人事档案整理说明.docx
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人事档案整理说明
人事档案的整理说明
一、人事档案包括十项内容，具体说明如下：
1、履历材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
干部履历表、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。
干部履历表是主要内容，档案中应有中组部下发的1988、1999年版的《干部履历表》。
《干部履历表》要求有照片、本人签字（签字笔、圆珠笔或钢笔）、组织盖章和填写填表时间。
1999年版《干部履历表》按照“关于规范人事档案管理工作的通知”中的附件4和附件5进行填写。
填写时请认真阅读1999年版《干部履历表》填表说明，不得出现遗漏。
填写时要按照最新的情况进行填写。
2、自传材料：
3、鉴定、考察、考核材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正确出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免，调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。
4、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格审批表，专业技术职务考绩材料；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
首先要掌握所整理档案的干部的学历及职称的实际情况，然后再根据实际情况进行核对，缺失的学历、职称等档案材料必须要查找入档。
如果领导干部的学历、职称有新的变化，请及时收集相关材料，一并上交。
5、第五类政审材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
6、加入党团的材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
党：
中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，1985年、1990年中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。
本部分的重点是必须有入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入团志愿书、入团申请书、党员登记表。
7、奖励材料：
奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
8、处分材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
干部违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
第九类调整任免晋升材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
干部工资级别登记表，职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
重点是工资调整审批方面，基层企业的材料缺失情况较为普遍。
在整理时把握“逢变必调”的原则，只要本人有职务上的变动，在其人事档案中就应该有相应级别的工作调整审批表。
而且必须要有盖章（盖章时按照时间注意区分北京大唐***和大唐国际***），各企业党组管理干部的需要本企业盖章后由大唐国际人力资源部审批盖章，各企业非党组管理干部的由各企业进行审批盖章。
2、干部任免方面，要求全面反映干部的职务变动过程。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：
按照组通字（1991）11号文件要求，内容包括：
有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
二、大唐集团100分评分参照表：
在整理档案时，可以按照下表的要求进行整理。
集团公司干部人事档案审核工作检查验收评分表
项目
序号
评分项目及标准
评分方法
存在问题
评分
分值
扣分
得分
1
应有中共中央组织部制发的1988年、
1999年版的《干部履历表》
缺1999年版表的扣5分，
缺1988年版表的扣3分
8
2
干部履历表》所填信息应真实准确，1999年版《干部履历表》应有照片、本人签名、填表时间和组织印章
