易进行比拟的货物，价格可以作为评标考虑的唯一因素。

最低评标价是指在报价的根底上加合理利润的价格。

〔2〕综合评标法

是指以价格另加其他因素为根底的评标方法，除价格外，还需考虑以下因素：

⊕内陆运费和保险费

⊕交货期

⊕付款条件

⊕零配件的供给和售