采购岗位职责及管理制度.docx

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采购岗位职责及管理制度

物资采购管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，依据相关法律法规制定本制度。

第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。

　　第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。

　　第四条公司固定资产的购置适用本制度。

第二章物资采购规定

第五条物资采购实行归口管理制。

原料，辅助材料、包装物、修理用备件及后勤用物资及办公用品由供销部负责采购。

特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。

供销部主管根据生产技术部门的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》及库存情况编制《月采购计划》，经总经理批准后实施采购。

所有采购,必须事前获得批准.各部门应事先填写“采购物品请购单”，由部门经理签字后，报供销部经理。

未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需在申请单上注明“急购”，并由总经理补批；

    凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；

请购核决权限：

1. 原物料、包装材料：

（1） 请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

（2） 请购金额预估在1万元以下者，由供销部经理核决。

2. 总务性用品：

（1）请购金额预估在1000元以下者，由供销部经理核决。

（2）请购金额预估在1000元以上者有总经理核决。

第五条  请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知供销部门停止采购，同时于“请购单”注明撤销原因。

（二）供销部办妥撤销后，依下列规定办理：

1.供销部门于原请购单上由请购部门签字确认后，送回原请购部门。

2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

3. 原请购单未能撤销时，供销部应通知原请购部门。

第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。

　　第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。

第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。

大宗物资采购根据情况实行招投标制度。

第三章发票入账及付款程序

　　第九条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：

　　1.原料入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。

　　2.辅助材料、包装物由仓库保管凭质检单办理入库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。

　　3.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。

程序如下：

　　a/经办人填制发票入账,b/保管员根据收货情况签字确认,c/部门经理审核,d/会计审核发票合法性,e/总经理签字准予入账,f/财务挂账作为日后付款的依据。

　　第十条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。

　　第十一条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。

具体程序如下：

　　1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。

否则财务有权不予批准付款。

　　2.申请付款，由经办人填写资金申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。

经办人填写资金申请单，部门经理签字，财务会计根据发票入账情况审核，总经理根据资金情况签字出纳办理汇款。

3.需要预付款的部门，直接填制资金申请单，附采购合同，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。

　　第四章附则

　　第十二条本制度从批准下发之日起执行，由供销部负责解释。

第十四条本制度从年月日起下发执行。

定义

1、 供应商：

是指能向采购者提供货物、设备和服务的法人或其他组织。

2、 合格供应商：

是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3、 请购单：

是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

4、 供应商选择考察表：

是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，由采购经理对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交总经理与董事长进行审批。

5、 供方年度业绩评定表：

是每年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6、 终止供应商的报告：

是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。

7、 抽货检验标准：

此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8、 货物检验报告：

是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

采购部工作职责

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

第一条加强物资的计划管理。

根据各部门上报的月度、年度所需物资计划及库存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料采购计划。

第二条密切配合生产部生产需求，及时按质按量地采购到生产所需物资。

与仓库保管人员协调沟通，做好物资进仓联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，把好物资进仓质量关。

第三条加强采购的事前管理，建立完善的原材料、物资价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量。

在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。

1、对第一次供应重要物资的供方，提供相关的资质证明。

（税物登记证、经营许可证、卫生许可证等），还需经样品测试及批量试用，测试合格方能供货。

2、对于一般物资供方，除应提供必要的质量证明文件外，还需要经过样品验证和小批试用合格，使用部门或生产部门提供评价意见，质检部门出具检验报告，经总经理批准，可列入《合格供方名录》。

3、对于批量供应辅助物资的供方，也应提供质量证明文件，质检部相关人员在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由总经理批准后即可列入《合格供方名录》。

对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即作为对此供方的评价。

4、供方产品如出现严重质量问题，使用部门应及时向供销部门提出，供销部填写《纠正和预防措施处理单》。

供销部核实清楚后，立即向供应商发出如《纠正和预防措施处理单》。

两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。

第四条在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，严格进行供应商评估、甑选，以保证供应商供货质量；并处理好与供应商的关系。

供应商选择标准：

a、具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；

b、注册资金达到50万以上的一般纳税人；

c、健全的商务管理流程和制度；

d、良好的财务状况，至少可以给予三个月以上帐期；

e、具有优势的产品资源；

f、相对有利于我公司的配货地理区位；

g、积极的合作态度；

供应商选择、评价和终止办法

供销部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方年度业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。

评定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物资的进货检验，并执行上述条款。

连续二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

第五条认真分析采购工作，根据市场变化来改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议。

第六条加强物资订购合同的管理。

在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。

第七条严格遵守采购规范流程，按流程办事，并做好采购相关文档的存档、备份工作。

采购经理工作职责

1、拟定采购部门的工作计划与目标

2、负责主要物资的采购

3、采购制度的建立与改善

4、督导采购部门的业务及所有人员的考核

5、主持或参与与采购业务相关的会议，并做好部门间的协调

6、与供应商谈判价格、付款方式、及交货日期，签定采购合同与定购单

7、降低采购成本

8、调研供应商

9、建立与供广应商的良好关系

10、收集价格情报，调研市场行情及替代品资料

询价单/报价单

品种

规格

等级

单价

数量

金额

元

说明：

一、报价须知：

1、交货期限：

订货后天内到货

2、交货地点：

3、结算价格：

含税价

4、结算方式：

二、报价期限：

报价单的有效期为年月日前有效，逾期将根据市场价另行核报。

公司地址：

电话：

传真：

负责人：

年月日

资金申请单

日期：

年月日

付款单位

合同编号

合同金额

申请金额

（￥：

）

挂帐金额

（￥：

）

付款时间

申请人

部门负责人

付款原因

财务审核

总经理批示

请购单

日期：

年月日

品名

规格

单位

数量

需用时间

请购原因及用途

备注

请购人：

请购部门负责人：

核准：

纠正和预防措施处理单

日期：

年月日

供应商名称

所供物资名称

反馈部门

要求解决时间

出现的问题

供应商解决方案

供应商选择考察表

日期：

年月日

供应商名称

公司地址

企业法人

联系电话

联系人

联系电话

注册资金

传真

所供物资

报价

企业设备及技术方面

目前服务客户

供销部意见

总经理批示

供方年度业绩评定表

日期：

年月日

供应商名称

公司地址

企业法人

联系电话

联系人

联系电话

所供物资

有无投诉

质量

质量部：

交货期

采购部：

售后情况

采购部：

是否继续合作

采购部：

总经理审核