不符合要求的，每项扣1分，其中，干部受过处分本人未填写的扣2分
2
3
大专以上学历、学位材料齐全，其中：
①“文革”以前入学的，频有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表，高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表
②硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表
每缺一份材料扣1分
10
③博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表，授予博士学位决定
④同等学力申请硕士，博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中，授予硕士学位的还频有国家统考科目成绩合格证书复印件
⑤党校学历须有学员成绩表和学员毕业鉴定表
⑥其他学历须有教育部规定的相关材料
4
1997年以来参加三个月以上理论，专业、技能等培训的应有培训材料
每缺一份材料扣0.5分
2
5
评聘专业技术职务的应有专业技术职务呈报表（评审表）等材料
缺正高级职称材料的扣4分，缺副高级职称材料的扣1分，缺中级、初级职称材料的均扣1分
8
6
通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等专业技术人员职业资格证书的应有相应的《专业技术资格考试申报表》
每缺一份材料扣1分
2
7
更改山生日期的，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复
缺上级批复扣4分，其他材料每缺一份扣1分
6
8
更改参加工作时间的，应有上级批复或确认其参加工作时间的材料
缺上级批复或确认其参加工作时间的材料扣4分
4
9
中共党员应有《入党志愿书》，1985年、1990年填写的《党员登记表》
缺《入党志愿书》且没有按规定补办有关手续的扣8分，其他材料每缺一份扣2分
8
10
获得省部级以上奖励的应有奖励材料，如劳动模范、先进工作者审批表，国家科技奖等科技和业务奖励材料，立功、嘉奖等奖励材料
每缺，一份材料扣1分
3
11
任副处级以上职务后受过处分的，应有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料
每缺一份材料扣3分
6
12
对干部进行过审计的应有任期经济责任审计结果报告
每缺一份材料扣2分
4
13
1997年前任副处级以上职务的应有《干部任免审批表》
每缺一份材料扣2分
8
14
1997年以来的《干部任免审批表》按规定逐项填写，注明任免职务的
未按规定逐项填写或填写有误的本项不得分；末注明批准机关、批准时间，或缺组织印章的，每份材料扣1分
4
15
应有提拔任副处级以上职务的干部考察材料
199'7年以来提拔任职的，每缺一份材料扣3分；其他材料每缺一份扣1分
10
16
1997年以来的干部考察材料应有形成材料的单位（或考察人）和时间
手续不完备的材料每份扣1分
3
17
1993年后的工资材料齐全（或在《工资变动登记表》中有相应记载）
缺材料且没有相应记载的，每缺一份扣0.5分
4
18
材料分类准确，排列有序
不符合要求的，每项扣1分
2
19
目录清楚、无粘贴涂改，目录与材料名称相符，材料类序号和页码填写准确
不符合要求的，每项扣1分
3
20
技术加工和装订符合要求，无乱孔，无脱页，无损坏文字的材料
不符合要求的，每项扣1分
3
集团公司干部人事档案审核工作培训讲稿
一、目前干部人事档案案卷存在的问题和开展审核工作的必要性
近年来，干部人事档案工作紧紧围绕全党全国工作大局和组织工作的中心任务，取得了明显成绩，较好地发挥了为领导决策服务，为干部人事工作、人才工作服务，为经济社会发展服务的作用。
但与新形势新任务的要求相比，干部人事档案工作还存在一些不相适应的问题，有些地方和部门对做好新形势下的干部人事档案工作重视不够，管理理念滞后，改革创新的力度不大，干部人事档案内容不能全面反映干部的基本情况，难以满足新形势下干部人事工作的需要。
目前档案案卷内容方面存在的问题主要有：
l、涂改造假等问题时有发生；
2、缺少档案材料（如：
干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、审计材料）；
3、档案材料内容不规范，不符合归档规定（如：
干部任免审批表填写不全，信息不完整）；
4、档案材料的手续不齐全（如：
考察材料无落款，干部任免审批表无章）。
这些问题的存在会严重影响干部人事工作，特别是即将开始的地方各级领导班子集中换届和《公务员法》的实施。
通过审核发现并解决这些问题，加强档案内容建设，已成为干部人事档案工作的当务之急。
赵洪祝同志在第四次全国干部档案工作会上指出：
“要借鉴中管干部档案审核和省管干部档案审核工作的经验，继续抓好领导干部档案审核工作。
各省区市要在完成省管干部档案审核工作的基础上，组织开展市管干部和县管干部档案审核工作，中央和国家机关部委也要抓紧开展干部档案审核工作，把领导干部档案和公务员档案审核好，为下一步各级领导班子集中换届和《公务员法》的实施，做好干部档案服务工作。
”
为落实好第四次全国干部档案工作会议精神，2006年3月，中组部下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字[2006]5号，以下简称《通知》），决定在各副省级城市党委组织部、中央和国家机关各部委、各人民团体、新疆生产建设兵团党委组织部、部分国有重要骨干企业和部分高等院校开展干部人事档案审核工作。
二、审核工作的原则
这次干部人事档案审核工作的原则是：
一是服从干部人事工作需要的原则。
干部人事档案工作，必须围绕干部人事工作来开展，适应干部人事工作的发展变化，满足干部人事工作的实际需要。
在档案中，那些反映干部基本面貌和能力素质、成长经历、职务变动等德、能、勤、绩、廉方面的材料，作为考察、识别、选用干部的重要依据，直接为干部选拔任用工作服务，是干部人事档案的核心。
这些材料必须齐全、完整、真实、规范，绝不允许档案中存在涂改造假、错装材料的现象。
二是注重审核档案内容的原则。
加强干部人事档案的内容，建设，是干部人事工作对于部人事档案工作提出的必然要求。
干部人事档案的内容是干部人事档案工作的重要基础，也是干部人事档案工作的价值所在。
做好档案审核工作，对提高干部人事档案工作的利用服务水平，切实发挥档案在干部人事工作中的作用，体现组织部门坚持公道正派选好人用好人具有重要意义。
齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况。
这次审核工作的重点，应当放在档案内容建设上，对档案中缺少的主要材料必须补充收集归档，对填写不规范、手续不完备的档案材料要补充完善，特别要加强对档案材料的审核、鉴别，保证档案内容的真实性。
三是严格要求与立足实际相结合的原则。
这次干部人事档案审核中发现的问题，其形成原因是多方面的，对这些问题的处理，首先要严格掌握标准，同时要注意从实际出发，对存在的问题进行具体分析。
对主要材料、近期形成的材料必须严格要求，缺少的必须补齐，填写不规范、手续不完整的要重新填写、补办手续；对那些虽然缺失但因年代久远、机构变化等原因无从查找的材料，或者重新填写亦无意义的材料，则可说明情况，吸取教训，通过加强制度建设，规范档案管理，避免今后类似问题的发生。
三、审核工作的检查验收
这次审核要切实解决干部人事档案中存在的突出问题，确保不走过场，收到实效。
在各单位做好自查工作的基础上，中央组织部信息管理中心中管干部信息档案处将承担这次审核工作检查验收的具体组织、协调工作。
届时，将从有关单位抽调熟悉干部人事档案工作的人员组成检查组，对干部人事档案审核工作进行检查验收，全部检查验收工作结束后，中央组织部办公厅将向各地各部门通报检查验收结果。
1、检查验收的范围
副省级城市和新疆生产建设兵团：
按干部权限管理的市管干部档案和兵团管理的干部档案；
中央和国家机关各部委、各人民团体：
机关直接管理的在职干部档案；
企业和高校：
中层以上干部档案
2、检查验收的步骤
各单位做好自查工作；
各单位向中央组织部报送自查报告，并提出验收申请；
由中央组织部信息管理中心具体组织检查验收工作；
各单位根据检查组的意见进行整改，并将整改结果报送中央组织部；
中央组织部根据检查验收的结果和整改情况，作出评价，书面通报各地各部门。
3、检查验收的方法
（1）检查验收将采取随机抽样的方法抽查档案。
为使抽查的档案具有代表性，使抽查情况能够反映出干部人事档案审核工作的整体水平，从检查验收范围内档案总数1.5%左右的比例抽取档案（按比例计少于10卷的，按10卷抽取档案），其中正职干部的档案要占三分之二左右。
检查任副处级以上职务后受过处分的材料是否齐全，将根据有关部门提供的受过处分的干部名册，对所抽档案中的处分材料进行核对；检查审计材料是否齐全，将根据有关部门提供的已进行过审计的干部名册，对所抽查档案中的审计材料进行核对。
（2）实行“单项否决”与全面评分相结合的方法，确认审核工作是否合格。
对以下三种严重影响档案内容真实性和完整性的问题将从严掌握，实行‘‘单项否决”，即在抽查的档案中，发现任何一卷档案存在下列三种情况之一，视为档案审核工作不合格：
第一，涂改造假的；第二，装错材料的；第三，档案中缺少”97年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》的。
（3）如确认存在“单项否决”的情况，即定为检查验收不合格。
在没有“单项否决”情况的前提下，以平均分作为验收结果。
4、检查验收结果及评价
抽查档案平均得分90分以上即通过检查验收，为干部人事档案管理合格单位；低于90分的，未通过检查验收，为干部人事档案管理不合格单位。
根据档案工作的实际应用情况和前期试点工作，平均在90分以上档案基本材料比较齐全，手续比较规范，基本上不影响档案的利用，90分的分数线是档案合格的基本线。
从我们已经检查验收的情况看，绝大数单位通过努力是可以达到的。
平均90分以下的管档单位，在档案管理上和档案案卷本身一般都存在比较大的问题，会影响档案的正常使用。
四、审核的主要内容
根据上述原则和我部对审核工作的要求，这次审核工作的主要内容有四个方面：
一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。
要着重审核档案中是否存在“单项否决”所列的问题，即涂改造假的；装错材料的；档案中缺少”97年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》。
“涂改造假”一是指用不正当的方式涂改档案内容，二是指将虚假材料装入个人档案。
如伪造的学历学位材料、奖励材料，虚假的更改出生日期的相关材料等。
对档案材料进行涂改造假，特别是对“三龄一历”等重要材料进行涂改造假，会使干部人事部门从档案中获取不真实的信息，对干部人事工作产生误导，很可能造成重大失误。
档案管理部门对严重违背公道正派工作原则的涂改造假行为，必须严肃对待，有责任有义务发现并坚决纠正。
需要说明的是．档案涂改造假有明确的目的性和针对性，档案中一些材料在填写过程中出现笔误修改的现象不能算做此类行为。
“装错材料”是指档案中错装入其他人的档案材料（即在档案归档过程中张冠李戴）。
档案中错装入其他人的材料，错装的材料不仅不能起到依据作用，而且有可能会为干部人事工作提供错误的信息，更重要的是他人的档案中还可能因为此卷档案材料错装而缺少相应的材料，这些都会对干部人事工作造成不必要的混乱和负面影响。
材料错装无论发生在档案转递到本单位之前或是之后，都说明档案管理部门对档案和档案材料审核把关不严，档案管理人员责任心不强，档案管理工作存在严重疏漏，是不可原谅的错误，所以要一票否决。
“缺少1997年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》”是指干部1997年以后发生的副处级以上职务变动，档案中缺少相应的任免材料。
《干部任免审批表》是干部任职免职的主要凭证，1997年以来的《干部任免审批表》是组织上了解和掌握干部近期的职务变动情况和任职状况的重要依据材料，是档案材料中的“核心部分”，这部分材料所体现的内容是组织认可的系统的、权威的干部任免信息。
1997年以来的《干部任免审批表》如果缺失，组织上就不能准确、全面了解干部近期的任职状况，干部本人的职务变动也缺少依据凭证。
因此，相对于其他任免材料，这部分材料更为关键，对干部人事工作有更重要的参考价值。
除了审核以上三种“单项否决”情况，这次干部人事档案审核工作，重点从二十个项目（在《干部档案审核工作检查验收评分表》中已列明）核查档案是否符合要求，并解决存在的问题。
为便于具体操作，我们制定了《干部人事档案审核工作检查验收评分表》（100分制，以下简称《检查验收评分表》），下面结合《检查验收评分表》，对审核的20个重点项目作出具体说明：
1、1988、1999年版《干部履历表》这一项占有8分的分值，其中缺少1988年版《干部履历表》扣3分，缺少1999年版《干部履历表》扣5分。
作为能够全面反映干部履历情况的重要履历材料，1988年、1999年版《干部履历表》是档案中的必有材料。
通过两个版本的比较，可以看出干部本人的成长经历。
1980年第二次全国干部档案工作会议后，干部档案工作逐渐规范，这两个版本的《干部履历表》都统一布置填写过，都应该存入本人档案。
对缺少此类材料的要按以下方法处理：
（1）当时在填写范围之内的，要尽量查找、收集；
（2）1988年版《干部履历表》确实找不到的，不必补充填写，但要扣去相应分数；
（3）1999年版《干部履历表》确实找不到的，需要补充填写；若个别单位当时没有统一组织填写1999年版《干部履历表》的，鉴于即将下发新版的《干部履历表》，可不再统一组织补充填写，但要扣去相应分数。
2、《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，1-999年版《干部履历表》必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
这一项占有2分的分值，其中填写不符合要求的，每一项扣1分，如果干部受过处分未如实填写，扣2分。
1999年版的《干部履历表》是中央最近一次统一布置填写的履历材料，为了确保履历表中记载的内容真实准确，发挥其体现干部基本情况和各种经历的重要依据作用，要求所填写的涉及干部“三龄一历”情况、奖惩情况、培训情况、学历学位情况、职务变动情况等要与档案中相关材料的记载保持一致。
在审核工作中，应着重把握以下几点：
（1）审核填表人是否按照中央组织部下发的《干部履历表》填表说明（组通字[1999］1号）逐项填写；
（2）审核本人照片、本人签名、填表时间和组织盖章等项目是否有遗漏；
（3）对填写不规范的地方，应按要求进行补充完善。
如审核人签字和审核单位盖章两项未履行相关手续的，由填表人当前所在单位的组织人事部门负责对《干部履历表》审核后，本人签字，组织盖章。
3、大专以上学历学位材料齐全
这一项占有10分的分值，相关材料每缺一份扣1分，扣完为止。
完整、真实的学历学位材料能够全面、客观地反映干部的受教育水平和专业特长，为干部人事工作提供有价值的参考信息。
近年来，社会各界对这方面问题的反响也比较强烈。
2003年，各地各部门已按照中央要求普遍开展了学历学位的检查清理工作，一定要巩固这个成果，确保有关材料收集齐全。
此类材料尤其是大专以上学历学位材料是这次审核工作的重点。
这次档案审核，按照学历学位高低和类别的不同，对相关的学历学位材料有不同的要求：
“文革”以前入学的，档案中须有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表。
硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。
博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。
同等学力申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件。
党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。
在国（境）外取得学历学位的，要经过国家学历学位认证机构认证，档案中须有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料。
其他学历，如“五大生”等，须有教育部规定的相关材料。
在《检查验收评分表》中，这一栏占有10分的分值，上述材料每缺一份扣1分。
学历学位的审核工作主要是按照《关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知》（教学正[2001]6号），《关于加强和规范干部学历、学位管理工作的意见》（厅字[2002]4号），《关于印发<普通高等教育学历证书管理暂行规定>的通知》（教学[1993]12号），《关于职工大学、职工业余大学、高等学校举办的函授和夜大毕业生若干问题的请示的通知》（国办发[1983]7号），《国家教委、总参谋部，、总政治部<关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知>》（教学[1995]2号）等文件规定进行。
学历学位的审核工作情况比较复杂，下面我就大家在以往审核工作中遇到的几个较多的问题重点再作一下说明：
（1）缺少材料问题。
一般说来，正常渠道获得的学历学位材料都应该有上述材料。
但在实际工作中，各种报考登记表和学生登记表缺少的比较多，研究生阶段的学历材料和硕士、博士学位材料收集不全的情况比较多，往往是只收集了部分材料，而没有将这一学历学位的材料按上述要求收集齐全。
从前期进行的干部人事档案审核情况来看，所有材料同时都缺少的情况比较少，多数情况是缺少某一学历学位的个别材料。
对此类问题处理的方法是：
所在单位和干部本人要尽量查找、收集齐全。
特别是对各类毕业生登记表，一定要尽量查找，实在找不到原件的，可到学校找复印件，并注明出处。
所有材料都查找不到的，方可用学历学位证书的复印件代替，并经发证学校和所在单位组织人事部门认定盖章。
（2）材料分类问题。
学历学位材料中，如果其中有一份材料能够体现其他多份材料的内容，则不视为缺少其他材料，也不扣分。
如毕业生登记表中包含学生成绩表，如果档案中没有单独的学生成绩表，
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